Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2015 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin w okresie 21.01.2015 r.
- 10.02.2015 r. przeprowadził kontrolę w Poradni Psychologiczno - Pedagogicznej Nr 4 w Szczecinie przy ul. Romera 2, zwanej dalej PPP, w zakresie gospodarki finansowo – księgowej, w tym wynagrodzenia osobowe i sprawy kadrowe za 2014 r. Ocena kontrolowanego zagadnienia, wnioski i zalecenia pokontrolne zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 27.03.2015 r.

I. Ocena ogólna kontrolowanej działalności

WKiAW pozytywnie ocenił prowadzenie gospodarki finansowo – księgowej w 2014 r. (ocena pozytywna z uchybieniami).
Wykonanie dochodów budżetowych PPP w 2014 r. wyniosło 235,00 zł, co stanowiło 36,1 % planowanej kwoty w wysokości 650,00 zł.
Zaplanowane na 2014 r. wydatki jednostki w wysokości 1.428.777,00 zł, zrealizowane zostały w 100 %, tj. w kwocie 1.428.373,69 zł.
Pozytywna ocena dotyczyła przede wszystkim:
- wydatków publicznych, które dokonywane były w oparciu o skuteczne mechanizmy kontroli zarządczej dotyczące operacji finansowych i gospodarczych, w wyniku czego wszystkie faktury poddane kontroli były sprawdzone pod względem merytorycznym, formalnym i rachunkowym oraz były zatwierdzone do zapłaty,
- regulowania zobowiązań zgodnie z terminami zapłaty,
- sprawozdań budżetowych, sporządzanych zgodnie z ewidencją księgową i zatwierdzonym planem finansowym,
- ksiąg rachunkowych, prowadzonych w sposób rzetelny i zgodnie z ustawą z dnia 29.09.1994 r. o rachunkowości, zwaną dalej uor,
- naliczania wynagrodzeń,
- czynności związanych z procesem inwentaryzacji,
- sporządzania i przekazywania do wydziału nadzorującego Urzędu Miasta informacji o występowaniu lub niewystępowaniu transakcji podejrzanych, w związku z wymogami ustalonymi przez Prezydenta Miasta Szczecin w Zarządzeniu nr 579/09.
Stwierdzone uchybienia dotyczyły:
- prowadzenia akt osobowych,
- stosowania uproszczeń, które nie wynikały z obowiązujących w jednostce zasad (polityki) rachunkowości,
- nieaktualizowania dokumentacji finansowo – księgowej.
Według art. 53 ust. 1 ustawy z dnia 27.08.2009 r. o finansach publicznych, zwanej dalej uofp, za całość gospodarki finansowej jednostki sektora finansów publicznych jest odpowiedzialny kierownik tej jednostki.

II. Oceny cząstkowe
1. Dochody budżetowe

1.1. Wykonanie dochodów budżetowych
   Kontroli poddano dochody zrealizowane w jednostce w 2014 r. na kwotę ogółem 235,00 zł,tj. 100 % dochodów jednostki z tytułu naliczonego wynagrodzenia płatnika podatku dochodowego od osób fizycznych, zaewidencjonowanych na § 097 – Wpływy z różnych dochodów.
   W toku kontroli przeanalizowano 12 pozycji wynagrodzenia płatnika potrąconych z zobowiązania wobec budżetu, pod kątem poprawności naliczenia, zastosowanej stawki
i ewidencji w księgach rachunkowych.
   Za naliczanie i ewidencjonowanie dochodów odpowiedzialny był Główny księgowy.
   Z uwagi na niewystępowanie dochodów własnych, w jednostce nie funkcjonował wydzielony rachunek dochodów.
   Miesięczne kwoty wynagrodzenia płatnika naliczone zostały zgodnie z § 1 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 24 grudnia 2002 r. w sprawie wynagrodzenia płatników
i inkasentów pobierających podatki na rzecz budżetu państwa, tj. w wysokości 0,3% kwoty podatków pobranych przez płatników na rzecz budżetu państwa.
   Kwoty naliczonego i pobranego wynagrodzenia zgodne były z deklaracją PIT-4R za 2014 r.
   WKiAW pozytywnie ocenił obszar związany z dochodami jednostki.

1.2. Należności
  W sprawozdaniu z wykonania planu dochodów budżetowych Rb-27S oraz w kwartalnym sprawozdaniu o stanie należności Rb-N, które sporządzone zostały według stanu na 31.12.2014 r., nie zostały wykazane żadne należności.
   Osobą odpowiedzialną w PPP za monitorowanie należności był Główny księgowy.
   Na koniec 2014 r. w jednostce nie wystąpiły żadne należności wymagalne i niewymagalne.
   WKiAW pozytywnie ocenił obszar związany z należnościami jednostki.

