Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2015 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin w okresie 18.06.2015 r. - 31.07.2015 r. przeprowadził kontrolę w Szczecińskim Centrum Świadczeń w Szczecinie przy ul. Kadłubka 12, zw. dalej  SCŚ, w zakresie gospodarki finansowo – księgowej, w tym wynagrodzenia osobowe i sprawy kadrowe za 2014 r. Ocena kontrolowanego zagadnienia, wnioski i zalecenia pokontrolne zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 21.09.2015 r.

 I. Ocena ogólna kontrolowanej działalności

WKiAW, mimo stwierdzonych nieprawidłowości, pozytywnie ocenił prowadzenie gospodarki finansowo – księgowej w 2014 r. (ocena pozytywna z nieprawidłowościami).

Wykonanie dochodów budżetowych SCŚ w 2014 r. wyniosło 351.246,07 zł, co stanowiło 113 % planowanej kwoty.

Wykonanie dochodów z realizacji zadań z zakresu administracji rządowej oraz zadań zleconych jednostce ustawami w 2014 r. wyniosło 2.675.312,86 zł, co stanowiło również 113% planowanej kwoty.

Zaplanowane wydatki budżetowe SCŚ (własne i zlecone) w wysokości 84.322.926,53 zł zrealizowane zostały w 99,6 %, tj. w kwocie 84.009.839,77 zł.

Ocena pozytywna dotyczyła:

• ksiąg rachunkowych prowadzonych w użytkowanym systemie finansowo - księgowym w sposób rzetelny i zgodnie z ustawą z dnia 29.09.1994 r. o rachunkowości, zw. dalej uor,
• bieżącego monitoringu należności i zobowiązań,
• sprawozdań budżetowych sporządzanych rzetelnie i zgodnie z ewidencją księgową oraz zatwierdzonym planem finansowym,
• terminowego realizowania płatności z tytułu składek ZUS i podatku dochodowego od osób fizycznych,
• poprawności, kompletności dokumentacji i ewidencjonowania wpływów z tytułu Funduszu Alimentacyjnego,
• prawidłowości naliczania wynagrodzeń oraz zgodności naliczeń z aktami osobowymi (z wyjątkiem premii Dyrektora – opis poniżej),
• sporządzania notatek służbowych z analizy rynku zgodnie z Zarządzeniem nr 314/13 i Zarządzeniem nr 165/14,
• przekazywania do WKiAW informacji o kontrolach zewnętrznych przeprowadzonych w SCŚ, zgodnie z wymogami § 11 i § 12 Załącznika Nr 1 do Zarządzenia Prezydenta Miasta Szczecin.

Stwierdzone nieprawidłowości i uchybienia dotyczyły m.in.:

• nieuzasadnionej wypłaty na konto Dyrektora premii w wysokości 1.650 zł brutto,
• nadpłaty w wysokości 90 zł tytułem błędnego rozliczenia delegacji nr 7/2014 i 12/2014,
• nierzetelnego prowadzenia ewidencji czasu pracy pracowników, z którymi zawarte zostały umowy na używanie samochodów prywatnych do celów służbowych,
• kwalifikowania opłat abonamentowych ZWiK w § 4260, zamiast w § 4300,
• braku wewnętrznych regulacji dotyczących udzielania i rozliczania zaliczek oraz zwrotów poniesionych wydatków,
• prowadzenia ksiąg inwentarzowych w arkuszu kalkulacyjnym Excel,
• nieprzekazania do wydziału nadzorującego Urzędu Miasta informacji o występowaniu lub niewystępowaniu transakcji podejrzanych, w związku z wymogami ustalonymi przez Prezydenta Miasta Szczecin.

   II. Oceny cząstkowe

1. Dochody

1.1. Wykonanie dochodów

Dochody budżetowe w kwocie 351.246,07 zł, wykazane w korekcie sprawozdania Rb-27S sporządzonej na dzień 31.12.2014 r., stanowiły: zwrot nienależnie pobranych dodatków mieszkaniowych, świadczeń z Funduszu Alimentacyjnego, świadczeń rodzinnych, zaliczki alimentacyjnej, zwrot dotacji z lat ubiegłych i wynagrodzenie płatnika za terminowe regulowanie należności z tytułu podatku dochodowego od osób fizycznych – w kwocie 275.723,88 zł (§ 097) oraz odsetki od nienależnie pobranych dodatków mieszkaniowych, świadczeń rodzinnych i alimentacyjnych – w kwocie 75.522,19 zł (§ 092).

Dochody z realizacji zadań z zakresu administracji rządowej oraz zadań zleconych jednostce ustawami w kwocie 2.675.312,86 zł, wykazane w sprawozdaniu Rb-27ZZ, sporządzonym na dzień 31.12.2014 r., stanowiły w 66,4% wpływy z Funduszu Alimentacyjnego (własne Gminy, innej gminy dłużnika, Skarbu Państwa - § 098), w 21% wpływy z odsetek od dochodów Skarbu Państwa z tytułu Funduszu Alimentacyjnego (§ 092) oraz w 12,6% wpływy z tytułu zaliczki alimentacyjnej (Skarb Państwa) i wynagrodzenia płatnika za terminowe regulowanie należności z tytułu podatku dochodowego od osób fizycznych (§ 097).

Kontroli poddano wpływy z Funduszu Alimentacyjnego (§ 098) za okres 1.10. – 31.12.2014 r. w wys. 441.592,81 zł.

Nie stwierdzono nieprawidłowości w zakresie ewidencjonowania wpływów z Funduszu Alimentacyjnego w IV kwartale 2014 r.

Na dzień 31.12.2014 r. dochód w § 098 wyniósł 1.778.836,91 zł i został w całości odprowadzony na konto dochodowe Urzędu Miasta Szczecin.

WKiAW pozytywnie ocenił realizację dochodów w 2014 r., w zakresie poprawności, kompletności dokumentacji i ewidencjonowania dokonywanych wpłat z tytułu Funduszu Alimentacyjnego.

1.2. Należności

Według korekty sprawozdania Rb-27S, należności ogółem na dzień 31.12.2014 r. wyniosły 1.464.735,25 zł i spadły w stosunku do należności na dzień 01.01.2014 r. o 373.844,28 zł, tj. o 20,33 %.

