Wyjaśnienia treści SIWZ

Szczecin, 24.03.2017 r.

Wykonawcy uczestniczący w postępowaniu

Nasz znak: BZP-S.271.28.11.2017.KSD

Znak sprawy: BZP/17/17

Dotyczy: Postępowania prowadzonego w trybie przetargu nieograniczonego na:" Wykonanie prac geodezyjnych i kartograficznych dotyczących podziałów nieruchomości na terenie Miasta Szczecina”.

Zgodnie z art. 38 ust. 2 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2015 r., poz. 2164 ze zm.), Zamawiający przekazuje Wykonawcom treść pytań wraz z odpowiedziami:

Pytanie 1

Na jakiej podstawie prawnej Zamawiający żąda od Wykonawcy prac, aby kierownik prac geodezyjnych składał wniosek w imieniu właściciela i go podpisywał?

W odpowiedzi na pytanie nr 2 Zamawiający wyjaśnia, że postępowanie administracyjne będzie prowadzone z urzędu, a żądany wniosek służy do ustalenia terminowości.

Uzasadnienie:

Powyższe stwierdzenie jest niezgodne z obowiązującymi przepisami prawa. Decyzja administracyjna dotycząca podziału nieruchomości może być wydana albo z urzędu albo na wniosek strony (właściciela gruntu). Niedopuszczalna jest sytuacja, że wniosek składa i podpisuje osoba w ogóle do tego nieupoważniona, tym bardziej kierownik prac geodezyjnych (jest on jedynie pracownikiem firmy, a nie osobą, z która Zamawiający podpisuje umowę). Zwracam uwagę, że procedura podziałowa w Biurze Geodety Miasta zaczyna się w momencie, gdy jakiś wydział urzędu składa pismo (wniosek) o zlecenie i dokonanie podziału danej nieruchomości. To jest właściwy wniosek, który już w początkowym stanie postępowania jest złożony i to przez wydział, który działa w imieniu właściciela :Gminy Miasto Szczecin lub Skarbu Państwa. Złożenie i podpisanie wniosku przez kierownika prac (geodetę uprawnionego) nie będącego właścicielem nieruchomości może również skutkować konsekwencjami w stosunku do samego postępowania podziałowego w razie kontroli dokumentacji przez Zachodniopomorskiego Wojewódzkiego Inspektora Nadzoru Geodezyjnego i Kartograficznego, gdyż jest on niezgodny z podstawą prawną wydania decyzji administracyjnej – w konsekwencji stwierdzając jej nieważność.

Ponadto wyjaśniam, że wniosek nie jest dokumentem stwierdzającym kiedy dane prace geodezyjne zostały zakończone i nie świadczy o ich terminowości. Do ustalenia faktycznego terminu zakończenia prac jak i poszczególnych jego etapów służą protokoły przekazania i protokoły odbioru sporządzane w 4 egzemplarzach i podpisanych przez inspektorów: prowadzącego i współpracującego. To protokoły stanowią o odbiorze prac i wystawieniu rachunku przez Wykonawcę, a nie wniosek podziałowy!

Odpowiedź 1

Wykonawca prac działający przez wyznaczonego przez siebie kierownika prac geodezyjnych jest zobowiązany do przedkładania Zamawiającemu (reprezentowanemu przez BGM) w toku realizacji danego zlecenia jednostkowego stosownych dokumentów. Rodzaj wymaganych dokumentów dla poszczególnych części został określony przez Zamawiającego w „Opisie przedmiotu zamówienia”. Dla części od 1 do 4 prace mają być prowadzone dwuetapowo, gdzie wyniki prac każdego etapu należy przedłożyć Zamawiającemu odrębnie, poprzez ich złożenie w BOI tut. Urzędu i zarejestrowanie na odpowiednią procedurę BGM. Wyniki I etapu prac muszą być zarejestrowane na procedurę BGM-XI, natomiast wyniki II etapu – na procedurę BGM-XII. W przypadku części 5 prace prowadzone będą jednoetapowo i ich wyniki mają być rejestrowane w BOI na procedurę BGM-XII lub BGM-XIII.