2. Wydatki budżetowe

2.1 Wykonanie wydatków budżetowych
   W toku kontroli wydatków analizie poddano:
-  67 dowodów księgowych (74 pozycje na paragrafach wydatkowych) na łączną kwotę 76.634,02 zł, co stanowiło 5,4 % ogólnych wydatków jednostki na łączną kwotę
1.428.373,69 zł,
- 1. porozumienie, 2. umowy i 4 aneksy do umów dotyczących wydatków,
 - 8 notatek służbowych dokumentujących fakt przeprowadzenia analizy rynku wraz z ofertami.
   Osobą odpowiedzialną w PPP za realizację wydatków budżetowych oraz prowadzenie ewidencji był Główny księgowy.
   W dokumentacji PPP nie było umowy dotyczącej świadczenia usług połączeń telekomunikacyjnych do dnia 31.10.2014 r. (tj. do dnia zawarcia aneksu nr TEL0000940031156).
Umowy dotyczące wydatków nie były parafowane przez Głównego księgowego na potwierdzenie wykonanej kontroli formalno – rachunkowej oraz zgodności z planem finansowym jednostki, tj. czynności wynikających z zakresu czynności pracownika.
   W dokumentacji PPP znajdowało się porozumienie zawarte w dniu 01 października 1992 r., dotyczące rozliczania kosztów użytkowanego przez poradnię I piętra internatu. Porozumienie zawierało nieaktualne zapisy dotyczące telefonu i usług ksero (jednostka nie korzystała) oraz dokumentowania wzajemnych rozliczeń na podstawie noty obciążeniowej w terminie do 10 dni od otrzymania noty (wystawiane były faktury VAT, na których wskazany był termin zapłaty).
W posiadaniu Dyrektora była ponadto kserokopia porozumienia, a nie 2 egzemplarze, o czym stanowił zapis w § 6 porozumienia.
   Faktury za korzystanie z mediów wystawiane na podstawie ww. porozumienia były akceptowane przez Dyrektora i Głównego księgowego, mimo że kwoty obciążeń nie były w żaden sposób weryfikowane. PPP nie żądała do wglądu faktur za media, stanowiących podstawę do naliczenia procentowego udziału PPP w kosztach tych mediów. Według obowiązującego
w jednostce „Regulaminu kontroli wewnętrznej wraz z instrukcją sporządzania, kontroli i obiegu dowodów księgowych”, za zorganizowanie i prawidłowe funkcjonowanie systemu kontroli odpowiedzialny był Dyrektor poradni.
   W przypadku 2. z 4. poddanych kontroli rozliczeń delegacji służbowych stwierdzono, że należności pracownika z tytułu diet naliczone zostały niezgodnie z rozporządzeniem MPiPS
z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej, w wyniku czego należność pracownika została zaniżona na kwotę łączną 30,00 zł.
Wszystkie poddane kontroli dowody księgowe zawierały opis merytoryczny, były właściwie zakwalifikowane, sprawdzone pod względem merytorycznym, formalno – rachunkowym
i zatwierdzone do zapłaty.
   Podpisy potwierdzające wykonane kontrole zamieszczane były na pieczątkach o treści wskazanej w pkt V, obowiązującego w PPP „Regulaminu kontroli wewnętrznej wraz z instrukcją sporządzania, kontroli i obiegu dowodów księgowych”.
   W toku kontroli wykonania zapisów wynikających z Zarządzenia nr 235/08 oraz Zarządzenia nr 314/13 w sprawie zasad wykonywania w Urzędzie Miasta Szczecin i jednostkach organizacyjnych Gminy Miasto Szczecin i jednostkach organizacyjnych Gminy Miasto Szczecin ustawy prawo zamówień publicznych stwierdzono, że we wszystkich przypadkach jednostka posiadała dokumentację potwierdzającą wykonanie analizy rynku oraz sporządzone zostały stosowne notatki służbowe.
   Wszystkie dowody dotyczące zakupów rzeczowych, podlegających ewidencji ilościowej lub ilościowo - wartościowej zawierały informację o wpisie zakupu do inwentarza jednostki, czym wypełniono zapisy pkt V, obowiązującego w PPP „Regulaminu kontroli wewnętrznej wraz z instrukcją sporządzania, kontroli i obiegu dowodów księgowych”.
   WKiAW, mimo stwierdzonych uchybień, pozytywnie ocenił realizację wydatków budżetowych w 2014 r. pod względem legalności, celowości, rzetelności i gospodarności. Wydatki zrealizowane zostały z zachowaniem zasad gospodarowania środkami publicznymi, określonych w art. 44 uofp.

2.2 Płatności
   Kontrolą objęto płatności z tytułu 67. dowodów potwierdzających poniesione wydatki, w zakresie zasadności i terminowości regulowania tych płatności.
   Wszystkie płatności uregulowane zostały zgodnie z terminami wskazanymi na fakturach.
  WKiAW pozytywnie ocenił regulowanie płatności jednostki.