Według sprawozdania Rb-27ZZ, należności ogółem (zaległości) na dzień 31.12.2014 r. wyniosły 131.947.398,47 zł.

W kwartalnym sprawozdaniu o stanie należności Rb-N sporządzonym według stanu na koniec IV kwartału 2014 r. wykazano należności wymagalne w kwocie 104.816.738,92 zł oraz pozostałe należności w kwocie 29,06 zł.

Nie stwierdzono nieprawidłowości w sposobie dokumentowania i ewidencjonowania należności w SCŚ.

W I półroczu 2015 r. z należności wykazanych w korekcie sprawozdania Rb-27S, uregulowane zostały należności w kwocie ogółem 199.681,44 zł, co stanowiło 13,6% kwoty zaewidencjonowanej na dzień 31.12.2014 r.

W I półroczu 2015 r. z należności wykazanych w sprawozdaniu Rb-27ZZ, uregulowane zostały należności w kwocie ogółem 1.324.733,15 zł, co stanowiło 1% kwoty zaewidencjonowanej na dzień 31.12.2014 r.

Wszystkie sprawozdania dotyczące należności były podpisane przez Głównego księgowego i Dyrektora SCŚ.

WKiAW pozytywnie ocenił obszar związany z dokumentowaniem i ewidencjonowaniem należności jednostki.

 2. Wydatki budżetowe

 2.1 Wykonanie wydatków budżetowych

W toku kontroli wydatków analizie poddano:

• 59 dowodów księgowych (63 pozycje na paragrafach wydatkowych) na kwotę ogółem 6.598.835,38 zł,
• ryczałty za używanie samochodów prywatnych do celów służbowych wypłacone za miesiące I – XI 2014 r. na kwotę ogółem 7.271,49 zł, co razem stanowiło 7,9% wydatków budżetowych ogółem,
• 15 umów stanowiących podstawę do wystawienia 18. dowodów księgowych,
• 24 notatki służbowe dokumentujące fakt przeprowadzenia analizy rynku lub uzasadniające jej brak.

W rozliczeniu delegacji nr 12/2014 i nr 7/2014 do Wałbrzycha, trwającej 2 doby i 11 godzin, zostały naliczone po 2,75 diety, mimo że drugiego dnia pracownicy mieli zapewnione całodniowe wyżywienie, a trzeciego dwa pierwsze posiłki (śniadania były wliczone w cenę usługi hotelowej, a obiad - lunch i kolacja były przewidziane w programie konferencji). W związku z powyższym, pracownikom przysługiwało 1,25 diety, czyli w obu przypadkach po 37,50 zł. Nie można przyjąć wyjaśnień Głównego księgowego (znak: SCŚ – GK.63.2015.SSPz dnia 22.07.2015 r.), powołujących się na słownikową definicję słowa „lunch”, jako lekkiego posiłku spożywanego w godzinach południowych, w tym przypadku bowiem, pracownicy mieli zapewniony przez organizatora gorący bufet szwedzki serwowany w godzinach 13.45 – 14.15, w Restauracji Zamkowej, na terenie Zamku Książ w Wałbrzychu, co wyczerpuje znamiona pojęcia „obiad”, przywołanego w treści § 7 ust. 4 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29.01.2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej, według którego uznaje się za całodzienne wyżywienie pracownika zapewnienie 3 posiłków w ciągu dnia, które odpowiednio przyjmowane są jako: śniadanie, obiad i kolacja. Śniadania natomiast, wliczone były w cenę usługi hotelowej i powinny pomniejszyć kwotę diety o 25%, stosownie do zapisów § 7 ust. 5 ww. rozporządzenia. Główny specjalista rozliczający powyższe delegacje nie powziął stosownej informacji od organizatora szkolenia, nie odebrał również od pracowników pisemnych oświadczeń, co do charakteru wyżywienia zapewnionego w czasie delegacji, co było niezgodne z § 5 ust. 3 ww. rozporządzenia, według którego w uzasadnionych przypadkach pracownik składa pisemne oświadczenie o okolicznościach mających wpływ na prawo do diet, ryczałtów, zwrot innych kosztów podróży lub ich wysokość. W związku z powyższym pracownikom wypłacono nienależnie diety w wysokości dwa razy po 45 zł.

W 2014 r. Dyrektor 14-krotnie pobrał zaliczkę na łączną kwotę 1.924,60 zł mimo, że nie został ujęty na liście pracowników SCŚ uprawnionych do występowania o zaliczkę na realizację bieżących wydatków w SCŚ, ustaloną Zarządzeniem Nr 16/13. W 11. przypadkach na kwotę 1.677,90 zł, Dyrektor wypełnił wniosek o zaliczkę, w tym w 9. przypadkach sam zatwierdził wskazane kwoty do wypłaty. W 3. przypadkach natomiast, przelew nastąpił bez wcześniejszego złożenia wniosku o zaliczkę.

Nie można przyjąć stanowiska Głównego księgowego z dnia 20.07.2015 r. o treści: „Dyrektor SCŚ nie został ujęty w zarządzeniu nr 16/13 z dnia 27.12.2013 r. jako osoba upoważniona do pobierania zaliczek ze względu na fakt, iż Dyrektor zgodnie z art. 53 ust. 1 ustawy o finansach publicznych - jest kierownikiem jednostki sektora finansów publicznych, który odpowiada za całość gospodarki finansowej jednostki. W związku z powyższym nie było zasadne, aby Dyrektor sam siebie upoważniał do dysponowania kwotami finansowymi wypłaconymi w ramach zaliczek.” Powyższe stwierdzenie podważa zapisy art. 44 ust. 3 ustawy z dnia 27.08.2009 r. o finansach publicznych, zwanej dalej uofp, według którego wydatki publiczne powinny być dokonywane w sposób celowy i oszczędny, w wysokościach i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań. Przedstawione stanowisko nie wypełniało ponadto dwustopniowości kontroli w ramach tzw. „zasady dwóch par oczu”.

