Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2015 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin w okresie od dnia 18.12.2015 r. do dnia 28.12.2015 r. przeprowadził kontrolę w Szkole Podstawowej nr 54 (zw. dalej SP nr 56 przy ul. Generała Ludomiła Rayskiego 9 w Szczecinie w zakresie prawidłowości przeprowadzenia w 2014 r. procedury przetargu nieograniczonego na zadanie „Przebudowa otworów wejściowych w szatni i remont pomieszczeń budynku Szkoły Podstawowej nr 54 w Szczecinie” wraz z wykonaniem umów. Ocena kontrolowanego zagadnienia, wnioski i zalecenia pokontrolne zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 14.01.2016 r.

I. Ocena kontrolowanej działalności

Kontrola wykazała uchybienia polegające na:

• zawarciu umów przechodzących na kolejny rok budżetowy bez posiadania przez Panią Dyrektor SP nr 54 stosownego upoważnienia,
• niewezwaniu jednego z wykonawców do złożenia wymaganego przez zamawiającego oświadczenia o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu według wzoru stanowiącego załącznik nr 4 do Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia (zw. dalej SIWZ),
• ustaleniu wadium w wysokości przekraczającej 3 % wartości każdej z części zamówienia,
• zawarciu umowy przed wniesieniem przez wykonawcę zabezpieczenia należytego wykonania umowy,
• zwrocie zabezpieczenia należytego wykonania umowy po upływie 30 dni od dnia wykonania zamówienia i uznania przez zamawiającego za należycie wykonane.

W pozostałym zakresie nie stwierdzono nieprawidłowości ani uchybień w realizacji zapisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. prawo zamówień publicznych (zw. dalej pzp), aktów wykonawczych, jak również obowiązującego w jednostce regulaminu udzielania zamówień publicznych oraz postanowień zawartej umowy.

II. Oceny cząstkowe

1. Procedura przetargu nieograniczonego

W dniu 3 września 2014 r. opublikowano ogłoszenie o zamówieniu na roboty budowlane pn. „Przebudowa otworów wejściowych w szatni i remont pomieszczeń budynku Szkoły Podstawowej nr 54 w Szczecinie”. Termin składania ofert określono na dzień 24 września 2014 r. Wartość zamówienia ustalona została w dniu 11 czerwca 2014 r. na kwotę 549 446,72 zł netto w odniesieniu do części I zamówienia oraz 331 733,60 zł netto w odniesieniu do części II zamówienia. W postępowaniu wpłynęły oferty 6 wykonawców, w odniesieniu do I części 5 ofert, natomiast w odniesieniu do II części 6 ofert. Jedynym kryterium oceny ofert była cena.

W toku kontroli ustalono, że umowy o udzielenie zamówień publicznych z dnia 14 października 2014 r. i 17 października 2014 r., których okres realizacji został określony na 120 dni kalendarzowych zostały podpisane przez Dyrektora SP nr 54 pomimo braku upoważnienia do zawierania umów przekraczających rok budżetowy. Naruszono tym samym zapisy art. 44 ust. 1 pkt 3 w zw. z art. 46 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r.o finansachpublicznych (zw. dalej u.f.p.), według których wydatki publicznemogą być ponoszone na cele i w wysokościach ustalonych w planie finansowym jednostki sektora finansówpublicznych, ponadto jednostki te mogą zaciągać zobowiązania do sfinansowania w danym roku do wysokości wynikającej z planu wydatków lub kosztów jednostki (...), z zastrzeżeniem art. 136 ust. 4 i art. 153 u.f.p.

Wadium określono w wysokości przekraczającej 3 % wartości każdej z części zamówienia tj. dla części I w wysokości 16 500,00 zł (3,33%)a w odniesieniu do części II w wysokości 10 000,00 zł (3,32%). Powyższe naruszyło zapisy art. 45 ust. 4 i 5 pzp, wg których zamawiający określa kwotę wadium w wysokości nie większej niż 3% wartości zamówienia, a jeżeli dopuszcza składanie ofert częściowych lub udziela zamówienia w częściach, określa kwotę wadium dla każdej z części.