2.3. Zobowiązania
W rocznym sprawozdaniu z wykonania wydatków budżetowych Rb-28S na dzień 31.12.2014 r. wykazane zostały zobowiązania niewymagalne w łącznej kwocie 95.226,05 zł, na które składały się zobowiązania z tytułu:
 - dodatkowego wynagrodzenia rocznego na kwotę 79.926,31 zł,
 - składek na ubezpieczenia społeczne na kwotę 13.667,40 zł,
 - składek na Fundusz Pracy na kwotę 1.404,79 zł,
 - zakupu materiałów i usług na kwotę 227,55 zł.
   W rocznym sprawozdaniu z wykonania dochodów i wydatków Rb-34S oraz w kwartalnym sprawozdaniu o stanie zobowiązań Rb-Z, sporządzonych na dzień 31.12.2014 r., nie wykazano żadnych zobowiązań.
   Osobą odpowiedzialną w PPP za monitorowanie zobowiązań był Główny księgowy.
   Zobowiązania niewymagalne wykazane w ww. sprawozdaniu były zgodne z ewidencją księgową.
   Zobowiązanie z tytułu zakupu materiałów i usług uregulowane zostało w 2015 r., zgodnie z terminem płatności wskazanym na fakturze.
   Zobowiązanie z tytułu dodatkowego wynagrodzenia rocznego zaplanowane było do realizacji w lutym 2015 r.
   WKiAW pozytywnie ocenił ewidencję i monitoring zobowiązań w jednostce.

3. Zatrudnienie i wynagrodzenia

   Kontrolą objęto dokumentację pracowniczą 5. z 27. pracowników zatrudnionych na dzień 31.12.2014 r. (18,5 % ogółu zatrudnionych) oraz wynagrodzenia na kwotę 187.195,15 zł, tj. 19,1 % ogólnej kwoty wynagrodzeń osobowych wynoszącej 975.084,74 zł, zaewidencjonowanej w 2014 r. na § 4010.
   Kontroli poddano ponadto wynagrodzenia z tytułu dodatkowego wynagrodzenia rocznego na kwotę 15.374,07 zł, zaewidencjonowane w koszty 2014 r., do wypłaty w 2015 r.
   Osobą odpowiedzialną w PPP za prowadzenie akt osobowych był Specjalista ds. kadr, a za naliczanie wynagrodzeń – Główny księgowy.
   W aktach osobowych Głównego księgowego nie było dokumentu w postaci powierzenia obowiązków wymienionych w art. 54 ust. 1 uofp. W treści zakresu czynności pracownika wymienione zostały czynności dotyczące prowadzenia rachunkowości oraz dokonywania wstępnej kontroli, a nie było ujętych czynności w postaci wykonywania dyspozycji środkami pieniężnymi.
   W zakresie czynności Głównego księgowego stwierdzono ponadto:
 - brak zapisów dotyczących czynności związanych z naliczaniem wynagrodzeń, wykonywanych przez Głównego księgowego,
 - zapisy o ewidencji majątku trwałego, okresowym ustalaniu i sprawdzaniu w drodze inwentaryzacji rzeczywistego stanu aktywów i pasywów poradni oraz ich rozliczanie, a także wycenę tego majątku, a według kontrolującego połączenie wszystkich tych czynności na jednym stanowisku pracy nie pozwalało na zachowanie dwustopniowości kontroli i tzw. „zasady dwóch par oczu”.
   W toku kontroli stwierdzono, że w aktach osobowych 4. z 5. pracowników brak było informacji o przyznanych pracownikom nagrodach, co nie wypełniało zapisów § 6 ust. 2 pkt 2 lit. g rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika, zwanego dalej rozporządzeniem w sprawie akt osobowych, według którego część B akt osobowych powinna obejmować m.in. dokumenty związane z przyznaniem pracownikowi nagrody lub wyróżnienia oraz wymierzeniem kary porządkowej.
   W aktach osobowych 2. pracowników będących rodzicem lub opiekunem dziecka, o którym mowa w art. 148 pkt 3, art. 178 § 2 i art. 188 Kodeksu pracy, nie było oświadczeń o zamiarze lub
o braku zamiaru korzystania z uprawnień określonych w tych przepisach, o czym stanowił § 6 ust. 2 pkt 2 lit. c rozporządzenia w sprawie akt osobowych.
   Kontrola dokumentacji pracowniczej wykazała ponadto:
 - 17 przypadków przechowywania w dokumentacji oryginałów dokumentów, a zgodnie z § 1 ust. 3 rozporządzenia w sprawie akt osobowych, pracodawca przechowuje w aktach osobowych pracownika odpisy lub kopie składanych dokumentów,
 - w przypadku 2. z 5 pracowników pojedyncze dokumenty przechowywane były niezgodnie z podziałem na części, wskazanym w § 6 ust. 2 rozporządzenia w sprawie akt osobowych.
   W trakcie kontroli zakres czynności Głównego księgowego uzupełniony został o zapis dotyczący czynności związanych z wykonywaniem dyspozycji środkami pieniężnymi, naliczaniem wynagrodzeń, a ponadto rozdzielone zostały czynności dotyczące procesu inwentaryzacji.
   W przypadku pracowników, których dokumentacja pracownicza poddana została kontroli, do akt osobowych włączona została dokumentacja potwierdzająca przyznane pracownikom nagrody, oryginały dokumentów zastąpione zostały kserokopiami potwierdzonymi za zgodność z oryginałem.
   Wszystkie dokumenty znajdujące się w aktach osobowych pracowników były ponumerowane i wprowadzone do wykazu akt.
   Dokumentacja związana z rozliczaniem czasu pracy przechowywana była odrębnie, tj. poza aktami osobowymi, a dokumentacja dotycząca udzielonych urlopów bezpłatnych znajdowała się w aktach osobowych, czym wypełniano zapisy § 6 ust. 2 pkt 2 lit. h i § 8 rozporządzenia w sprawie akt osobowych.
   Wszystkie wynagrodzenia naliczone zostały przez Głównego księgowego zgodnie z dokumentacją pracowniczą, decyzjami Dyrektora i obowiązującymi w tym zakresie przepisami.
   Wszystkie listy płac zawierały podpisy potwierdzające wykonane kontrole oraz były akceptowane przez Dyrektora.
   WKiAW, mimo stwierdzonych uchybień w zakresie prowadzenia dokumentacji pracowniczej, pozytywnie ocenił obszar dotyczący zatrudnienia i wynagrodzeń.