Nie można także przyjąć wyjaśnień Głównego księgowego, według których Dyrektor kupował materiały niezbędne do przeprowadzenia prac remontowych, po czym otrzymywał zwrot poniesionych wydatków. W tej sytuacji bowiem, Dyrektor nie pobierał de facto zaliczki, bezzasadne było więc wypełnianie wniosków o zaliczkę.

Operacje finansowe polegające zarówno na zwrocie poniesionych wydatków, jak i pobieraniu i rozliczaniu zaliczek, nie zostały w SCŚ w żadnej formie wewnętrznie uregulowane. Z uwagi na fakt, że przepisy prawa nie regulują problematyki dotyczącej udzielania pracownikom zaliczek na dokonywanie drobnych zakupów czy usług, służących bieżącym potrzebom jednostek budżetowych, operacje finansowe powinny być uregulowane wewnętrzną procedurą.

Faktury ZWiK ewidencjonowane były w SCŚ w podziale: woda + opłata abonamentowa w § 4260, ścieki w § 4300 mimo, że opłata abonamentowa związana jest z odczytem i rozliczeniem wskazań wodomierzy, a SCŚ należy do grupy odbiorców, którzy rozliczani są na podstawie wodomierza głównego. Opłata ta jest więc usługą, która powinna zostać ujęta w § 4300, zgodnie z treścią załącznika nr 4 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 2.03.2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych, według którego wydatki na zakup usług pozostałych ujmuje się w § 4300. Powyższe znalazło również potwierdzenie w piśmie Departamentu Finansów Samorządu Terytorialnego Ministerstwa Finansów z dnia 3.10.2004 r. (nr ST1-4800866 /2004/1493), według którego w § 4300 przyjmuje się klasyfikowanie między innymi opłat za odprowadzenie ścieków, opłat abonamentowych itp.

Osobą odpowiedzialną w SCŚ za realizację wydatków budżetowych oraz prowadzenie ewidencji był Główny księgowy.

Notatki służbowe dokumentujące fakt przeprowadzenia analizy rynku, zostały sporządzone zgodnie z obowiązującym Zarządzeniem nr 314/13 oraz Zarządzeniem nr 165/14 zmieniającym ww. zarządzenie. Notatki były sporządzane każdorazowo po uprzednim dokonaniu analizy rynku, zawierały informację dot. wartości szacunkowej zamówienia wyrażonej w złotych i euro oraz wskazanie obowiązującego kursu euro.

Wszystkie 59 dowodów było sprawdzone pod względem merytorycznym, formalno – rachunkowym, było zatwierdzone do zapłaty, posiadało opis związany z fakturą, wskazanie podstawy dokonania zakupu (wniosek o zapotrzebowanie lub umowa), było zatwierdzone pod względem legalności, celowości i gospodarności oraz wskazana była na nich data dokonania zapłaty. Wszystkie ponadto, zostały poprawnie wystawione, zakwalifikowane, zaewidencjonowane i uregulowane w umownych terminach.

Ryczałty za używanie samochodów prywatnych do celów służbowych w okresie I – XII 2014 r. naliczone zostały prawidłowo. Nieprawidłowości związane z ewidencją czasu pracy zostały opisane w rozdziale 3 – Zatrudnienie i wynagrodzenia niniejszego wystąpienia.

WKiAW, mimo stwierdzonych nieprawidłowości, pozytywnie ocenił realizację wydatków budżetowych w 2014 r.

 2.2. Zobowiązania

W rocznym sprawozdaniu z wykonania wydatków budżetowych Rb-28S na dzień 31.12.2014 r. wykazane zostały zobowiązania niewymagalne w łącznej kwocie 437.491,16 zł, na które składały się zobowiązania z tytułu:

• świadczeń społecznych na kwotę 73.927,70 zł (§ 3110),
• dodatkowego wynagrodzenia rocznego na kwotę 203.848,32 zł (§ 4040),
• składek na ubezpieczenia społeczne na kwotę 95.774,73 zł (§ 4110),
• składek na Fundusz Pracy na kwotę 3.304,25 zł (§ 4120),
• składek na ubezpieczenia zdrowotne na kwotę 633,48 zł (§ 4130),
• wynagrodzeń na kwotę 1.601,53 zł (§ 4010),
• zakupu materiałów i usług na kwotę 57.774,30 zł (§§: 4210, 4260, 4300, 4360),
• rozrachunków z pracownikami z tytułu ryczałtów za używanie samochodów prywatnych do celów służbowych na kwotę 626,85 zł (§ 4410).

Wszystkie ww. zobowiązania uregulowane zostały w I półroczu 2015 r.

W kwartalnym sprawozdaniu o stanie zobowiązań Rb-Z, sporządzonym na dzień 31.12.2014 r., nie wykazano żadnych zobowiązań.

Osobą odpowiedzialną w SCŚ za monitorowanie zobowiązań był Główny księgowy.

Nie stwierdzono nieprawidłowości w toku kontroli terminowości regulowania zobowiązań.

Zobowiązania niewymagalne wykazane w ww. sprawozdaniu były zgodne z ewidencją księgową.

WKiAW pozytywnie ocenił ewidencję i monitoring zobowiązań w jednostce.

 3. Zatrudnienie i wynagrodzenia

Kontrolą objęto dokumentację pracowniczą 6. z 95. pracowników zatrudnionych na dzień 31.12.2014 r. (6,3 % ogółu zatrudnionych) oraz wynagrodzenia na kwotę 314.684,79 zł, tj. 11,8 % ogólnej kwoty wynagrodzeń osobowych wynoszącej 2.662.290,03 zł, zaewidencjonowanej w 2014 r. na § 4010 (zadania własne i zlecone).

Kontroli poddano wynagrodzenia z tytułu dodatkowego wynagrodzenia rocznego na kwotę 23.401,92 zł, zaewidencjonowane w koszty 2014 r., do wypłaty w 2015 r.

W toku kontroli podjęto czynności zmierzające do ustalenia podstawy dla premii wypłaconej Dyrektorowi SCŚ w listopadzie 2014 r.

Osobą odpowiedzialną w SCŚ za prowadzenie akt osobowych oraz naliczanie wynagrodzeń był Główny specjalista.