BGM przygotowało odpowiednie formularze wniosków: BGM-11, BGM-12, BGM-13, które zawierają wszystkie informacje o niezbędnych załącznikach do przeprowadzenia zgodnie z prawem danej procedury (jeśli są prawidłowo wypełnione). Zamawiający w „Opisie przedmiotu zamówienia” wskazał, że Wykonawca przedłoży odpowiednie dokumenty wraz z odpowiednim wnioskiem podpisanym przez kierownika prac geodezyjnych na odpowiednim formularzu:  BGM-11 lub BGM-12 lub BGM-13. Taki zapis ma na celu ułatwienie pracy kierownikowi prac geodez., który przygotowując dokumenty dla danego etapu prac sprawdza ich kompletność porównując je z listą niezbędnych załączników zawartą właśnie na wymienionych formularzach wniosków. Kierownik prac geodezyjnych, jako geodeta posiadający stosowne uprawnienia zawodowe, odpowiada za rodzaj i jakość złożonych Zamawiającemu dokumentów. Z doświadczenia Zamawiającego wynika, że Wykonawca, niebędący geodetą, nie bierze udziału w sprawach technicznych w toku całej procedury podziałowej prowadzonej przez Zamawiającego, w tym w poprawianiu lub uzupełnianiu brakujących dokumentów. Dlatego, w ocenie Zamawiającego, właściwą osobą do podpisywania wniosku do odpowiedniej procedury jest kierownik prac geodez. W przypadku realizacji zleceń jednostkowych odpowiedni wniosek, o którym mowa powyżej, służy wyłącznie do formalnego złożenia i zarejestrowania stosownych dokumentów dla Zamawiającego, bowiem postępowanie administracyjne będzie prowadzone z urzędu.

Należy dodać, że we wzorze umowy dla części od 1 do 4 w par. 2 oraz wzorze umowy dla części 5 w par. 4 zostały zawarte zapisy, iż Wykonawca przedkłada Zamawiającemu wypełniony i podpisany przez kierownika prac geodezyjnych wniosek na formularzu (…). Strony podpisując umowę akceptują takie zapisy i z umowy wynika upoważnienie kierownika prac geodezyjnych do podpisywania wniosków na formularzach BGM-11 lub BGM-12 lub BGM-13.

Biorąc pod uwagę przedstawione wyjaśnienia, zdaniem Zamawiającego nie jest uprawnione twierdzenie Wykonawcy, iż Zamawiający działa niezgodnie z przepisami prawa.

Pytanie 2

Na jakiej podstawie prawnej Zamawiający żąda od Wykonawcy prac, aby w przypadku, gdy przedmiotem zlecenia będzie kilka działek z różnych ksiąg wieczystych sporządził dokumentację dla każdej nieruchomości? Proszę również o wyjaśnienie w jakim celu jest potrzebna dokumentacja podziałowa w taki sposób podzielona i w takiej ilości?

Uzasadnienie:

Na wstępie pragnę zaznaczyć, że przedmiotem zlecenia prac podziałowych przez Zamawiającego są tylko nieruchomości tego samego właściciela: albo Gminy Miasto Szczecin albo Skarbu Państwa. Fakt występowania kilku działek w różnych księgach wieczystych nie stanowi przeszkody i jest zgodny z przepisami prawa do wydania decyzji podziałowej. Problemem w takim zapisie Zamawiającego jest ustalenie kosztów jakie musi ponieść Wykonawca, aby wykonać daną dokumentację podziałową. Skupiając się tylko na głównych dwóch dokumentach niezbędnych do wydania administracyjnej decyzji podziałowej tj. projektach podziału i wykazach zmian danych ewidencyjnych, opłata w Miejskim Ośrodku Dokumentacji Geodezyjnej i Kartograficznej za komplet dokumentów wynosi odpowiednio: 50zł z pierwszy egzemplarz dokumentu (projekt podziału) oraz 5 zł za każdy następną kopię. Do kompletu dokumentów zalicza się 4 egz. Projektu podziału i 4 egz. Wykazu zmian (przyjmijmy minimalna ich ilość potrzebną do decyzji podziałowej). Opłata takim przypadku wynosi 85zł. Jest ona niezależna od wielkości podziału jak i ilości działek znajdujących się na projekcie i wykazach, gdyż jest to opłata za dokument, którą ustawodawca ustalił w swych przepisach. Taką opłatę poniesie Wykonawca jeżeli podzieli nieruchomości z tej samej księgi wieczystej. Natomiast jeżeli w ramach podziału zleconego przez Zamawiającego w ramach jednego zlecenia jednostkowego będzie kilka różnych ksiąg wieczystych opłata ta będzie ich iloczynem.