4. Podatek dochodowy i składki ZUS

   Według deklaracji PIT-4R za 2014 r. naliczony został podatek dochodowy od wynagrodzeń pracowników PPP w kwocie ogółem 85.014,00 zł.
   Według deklaracji ZUS P DRA za poszczególne miesiące 2014 r. naliczone składki ubezpieczeń społecznych i Funduszu Pracy wyniosły ogółem 410.593,22 zł.
   Osobą odpowiedzialną w PPP za naliczanie i regulowanie podatku dochodowego oraz składek ZUS był Główny księgowy.
    Podatek dochodowy od osób fizycznych za poszczególne miesiące 2014 r. regulowany był w terminach wynikających z zapisów art. 38 ust. 1 ustawy z dnia 26.07.1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych.
   Składki ubezpieczeniowe za poszczególne miesiące 2014 r. regulowane były w terminach wynikających z zapisów art. 47 ust. 1 ustawy z dnia 13.10.1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych.
   WKiAW pozytywnie ocenił terminowość i zgodność rozliczeń publicznoprawnych z deklaracjami ZUS P DRA i PIT-4R.

5. Sprawozdawczość

Badaniem objęto sprawozdania:
 - Rb-27S z wykonania planu dochodów budżetowych na dzień 31.12.2014 r. – 1. sprawozdanie na kwotę ogółem 235,00 zł,
 - Rb-28S z wykonania planu wydatków budżetowych na dzień 31.12.2014 r. – 4 sprawozdania na kwotę ogółem 1.428.373,69 zł,
 - Rb-Z kwartalne sprawozdanie o stanie zobowiązań na dzień 31.12.2014 r. - brak zobowiązań,
 - Rb-N kwartalne sprawozdanie o stanie należności na dzień 31.12.2014 r. – brak należności,
 - Rb-34S roczne sprawozdanie z wykonania dochodów i wydatków na rachunku wydzielonym na kwotę – brak dochodów i wydatków.
   Plan dochodów budżetowych na dzień 31.12.2014 r. wyniósł 250,00 zł i nie uległ zmianiew porównaniu z planem na dzień 01.01.2014 r.
   Plan wydatków budżetowych na dzień 31.12.2014 r. wyniósł 1.428.377,00 zł i wzrósł w porównaniu z planem na dzień 01.01.2014 r. o 128.478,00 zł (dokonano 26 zmian planu).
   Plan dochodów i wydatków na rachunku wydzielonym na dzień 01.01.2014 i na dzień 31.12.2014 r. wyniósł 400,00 zł.
   Osobą odpowiedzialną w PPP za sprawozdawczość był Główny księgowy.
   W toku kontroli wniosków PPP o zmianę na rachunku wydzielonym, stwierdzono jedynie, że Dyrektor nie wystąpił do wydziału nadzorującego z wnioskiem o zmniejszenie w zakresie dochodów i wydatków na dzień 31.12.2014 r. na kwotę 400,00 zł.
   Sprawozdania były sporządzane terminowo, a wykazane kwoty były zgodne z danymi wynikającymi z ewidencji księgowej.
   Każda zmiana planu w zakresie wydatków budżetowych poprzedzona była zgodą organu nadrzędnego, tj. Wydziału Oświaty.
   WKiAW pozytywnie ocenił sprawozdania budżetowe sporządzane przez PPP.

