Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2015 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin w okresie 11.09. – 5.10.2015 r. przeprowadził kontrolę w Poradni Psychologiczno - Pedagogicznej nr 2 w Szczecinie, ul. Jaśminowa 4, zwanej dalej PPP nr 2, w zakresie gospodarki finansowo – księgowej, w tym wynagrodzeń osobowych i spraw kadrowych za 2014 r.

Ocena kontrolowanego zagadnienia, wnioski i zalecenia pokontrolne zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 23.11.2015 r.

I. Ocena ogólna kontrolowanej działalności

WKiAW negatywnie ocenił prowadzenie gospodarki finansowo – księgowej w 2014 r. Stwierdzone nieprawidłowości i uchybienia dotyczyły:

• niezgodności sprawozdań budżetowych z ewidencją księgową,
• prowadzenia ksiąg rachunkowych w sposób niezgodny z ustawą z dnia 29.09.1994 r. o rachunkowości (jt. Dz. U. z 2013 r. poz. 330 ze zm.), zwanądalej uor,
• braku bieżącego monitoringu należności w celu ich wyegzekwowania,
• sposobu naliczania dodatkowego wynagrodzenia rocznego i wynagrodzeń chorobowych,
• sposobu rozliczania wyjazdów służbowych pracowników PPP nr 2,
• nieuzgodnienia ksiąg inwentarzowych z zapisami na kontach 011, 013, 014 i 020,
• sposobu prowadzenia ksiąg inwentarzowych środków trwałych i pozostałych środków trwałych oraz braku prowadzenia ksiąg inwentarzowych wartości niematerialnych i prawnych,
• braku bieżącej aktualizacji stosowanych procedur.

Nie stwierdzono nieprawidłowości w poniższym zakresie:

• terminowego realizowania płatności z tytułu składek ZUS i podatku dochodowego od osób fizycznych,
• sporządzania notatek służbowych z analizy rynku zgodnie z Zarządzeniem nr 314/13 Prezydenta Miasta z dnia 17.07.2013 r. w sprawie zasad wykonywania w Urzędzie Miasta Szczecin i jednostkach organizacyjnych Gminy Miasto Szczecin ustawy Prawo Zamówień Publicznych oraz Regulaminu Pracy Komisji Przetargowej Urzędu Miasta Szczecin i Zarządzeniem nr 165/14 Prezydenta Miasta z dnia 15.04.2014 r. zmieniającym ww. zarządzenie,
• sporządzania i przekazywania do wydziału nadzorującego Urzędu Miasta informacji o występowaniu lub niewystępowaniu transakcji podejrzanych, w związku z wymogami ustalonymi przez Prezydenta Miasta Szczecin w Zarządzeniu Nr 579/09 z dnia 8.12.2009 r. w sprawie Instrukcji postępowania w sprawie przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu,
• przekazywania do WKiAW informacji o kontrolach zewnętrznych przeprowadzonych w PPP nr 2, zgodnie z wymogami § 11 i § 12 Załącznika Nr 1 do Zarządzenia Nr 399/03 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 10.07.2003 r. w sprawie zasad i trybu przeprowadzania kontroli.

 II. Oceny cząstkowe

1. Dochody budżetowe, w tym WRD

1.1. Wykonanie dochodów budżetowych i WRD

Wykonanie dochodów budżetowych PPP nr 2 w 2014 r. wyniosło 290 zł, co stanowiło 97% planowanej kwoty. Dochody budżetowe, wykazane w § 097 stanowiły wyłącznie wynagrodzenie płatnika za terminowe regulowanie należności z tytułu podatku dochodowego od osób fizycznych.

PPP nr 2 w 2014 r. uzyskał dochody z wydzielonego rachunku dochodów (WRD) w wysokości 52.847 zł, co stanowiło 74,1% zaplanowanej kwoty.Dochody zgromadzone na WRD stanowiły w 99,9% wpływy z najmu i dzierżawy (§ 0750) oraz w 0,1% wpływy z tytułu odsetek bankowych (§ 0920).  Kontroli poddano wszystkie umowy najmu obowiązujące w 2014 r. (2 umowy najmu) oraz faktury wystawione przez PPP nr 2 w 2014 r. (36 faktur) na kwotę ogółem 52.172,71 zł, tj. 99% dochodów WRD w § 0750 za 2014 r. Umowy zostały skontrolowane pod kątem realizacji zapisów umownych oraz akceptacji przez radcę prawnego UM.

Podatek od nieruchomości za najem pomieszczenia (kontrahent nr 1) naliczany był za 6 m²mimo, że według § 1 ust. 1 umowy najmu z dnia 31.12.2013 r., wynajmowi podlegało pomieszczenie o powierzchni 22 m². Tym samym podatek od nieruchomości za 2014 r. został zaniżony o 74,88 zł.

