Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2015 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin w sierpniu 2015 r. przeprowadził w Szkole podstawowej nr 69 przy ul. Zamoyskiego 2 w Szczecinie (zw. dalej SP nr 69 lub jednostkę) kontrolę w zakresie prawidłowości gospodarowania mieniem komunalnym, w tym zawierania umów w latach 2012-2014.

Ocena kontrolowanego zagadnienia, wnioski i zalecenia pokontrolne zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 24.11.2015 r.

I. Ocena ogólnakontrolowanej działalności

WKiAW pozytywniemimo stwierdzonych uchybień ocenił działalność jednostki w zakresie gospodarowania mieniem komunalnym, w tym zawierania umów w latach 2012 – 2014 (ocena pozytywna z uchybieniami).

W wyniku przeprowadzonej kontroli ustalono uchybienia polegające na:

1. Nieprawidłowym naliczaniu najemcom przyszkolnych lokali mieszkalnych opłaty z tytułu wywozu nieczystości stałych.
2. Zawieraniu umów najmu (dzierżawy) z pominięciem procedury przetargowej.
3. Pojedynczych przypadkach błędnego formułowania przedmiotu najmu w treści umów najmu lokali użytkowych.
4. Nienaliczaniu odsetek od nieterminowych płatności za najem lokali/powierzchni użytkowych.

W pozostałym zakresienie stwierdzono uchybień, a w szczególności:

1. Punktacja dla lokali mieszkalnych wymagana do ustalenia stawki czynszu została ustalona zgodnie z Zasadami ustalania ilości punktów dla danego lokalu mieszkalnego wchodzącego w skład mieszkaniowego zasobu Gminy Miasto Szczecin (Załącznik do Zasad polityki czynszowej oraz warunków obniżania czynszu wprowadzonych uchwałą Rady Miasta Szczecin nr XLVII/1187/10 z dnia 24 maja 2010 r. w sprawie ustalenia wieloletniego programu gospodarowania mieszkaniowym zasobem Gminy Miasto Szczecin na lata 2010-2015 ze zm.) (zw. dalej Zasadami ustalania ilości punktów). 
2. Zastosowano właściwe stawki opłat za zimną wodę, ścieki.
3. Treść zawieranych przez SP nr 69 umów była precyzyjna i wewnętrznie spójna oraz w sposób wyczerpujący regulowała prawa i obowiązki stron, a umowy były każdorazowo przekazywane do Wydziału Oświaty Urzędu Miasta Szczecin celem ich zaopiniowania przez radcę prawnego.
4. Jednostka podejmowała działania w zakresie utrzymania należytego stanu technicznego obiektu budowlanego.
5. Prawidłowo dokonywano wpisów do książki obiektu budowlanego.

II. Oceny cząstkowe

1. Umowy najmu lokali funkcyjnych:

Na dzień zakończenia kontroli jednostka dysponowała 2 lokalami mieszkalnymi:

1. lokalem nr 1 o powierzchni 33 m²oddanym w najem na podstawie przydziału mieszkania z dnia 16 listopada 1987 r. na czas trwania stosunku pracy najemcy.
2. lokalem położonym nr 2 o powierzchni 48 m²oddanym w najem na podstawie Przydziału mieszkania z dnia 6 października 1992 na czas trwania stosunku pracy najemcy.

Ostatnia aktualizacja opłat z tytułu użytkowania w/w lokali mieszkalnych miała miejsce pismami z dnia 31 grudnia 2012 r. ze wskazaniem, że od dnia 01 stycznia 2013 r. opłaty dla poszczególnych lokali wynoszą odpowiednio:

1. dla lokalu nr 1:

- stawka czynszu: 231,66 zł,

- zimna woda: 44,17 zł,

- ścieki: 72,25 zł,

- wywóz odpadów komunalnych: 34,27 zł

1. dla lokalu nr 2:

- stawka czynszu: 345,60 zł,

- zimna woda: 66,26 zł,

- ścieki: 108,38 zł,

- wywóz odpadów komunalnych: 51,40 zł,

W zakresieskontrolowanych umów najmu lokali mieszkalnych nr 1 i 2 stwierdzono uchybienia polegające na nieprawidłowym naliczaniu najemcom przyszkolnych lokali mieszkalnych opłaty z tytułu wywozu nieczystości stałych.