 W listopadzie 2014 r. dokonano nieuzasadnionej wypłaty na konto Dyrektora premii w kwocie 1.650,00 zł brutto. Premia wypłacona została na podstawie listy pracowników, podpisanej przez Dyrektora, Głównego specjalistę (sporządzający), Głównego specjalistę (kontrola merytoryczna) i Głównego księgowego. W dokumentacji SCŚ nie było innego dokumentu, uzasadniającego przyznanie Dyrektorowi ww. premii.

W świetle zapisów art. 33 ust. 5 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym, uprawnienia zwierzchnika służbowego w stosunku do pracowników urzędu oraz kierowników gminnych jednostek organizacyjnych wykonuje kierownik urzędu, tj. w przypadku Gminy Miasto Szczecin – Prezydent Miasta.Akceptując ww. wypłatę nastąpiło przekroczenie uprawnień zarówno przez Dyrektora, jak i Głównego księgowego, bowiem przyznawanie Dyrektorowi wynagrodzeń pozostaje w gestii Prezydenta Miasta Szczecin.

W toku kontroli ustalono ponadto, że Główny księgowy nie zakwestionował ww. wypłaty w sposób wskazany w § 5 pkt 2 obowiązującej w SCŚ „Procedury wewnętrznej dotyczącej kontroli finansowej”, według którego Główny księgowy, w razie ujawnienia nieprawidłowości zwraca dokument właściwemu rzeczowo pracownikowi, a w razie nieusunięcia nieprawidłowości odmawia jego podpisania. O odmowie podpisania dokumentu i jej przyczynach Główny księgowy zawiadamia pisemnie Dyrektora SCŚ. Dyrektor jednostki może wstrzymać realizację zakwestionowanej operacji albo wydać w formie pisemnej polecenie jej realizacji. W piśmie z dnia 27.07.2015 r. Główny księgowy udzielił w powyższej kwestii wyjaśnień o następującej treści: „Główny Księgowy dokonał nieprawidłowo interpretacji przepisów prawa dot. wynagradzania kierownika jednostki.”

W dniu 24.07.2015 r. na pytanie kontrolującego o treści: „Czy znane są Pani inne przypadki wypłaty dla Dyrektora SCŚ wynagrodzenia (osobowego lub bezosobowego) nie będącego: wynagrodzeniem zasadniczym, dodatkiem funkcyjnym lub dodatkiem stażowym, w przypadku których stroną przyznającą nie był Prezydent Miasta Szczecin?”, Główny księgowy udzielił wyjaśnień o następującej treści: „Identyczny przypadek miał miejsce w 2013 roku. Podobnie jak przypadek z 2014 r. został on skorygowany poprzez zwrot Dyrektora na konto SCŚ w 2015 roku.”

W toku kontroli stwierdzono, że Główny specjalista  stosował niejednolite zasady dotyczące prowadzenia akt osobowych w zakresie potwierdzania dokumentów (kserokopii) za zgodność z oryginałem.

W przypadku 2. z 3. pracowników, z którymi zawarte zostały umowy na używanie samochodów prywatnych do celów służbowych (patrz pkt 2.1 – Wykonanie wydatków budżetowych) stwierdzono, że miesięczne ewidencje czasu pracy prowadzone były nierzetelnie. W toku kontroli stwierdzono następujące błędy:

- w 1. przypadku, w ewidencji czasu pracy nie zostały wykazane 3 dni urlopu wypoczynkowego,
a 2 dni wykazane zostały jako „brak godz.” gdy tymczasem zgodnie z listą obecności pracownik był obecny w pracy,

- w 1. przypadku, w ewidencji czasu pracy nie został wykazany 1 dzień delegacji służbowej pracownika.

Powyższe nie wypełniało zapisów § 8 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika, zwanego dalej rozporządzeniem w sprawie akt osobowych, według którego pracodawca zakłada i prowadzi odrębnie dla każdego pracownika m.in.kartę ewidencji czasu pracy w zakresie obejmującym: pracę w poszczególnych dobach, w tym pracę w niedziele i święta, w porze nocnej, w godzinach nadliczbowych oraz w dni wolne od pracy wynikające z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy, a także dyżury, urlopy, zwolnienia od pracy oraz inne usprawiedliwione i nieusprawiedliwione nieobecności w pracy.

Odcinki płacowe do list wypłat za luty i lipiec, wypłat rekompensat w sierpniu i nagród oraz dodatków specjalnych w grudniu 2014 r., nie zawierały podpisów potwierdzających wykonanie kontroli merytorycznej. Główny specjalista odpowiedzialny za prowadzenie akt osobowych pracowników i naliczanie wynagrodzeń, składał na ww. odcinakach podpis jako sporządzający. Według wyjaśnień z dnia 20.07.2015 r., udzielonych w toku kontroli przez Głównegoksięgowego:„Przyczyną braku podpisów jest brak etatu w strukturze SCŚ, aby można było rozdzielić czynność naliczania i sporządzania list wypłat.” W opinii kontrolujących, brak kontroli merytorycznej nie wypełniał dwustopniowości kontroli w ramach tzw. „zasady dwóch par oczu”.

Premia wypłacona Dyrektorowi w listopadzie 2014 r. w kwocie brutto 1.650 zł, została zwrócona na konto SCŚ dopiero w trakcie kontroli tj. w dniu 08.07.2015 r. w kwocie netto 1.149,64 zł.

W aktach osobowych Głównego księgowego znajdowało się upoważnienie podpisane przez ówczesnego Dyrektora SCŚ oraz przez upoważnionego pracownika, które wyczerpywało zakres art. 54 ust. 1 uofp dotyczący powierzenia obowiązków Głównemu księgowemu.

Wszystkie dokumenty znajdujące się w aktach osobowych pracowników były ponumerowane i wprowadzone do wykazu akt.

Dokumenty gromadzone były w aktach osobowych pracowników w podziale na część A, B i C, tj. zgodnie z rozporządzeniem w sprawie akt osobowych.