6. Inwentaryzacja

   W toku kontroli sprawdzono wypełnienie przez jednostkę zapisów art. 26 ust. 3 uor w zakresie dotrzymania przez jednostkę częstotliwości inwentaryzacji, a także sposób wykonania czynności inwentaryzacyjnych i dokumentacji potwierdzającej jej wykonanie na dzień 31.12.2014 r.
   Sprawdzono, czy stan poszczególnych rodzajów majątku według ksiąg rachunkowych był zgodny ze stanem wykazywanym w księgach inwentarzowych.
   Sprawdzono, czy stan środków pieniężnych na rachunkach bankowych był zgodny z otrzymanymi przez jednostkę potwierdzeniami sald na dzień 31.12.2014 r.
   Kontroli poddano protokoły i specyfikacje potwierdzające wykonanie czynności inwentaryzacyjnych, w tym: 4 arkusze spisu z natury, 4 sprawozdania opisowe z przebiegu spisu, 1. oświadczenie poinwentaryzacyjne oraz 3 protokoły (z różnic inwentaryzacyjnych, inwentaryzacji kasy, weryfikacji kont – Zestawienie obrotów i sald).
   Osobą odpowiedzialną w PPP za prowadzenie ksiąg inwentarzowych, ewidencję księgową majątku i uzgadnianie jego wartości był w 2014 r. Główny księgowy.
   Wartość środków trwałych, pozostałych środków trwałych oraz wartości niematerialnych
i prawnych wykazana w księgach rachunkowych była zgodna z wartością tego majątku wynikającą z ksiąg inwentarzowych.
   Salda kont bankowych wykazane w potwierdzeniu salda PKO BP Oddział 1 w Szczecinie były zgodne z ewidencją księgową.
   Na koniec 2014 r. wykonane zostały czynności inwentaryzacyjne, w tym m.in. drogą porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji wartości tych składników. Do udokumentowania weryfikacji wykorzystano wydruk systemowy „Zestawienie obrotów i sald”.
   WKiAW pozytywnie ocenił obszar dotyczący inwentaryzacji za 2014 r.