Do obliczeniakosztu wywozu odpadów zastosowano współczynnik w wysokości 0,26 m³, podczas gdy według wskazań tabeli 4.3 Załącznika do uchwały nr XXXVII/905/09 Rady Miasta Szczecin z dnia 20 lipca 2009 r. w sprawie uchwalenia Planu Gospodarki Odpadami dla Miasta Szczecina aktualizacja na lata 2009-2011 z perspektywą do roku 2015 objętościowy współczynnik nagromadzenia odpadów domowych wyniósł w latach 2008/2009 2,97 m³na jednego mieszkańca na rok (0,2475/miesięcznie). Uwzględniając ww. współczynnik miesięczna wysokość doliczanej w 2012 r. do czynszu opłaty za wywóz odpadów domowych wynieść powinna: dla mieszkania nr 1 – 31,15 zł, dla mieszkania nr 2 – 46,71 zł, a w 2013 r. odpowiednio: 32,62 zł; 48,93 zł. Natomiast w 2014 r. odpowiednio: 32,34 zł; 48,51 zł.

Ustalono ponadto, że:

1. Treść umów najmu lokali mieszkalnych była zgodna z powszechnie obowiązującymi przepisami prawa.
2. Punktacja lokali wymagana do ustalenia stawki czynszu została ustalona zgodnie z Zasadami ustalania ilości punktów.
3. Zastosowano właściwe stawki opłat za zimną wodę, ścieki, energię elektryczną
4. Dokumentacja księgowa ewidencjonująca należności z tytułu najmu lokali mieszkalnych prowadzona była rzetelnie.

 WKiAW pomimo stwierdzonego uchybienia pozytywnie ocenia działalność jednostki w badanym obszarze (ocena pozytywna z uchybieniami).

2. Umowy najmu/dzierżawy lokali użytkowych/powierzchni zawarte w jednostce, w okresie objętym kontrolą.

W latach 2012 – 2014 jednostka zawarła łącznie 17 umów najmu/dzierżawy lokali/powierzchni użytkowych.

W okresie objętym kontrolą osobą odpowiedzialną za przygotowanie umów najmu (dzierżawy) lokali użytkowych był kierownik administracyjny SP 69.

W zakresie w/w umów stwierdzono następujące uchybienia:

1. Zawarcie 7 spośród 17. umów najmu (dzierżawy) nastąpiło z pominięciem procedury przetargowej, czym naruszono § 4 ust. 1 uchwały nr LXIII/1169/06 Rady Miasta Szczecin z dnia 16.10.2006 r. w sprawie określenia szczegółowych warunków korzystania z nieruchomości gminnych przez miejskie jednostki organizacyjne nie posiadające osobowości prawnej (zw. dalej uchwałą z dn. 16.10.2006 r.), według którego oddanie przez jednostkę organizacyjną nieruchomości w najem lub dzierżawę następuje w drodze przetargu zgodnie z przepisami ustawy o gospodarce nieruchomościami. Ustalono też, że w żadnym przypadku Dyrektor jednostki nie uzyskał zgody Prezydenta Miasta na zawarcie umów najmu sali gimnastycznej w drodze bezprzetargowej, co naruszyło przepis § 4 ust. 3 uchwały z dnia 16.10.2006 r. w ówcześnie obowiązującym brzmieniu, według którego odstąpienie od przeprowadzenia przetargu w sytuacji, gdy w wynajmowanej nieruchomości prowadzona była działalność m.in. sportowa nie mająca charakteru działalności komercyjnej, następuje każdorazowo za zgodą Prezydenta Miasta.
2. W przypadku 2 spośród 17. umów najmu (dzierżawy) nieprawidłowo określono przedmiot najmu. W ww. umowach wskazano jako przedmiot salę gimnastyczną o powierzchni 163,93 m²wraz z szatniami wf oraz sanitariatami. W toku kontroli ustalono, że zajęcia odbywały się w sali nr 2 o powierzchni 49,59 m².
3. Kontrola ustaliła, że w 55 przypadkach pomimo opóźnień sięgających 111 dni nie naliczono odsetek od nieterminowych płatności za najem lokali/powierzchniużytkowych. W związku z powyższym na dzień 01.10.2015 r. łączna wartość odsetek za nieterminowe płatności wyniosła 95,60 zł. W dniu 01.10.2015 r. Główna Księgowa SP nr 69 jako osoba odpowiedzialna naliczyła zaległe odsetki i dokonała wpłaty do kasy SP nr 69 w kwocie 95,60 zł. W treści wszystkich wskazanych w lit. a-q umów najmu zawarto zapisy dot. obowiązku uiszczenia przez najemcę odsetek ustawowych za opóźnienie w zapłacie należności z tyt. najmu.