W przypadku najmu pomieszczeń poradni dla potrzeb Obwodowej Komisji Wyborczej, w ewidencji zarówno po stronie przychodów (konto 700), jak i dochodów (konto 132) jako dowód księgowy ujęto wyciąg bankowy, podczas gdy wyciąg bankowy jest bankowym dokumentem informującym o operacjach pieniężnych uznających, bądź obciążających rachunek bankowy i do jego ewidencji służą odpowiednio konta: 130, 132 i 135. Operacja ta ponadto została ujęta w ewidencji z pominięciem konta 201, co było niezgodne z opisem do konta 201, stanowiącym część II załącznika nr 3 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5.07.2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (j.t. z 2013 r., poz. 289), zwanego dalej rozporządzeniem z dnia 5.07.2010 r., według którego konto 201 obciąża się za powstałe należności i roszczenia oraz za spłatę i zmniejszenie zobowiązań, a uznaje się za powstałe zobowiązania oraz spłatę i zmniejszenie należności i roszczeń. Ewidencja szczegółowa do konta 201 powinna zapewnić możliwość ustalenia należności i zobowiązań według poszczególnych kontrahentów.

Faktury z naliczonym czynszem wystawione kontrahentowi nr 2 za miesiące: I, III, IV, V, VI, VIII, IX i X 2014 r. zostały wystawione po 15-tym dniu miesiąca mimo, że według § 4 ust. 3 umowy z dnia 31.12.2013 r., czynsz i opłaty dodatkowe powinny być płatne do dnia 15-go każdego miesiąca za bieżący miesiąc.

Powyższemu kontrahentowi naliczona została jedynie pierwsza część ryczałtu w wys. 600,01 zł. Nie została naliczona druga część w wys. 599,99 zł, co było niezgodne z zapisami § 4 ust. 4 i 5 umowy, według których pozostałe koszty związane z eksploatacją wynajmowanego budynku obejmuje się ryczałtem w kwocie 1200 zł. Wymieniona kwota ryczałtu powinna być płatna w 2 równych ratach: pierwsza do 31 stycznia, druga do 30 czerwca.

Wszystkie faktury ponadto, wystawione ww. kontrahentowi, za poszczególne miesiące 2014 r., zostały zapłacone po terminie. W ewidencji nie było dowodów księgowych potwierdzających naliczenie ustawowych odsetek, co było niezgodne z § 8 ust. 5 ww. rozporządzenia z dnia 5.07.2010 r., według którego odsetki od należności i zobowiązań, ujmuje się w księgach rachunkowych w momencie ich zapłaty, lecz nie później niż pod datą ostatniego dnia kwartału w wysokości odsetek należnych na koniec tego kwartału. Ustawowe odsetki od faktur niezapłaconych w terminie powinny wynieść 850,10 zł.

Osobą odpowiedzialną w PPP nr 2 za ewidencję dochodów był główny księgowy.

Według standardu kontroli zarządczej nr 14 lit. a i d zawartego w grupie C – Mechanizmy kontroli, o którym mowa w Załączniku do Komunikatu Nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych (Dz. Urz. MF Nr 15, poz. 84), zwanego dalej komunikatem w sprawie standardów kontroli zarządczej, w jednostce powinny istnieć mechanizmy kontroli dotyczące operacji finansowych i gospodarczych dotyczące rzetelnego i pełnego dokumentowania operacji finansowych i gospodarczych oraz ich weryfikacji przed i po realizacji.

Obie umowy najmu zostały zaakceptowane przez radcę prawnego UM.

Kontrola faktur wystawionych kontrahentowi nr 1 wykazała, że zostały one uregulowane we wskazanych terminach.

WKiAW negatywnie ocenił realizację dochodów w 2014 r., w zakresie poprawności, kompletności dokumentacji, ewidencjonowania i terminowości dokonywanych wpłat.

 1.2. Należności

W sprawozdaniach z wykonania planu dochodów budżetowych Rb-27S, z wykonania dochodów i wydatków na WRD Rb-34S oraz w kwartalnym sprawozdaniu o stanie należności (Rb-N), sporządzonych na dzień 31.12.2014 r. nie zostały wykazane należności niewymagalne i wymagalne.

W stosunku do należności niezapłaconych w terminie (wymienionych w punkcie 1.1. wystąpienia) nie były podejmowane czynności windykacyjne. Powstałe należności nie zostały wykazane w sprawozdaniu Rb-34S i Rb-N.

WKiAW negatywnie ocenił bieżący monitoring należności w jednostce.

 2. Wydatki budżetowe, w tym WRD

2.1 Wykonanie wydatków budżetowych i WRD

Zaplanowane wydatki budżetowe PPP nr 2 w wysokości 1.536.446 zł zrealizowane zostały w 100 %, tj. w kwocie 1.536.445,64 zł.

PPP nr 2 w 2014 r. poniósł wydatki z WRD w wysokości 52.847 zł, co stanowiło 74,1% zaplanowanej kwoty.

W toku kontroli wydatków analizie poddano:

- 30 dowodów księgowych na kwotę 96.019,81 zł, co stanowiło 6,25% wydatków budżetowych ogółem,

- 6 dowodów księgowych na kwotę 14.216,78 zł, co stanowiło 26,9% wydatków WRD ogółem,

- umowę nr 344-1/14 z dnia 26.03.2014 r.,

- 4 notatki służbowe dokumentujące fakt przeprowadzenia analizy rynku.

Dowód księgowy(faktura nr 50551/12/14/SEC)z dnia 22.12.2014 r. na kwotę 2.714,97 zł nie został poddany kontroli merytorycznej i formalno – rachunkowej oraz nie został zatwierdzony do zapłaty przez dyrektorai głównego księgowego, co było niezgodne z pkt 3 i 4 części I obowiązującej w PPP nr 2 Instrukcji obiegu dokumentów finansowo – księgowych, wg których dowody księgowe sprawdza pod względem merytorycznym dyrektor, a kontroli formalnej i rachunkowej dokonuje księgowy.

