Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2015 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin w okresie od dnia 03.03.2015 r. do dnia 09.03.2015 r. przeprowadził kontrolę w Zarządzie Budynków i Lokali Komunalnych w Szczecinie (zw. dalej ZBiLK) w zakresie procedury wyboru podmiotu świadczącego obsługę prawną jednostki. Ocena kontrolowanego zagadnienia, wnioski i zalecenia pokontrolne zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 09.04.2015 r.

I. Ocena kontrolowanej działalności

WKiAW pozytywnie oceniaproceswyboru podmiotuświadczącegoobsługęprawnąjednostki w 2014 r. (ocena pozytywna).

Wybór wykonawców (przeprowadzony w trybie zamówienia z wolnej ręki) w 2014 r. świadczących usługi w zakresie zastępstwa procesowego nastąpił zgodnie z zapisami ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo Zamówień Publicznych (j.t. Dz. U. z 2013 r., poz. 907), zw. dalej pzp. W przypadku natomiast procedury wyboru wykonawcy na świadczenie usług w zakresie bieżącej obsługi prawnej dokonanego na podstawie art. 4 ust 8 pzp, postępowanie przeprowadzono zgodnie z trybem określonym w Zarządzeniu Dyrektora ZBiLK w sprawie zasad udzielania zamówień publicznych przez ZBiLK i realizacji zawartych umów.Stwierdzono w obu przypadkach jedynie uchybienia formalne polegające na niesporządzeniu wniosku o udzielenie zamówienia publicznego, co naruszało przepisy ww. Zarządzenia Dyrektora ZBiLK Przedmiotowe uchybienia pozostawały bez wpływu na ważność wyboru wykonawcy.

W badanym okresie (tj. w 2014 r.) obowiązywało 5 nw. umów zawartych przez ZBiLK na usługi prawne:

• w zakresie zastępstwa procesowego:
  • Nr 7/ZBiLK/2014 z dnia 2 stycznia 2014 r. (dot. windykacji należności), z okresem obowiązywania od 02.01.2014 r. do 31.12.2017 r. i ogólnej wartości 4.404.000 zł brutto (po uwzględnieniu Aneksów nr 1, 2 i 3),
  • Nr 11/ZBiLK/2014 z dnia 8 stycznia 2014 r. (dot. windykacji należności), z okresem obowiązywania od 08.01.2014 r. do dnia 30.04.2014 r. i ogólnej wartości 360.000 zł brutto (po uwzględnieniu Aneksu nr 1),
  • Nr 8/ZBiLK/2014 z dnia 2 stycznia 2014 r. z okresem obowiązywania od 2 stycznia 2014 r. do 31 grudnia 2017 r. i ogólnej wartości 600.000 zł brutto,
• w zakresie bieżącej obsługi prawnej:
  • z dnia 1 lipca 2014 r., z okresem obowiązywania od dnia podpisania umowy do dnia 31.12.2014 r. i ogólnej wartości 75.000 zł brutto,
  • z dnia 4 października 2013 r., z okresem obowiązywania od dnia podpisania umowy do dnia 30.06.2014 r. i ogólnej wartości 63.000 zł brutto.

Zawarcie ww. umów (dot. windykacji należności) poprzedzone zostało rozeznaniem rynku poprzez wysłanie zapytania do 5 Kancelarii Radców Prawnych oraz przeprowadzeniem procedury udzielenia zamówienia. W przedmiotowym przypadku w zakresie umów zawartych w 2014 r. przeprowadzono zamówienie w częściach, z których każda stanowiła oddzielne postępowanie. Całkowita wartość zamówień przekraczała kwoty określone na podstawie art. 11 ust. 8 pzp. W przypadku umów nr: 7/ZBiLK/2014, 8/ZBiLK/2014, 11/ZBiLK/2014 zamówienie przeprowadzono w trybie z wolnej ręki. Z uwagi na fakt, że przedmiotem zamówienia w powyższym przypadku były usługi prawnicze polegające na wykonywaniu zastępstwa procesowego przed sądami, zamawiający zgodnie z postanowieniami art. 5 ust. 1b pzp nie stosował przepisów ustawy dotyczących przesłanek wyboru trybu z wolnej ręki. W przypadku pozostałych umów (dot. bieżącej obsługi prawnej), z uwagi na wartość, zamówień udzielono w trybie art. 4 ust. 8 pzp.