7. Prowadzenie ksiąg rachunkowych i ewidencja dowodów księgowych

   W toku kontroli sprawdzono, czy w jednostce:
1. prowadzone były księgi rachunkowe wymienione w art. 13 ust. 1 uor, sposób ich prowadzenia, zgodność ksiąg pomocniczych z księgą główną oraz czy księgi rachunkowe wypełniały zapisy art. 24 uor,
2. spełnione zostały wymogi stawiane dowodom i zapisom księgowym zgodnie z zapisami uor.
   Za prowadzenie ksiąg rachunkowych odpowiedzialny był Główny księgowy.
   Faktury zakupu księgowane były w dacie zapłaty, a nie w dacie wpływu do poradni, co nie wypełniało zapisów art. 6 ust. 1 w powiązaniu z art. 20 ust. 1 uor.
   Faktury księgowane były ponadto pod tym samym numerem dowodu księgowego, pod jakim zaksięgowany został wyciąg bankowy, w którym widniała zapłata za te faktury.    Zastosowany sposób ewidencji stał w sprzeczności z art. 23 ust. 2 uor, według którego zapis księgowy powinien zawierać m.in.: datę dokonania operacji gospodarczej, określenie rodzaju i numer identyfikacyjny dowodu księgowego stanowiącego podstawę zapisu oraz jego datę, jeżeli różni się ona od daty dokonania operacji, opis operacji oraz kwotę i datę zapisu.
   Faktury zakupu gotówkowe księgowane były bezpośrednio pod raportem kasowym, a nie
w ramach rozliczenia pobranej zaliczki. Na polecenie Dyrektora, kasjer pobierał gotówkę z banku lub z bankomatu (w ustalonej ustnie wysokości), a następnie dokonywał zakupu określonego towaru lub przyjmował gotówkę do kasy, jeśli zakupy dokonywane były w dniu następnym. Pobranie gotówki na zakupy realizowane w dniu pobrania gotówki lub w dniu następnym nie było poprzedzone wnioskiem o zaliczkę, a następnie jej rozliczeniem i tym samym nie podlegało ewidencji na koncie rozrachunkowym 234 – Pozostałe rozrachunki z pracownikami.
   Na koncie 234 – Pozostałe rozrachunki z pracownikami nie były również ewidencjonowane rozliczenia wyjazdów służbowych pracowników, które nie były ponadto rejestrowane w żadnej ewidencji wystawionych poleceń wyjazdu służbowego. W opinii kontrolującego, brak ewidencji na koncie 234 oraz brak rejestru wystawionych poleceń wyjazdu służbowego nie pozwalał na ustalenie kompletności tych poleceń.
   Brak ewidencji rozrachunków z pracownikami na koncie 234 stał w sprzeczności z opisem do konta zawartym w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczpospolitej Polskiej, według którego konto to służy do ewidencji należności, roszczeń i zobowiązań wobec pracowników z innych tytułów niż wynagrodzenia. Na stronie Wn konta 234 ujmuje się m.in.: wypłacone pracownikom zaliczki i sumy do rozliczenia na wydatki obciążające jednostkę oraz zapłacone zobowiązania wobec pracowników. Na stronie Ma konta 234 ujmuje się w szczególności: wydatki wyłożone przez pracowników w imieniu jednostki, rozliczone zaliczki i zwroty środków pieniężnych oraz wpływy należności od pracowników.
   Dowody źródłowe dotyczące wydatków nie zawierały wskazań dekretacyjnych w zakresie rozdziału 85406. Pozostałe wskazania dekretacyjne zamieszczane na dowodach podawane były jedynie w zakresie konta syntetycznego, bez rozwinięcia analitycznego, a do dowodu nie był dołączany żaden inny dokument potwierdzający wykonane księgowania. Powyższe naruszało art. 21 ust. 1 pkt 6 uor, według którego dowód księgowy powinien zawierać m.in. stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja).
   Dokumentacja przyjętych zasad rachunkowości wprowadzona Zarządzeniem Nr 9/12/13 Dyrektora PPP nie zawierała żadnych zapisów dotyczących stosowania w jednostce ww. technik ewidencji.
   W dokumentacji księgowej znajdował się raport kasowy za okres 21-30.09.2014 r. o numerze 21/IX/2014. Kolejny raport kasowy za okres 01-10.10.2014 miał nadany numer 13/X/2014 r. Za czynności kontrolne w ww. zakresie odpowiedzialny był Główny księgowy.
   W jednostce prowadzone były księgi rachunkowe wymienione w art. 13 ust. 1 uor, w tym: dziennik, księga główna, księgi pomocnicze, zestawienia: obrotów i sald kont księgi głównej oraz sald kont ksiąg pomocniczych a także wykaz składników aktywów i pasywów.
   Księgi pomocnicze były zgodne z księgą główną.
   Księgi rachunkowe prowadzone były rzetelnie, bezbłędnie, sprawdzalnie i bieżąco.
   WKiAW, mimo stwierdzonych nieprawidłowości i uchybień pozytywnie ocenił prowadzenie ksiąg rachunkowych i ewidencję dowodów księgowych.