Zamawiający wbrew dyspozycji art. 26 ust. 3 pzp nie wezwał wykonawcy (oferta nr  5 w części I i oferta nr 6 w części II) do uzupełnienia oferty o brakujący załącznik nr 4 do SIWZ tj. oświadczenie o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu. Przedmiotowe uchybienie nie miało wpływu na wynik postępowania z uwagi na fakt, że oferta ww. wykonawcy nie była najkorzystniejsza.

Zamawiający w dniu 14 października 2014 r. zawarł umowę z Wykonawcą pomimo niewniesienia zabezpieczenia należytego wykonania umowy, które nastąpiło dopiero w dniu 20 października 2014 r. Powyższe naruszało zapisy ust. 2 rozdziału XIII SIWZ, według którego wykonawca był zobowiązany wnieść zabezpieczenie należytego wykonania umowy najpóźniej do dnia jej podpisania.

Osobą odpowiedzialną za analizę i ocenę ofert pod względem formalno-prawnym był Sekretarz komisji przetargowej. Za reprezentowanie komisji przetargowej oraz nadzorowanie prawidłowego prowadzenia postępowania pod względem formalno-prawnym odpowiadała natomiast Przewodnicząca komisji przetargowej.

Kontrola wykazała, że w pozostałym zakresie przedmiotową procedurę przeprowadzono zgodnie z wymogami pzp oraz przepisów wykonawczych do tej ustawy, a w szczególności:

• sporządzono SIWZ zawierającą wszystkie wymagane przepisami elementy w tym m.in. nazwę (firmę) oraz adres zamawiającego, tryb udzielenia zamówienia, opis przedmiotu zamówienia, termin wykonania zamówienia, miejsce oraz termin składania i otwarcia ofert,
• prawidłowo określono przedmiot zamówienia stosując nazwy i kody określone we Wspólnym Słowniku Zamówień,
• prawidłowo ustalono wartość zamówienia w oparciu o skorygowany kosztorys inwestorski i przeliczono wartość zamówienia na euro, według zapisów § 1 ówcześnie obowiązującego rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 23 grudnia 2013 r. w sprawie średniego kursu złotego w stosunku do euro,
• sporządzono ogłoszenia o zamówieniu, SIWZ oraz udzieleniu zamówienia, każdorazowo zamieszczano je w Biuletynie Zamówień Publicznych, Biuletynie Informacji Publicznej oraz w miejscu publicznie dostępnym w siedzibie jednostki,
• prawidłowo udokumentowano poszczególne etapy zamówienia, sporządzając protokoły z postępowania w oparciu o odpowiednie wzory wskazane w przepisach,
• żądano wymaganej przepisami dokumentacji w tym m.in. oferty cenowej, wykazu najważniejszych robót budowlanych wykonanych w okresie ostatnich pięciu lat przed wszczęciem postępowania o udzielenie zamówienia, wykazu osób biorących udział w wykonaniu zamówienia, oświadczenia o posiadaniu uprawnień,
• dochowano terminów określonych w przepisach w zakresie: terminu składania ofert, udzielenia odpowiedzi na pytania dotyczące treści SIWZ oraz związania ofertą,
• wszyscy wykonawcy uczestniczący w przetargu wnieśli wadium w wysokości i formie określonej przez SIWZ oraz dopuszczalnej przez pzp.

WKiAW pomimo stwierdzonych nieprawidłowości pozytywnie ocenił działalność jednostki w badanym obszarze (ocena pozytywna z nieprawidłowościami).

2. Realizacja umowy

W dniach 14 i 17  października 2014 r. w rezultacie dokonania wyboru ofert w przetargu nieograniczonym Zamawiający zawarł dwie umowyo roboty budowlane. W obu przypadkach termin wykonania przedmiotu umowy został ustalony na 120 dni kalendarzowych od dnia ich zawarcia, a termin płatności na 16 dni od daty przyjęcia przez Zamawiającego prawidłowo wystawionej faktury. Wynagrodzenie wykonawcy ustalono odpowiednio: na kwotę 624 922,26 zł brutto – w odniesieniu do części I zamówienia oraz  na kwotę 300 594,20 zł bruttow odniesieniu do części II zamówienia.