W 3. przypadkach(faktury nr: P/P/10153124/005/13, 96531/12/13/SEC, 2013/12/072619/SP/2)na łączną kwotę 4.253,74 zł, dowody księgowe zostały ujęte w koszty stycznia 2014 r. mimo, że dotyczyły kosztów grudnia 2013 r. Było to niezgodne z art. 6 ust. 1 uor, wg którego w księgach rachunkowych jednostki należy ująć wszystkie osiągnięte, przypadające na jej rzecz przychody i obciążające ją koszty związane z tymi przychodami dotyczące danego roku obrotowego, niezależnie od terminu ich zapłaty.

W 4. przypadkach (faktury nr: FA/2014/02872, 5710000308, 64369/2014, F/2014/07/000350) na łączną kwotę 2.890,74 zł, dowody księgowe zostały zapłacone po terminie. Takie postępowanie niesie za sobą ryzyko płacenia odsetek od nieterminowych płatności.

Poszczególnym dowodom księgowym były nadawane kolejne numery dziennika zapisywane na dowodach ołówkiem. W obowiązującej polityce rachunkowości nie zostały opisane zasady numerowania dowodów księgowych. Powyższe było niezgodne z art. 14 ust. 2 uor, wg którego zapisy w dzienniku muszą być kolejno numerowane, a sumy zapisów (obroty) liczone w sposób ciągły. Sposób dokonywania zapisów w dzienniku powinien umożliwiać ich jednoznaczne powiązanie ze sprawdzonymi i zatwierdzonymi dowodami księgowymi.

Umowa nr 344-1/14 z dnia 26.03.2014 r. na wykonanie termoizolacji zewnętrznej budynku frontowego wraz z pracami zawartymi w zapytaniu ofertowym nr 1/2014 nie była uzgodniona pod względem formalno - prawnym z radcą prawnym UM, co było niezgodne z wytycznymi przekazanymi dyrektorom, głównym księgowym i kierownikom administracyjnym jednostek oświatowych pismem z dnia 23.02.2009 r., podpisanym przez ówczesnego Dyrektora Wydziału Oświaty.

Raport kasowy nr 8/14 nie został zadekretowany, również dwa dowody księgowe (2 skierowania na doskonalenie zawodowe z dnia 30.04.2014 r.)ujęte pod tym raportem nie były zadekretowane. Było to niezgodne z § 7 ust. 3 i 4 obowiązującej Instrukcji i zasad gospodarki kasowej, według którego źródłowe dowody kasowe powinny być przed dokonaniem wypłaty sprawdzone pod względem merytorycznym i formalno – rachunkowym przez głównego księgowego. Na dowód dokonania tych czynności główny księgowy zamieszcza na sprawdzonym dokumencie swój podpis i datę. Sprawdzone dowody zatwierdza do wypłaty dyrektor poradni poprzez złożenie podpisu.

Pod raportami kasowymi nie było dokumentów pobrania i rozliczenia zaliczki mimo, że według § 7 ust. 1 i 2 ww. instrukcji, wszystkie operacje kasowe muszą być udokumentowane dowodami kasowymi, zwanymi dokumentami źródłowymi. Źródłowymi dokumentami są m.in.: wnioski o zaliczkę, rozliczenia zaliczek.

Osobą odpowiedzialną w PPP nr 2 za realizację wydatków budżetowych oraz prowadzenie ewidencji był główny księgowy. Kasę prowadził specjalista.

W 2. przypadkach(2 skierowania na doskonalenie zawodowe z dnia 30.04.2014 r.), pracownikom, na podstawie  skierowania na doskonalenie zawodowe, został wypłacony ryczałt w wys. 100 zł na dojazd samochodem prywatnym na szkolenie do Gdańska. Zdaniem osoby kontrolującej nie można uznać wyjaśnieńgłównego księgowego z dnia 25.09.2015 r., według których podstawą wypłaty kwoty 100 zł na pokrycie kosztów przejazdu, był zapis  § 10 zarządzenia nr 3/14 dyrektora, według którego z posiadanych na danych rok środków na dofinansowanie specjalistycznych form doskonalenia zawodowego nauczycieli można pokryć koszty przejazdów zamiejscowych oraz zakwaterowania i wyżywienia skierowanych nauczycieli na zasadzie przepisów w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej, w kwocie nie wyższej niż 100 zł na jednego nauczyciela.

Powyższe było bowiem niezgodne z zapisami § 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29.01.2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej(Dz. U. z 2013 r., poz. 167), według którego ztytułu podróży krajowej, odbywanej w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę, pracownikowi przysługują: diety, zwrot kosztów: przejazdów, dojazdów środkami komunikacji miejscowej, noclegów, innych niezbędnych udokumentowanych wydatków, określonych lub uznanych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb. Zaznaczyć należy, że pracownikom zostały wystawione delegacje, które pozostały nierozliczone.

W ocenie osoby kontrolującej, wewnętrzne uregulowania wprowadzone w PPP nr 2 nie mogą ograniczać uprawnień pracowników wynikających z obowiązujących przepisów prawa. W związku z powyższym, z tytułu wyjazdu służbowego pracownicy powinni otrzymać zwrot poniesionych kosztów i należnych diet w postaci rozliczonej delegacji.