Wynagrodzenia i dodatki do nich przyznane zostały zgodnie z obowiązującymi przepisami i „Regulaminem wynagradzania” wprowadzonym Zarządzeniem Nr 05/09 ówczesnego Dyrektora SCŚ z dnia 16.06.2009 r.

W aktach osobowych pracowników znajdowała się dokumentacja potwierdzająca wypłacone wynagrodzenia, w tym dotycząca m.in. dodatków (specjalnych, funkcyjnych, za wieloletnią pracę) oraz nagród.

Dokumentacja związana z rozliczaniem czasu pracy przechowywana była odrębnie, tj. poza aktami osobowymi, czym wypełniano zapisy § 6 ust. 2 pkt 2 lit. h i § 8 rozporządzenia w sprawie akt osobowych.

Wszystkie wynagrodzenia pracowników poddanych kontroli naliczone zostały za 2014 r. zgodnie z dokumentacją pracowniczą, decyzjami Dyrektora i przepisami obowiązującymi w tym zakresie.

Kontrola naliczenia dodatkowego wynagrodzenia rocznego za 2014 r. wykazała, że w przypadku wszystkich pracowników poddanych kontroli, podstawa naliczenia oraz wynagrodzenia ustalone zostały prawidłowo, w tym z uwzględnieniem stosownych wyłączeń.

Wszystkie listy płac były podpisane przez Głównego księgowego i Dyrektora SCŚ lub osoby zastępujące.

WKiAW, mimo stwierdzonych nieprawidłowości dotyczących wypłat premii dla Dyrektora SCŚ oraz pozostałych uchybień dotyczących prowadzenia dokumentacji pracowniczej, pozytywnie ocenił obszar dotyczący zatrudnienia i wynagrodzeń.

4. Podatek dochodowy i składki ZUS

 Według deklaracji PIT-4R za 2014 r. naliczony został podatek dochodowy od wynagrodzeń pracowników SCŚ w kwocie ogółem 269.699 zł.

Na saldo Ma konta 225 (zobowiązania) w kwocie ogółem 4.472 zł składały się następujące kwoty:

- 113 zł – podatek dochodowy od wypłaconych ryczałtów za używanie samochodów prywatnych do celów służbowych,

- 4.359 zł – podatek dochodowy od wypłat z ZFŚS.

Według deklaracji ZUS P DRA za poszczególne miesiące 2014 r. naliczone składki ubezpieczeń społecznych i Funduszu Pracy wyniosły ogółem 1.008.386,26 zł.

Na saldo Ma konta 229 (zobowiązania) w kwocie ogółem 99.684,76 zł składały się następujące kwoty:

• 35.591,96 zł – składki na ubezpieczenie społeczne, dotyczące dodatkowego wynagrodzenia rocznego za 2014 r.,
• 3.304,25 zł – składki na Fundusz Pracy, dotyczące dodatkowego wynagrodzenia rocznego za 2014 r.,
• 60.155,07 zł – składki na ubezpieczenie społeczne, dotyczące świadczeniobiorców,
• 633,48 zł – składki na ubezpieczenie zdrowotne, dotyczące świadczeniobiorców.

Deklaracja ZUS P DRA za lipiec 2014 r. i korekty ZUS P DRA za grudzień 2013 r. oraz styczeń, czerwiec i lipiec 2014 r. nie były podpisane przez Głównego księgowego i Dyrektora.

Podatek dochodowy od osób fizycznych za poszczególne miesiące 2014 r. regulowany był w terminach wynikających z zapisów art. 38 ust. 1 ustawy z dnia 26.07.1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Składki ubezpieczeniowe za poszczególne miesiące 2014 r. regulowane były w terminach wynikających z zapisów art. 47 ust. 1 ustawy z dnia 13.10.1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych.

WKiAW pozytywnie ocenił terminowość i zgodność rozliczeń publicznoprawnych z deklaracjami ZUS P DRA i PIT-4R.

 5. Sprawozdawczość

 Badaniem objęto sprawozdania:

• Rb-27S z wykonania planu dochodów budżetowych na dzień 31.12.2014 r. na kwotę ogółem 351.246,07 zł,
• Rb-27ZZ z wykonania planu dochodów związanych z realizacją zadań z zakresu administracji rządowej oraz innych zadań zleconych jednostkom samorządu terytorialnego ustawami za 2014 r. na kwotę ogółem 2.675.312,86 zł,
• Rb-28S z wykonania planu wydatków budżetowych na dzień 31.12.2014 r. na kwotę ogółem 17.372.777,40 zł (zadania własne Gminy),
• Rb-28S z wykonania planu wydatków budżetowych na dzień 31.12.2014 r. na kwotę ogółem 66.637.062,37 zł (zadania zlecone Gminy),
• Rb-Z kwartalne sprawozdanie o stanie zobowiązań na dzień 31.12.2014 r. - brak zobowiązań,
• Rb-N kwartalne sprawozdanie o stanie należności na dzień 31.12.2014 r. na kwotę należności wymagalnych 104.816.738,92 zł oraz pozostałych należności w kwocie 29,06 zł,
• Rb-ZN kwartalne sprawozdanie o stanie zobowiązań i należności Skarbu Państwa z tytułu wykonywania przez jednostki samorządu terytorialnego zadań zleconych na kwotę ogółem 63.326.283,16 zł.

Plan dochodów budżetowych na dzień 31.12.2014 r., wykazanych w sprawozdaniu Rb-27S wyniósł 312.000,00 zł i nie uległ zmianie w porównaniu z planem na dzień 01.01.2014 r.

Plan wydatków budżetowych na dzień 31.12.2014 r. (zadania własne Gminy) wyniósł 17.471.464zł i został zmniejszony w porównaniu z planem na dzień 01.01.2014 r. o kwotę 36.825,00 zł.

W 2014 r. w jednostce dokonane zostały 222. zmiany do planu dochodów i wydatków budżetowych.

W toku kontroli sprawozdań i procesu planowania nie stwierdzono nieprawidłowości.

Sprawozdania były sporządzane terminowo, a wykazane kwoty były zgodne z danymi wynikającymi z ewidencji księgowej.

Każda zmiana planu SCŚ ujęta była w Zarządzeniu Prezydenta Miasta Szczecin, za pośrednictwem wydziału nadzorującego.