Dokumentacja przedstawiona do kontroli dotycząca realizacji I części zamówienia zawierała protokoły przekazania placu budowy z dnia 6 listopada 2014 oraz 21 listopada 2014 r. (z uwagi na spór dotyczący umocowania przedstawicieli wykonawcy oraz zwłokę w podjęciu prac przez wykonawcę). Dokumentacja zawierała również rozbudowaną korespondencję dotyczącą sporu między stronami umowy w zakresie: sposobu oraz terminowości wykonywania prac, ilości pracowników, sposobu zabezpieczenia placu budowy, utrzymania bezpieczeństwa i porządku na terenie szkoły. 

W dniu 21 marca 2015 r. upłynął termin wykonania robót budowlanych  określonych w części I zamówienia. W związku z powyższym w dniu 13 maja 2015 r. Prezydent Miasta Szczecin skorzystał z uprawnienia przewidzianego w § 7 ust. 3 w związku z § 8 ust. 1 umowy nr SP54.02.14 CRU/2014/02 i złożył oświadczenie o odstąpieniu od przedmiotowej umowy.

W dniu 20 marca 2015 r. wykonawca części II zamówienia zgłosił roboty do odbioru końcowego. W dniu 31 marca 2014 r. wystawił fakturę VAT na kwotę 300 594,20 zł, która została zapłacona przelewem w dniu 16 kwietnia 2014 r.

Kontrolą objęto wykonanie umowy dotyczącej II części zamówienia.

Ustalono uchybienie terminowi wynikającemu z art. 151 ust. 1 pzp, według którego zamawiający zwraca zabezpieczenie w terminie 30 dni od dnia wykonania zamówienia  i uznania przez zamawiającego za należycie wykonane. Zgodnie z zapisami protokołu końcowego odbioru robót budowlanych zamówienie zostało zrealizowane w dniu 30 marca 2014 r. Udostępniona w toku kontroli dokumentacja zawierała pismo Wykonawcy z dnia 21 kwietnia 2015 r., w którym zwrócił się o zwrot zabezpieczenia. Zabezpieczenie należytego wykonania umowy było przechowywane na rachunku Gminy Miasto Szczecin i zostało zwrócone Wykonawcy dopiero w dniu 8 maja 2015 r.

Ustalono ponadto, że przedmiot umowy i termin realizacji były zgodne z ofertą wykonawcy oraz wzorem umowy stanowiącym załącznik nr 8b do SIWZ. W toku kontroli ustalono, że Wykonawca mimo utrudnionego dostępu do placu budowy ze względu na konflikt drugiego Wykonawcy z Zamawiającym, w pełni zrealizował zakres robót wskazany w umowie, co zostało potwierdzone w protokole odbioru końcowego z dnia 30 marca 2014 r. Zapłata nastąpiła w terminie wskazanym w umowie. WKiAW pomimo stwierdzonego uchybienia pozytywnie ocenił działalność jednostki w badanym obszarze (ocena pozytywna z uchybieniami).

III. Uwagi i zalecenia

Prezydenta Miasta Szczecin zalecił Dyrektorowi SP nr 54:

1. zawieranie umów wiążących się z wydatkowaniem środków na okres niewykraczający poza rok budżetowy lub uzyskanie stosownego upoważnienia Prezydenta Miasta do zaciągania zobowiązania pieniężnych, których realizacja i termin zapłaty dokonywane są w roku następnym, 
2. każdorazowe wzywanie wykonawców którzy nie złożyli wymaganych przez zamawiającego oświadczeń lub dokumentów, o których mowa w art. 25 ust. 1 pzp lub pełnomocnictw, albo złożyli dokumenty zawierające błędy lub wadliwe pełnomocnictwa do ich złożenia w wyznaczonym terminie,
3. ustalanie wadium w prawidłowej wysokości,
4. zawieranie umów po wniesieniu zabezpieczenia należytego jej wykonania, jeżeli jest wymagane,
5. zwracanie zabezpieczenia należytego wykonania umowy w terminie wynikającym z art. 151 ust. 1 pzp.