W wyniku przeprowadzonej kontroli stwierdzono, że w przypadku zamówień o wartości poniżej kwoty wskazanej w art. 4 ust. 8 pzp dotyczących bieżącej obsługi prawnej ZBiLK, nie sporządzono wniosku o udzielenie zamówienia publicznego, co było niezgodne z § 20 ust. 1 Zarządzenia nr 111/2013 z dnia 11 marca 2013 r. Dyrektora ZBiLK w sprawie zasad udzielania zamówień publicznych przez ZBiLK i realizacji zawartych umów, wg którego podstawą przeprowadzenia postępowania z zakresu zamówień, których wartość nie przekracza równowartości kwoty wskazanej w art. 4 pkt 8 ustawy stanowi wniosek o udzielenie zamówienia publicznego. Ponadto według § 20 ust. 3 ww. Zarządzenia do wniosku winno załączyć się wszelkie dokumenty niezbędne do realizacji zamówienia, w szczególności podstawę oszacowania wartości zamówienia. Winien on również zawierać opinię Głównej Księgowej o zabezpieczeniu środków finansowych na realizację zadania.

Stwierdzono ponadto, że w § 9 ust. 1 pkt 2 umowy nr 7/ZBiLK/2014 z dnia 2 stycznia 2014 r. wskazano jako wysokość wynagrodzenia za czynność wykonawcy związaną z zawarciem kolejnej ugody, w szczególności ugody przedegzekucyjnej kwotę 122 zł brutto, co było niezgodne z dokonanymi podczas przeprowadzonych w dniu 17.12.2013 r. negocjacji ustaleniami (zawartymi w Protokole z negocjacji podpisanym przez członków Komisji Przetargowej oraz Radcę Prawnego). W wyniku negocjacji uzgodniono za ww. czynność wynagrodzenie w wysokości 112 zł.

Nadmienić należy, iż płatności z tyt. wykonywania ww. czynności dokonywane były w wynegocjowanej wysokości 112 zł brutto. Dopiero w dniu 11 marca 2015 r., tj. po zakończeniu czynności kontrolnych w ZBiLK zawarty został Aneks nr 3 do umowy korygujący wysokość wynagrodzenia do wartości 112 zł.

W pozostałym obszarze nie stwierdzono nieprawidłowości i uchybień. Każdorazowo w odniesieniu do zamówień przeprowadzonych w trybie z wolnej ręki sporządzano wnioski o udzielenie zamówienia publicznego, powoływano Komisje Przetargowe, przesyłano zaproszenie do negocjacji, zawiadomiono Prezesa Urzędu Zamówień o jego wszczęciu, podając uzasadnienie faktyczne i prawne zastosowania trybu udzielenia zamówienia, przekazywano ogłoszenie o udzieleniu zamówienia Urzędowi Publikacji Unii Europejskiej, a także występowano o wystawienie Pełnomocnictwa Prezydenta Miasta Szczecin do zaciągania zobowiązań długoterminowych w przypadku kiedy przekraczały one rok budżetowy. W przypadku natomiast zamówień przeprowadzonych w trybie art. 4 ust. 8 pzp każdorazowo sporządzono notatkę służbową. Wysokość kwot przeznaczonych w roku 2014 na usługi prawne wyniosły: w zakresie zastępstwa procesowego – 1.716.000 zł oraz w zakresie bieżącej obsługi prawnej – 117.000 zł.

II. Uwagi i zalecenia

Prezydent Miasta Szczecin zalecił Dyrektorowi ZBiLK pouczenie osób zaangażowanych w proces dokonywania zamówień o wartości poniżej kwoty wskazanej w art. 4 ust. 8 pzp o konieczności sporządzania wniosku o udzielenie zamówienia zgodnie ze standardem A-2 Kompetencje zawodowe z grupy Środowisko wewnętrzne.