WKiAW pozytywnie ocenił sprawozdania budżetowe sporządzane przez SCŚ.

 6. Inwentaryzacja

 W toku kontroli sprawdzono:

• wypełnienie przez jednostkę zapisów art. 26 ust. 3 uor w zakresie dotrzymania przez jednostkę częstotliwości inwentaryzacji, a także sposób wykonania czynności inwentaryzacyjnych i dokumentacji potwierdzającej jej wykonanie na dzień 31.12.2014 r.,
• zgodność wartości poszczególnych rodzajów majątku według ksiąg rachunkowych ze stanem wykazywanym w księgach inwentarzowych,
• zgodność stanu środków pieniężnych na rachunkach bankowych z otrzymanymi przez jednostkę potwierdzeniami sald na dzień 31.12.2014 r.

Kontroli poddano protokoły i specyfikacje potwierdzające wykonanie czynności inwentaryzacyjnych, w tym: 239 protokołów weryfikacji, 11 potwierdzeń sald otrzymanych przez SCŚ od dostawców oraz 9 potwierdzeń sald do kont bankowych.

Osobą odpowiedzialną w SCŚ za prowadzenie ksiąg inwentarzowych był podinspektor.

W toku kontroli ustalono, że na potwierdzenie wykonania inwentaryzacji m.in. zobowiązań oraz stanu środków pieniężnych na rachunkach bankowych sporządzone zostały „Protokoły weryfikacji”. Powyższe stało w sprzeczności z Zarządzeniem Nr 15/2013 z dnia 27.12.2013 r.Dyrektora SCŚ w sprawie ustalenia terminów przeprowadzania inwentaryzacji w SCŚ w latach 2013 – 2016, według którego inwentaryzacja zobowiązań oraz stanu środków pieniężnych na rachunkach bankowych winna być wykonana przy zastosowaniu metody potwierdzania sald. Według wyjaśnień Głównego księgowego udzielonych w dniu 20.07.2015 r., inwentaryzacja została przeprowadzona metodą potwierdzenia sald, a dodatkowo także metodą weryfikacji.

Na potwierdzeniach sald otrzymanych od kontrahentów nie było pieczątki SCŚ oraz podpisu Dyrektora SCŚ, co nie wypełniało zapisów obowiązującej w jednostce „Instrukcji inwentaryzacyjnej”, stanowiącej Załącznik Nr 6 do Zarządzenia Nr 12A/12 z dnia 03.12.2012 r. Dyrektora SCŚ, według której: „Na potwierdzeniu salda powinna znaleźć się pieczątka firmy oraz podpis osoby sprawdzającej, Głównego księgowego i Dyrektora jednostki oraz klauzula „Saldo zgodne” lub „Saldo niezgodne z powodu …”.

Protokoły z weryfikacji o numerach 110 – 112, 114, 119 i 127 – 129, wykonane zostały z datą 17 i 18.03.2015 r., a zgodnie z Zarządzeniem Nr 15/2013 z dnia 27.12.2013 r. Dyrektora SCŚ w sprawie ustalenia terminów przeprowadzania inwentaryzacji w SCŚ w latach 2013 - 2016, ostatnie czynności inwentaryzacyjne powinny zostać wykonane do dnia 14.03.2015 r. Według wyjaśnień Głównego księgowego, były to tylko terminy planowane i mogły ulegać zmianie. W opinii kontrolujących, planowany charakter terminów nie wynikał z treści zarządzenia, a nadzór nad wykonaniem zarządzenia powierzony Głównemu księgowemu zgodnie z § 2 ww. zarządzenia, zobowiązywał Głównego księgowego do dotrzymania terminów wskazanych w harmonogramie, stanowiącym załącznik do zarządzenia. Główny księgowy miał ponadto prawo wystąpić do Dyrektora SCŚ o zmianę terminów wskazanych w zarządzeniu, o czym stanowił zakres uprawnień zawarty w zakresie czynności pracownika, według którego Główny księgowy był uprawniony m.in. do wnoszenia wniosków i dyspozycji działań korygujących, zapobiegawczych oraz usprawnień pracy w zakresie wykonywanych obowiązków.

Protokoły z weryfikacji o numerach 123, 126 i 169 nie zostały podpisane przez Dyrektora SCŚ, a protokół nr 208 nie zawierał daty sporządzenia. Było to niezgodne z wzorem „Protokołu weryfikacji”, wprowadzonym Załącznikiem Nr 3 do obowiązującej w SCŚ „Instrukcji inwentaryzacyjnej”.

Wartość środków trwałych, pozostałych środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, wykazana w księgach rachunkowych, była zgodna z wartościami ogółem tego majątku, wynikającymi z ksiąg inwentarzowych prowadzonych w ww. arkuszach Excel.

Salda kont bankowych wykazane w potwierdzeniu salda Banku PKO BP SA Oddział 1 w Szczecinie były zgodne z ewidencją księgową.

Wszystkie salda wykazane w 239. „Protokołach weryfikacji” były zgodne z „Zestawieniem obrotów i sald” za 2014 r.

WKiAW, mimo stwierdzonych uchybień, pozytywnie ocenił obszar dotyczący inwentaryzacji za 2014 r.

 7. Prowadzenie ksiąg rachunkowych i ewidencja dowodów księgowych

 W toku kontroli sprawdzono, czy w jednostce:

1. prowadzone były księgi rachunkowe wymienione w art. 13 ust. 1 uor, sposób ich prowadzenia, zgodność ksiąg pomocniczych z księgą główną oraz czy księgi rachunkowe wypełniały zapisy art. 24 uor,
2. spełnione zostały wymogi stawiane dowodom i zapisom księgowym zgodnie z zapisami uor.

Za prowadzenie ksiąg rachunkowych odpowiedzialny był Główny księgowy.