8. Dokumentacja finansowo - księgowa

   W toku kontroli, analizie poddano Zarządzenie nr 9/12/13 z dnia 28.05.2013 r. w sprawie ustalenia dokumentacji przyjętych zasad rachunkowości, w tym:
 - Załącznik nr 1 – Metody wyceny aktywów i pasywów,
 - Załącznik nr 2 – Zakładowy plan kont,
 - Załącznik nr 3 – Zakładowa instrukcja inwentaryzacyjna,
 - Załącznik nr 4 – Regulamin kontroli wewnętrznej wraz z instrukcją sporządzania, kontroli i obiegu dowodów księgowych,
 - Załącznik nr 5 – zakładowa instrukcja kasowa,
 - Załącznik nr 6 – wykaz zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na komputerowych nośnikach danych oraz system ochrony danych w jednostce.
   Kontroli poddano także procedury dotyczące organizacji jednostki, zatrudnienia i wynagradzania pracowników.
   Osobą odpowiedzialną w PPP za powyższą dokumentację był w 2014 r. Dyrektor PPP.
   W Zarządzeniu nr 9/12/13 z dnia 28.05.2013 r. w sprawie ustalenia dokumentacji przyjętych zasad rachunkowości nie zostały wymienione inne, niż miesięczne okresy sprawozdawcze (kwartał, półrocze, rok) oraz sprawozdania budżetowe i finansowe związane z tymi okresami.
   W dokumencie nie została opisana metoda ustalania wyniku finansowego, tj. wariant porównawczy, stosowana przy sporządzaniu sprawozdania „Rachunek zysków i strat jednostki”.
   Według „Zakładowego plan kont”, wszystkie księgi rachunkowe prowadzone z użyciem komputera przenosi się na płytę CD-ROM jednokrotnego zapisu – na koniec roku obrotowego. Ponieważ archiwizacja raz do roku nie gwarantowała bezpieczeństwa zbiorów danych, kontrolujący stwierdził w toku dodatkowych wyjaśnień, że powyższy zapis stoi w sprzeczności
z praktyką, która bezpieczeństwo takie zapewnia.
   W „Wykazie zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na komputerowych nośnikach danych” wymienione były nieaktualne wersje oprogramowania, z których korzystała jednostka.
   Obowiązek zamieszczania w zasadach (polityce) rachunkowości opisu dotyczącego ww. obszarów wynikał z art. 10 ust. 1 uor, a według zapisów art. 10 ust. 2 uor, na kierowniku jednostki spoczywał obowiązek ustalenia w formie pisemnej i aktualizowania powyższej dokumentacji.
   Ustalono, że według „Zakładowego plan kont”, indywidualne karty imienne poszczególnych pracowników prowadzone były w formie tabelarycznej, gdy tymczasem kartoteki zarobkowe drukowane były z systemu Progman Płace 9.5.2.
   Stwierdzono, że „Zakładowa instrukcja inwentaryzacyjna” nie zawierała wzorów dokumentów inwentaryzacyjnych przywoływanych w treści, w tym: oświadczenie osoby materialnie odpowiedzialnej, protokół inwentaryzacji środków pieniężnych w kasie. W pkt 6 instrukcji, wymieniona została ponadto inwentaryzacja metodą weryfikacji stanów księgowych
z dokumentacją oraz drogą uzgodnienia sald, jednakże nie został opisany sposób dokumentowania czynności inwentaryzacyjnych przeprowadzanych wymienionymi metodami.
   Według pkt. B.2 części I „Regulaminu kontroli wewnętrznej wraz z instrukcją sporządzania, kontroli i obiegu dowodów księgowych”, ewidencja druków (przypis kontrolującego: druków ścisłego zarachowania) jest prowadzona bieżąco, w księdze druków, przez osoby, którym je powierzono. Według kontrolującego, zapis taki stał w sprzeczności z tzw. „zasadą dwóch par oczu”, gdyż jedna osoba skupiała na swoim stanowisku czynności wykonawcze i kontrolne.
   Według pkt 10 części VI ww. regulaminu, szczególnej kontroli podlegają druki ścisłego zarachowania, a w szczególności kwitariusze przychodowe (KP), kasowy dowód wypłaty (KW). W toku kontroli stwierdzono, że kwitariusze przychodowe nie były wykorzystywane w jednostce.
   Sporządzanie, obieg i kontrola dokumentów przedstawiona została w ww. regulaminie w postaci kartotekowej. W toku kontroli 3. kart stwierdzono, że:
- w karcie nr 001 – dla dowodów kasowych, wśród dokumentów źródłowych, stanowiących podstawę wpłat i wypłat nie zostały wymienione m.in. wydruki z bankomatu, rozliczenia podróży służbowych i druki pocztowe nadawcze,
 - w karcie nr 002 – dla dowodów płacowych, omówiony został jedynie obieg list płac, na podstawie których wypłaty wynagrodzeń realizowane były w formie gotówkowej, a karta nie obejmowała obiegu list płac zakończonego obrotem bezgotówkowym,
 - w karcie nr 003 – dla dowodów zakupu, nie został omówiony obieg dowodów zakupu zakończony obrotem bezgotówkowym.
   W ww. kartach nie został ponadto omówiony obieg i kontrola m.in. następujących dokumentów występujących w jednostce: wyciągi bankowe, polecenia wyjazdu służbowego, dokumenty inwentaryzacyjne, dokumenty dotyczące zmian w majątku jednostki (darowizny likwidacje lub inne), polecenia księgowania.
   „Zakładowa instrukcja kasowa” zawierała w pkt V nieprecyzyjny zapis o zagadnieniach jakie powinna obejmować kontrola kasy w zakresie zgodności stanu gotówki w kasie oraz niewłaściwy zapis o kontroli prawidłowości środków pieniężnych i operacji na rachunkach bankowych
w sytuacji, gdy instrukcja dotyczyła gospodarki kasowej.
   Według pkt VIII.11 obowiązującego w PPP „Regulaminu pracy”, urlopu nie wykorzystanego udziela się pracownikowi do końca I kwartału następnego roku z wyłączeniem urlopu „na żądanie”. Zapis stał w sprzeczności z art. 168 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy, według którego urlopu takiego należy pracownikowi udzielić najpóźniej do dnia 30 września następnego roku kalendarzowego.
   Procedury obowiązujące w jednostce zawierały ponadto niezaktualizowane podstawy prawne, w tym: Zakładowy Plan Kont, Regulamin kontroli wewnętrznej wraz z instrukcją sporządzania, kontroli i obiegu dowodów księgowych, Zakładowa instrukcja kasowa, Wykaz zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na komputerowych nośnikach danych.
   Według pkt VI obowiązującego w PPP „Regulaminu kontroli wewnętrznej wraz z instrukcją sporządzania, kontroli i obiegu dowodów księgowych”, za zorganizowanie i prawidłowe funkcjonowanie systemu kontroli odpowiedzialny był Dyrektor.
   Według standardu kontroli zarządczej nr 10 zawartego w grupie C – Mechanizmy kontroli, o którym mowa w Załączniku do Komunikatu Nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych, na dokumentację systemu kontroli zarządczej składają się m.in. procedury wewnętrzne, które powinny być spójne i dostępne dla wszystkich osób zobowiązanych do ich stosowania.
   W procedurach dotyczących zatrudnienia i wynagradzania pracowników nie stwierdzono błędnych zapisów.
   WKiAW, mimo stwierdzonych nieprawidłowości i uchybień, pozytywnie ocenił dokumentację finansowo – księgową jednostki.