W pozostałym zakresie ustalono, że:

• treść zawieranych przez SP nr 69 umów była precyzyjna i wewnętrznie spójna oraz w sposób wyczerpujący regulowała prawa i obowiązki stron.
• umowy były każdorazowo przekazywane do Wydziału Oświaty celem ich zaopiniowania przez radcę prawnego.

WKiAW pomimo stwierdzonychuchybień pozytywnie ocenia działalność jednostki w badanym obszarze (ocena pozytywna z uchybieniami).

3. Badania i kontrole stanu technicznego budynku 

Książka obiektu budowlanego SP nr 69 na dzień 20.07.2015 r. posiadała następujące wpisy kontroli wykonanych w latach 2012- 2014: roczny przegląd stanu technicznego budynku szkolnego – lipiec 2012 r., lipiec 2014 r.; protokół z okresowej kontroli przewodów kominowych – lipiec 2012 r., lipiec 2013 r., lipiec 2014 r.; przegląd techniczny instalacji gazowej – październik 2012 r., listopad 2013 r., październik 2014 r.; przeprowadzenie pomiarów ochronnych instalacji elektrycznej – listopad 2012 r. (termin następnego badania – listopad 2017 r.); okresowa kontrola 5-letnia stanu technicznego budynku i przydatności do użytkowania – czerwiec 2013 r.

Nie stwierdzono uchybień w powyższym obszarze.

Jednostka posiadała aktualne przeglądy kontroli stanutechnicznego budynku oraz elementów budynku i instalacji narażonych na szkodliwe wpływy atmosferyczne, przewodów kominowych oraz instalacji elektrycznej i gazowej, co wyczerpywało dyspozycje art. 62 ust. 1 pkt 1-2 ustawy z dnia 07.07.1994 r. - Prawo budowlane (j.t. Dz. U. z 2013 r.1409 ze zm.) (zw. dalej p.b.u.).

Fakt przeprowadzenia badań i kontroli stanu technicznego budynku był odnotowany w książce obiektu budowlanego, co było zgodne z przepisem § 5 pkt 4 rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 03.07.2003 r. w sprawie książki obiektu budowlanego (Dz. U. Nr 120, poz. 1134), według którego wpisy do książki obejmują m.in. protokoły kontroli oraz badań określonych w art. 62 ust. 1-2 p.b.u.

WKiAW pozytywnie oceniadziałalność jednostki w powyższym zakresie.

III. Uwagi i zalecenia

Przedstawiając powyższe oceny i uwagi, stosownie do § 37 ust 3 Załącznika Nr 2 do Zarządzenia w sprawie kontroli Prezydent Miasta Szczecin zalecił:

1. Stosowanie prawidłowego wskaźnika średniego zużycia odpadów komunalnych.
2. Przy zawieraniu umów najmu stosowanie procedury przetargowej zgodnie z uchwałą nr VIII/128/15 Rady Miasta Szczecinz dnia 26.05.2015 r.
3. Prawidłowe formułowanie treści umów, które będą zawierane w jednostce poprzez precyzyjne wskazywanie ich przedmiotów.

W przypadku opóźnień w zapłacie należności z tyt. najmu, naliczanie odsetek ustawowyc