Według „Instrukcji obiegu i kontroli dokumentów księgowych” (Załącznik Nr 5 do zasad rachunkowości), opis faktur dokonywany był na specjalnie stworzonym na potrzeby jednostki wzorze, stanowiącym Załącznik Nr 2 do instrukcji, który był załączany do dokumentu źródłowego (faktura, rachunek). W stosowanym wzorze nie było przewidzianego miejsca na numer dowodu źródłowego lub numer dowodu księgowego, pod którym dowód został zaewidencjonowany, co nie pozwalało na pełną identyfikację załącznika z dowodem, którego dotyczył.

W toku kontroli ustalono, że księgi inwentarzowe SCŚ prowadzone były w badanym okresie w arkuszach kalkulacyjnych Excel. W opinii kontrolujących, Excel nie jest programem gwarantującym kontrolę wprowadzanych danych i nanoszonych zmian. Program nie pozwala ponadto na identyfikację osób i czasu dokonywania poszczególnych zapisów.

W jednostce prowadzone były księgi rachunkowe wymienione w art. 13 ust. 1 uor, w tym: dziennik, księga główna, księgi pomocnicze, zestawienia: obrotów i sald kont księgi głównej oraz sald kont ksiąg pomocniczych, a także wykaz składników aktywów i pasywów.

Księgi pomocnicze były zgodne z księgą główną.

Księgi rachunkowe prowadzone były w użytkowanym systemie finansowo – księgowym rzetelnie, bezbłędnie, sprawdzalnie i bieżąco.

WKiAW, mimo stwierdzonych nieprawidłowości i uchybień pozytywnie ocenił prowadzenie ksiąg rachunkowych i ewidencję dowodów księgowych.

8. Dokumentacja finansowo - księgowa

 W toku kontroli, analizie poddano Zarządzenie Nr 12A/12 Dyrektora SCŚ z dnia 03.12.2012 r. w sprawie wprowadzenia zasad (polityki) rachunkowości dla SCŚ, zwanych dalej zasadami rachunkowości, w tym:

• Załącznik Nr 1 – Ogólne zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych,
• Załącznik Nr 2 – Metody wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego,
• Załącznik Nr 3 – Sposób prowadzenia ksiąg rachunkowych,
• Załącznik Nr 4 – Wykaz zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na informatycznych nośnikach danych,
• Załącznik Nr 5 – Instrukcja obiegu i kontroli dokumentów księgowych,
• Załącznik Nr 6 – Instrukcja inwentaryzacyjna,
• Załącznik Nr 7 – Dokumentacja systemu finansowo – księgowego jednostki budżetowej OTAGO©FKJB,
• Załącznik Nr 8 – Słownik – plan kont jednostki budżetowej.

Kontroli poddano także procedury dotyczące organizacji jednostki, zatrudnienia i wynagradzania pracowników, zamówień publicznych, kontroli finansowej oraz kontroli zarządczej.

Osobą odpowiedzialną w SCŚ za powyższą dokumentację był w 2014 r. Dyrektor SCŚ.

W toku kontroli dokumentacji finansowo – księgowej stwierdzono, że załączniki do zasad rachunkowości zawierały niespójne zapisy.

Według pkt 3 obowiązujących w 2014 r. „Ogólnych zasad prowadzenia ksiąg rachunkowych” (Załącznik Nr 1 do zasad rachunkowości), księgi rachunkowe SCŚ, w tym wykaz składników aktywów i pasywów (inwentarz), prowadzone są przy wykorzystaniu zintegrowanego systemu informatycznego OTAGO. Z kolei, według opisu do konta 011, zawartego w „Sposobie prowadzenia ksiąg rachunkowych” (Załącznik Nr 3 do zasad rachunkowości), księga inwentarzowa prowadzona jest w formie elektronicznej w aplikacji „Ewidencja SCŚ”.

W załączniku „Sposób prowadzenia ksiąg rachunkowych” (Załącznik Nr 3 do zasad rachunkowości) oraz w załączniku „Słownik – plan kont jednostki budżetowej” (załącznik nr 8 do zasad rachunkowości), stwierdzono niespójności dotyczące kont księgowych. W załączniku „Sposób prowadzenia ksiąg rachunkowych” nie zostały ujęte konta 140, 073 i 412, wymienione w załączniku „Słownik – plan kont jednostki budżetowej”. Konto 981 wymienione w załączniku „Sposób prowadzenia ksiąg rachunkowych” nie zostało ujęte w załączniku „Słownik – plan kont jednostki budżetowej”. W toku kontroli ustalono, że dane archiwalne dotyczące systemu finansowo – księgowego przechowywane były na serwerach zlokalizowanych w siedzibie Szczecińskiego Parku Technologicznego przy ul. Niemierzyńskiej, a informacja ta nie została zapisana w obowiązujących w 2014 r. zasadach rachunkowości.

Obowiązująca w SCŚ „Instrukcja inwentaryzacyjna” (Załącznik Nr 6 do zasad rachunkowości) zawierała nieprecyzyjny zapis, według którego obowiązek uzgodnienia stanu rozrachunków z kontrahentami nie dotyczył m.in. sald zerowych, gdy tymczasem ustawa o rachunkowości nie dopuszcza tzw. „milczącego akceptu”, a sam zapis powinien dotyczyć jedynie zobowiązań.

„Procedury kontroli finansowej”, które według wyjaśnień Głównego księgowego z dnia 24.07.2015 r. były obowiązujące w 2014 r., nie zostały wprowadzone w sposób wskazany w § 7 „Regulaminu organizacyjnego” SCŚ, tj. zarządzeniem, pismem okólnym lub poleceniem służbowym Dyrektora SCŚ. Procedury podpisane jedynie przez Głównego księgowego wymienione jednak zostały w § 7 „Procedury kontroli zarządczej”, stanowiącej Załącznik Nr 1 do Zarządzenia Nr 23/2014 Dyrektora SCŚ z dnia 23.10.2014 r.

Według standardu kontroli zarządczej nr 10 zawartego w grupie C – Mechanizmy kontroli, o którym mowa w Załączniku do Komunikatu Nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych, na dokumentację systemu kontroli zarządczej składają się m.in. procedury wewnętrzne, które powinny być spójne i dostępne dla wszystkich osób zobowiązanych do ich stosowania.

W procedurach dotyczących zatrudnienia i wynagradzania pracowników oraz kontroli zarządczej nie stwierdzono błędnych zapisów.