W 5. przypadkach(RK nr 8/14 i RK nr 12/14)gotówkowe dowody księgowe zostały ujęte w ewidencji pod datą zamknięcia raportu kasowego, a nie pod faktyczną datą wystąpienia operacji gospodarczej, co było niezgodne z art. 23 ust. 2 pkt 1, 2 i 4 uor, według którego zapis księgowy powinien zawierać co najmniej: datę dokonania operacji gospodarczej, określenie rodzaju i numer identyfikacyjny dowodu księgowego stanowiącego podstawę zapisu oraz jego datę, jeżeli różni się ona od daty dokonania operacji, kwotę i datę zapisu.

Na wydrukach z kont 130 i 132 nie można było zidentyfikować numeru wyciągu bankowego. Na wydrukach z kont zespołu 4 i 7 oraz z konta 201, księgowania nie zawierały w opisie numerów (faktur, rachunków), rodzaju operacji, nazwy kontrahenta. Wydruki zawierały jedynie numer pozycji dziennika i rodzaj dokumentu (WB, RK, faktura zakupu).

Powyższe naruszało art. 23 ust. 2 pkt 2 i 3 uor, według którego zapis księgowy powinien zawierać co najmniej określenie rodzaju i numer identyfikacyjny dowodu księgowego stanowiącego podstawę zapisu oraz jego datę, jeżeli różni się ona od daty dokonania operacji, zrozumiały tekst, skrót lub kod opisu operacji, z tym że należy posiadać pisemne objaśnienia treści skrótów lub kodów.

Notatki służbowe dokumentujące fakt przeprowadzenia analizy rynku, zostały sporządzone zgodnie z obowiązującym Zarządzeniem nr 314/13 oraz Zarządzeniem nr 165/14 zmieniającym ww. zarządzenie. Były sporządzane każdorazowo po uprzednim dokonaniu analizy rynku, zawierały informację dot. wartości szacunkowej zamówienia wyrażonej w złotych i euro oraz wskazanie obowiązującego kursu euro.

Pozostałe 35. dowodów księgowych było poddanych kontroli merytorycznej i formalno - rachunkowej dokonywanej przez dyrektorai głównego księgowego, były również zatwierdzone do wypłaty.

WKiAW, mimo stwierdzonych nieprawidłowości, pozytywnie ocenia realizację wydatków budżetowych w 2014 r. pod względem legalności, celowości, rzetelności i gospodarności. Wydatki zrealizowane zostały z zachowaniem zasad gospodarowania środkami publicznymi określonych w art. 44 ustawy z dnia 27.08.2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2013 r., poz. 885 ze zm.), zwanej dalej uofp.

 2.2 Zobowiązania

W rocznych sprawozdaniach z wykonania wydatków budżetowychRb-28S na dzień 31.12.2014 r. wykazane zostały zobowiązania niewymagalne w łącznej kwocie 98.628,19 zł, uregulowane w 2015 r. w terminach ich wymagalności. 

W półrocznymsprawozdaniu Rb-34S z wykonania dochodów i wydatków na WRD na dzień 31.12.2014 r. nie wykazano zobowiązań niewymagalnych.

W kwartalnym sprawozdaniu o stanie zobowiązań Rb-Z na dzień 31.12.2014 r. nie wykazano zobowiązań wymagalnych.

Nie stwierdzono nieprawidłowości w toku kontroli terminowości regulowania ww. zobowiązań.

Zobowiązania dotyczące dodatkowego wynagrodzenia rocznego wykazane zostały w sprawozdaniu Rb-28S w sposób poprawny.

WKiAW pozytywnie ocenia bieżący monitoring zobowiązań w jednostce.

 3. Zatrudnienie i wynagrodzenia

Kontrolą objęto akta osobowe i prawidłowość naliczania wynagrodzeń 5. z 27. pracowników zatrudnionych na 5. różnych stanowiskach na kwotę 221.467,24 zł, tj. 18,6% wynagrodzeń osobowych zaewidencjonowanych w 2014 r. na §§ 4010 i 4040 wynoszących łącznie 1.192.585 zł.

W przypadku pracownika nr 1 i nr 2 w dodatkowym wynagrodzeniu rocznym za 2013 r. uwzględniona została premia (odpowiednio: 1.200 zł i 570 zł), naliczona i wypłacona w XII 2013 r. Premia jako składnik uznaniowy i niewypłacany periodycznie, nie powinien być ujmowany w naliczeniu 13-tki.

W przypadku pracownika nr 1, do średniej będącej podstawą naliczenia wynagrodzenia chorobowego za czas zwolnienia lekarskiego trwającego od 5.08. do 22.08.2014 r., za VII 2013 r. została przyjęta wartość zero oraz nie zostało uwzględnione wynagrodzenie za miesiące X – XII 2013 r. Średnia była wyliczana ponadto z okresu VI 2013 r. – V 2014 r., zamiast VIII 2013 r. – VII 2014 r.