Na przykładzie: dany Wykonawca wygrywa zakres prac powyżej 20 działek – przyjmijmy, że nowych działek powstanie 24. Cena, którą daje wykonawca jest za nowopowstałą działkę, a nie dzieloną (przed podziałem). Opłaty mogą wyglądać następująco:

- dzielimy jedną działkę lub działki z tej samej księgi wieczystej – opłata wyniesie 1x50 zł + 7x5 co daje łączni 85zł.

-dzielimy kilka działek z różnych ksiąg wieczystych (w najgorszym przypadku może być ich 12), czyli 12 działek dzielonych na pół. Opłaty w Modgik wyglądają następująco: mamy 12 kompletów dokumentacji: 12x50 + 84x5 co daje kwotę 1020 zł.

Taka rozpiętość opłat może występować w tym samym zleceniu jednostkowym! Podobne przypadki np. z 14 działkami, miałam w poprzednim zamówieniu rocznym. Różnica jest ogromna!!!!

Wykonawca nie jest w stanie przewidzieć ile w danym zakresie będzie nieruchomości z różnych ksiąg wieczystych tego samego właściciela. Jak widać na powyższym przykładzie opłaty różnią się ogromnie. Wykonawca składa ofertę za ilość nowopowstałych działek, od których zależą zakresy przetargu. Wiadomo, iż na rynku w każdej dziedzinie przyjęta jest zasada im większe zamówienie tym niższa cena za jednostkę.  Dlaczego w tym przypadku Zleceniodawca zleca różne zakresy, w celu uzyskania za większą ilość mniejszą cenę, a Wykonawcę przez taki zapis naraża na większe opłaty, których nie można wyliczyć. Inną cenę dostanie za podział na mniejszą ilość działek, a inna za większą co na pewno sam przewidział w szacowaniu wartości zamówienia.

Zapis Zamawiającego miałby zastosowanie w przypadku, gdy dzielimy w ramach jednego zlecenia nieruchomości o różnym stanie prawnym (kilku właścicieli). W przypadku zleceń Urzędu Miasta będą to tylko nieruchomości Gminy Miasto Szczecin i Skarbu Państwa. Ponadto taki zapis nie ma swojego uzasadnienia w przepisach dotyczących ksiąg wieczystych, które są powodem takiego zapisu w SIWZ. Stosownie do § 5 ust 4 rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z 17 września 2001 r. w sprawie prowadzenia ksiąg wieczystych i zbiorów dokumentów (Dz.U. z 2001 r. Nr 102, poz. 1122 ze zm.) przewiduje, że jeśli przedmiotem wniosku są wpisy w dwu lub więcej księgach wieczystych, wniosek wraz z dokumentami załącza się do akt jednej z tych ksiąg.

Z powyższego przepisu wynika, że nie jest ważne przy jakiej księdze wieczystej (w jakich aktach) znajduję się dany dokument, ważne żeby został złożony w sądzie wieczystoksięgowym. Nie ma konieczności sporządzania dokumentacji dla każdej księgi wieczystej.

Ponadto dla samego Urzędu Miasta jest to tworzenie stosu zbędnej dokumentacji.

Mając powyższe na uwadze, uprzejmie proszę o udzielenie odpowiedzi na poruszone zagadnienia, gdyż są one bardzo istotne przy sporządzaniu ofert.

Odpowiedź 2

Przedmiotem zamówienia jest m.in. sporządzenie przez Wykonawcę odpowiednich dokumentów, w oparciu o które - w sposób nie budzący wątpliwości – Zamawiający będzie mógł ujawnić podział danej nieruchomości w księdze wieczystej. Takim sposobem jest uzyskanie od Wykonawcy kompletu dokumentów dotyczących wyłącznie jednej nieruchomości ujawnionej w jednej księdze wieczystej. Takim kompletem dokumentów do ujawnienia podziału w księdze wieczystej jest dokumentacja dotycząca tej księgi, zawierająca m.in. decyzję administracyjną, mapę z projektem podziału oraz wykaz zmian danych ewidencyjnych. Zgodnie bowiem z informacją uzyskaną z WZiON tut. Urzędu, do sądu wieczystoksięgowego są kierowane w imieniu Gminy Miasto Szczecin lub Skarbu Państwa odrębne wnioski o wpisy do poszczególnych ksiąg wieczystych wraz z kompletem dokumentów przeznaczonych do włączenia do zbioru dokumentów do konkretnej księgi wieczystej.