WKiAW, mimo stwierdzonych uchybień, pozytywnie ocenił ww. dokumentację jednostki.

9. Inne obszary

W toku kontroli sprawdzono, czy:

1. Dyrektor wywiązał się z przekazywania informacji dotyczących:
   • występowania w jednostce transakcji podejrzanych,
   • kontroli zewnętrznych przeprowadzonych w jednostce w 2014 r.
2. przeprowadzone zostały kontrole obszaru finansowo – księgowego, zgodnie z obowiązująca w SCŚ procedurą dotyczącą kontroli zarządczej.

Osobą odpowiedzialną w SCŚ za realizację zarządzeń nr 579/09 i 399/03 Prezydenta Miasta był Dyrektor.

Kontrola wykazała, że informacja dotycząca występowania w jednostce transakcji podejrzanych za I półrocze 2014 r. nie została przekazana do Wydziału Spraw Społecznych UM Szczecin.

W toku kontroli ustalono, że Kierownik Referatu Ekonomicznego, którego stanowisko podlegało w 2014 r. Głównemu księgowemuzgodnie z §18 „Regulaminu Organizacyjnego” jednostki,nie przeprowadził w 2014 r. kontroli kwartalnych dotyczących zarządzanego obszaru. Obowiązek przeprowadzania kontroli i stosownego udokumentowania wykonanych czynności wynikał z§2 obowiązujących w SCŚ „Procedur kontroli zarządczej”, stanowiących załącznik do zarządzeń Dyrektora dotyczących kontroli zarządczej (Zarządzenie nr 5/13 z dnia 22.07.2013 r. i nr 23/2014 z dnia 23.10.2014 r.), według którego kierownicy komórek organizacyjnych lub wyznaczeni pracownicy winni sporządzać w okresach kwartalnych notatkę informacyjną, dokumentującą przeprowadzane czynności kontrolne. Notatki należało przekazywać do Sekretariatu Dyrektora do 10 dnia następnego miesiąca po zakończeniu każdego kwartału.

Według wyjaśnień Głównego księgowego, w obszarze finansowo – księgowym kontrolę wszystkich dokumentów finansowo - księgowych przeprowadzał Główny księgowy, który jest jednocześnie koordynatorem kontroli zarządczej i raz w roku sporządza w formie pisemnej samoocenę kontroli zarządczej oraz składa oświadczenie o stanie kontroli zarządczeji nie ma obowiązku sporządzania ww. notatek. Nie można przyjąć ww. wyjaśnień Głównego księgowego jako uzasadnienia niewykonania kontroli przez Kierownika Referatu Ekonomicznego.W opinii kontrolujących, procedury kontroli zarządczej nie zawierały zapisów wyłączających Kierownika Referatu Ekonomicznego z obowiązku wykonywania ww. kontroli i ich dokumentowania, w związku z czynnościami kontrolnymi realizowanymi przez Głównego księgowego w ramach kontroli funkcjonalnej. Należy także zaznaczyć, że w dokumentacji SCŚ znajdowały się „Notatki informacyjne z czynności kontrolnych” przeprowadzonych przez Inspektora w zakresie czynności windykacyjnych. Stanowiska ds. windykacji, podobnie jak stanowisko Kierownika Referatu Ekonomicznego podlegały w 2014 r. Głównemu księgowemu.

Informacja dotycząca występowania w jednostce transakcji podejrzanych za I półrocze 2014 r. przekazana została w dniu 22.07.2015 r.

Zgodnie z oświadczeniem złożonym w toku kontroli przez Dyrektora SCŚ, organa kontroli zewnętrznej nie przeprowadziły w 2014 r. żadnej kontroli.

W dokumentacji jednostki znajdowały się 4 „Notatki informacyjne z czynności kontrolnych” przeprowadzonych w obszarze windykacji, sporządzone w terminach do 10 dnia następnego miesiąca po zakończeniu każdego kwartału.

WKiAW, mimo stwierdzonych uchybień, pozytywnie ocenił ww. obszar.

  III. Uwagi i zalecenia

 Prezydent Miasta zalecił Dyrektorowi SCŚ:

1. przekazanie na rachunek bankowy Gminy wynagrodzeń bezpodstawnie naliczonych Dyrektorowi za 2013 i 2014 r. (kwota brutto) ,
2. naliczanie wynagrodzeń Dyrektorowi SCŚ zgodnie z dokumentacją zatwierdzoną przez Prezydenta Miasta Szczecin,
3. ujmowanie wydatków dot. opłaty abonamentowej ZWiK w § 4300,
4. wyegzekwowanie od pracowników nadpłaconych kwot (2 x 45 zł) tytułem diet za podróż służbową do Wałbrzycha w 2014 r.,
5. uregulowanie w formie procedury, zasad udzielania zaliczek i ich rozliczania oraz zwrotu poniesionych wydatków z uwzględnieniem wszystkich upoważnionych pracowników,
6. przyjęcie jednolitych zasad dotyczących potwierdzania dokumentów pracowniczych,
7. rzetelne prowadzenie kart ewidencji czasu pracy pracowników,
8. ustalenie osoby odpowiedzialnej za kontrolę merytoryczną dokumentacji dotyczącej wypłaty wynagrodzeń,
9. kontrola otrzymanych potwierdzeń sald zgodnie z obowiązującą w SCŚ ”Instrukcją inwentaryzacyjną”,
10. wykonywanie czynności inwentaryzacyjnych zgodnie z harmonogramem ustalonym przez Dyrektora SCŚ,
11. każdorazowy przegląd dokumentacji inwentaryzacyjnej po zakończeniu procesu inwentaryzacji pod kątem kompletności podpisów i innych elementów wynikających z obowiązujących procedur i wzorów dokumentów,
12. podjecie działań zmierzających do prowadzenia ksiąg inwentarzowych w programie pozwalającym na ewidencję zgodnie z wymogami uor,
13. dokonanie zmian w obowiązujących w jednostce zasadach rachunkowości i załącznikach do nich poprzez uzupełnienie lub doprecyzowanie zapisów oraz usunięcie niespójności.