Do średniej z 12 m-cy, służącej do naliczenia wynagrodzenia za czas choroby, zarówno dla pracowników pedagogicznych, jak i niepedagogicznych, wliczany był dodatek stażowy mimo, że wszystkim pracownikom poradni za czas choroby wypłacany był dodatek stażowy w pełnej wysokości. Było to niezgodne z art. 41 ust. 1 ustawy z 25.06.1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (jt. Dz. U. z 2014 r., poz. 159), wg którego przy ustalaniu podstawy wymiaru zasiłku chorobowego nie uwzględnia się składników wynagrodzenia, do których pracownik zachowuje prawo w okresie pobierania tego zasiłku zgodnie z postanowieniami układów zbiorowych pracy lub przepisami o wynagradzaniu, jeżeli są one wypłacane za okres pobierania tego zasiłku.

Główny księgowy w czasie trwania kontroli nie znalazł wyjaśnienia dla powyższych sytuacji.

W § 48 pkt 8 obowiązującego w PPP nr 2 Regulaminu Pracy znajdował się zapis o treści: „Urlopu nie wykorzystanego udziela się pracownikowi do końca I kwartału następnego roku z wyłączeniem urlopu „na żądanie””, niezgodny z art. 168 Kodeksu Pracy(jt. Dz. U. z 2014 r. poz. 1502 ze zm.), według którego urlopu niewykorzystanego w terminie należy pracownikowi udzielić najpóźniej do dnia 30 września następnego roku kalendarzowego.

Osobą odpowiedzialną w PPP nr 2 za naliczanie wynagrodzeń był główny księgowy.

Stwierdzono, że:

- akta osobowe (aktualne wynagrodzenie, zajmowane stanowisko, kategoria zaszeregowania, przyznane dodatki, posiadane wykształcenie oraz zakres obowiązków pracowników) były zgodne z danymi stanowiącymi podstawę naliczania wynagrodzeń (regulamin wynagradzania, listy płac),

- wynagrodzenie za godziny ponadwymiarowe (5 przypadków) naliczone zostało prawidłowo.

WKiAW, mimo nieprawidłowości związanych ze sposobem naliczania wynagrodzenia za czas choroby, pozytywnie ocenił prowadzenie spraw kadrowych, naliczanie wynagrodzeń i godzin ponadwymiarowych. 

 4. Podatek dochodowy i składki ZUS

Według deklaracji PIT-4R za 2014 r. naliczony został podatek dochodowy od osób fizycznych w kwocie ogółem 96.689 zł, uregulowany w 2014 r. w wysokości 95.569 zł. Kwota 769 zł tytułem niedopłaty za I i VII 2014 r. została uregulowana w dniu 19.01.2015 r., kwota 351 zł tytułem nadpłaty za 2013 r. została przyjęta na poczet podatku za miesiąc III 2014 r.

Według deklaracji ZUS P DRA za poszczególne miesiące 2014 r. naliczone składki ubezpieczeń społecznych i Funduszu Pracy wyniosły ogółem 455.048,79 zł. Zostały uregulowane w 2014 r. w wysokości 454.792,16 zł. Kwota 256,63 zł tytułem składek za XII 2014 r., uregulowana została w styczniu 2015 r. zgodnie z terminem wymagalności.

Nieprawidłowości dotyczyły ewidencjonowania rozliczeń publiczno – prawnych i zostały opisane w rozdziale dot. prowadzenia ksiąg rachunkowych.

Podatek dochodowy od osób fizycznych za poszczególne miesiące 2014 r. regulowany był w terminach wynikających z zapisów art. 38 ust. 1 ustawy z dnia 26.07.1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (jt. Dz. U. z 2012 r. poz. 361 ze zm.).

Składki ubezpieczeniowe za poszczególne miesiące 2014 r. regulowane były w terminach wynikających z zapisów art. 47 ust. 1  ustawy z dnia 13.10.1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (jt. Dz.U. z 2015 r. poz. 121 ze zm.).

Plan wydatków z tytułu podatku dochodowego i składek ubezpieczeniowych nie został przekroczony.

WKiAW pozytywnie ocenia rozliczenia publiczno – prawne w powyższym zakresie.

 5. Księgi rachunkowe

Kontroli poddane zostały księgi rachunkowe budżetu i WRD w postaci: zestawienia obrotów i sald na dzień 31.12.2014 r. oraz obroty roku 2014 na następujących kontach:

011 i 013 – środki trwałe i pozostałe środki trwałe,

020 – wartości niematerialne i prawne,

071 i 072 – umorzenie środków trwałych i pozostałych środków trwałych,

101 – kasa budżetu i WRD,

130 – rachunek bankowy budżet (dochody i wydatki),

132 – rachunek bankowy WRD (dochody i wydatki),

Zespół 4, §§ 4210, 4240, 4260, 4270, 4300, 4440, 4580, 4700 – koszty budżetu,

Zespół 4, §§ 4210, 4260, 4300, 4370, 4480, 4530 – koszty WRD,

225 - rozrachunki z budżetami – ewidencja rozliczeń z Urzędem Skarbowym,

229 - pozostałe rozrachunki publiczno-prawne - ewidencja rozliczeń z tytułu ubezpieczeń.

Główny księgowy w czasie kontroli udostępnił dwa niespójne ze sobą zestawienia obrotów i sald na dzień 31.12.2014 r. – sporządzone w dniach: 17.09.2015 r. i 23.09.2015 r. Były one niezgodne zarówno ze sobą nawzajem, jak i ze sprawozdaniami na dzień 31.12.2014 r. Główny księgowy w trakcie kontroli uzupełniał ewidencję księgową o brakujące dokumenty, wprowadzał zapisy na nowych kontach oraz dokonywał korekt ewidencji za 2014 r.

