Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2015 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin w okresie od dnia 2 grudnia 2015 r. do dnia 9 grudnia 2015 r.przeprowadził kontrolę wFilharmonii im. Mieczysława Karłowicza przy ul. Małopolskiej 48 w zakresie prawidłowości przeprowadzenia  w 2014 r. procedury przetargu nieograniczonego na zadanie „dostawa różnego sprzętu komputerowego  wraz z oprogramowaniem i licencjami dla Filharmonii  im.  Mieczysława Karłowicza  w Szczecinie” wraz z wykonaniem umowy. Ocena kontrolowanego zagadnienia, wnioski i zalecenia pokontrolne zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 7 stycznia 2016 r.

 I. Ocena ogólna kontrolowanej działalności

W wyniku kontroli prawidłowości przeprowadzenia w 2014 r. procedury przetargu nieograniczonego na dostawę sprzętu komputerowego wraz z oprogramowaniem i licencjami dla Filharmonii wraz z wykonaniem umowy ustalono uchybienie polegające na zastosowaniu niewłaściwego kursu przy przeliczeniu wartości zamówienia na euro. Kontrola wykazała ponadto, że w jednostce nie obowiązywał regulamin udzielania zamówień publicznych oraz regulamin pracy komisji przetargowej.

W pozostałym zakresie nie stwierdzono nieprawidłowości ani uchybień w realizacji zapisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. prawo zamówień publicznych (j. t Dz. U. z 2013 r. poz. 907 ze zm.)zwanej dalej pzp, aktów wykonawczych, jak również postanowień zawartej umowy.

 II. Oceny cząstkowe

 1. Procedura przetargu nieograniczonego

W dniu 7 lipca 2014 r. opublikowano ogłoszenie o zamówieniu na dostawę różnego sprzętu komputerowego wraz z oprogramowaniem i licencjami dla Filharmonii. Termin składania ofert określono na dzień 17 lipca 2014 r. Wartość zamówienia ustalona została w dniu 26 czerwca 2014 r. na kwotę 350 500,00 zł netto. W postępowaniu wpłynęła 1 oferta. Jedynym kryterium oceny ofert była cena.

W toku kontroli ustalono, że wprotokole z postępowania wskazano jako wartość zamówienia kwotę 350 500,00 zł netto, a w przeliczeniu: 82 842,20 euro, co świadczy o zastosowaniu kursu w wysokości 4,2309 zł. Powyższe było niezgodne z zapisami § 1 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 23 grudnia 2013 r. w sprawie średniego kursu złotego w stosunku do euro (Dz. U z 2013 r. poz.1692)stanowiącego podstawę przeliczania wartości zamówień publicznych,według którego średni kurs złotego w stosunku do euro wynosił 4,2249.

Osobą odpowiedzialną za planowanie i realizację zamówień publicznych była osoba zatrudniona na stanowisku Kierownika Działu Gospodarczego Filharmonii.

Ustalono ponadto, że w jednostce nie wprowadzono regulaminu udzielania zamówień publicznych, ani regulaminu pracy komisji przetargowej, co doprowadziło do sytuacji, w której nie było jasnego podziału obowiązków członków komisji przetargowej. Komisja przetargowa została bowiem powołana zarządzeniem nr 15/2014 r., którego treść ograniczała się jedynie do wskazania członków komisji oraz nazwy postępowania. Podkreślić należy, że żaden z obowiązujących przepisów prawa nie nakładał na Dyrektora Filharmonii obowiązku wprowadzenia regulaminu udzielania zamówień publicznych ani regulaminu pracy komisji przetargowej.Wprowadzenie stosownych regulacji byłoby jednak w ocenie kontroli uzasadnione z punktu widzenia przejrzystości podziału obowiązków członków komisji przetargowej. Wskazać w tym miejscu należy, że zgodnie ze standardem kontroli zarządczej z pkt 10 załącznika do komunikatu Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 r. w sprawie  standardów  kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych (Dz. Urz. MF z 2009r. Nr 15, poz. 84) procedury wewnętrzne,instrukcje, wytyczne, dokumenty określające zakres obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności pracowników i inne dokumenty wewnętrzne stanowią dokumentację systemu kontroli zarządczej, która powinna być spójna i dostępna dla wszystkich osób, dla których jest niezbędna.