9. Inne obszary

   W toku kontroli sprawdzono, czy:
1. Dyrektor wywiązał się z przekazywania informacji dotyczących:
- występowania w jednostce transakcji podejrzanych,
-  kontroli zewnętrznych przeprowadzonych w jednostce w 2014 r.
2. przeprowadzono doraźne (niezapowiedziane) kontrole kasy.
   Osobą odpowiedzialną w PPP za realizację zarządzeń nr 579/09 i 399/03 Prezydenta Miasta był Dyrektor.
   W 2014 r. w PPP kontrole zewnętrzne przeprowadził:
 - Zachodniopomorski Inspektorat Sanitarny w Szczecinie w zakresie przestrzegania przepisów,
 - ZUS w zakresie prawidłowości i rzetelności obliczania składek na ubezpieczenia społeczne oraz innych składek, do których pobierania zobowiązany jest zakład oraz zgłaszanie do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego, ustalania uprawnień do świadczeń z ubezpieczeń społecznych i wypłacania tych świadczeń oraz dokonywania rozliczeń z tego tytułu, prawidłowości i terminowości opracowywania wniosków o świadczenia emerytalne i rentowe oraz wystawiania zaświadczeń lub zgłaszania danych dla celów ubezpieczeń społecznych.
   Informacje o kontrolach zewnętrznych zostały przekazane do WKiAW w trakcie kontroli (pismo nr PPP4/425/14/15 z dnia 27.01.2015 r.) w dniu 27.01.2015 r. (pismo w załączeniu).
   W dokumentacji PPP znajdowały się 1 protokół, potwierdzający wykonanie doraźnej kontroli kasy. Według protokołu, kontrolą objęto prawidłowość wpłat i wypłat środków pieniężnych
i operacji na rachunkach bankowych. Zapis na protokole był konsekwencją zapisów pkt V obowiązującej w PPP „Zakładowej instrukcji kasowej” (patrz: zapisy pkt 9 dotyczące „Zakładowej instrukcji kasowej”).
   Informacje dotyczące występowania w jednostce transakcji podejrzanych przekazane zostały za I półrocze w dniu 10.07.2014 r., a za II półrocze 2014 r. w dniu 09.01.2014 r.
   WKiAW pozytywnie ocenił ww. obszar.

III. Uwagi i zalecenia

Prezydent Miasta zalecił Dyrektorowi PPP:

1. ustalenie procedur dotyczących pobierania gotówki i ewidencjonowanie rozrachunków z pracownikami przy wykorzystaniu konta 234,
2. podjecie działań zmierzających do zaktualizowania treści porozumienia dotyczącego użytkowania siedziby PPP,
3. każdorazowe przedkładanie umów dotyczących wydatków do kontroli formalno – prawnej oraz kontrasygnaty Głównego księgowego,
4. wypłatę należności pracownika z tytułu niedopłaty za podróże służbowe w kwocie 30,00 zł,
5. przegląd akt osobowych wszystkich pracowników jednostki pod kątem zgodności sposobu ich prowadzenia z rozporządzeniem w sprawie akt osobowych, w tym uzupełnienie brakującej dokumentacji,
6. księgowanie faktur zakupu w dacie wpływu do poradni, a nie w dacie zapłaty,
7. ewidencjonowanie faktur i wyciągów bankowych zgodnie z uor,
8. każdorazowe występowanie z wnioskiem o zmiany na wydzielonym rachunku dochodów,
9. uzupełnienie polityki (zasad) rachunkowości o opis dotyczący: okresów sprawozdawczych i rodzajów sprawozdań, metody ustalania wyniku finansowego, aktualnych wersji oprogramowania, aktualnych zasad archiwizacji danych oraz stosowanych w jednostce uproszczeń dotyczących ewidencji i ksiąg rachunkowych,
10. zaktualizowanie, uzupełnienie lub skorygowanie zapisów zawartych w procedurach, w tym także zaktualizowanie podstawy prawnej: „Zakładowy plan kont”, „Wykaz zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na komputerowych nośnikach danych”, „Zakładowa instrukcja inwentaryzacyjna”, „Regulamin kontroli wewnętrznej wraz z instrukcją sporządzania, kontroli i obiegu dowodów księgowych”, „Regulamin pracy”.