Na dzień 31.12.2014 r. wystąpiła niezgodność sald kosztowych zawartych w ww. zestawieniach obrotów i sald budżetu na następujących kontach:

• 401-21-854-85406-4210 – wg zestawienia z dnia 17.09.2015 r. saldo Wn 5.300 zł, wg zestawienia z dnia 23.09.2015 r. saldo Wn -19,07 zł,
• 401-21-854-85406-4240 - wg zestawienia z dnia 17.09.2015 r. saldo Wn 11.400 zł, wg zestawienia z dnia 23.09.2015 r. brak salda,
• 401-21-854-85406-4260 - wg zestawienia z dnia 17.09.2015 r. saldo Wn 25.868,01 zł, wg zestawienia z dnia 23.09.2015 r. saldo Wn -1.612,15 zł,
• 402-21-854-85406-4270 – wg zestawienia z dnia 17.09.2015 r. saldo Wn 10.282,90 zł, wg zestawienia z dnia 23.09.2015 r. brak salda,
• 402-21-854-85406-4280 – wg zestawienia z dnia 17.09.2015 r. saldo Wn 59 zł, wg zestawienia z dnia 23.09.2015 r. saldo Ma 411 zł,
• 402-10-854-85406-4300 – wg zestawienia z dnia 17.09.2015 r. saldo Wn 300 zł, w zestawieniu z dnia 23.09.2015 r. brak konta,
• 402-21-854-85406-4300 – wg zestawienia z dnia 17.09.2015 r. saldo Wn 2.417,10 zł, wg zestawienia z dnia 23.09.2015 r. saldo Wn 2.247,40 zł i saldo Ma 2.345,80 zł,
• 402-21-854-85406-4350 – wg zestawienia z dnia 17.09.2015 r. saldo Wn 1.000,01 zł, wg zestawienia z dnia 23.09.2015 r. brak salda,
• 402-21-854-85406-4370 – wg zestawienia z dnia 17.09.2015 r. saldo Wn 2.500 zł, wg zestawienia z dnia 23.09.2015 r. saldo Wn -141,18 zł,
• 404-21-854-85406-4010 – wg zestawienia z dnia 17.09.2015 r. saldo Wn 1.106.509,42 zł, wg zestawienia z dnia 23.09.2015 r. saldo Wn -7.215,80 zł,
• 404-21-854-85406-4040 – wg zestawienia z dnia 17.09.2015 r. saldo Wn 78.470,57 zł, wg zestawienia z dnia 23.09.2015 r. saldo Wn -0,43 zł,
• 404-24-854-85406-4010 - w zestawieniu z dnia 17.09.2015 r. brak konta, wg zestawienia z dnia 23.09.2015 r. saldo Wn 2.990 zł,
• 405-21-854-85406-3020 – wg zestawienia z dnia 17.09.2015 r. saldo Wn 1.000 zł, wg zestawienia z dnia 23.09.2015 r. brak salda,
• 405-21-854-85406-4110 – wg zestawienia z dnia 17.09.2015 r. saldo Wn 196.641,04 zł, wg zestawienia z dnia 23.09.2015 r. saldo Wn 4.579,04 zł,
• 405-21-854-85406-4120 – wg zestawienia z dnia 17.09.2015 r. saldo Wn 13.592,85 zł, wg zestawienia z dnia 23.09.2015 r. saldo Wn -126,79 zł,
• 405-21-854-85406-4700 – wg zestawienia z dnia 17.09.2015 r. saldo Wn 390 zł, wg zestawienia z dnia 23.09.2015 r. brak konta,
• 405-22-854-85446-4700 – wg zestawienia z dnia 17.09.2015 r. saldo Wn 6.310 zł, wg zestawienia z dnia 23.09.2015 r. saldo Wn 6.700 zł,
• 405-24-854-85406-4110 - w zestawieniu z dnia 17.09.2015 r. brak konta, wg zestawienia z dnia 23.09.2015 r. saldo Wn 511 zł,
• 405-24-854-85406-4120 - w zestawieniu z dnia 17.09.2015 r. brak konta, wg zestawienia z dnia 23.09.2015 r. saldo Wn 57,64 zł,
• 409-10-854-85406-4410 – wg zestawienia z dnia 17.09.2015 r. saldo Wn 131,45 zł, w zestawieniu z dnia 23.09.2015 r. brak konta,
• 409-21-854-85406-4410 – wg zestawienia z dnia 17.09.2015 r. saldo Wn 1.268,55 zł, wg zestawienia z dnia 23.09.2015 r. brak salda.

Na dzień 31.12.2014 r. wystąpiła niezgodność sald przychodowych zawartych w zestawieniach obrotów i sald budżetu na koncie 720-20-854-85406-0970 - wg zestawienia z dnia 17.09.2015 r. saldo Ma 290 zł, wg zestawienia z dnia 23.09.2015 r. brak salda.

W zestawieniu obrotów i sald budżetu z dnia 23.09.2015 r., w kosztach po stronie Ma zaksięgowane zostały kwoty w wysokości ustalonej w planie. Są to operacje niewynikające z dowodów księgowych (strona Ma to zmniejszenie kosztów), tym samym saldo przeniesione na wynik finansowy jest niezgodne z wartością poniesionych kosztów, które wynikać powinny z salda Wn.