Kontrola wykazała, że w pozostałym zakresie przedmiotową procedurę przeprowadzono zgodnie z wymogami pzp oraz przepisów wykonawczych do tej ustawy, a w szczególności:

• sporządzono Specyfikację Istotnych Warunków Zamówienia (zwaną dalej SIWZ) zawierającą wszystkie wymagane przepisami elementy w tym m.in. nazwę (firmę) oraz adres zamawiającego, tryb udzielenia zamówienia, opis przedmiotu zamówienia, termin wykonania zamówienia, miejsce oraz termin składania i otwarcia ofert,
• prawidłowo określono przedmiot zamówienia stosując nazwy i kody określone we Wspólnym Słowniku Zamówień,
• sporządzono ogłoszenia o zamówieniu, zmianie ogłoszenia i SIWZ oraz udzieleniu zamówienia, każdorazowo zamieszczano je w Biuletynie Zamówień Publicznych, Biuletynie Informacji Publicznej oraz w miejscu publicznie dostępnym w siedzibie Filharmonii,
• prawidłowo udokumentowano poszczególne etapy zamówienia, sporządzając protokoły z postępowania w oparciu o odpowiednie wzory wskazane w przepisach,
• żądano wymaganej przepisami dokumentacji w tym m.in. oferty cenowej, wykazu najważniejszych dostaw wykonanych w okresie ostatnich trzech lat przed wszczęciem postępowania o udzielenie zamówienia, wykazu osób biorących udział w wykonaniu zamówienia, oraz informacji banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo – kredytowej, w których wykonawca posiada rachunek, potwierdzającej wysokość posiadanych przez niego środków finansowych lub jego zdolność kredytową,
• dochowano terminów określonych w przepisach w zakresie: terminu składania ofert, udzielenia odpowiedzi na pytania dotyczące treści SIWZ i związanego z tym przedłużenia terminu składania ofert oraz związania ofertą.

Wykonawca przed podpisaniem umowy wniósł wadium w kwocie 10 000,00 zł oraz przedstawił wymagane zaświadczenie banku potwierdzające wysokość posiadanych środków finansowych nie mniejszą niż 150 000 zł, wystawione w dniu 10 czerwca 2014 r. tj. nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania ofert.

WKiAW mimo stwierdzonych uchybień pozytywnie ocenił działalność jednostki w powyższym obszarze (ocena pozytywna z uchybieniami).

 2. Realizacja umowy na dostawę sprzętu komputerowego 

W dniu 21 lipca 2014 r. w rezultacie dokonania wyboru oferty Wykonawcy w przetargu nieograniczonym Filharmonia zawarła umowę  na dostawę sprzętu komputerowego wraz z oprogramowaniem i licencjami. Termin wykonania przedmiotu umowy został ustalony na 24 dni kalendarzowe od dnia jej zawarcia. Wynagrodzenie wykonawcy ustalono na kwotę 389 861,92 zł brutto, a termin płatności na 30 dni od dnia dostarczenia prawidłowo wystawionej faktury VAT. W dniu 14 sierpnia 2014 r. wykonawca wystawił fakturę VAT nr SYS/143/14  na kwotę 389 861,92 zł, która została zapłacona przelewem w dniu 12 września 2014 r.

Nie stwierdzono uchybień w powyższym obszarze.

Przedmiot umowy i termin realizacji były zgodne z ofertą wykonawcy oraz wzorem umowy stanowiącym załącznik nr 10 do SIWZ. W toku kontroli ustalono, że wykonawca w pełni zrealizował zakres dostaw wskazany w umowie, co zostało potwierdzone w protokole odbioru ilościowego z dnia 6 sierpnia 2014 r. oraz w protokole odbioru jakościowego z dnia 14 sierpnia 2014 r. Zapłata nastąpiła w terminie wskazanym w umowie.

WKiAW pozytywnie ocenił działalność jednostki w powyższym obszarze (ocena pozytywna). 

III. Uwagi i zalecenia

Przedstawiającpowyższe oceny i uwagi, stosownie do § 37 ust 3 Załącznika Nr 2 do Zarządzenia w sprawie kontroli zalecam Pani Dyrektor:

1. stosowanie przy przeliczeniu wartości zamówienia na euro kursu wynikającego z rozporządzeń wydawanych na podstawie art.  35 ust.  3 pzp,
2. opracowanie i wprowadzenie regulaminu udzielania zamówień publicznych oraz regulaminu pracy komisji przetargowej.