Na dzień 31.12.2014 r. wystąpiła niezgodność sald kosztowych zawartych w zestawieniach obrotów i sald WRD na następujących kontach:

• 401-30-854-85406-4240 - wg zestawienia z dnia 17.09.2015 r. saldo Wn 202,75 zł, wg zestawienia z dnia 23.09.2015 r. saldo Wn 162,95 zł,
• 402-30-854-85406-4300 - wg zestawienia z dnia 17.09.2015 r. saldo Wn 3.373,61 zł, wg zestawienia z dnia 23.09.2015 r. saldo Wn 3.237,43 zł.

Na dzień 31.12.2014 r. wystąpiła niezgodność sald przychodowych zawartych w zestawieniach obrotów i sald budżetu na koncie 700-30-854-85406-0750 - wg zestawienia z dnia 17.09.2015 r. saldo Ma 42.767,03 zł, wg zestawienia z dnia 23.09.2015 r. saldo Ma 43.045,03 zł.

Na zestawieniach obrotów i sald zarówno z dnia 17.09.2015 r., jak i z dnia 23.09.2015 r., nie było konta 020 i 072, jednak na prośbę osoby kontrolującej w dniu 28.09.2015 r. został sporządzony wydruk obrotów na kontach 011, 013, 020, 071, 072 i wszystkie konta wykazywały obroty w 2014 r.

Powyższe było niezgodne z art. 23 ust. 1 uor, według którego zapisów w księgach rachunkowych dokonuje się w sposób trwały, bez pozostawiania miejsc pozwalających na późniejsze dopiski lub zmiany. Przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera należy stosować właściwe procedury i środki chroniące przed zniszczeniem, modyfikacją lub ukryciem zapisu.

Nie można przyjąć wyjaśnień głównego księgowego z dnia 30.09.2015 r. o treści: „Zestawienie z dnia 23.09.2015 r. nie jest właściwe dla sald kosztów i przychodów. Po prośbie o wydrukowanie zestawienia sald wpadłam w panikę – gdyż nie miałam wprowadzonego bilansu otwarcia – i przez dwa dni i noce wprowadzałam ponownie do ewidencji wszystkie dokumenty”, bowiem według art. 24 ust. 5 pkt 2 uor, księgi rachunkowe uznaje się za prowadzone bieżąco, jeżeli zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej są sporządzane przynajmniej za poszczególne okresy sprawozdawcze, nie rzadziej niż na koniec miesiąca, a za rok obrotowy - nie później niż do 85 dnia po dniu bilansowym.

Analiza zaewidencjonowanych kosztów budżetowych (wg zestawienia obrotów i sald z dnia 17.09.2015 r.) wykazała, że w rozdziale 85406:

• w § 4010 ujęto o 7.604,58 zł mniej kosztów niż poniesiono,
• w § 4040 ujęto o 83.485,38 zł mniej kosztów niż poniesiono,
• w § 4110 ujęto o 9.696,93 zł mniej kosztów niż poniesiono,
• w § 4120 ujęto o 993,63 zł mniej kosztów niż poniesiono,
• w § 4260 ujęto o 127,99 zł mniej kosztów niż poniesiono,
• w § 4270 ujęto o 282,90 zł więcej kosztów niż poniesiono,
• w § 4300 ujęto o 282,90 zł mniej kosztów niż poniesiono,
• w § 4700 ujęto w kosztach 390 zł mimo, że nie było przyznanego planu w tym paragrafie i w tym rozdziale,
• w rozdziale 85446 w § 4700 ujęto w kosztach o 390 zł mniej niż poniesiono i zaplanowano.

Analiza zaewidencjonowanych kosztów WRD (wg zestawienia obrotów i sald z dnia 17.09.2015 r.) wykazała, że:

• w § 4210 ujęto o 41,54 zł więcej kosztów niż poniesiono,
• w § 4240 ujęto o 41,54 zł mniej kosztów niż poniesiono,
• w § 4300 ujęto o 0,09 zł więcej kosztów niż poniesiono.

W udostępnionej dokumentacji księgowej nie było dowodów księgowych potwierdzających naliczenie: odpisów na ZFŚS, odsetek od ugody sądowej, podatku VAT i podatku od nieruchomości, będących podstawą ujęcia ich w koszty odpowiednio § 4440, § 4580, § 4530 i § 4480. We wszystkich ww. przypadkach jedynym dokumentem był wyciąg bankowy dokumentujący powstanie wydatku, natomiast w ewidencji księgowej nie zostały ujęte koszty na łączną kwotę 79.005 zł.

Powyższe naruszało art. 6 ust 1 uor, według którego w księgach rachunkowych jednostki należy ująć wszystkie osiągnięte, przypadające na jej rzecz przychody i obciążające ją koszty związane z tymi przychodami dotyczące danego roku obrotowego, niezależnie od terminu ich zapłaty, art. 20 ust 1 i 2 uor, według którego do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym. Podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej, zwane dalej "dowodami źródłowymi" oraz art. 4 ust. 1 - 3 uor, według którego jednostki obowiązane są stosować przyjęte zasady (politykę) rachunkowości, rzetelnie i jasno przedstawiając sytuację majątkową i finansową oraz wynik finansowy. Zdarzenia, w tym operacje gospodarcze, ujmuje się w księgach rachunkowych i wykazuje w sprawozdaniu finansowym zgodnie z ich treścią ekonomiczną.

Według zestawienia obrotów i sald z dnia 17.09.2015 r., konto 229 – Pozostałe rozrachunki publiczne (§ 4010 – ubezp. zdrowotne, §§ 4040, 4110 i 4120) zamknęło się saldem Ma w wys. 45.238,39 zł. Konto 229 § 4010 – ubezp. społeczne pracownika, zamknęło się saldem Wn w wys. 3.739,01 zł.

Według zestawienia obrotów i sald z dnia 23.09.2015 r., konto 229 zamknęło się saldem odpowiednio: dla § 4010 i § 4110 (zadanie 21 – składki od wynagrodzeń) saldem Wn w wys. 4.631,24 zł, dla § 4120 (zadanie 21) saldem Ma w wys. 722,94 zł, dla § 4010 i 4110 (zadanie 24 – składki od jednorazówek) saldem Ma w wys. 1.153,16 zł i dla § 4120 (zadanie 24) saldem Wn w wys. 862,84 zł.

Ww. salda nie były zgodne z rocznym sprawozdaniem Rb-28S oraz załącznikiem do bilansu o należnościach i zobowiązaniach na dzień 31.12.2014 r. w zakresie zobowiązań z tytułu naliczonej 13-tki za 2014 r.

Na dzień 31.12.2014 r. na koncie 229 nie zostały zaksięgowane składki od dodatkowego wynagrodzenia rocznego za 2014 r. Główny księgowy nie prowadził ponadto ewidencji wynagrodzenia płatnika z tytułu terminowo odprowadzanych składek ZUS (0,01%).

Między wysokością świadczeń chorobowych wykazanych w deklaracjach ZUS P DRA (3.551,92 zł), a świadczeń zaksięgowanych na koncie 229-21-854-85406-4110 po stronie Wn w miesiącach: IV, VI, VII, VIII, IX i XI 2014 r. (5.340,45 zł) wystąpiła  różnica w łącznej kwocie 1.788,53 zł.

Według zestawienia obrotów i sald z dnia 17.09.2015 r., konto 225 – Rozrachunki z budżetami (§ 4010 i 4110) zamknęło się saldem Ma w wys. 19.252,99 zł.

Według zestawienia obrotów i sald z dnia 23.09.2015 r. natomiast, konto 225 zamknęło się saldem odpowiednio: dla § 4010 (zadanie 21 - podatek od osób fizycznych) saldem Wn w wys. 6.177,65 zł, dla § 4010 (zadanie 24 - podatek od os. fizycznych jednorazówki) saldem Ma w wys. 267 zł i dla § 4110 saldem Ma w wys. 1.311,65 zł.

Na kontach: 225-21-854-85406-4110, 225-24-854-85406-4010, 225-30-854-85406-4480, główny księgowy dokonywał księgowań jednostronnie. Spowodowało to powstanie sald niezgodnych ze stanem rzeczywistym i faktycznymi zdarzeniami gospodarczymi.

W 2014 r. główny księgowy dokonywał ewidencji na kontach 011-30, 013-30, 071-30, 800-30 mimo, że ww. kont nie było w ZPK WRD przyjętym na rok 2014.

W 2014 r. księgi rachunkowe w PPP nr 2 nie były prowadzone rzetelnie i bezbłędnie, a także nie były sprawdzalne. Zapisy księgowe nie odzwierciedlały stanu rzeczywistego. Nie zostały ujęte wszystkie dowody księgowe, co wpłynęło na niezgodność sprawozdań rocznych z ewidencją.

Powyższe było niezgodne z art. 24 ust. 1 - 4uor, według których księgi rachunkowe powinny być prowadzone rzetelnie, bezbłędnie, sprawdzalnie i bieżąco. Księgi rachunkowe uznaje się za rzetelne, jeżeli dokonane w nich zapisy odzwierciedlają stan rzeczywisty. Księgi rachunkowe uznaje się za prowadzone bezbłędnie, jeżeli wprowadzono do nich kompletnie i poprawnie wszystkie zakwalifikowane do zaksięgowania w danym miesiącu dowody księgowe, zapewniono ciągłość zapisów oraz bezbłędność działania stosowanych procedur obliczeniowych. Księgi rachunkowe uznaje się za sprawdzalne, jeżeli umożliwiają stwierdzenie poprawności dokonanych w nich zapisów, stanów (sald) oraz działania stosowanych procedur obliczeniowych, a w szczególności: udokumentowanie zapisów pozwala na identyfikację dowodów i sposobu ich zapisania w księgach rachunkowych na wszystkich etapach przetwarzania danych, zapisy uporządkowane są chronologicznie i systematycznie według kryteriów klasyfikacyjnych umożliwiających sporządzenie obowiązujących jednostkę sprawozdań finansowych i innych sprawozdań, w tym deklaracji podatkowych oraz dokonanie rozliczeń finansowych,  zapewniony jest dostęp do zbiorów danych pozwalających, bez względu na stosowaną technikę, na uzyskanie w dowolnym czasie i za dowolnie wybrany okres sprawozdawczy jasnych i zrozumiałych informacji o treści zapisów dokonanych w księgach rachunkowych.

Według art. 4 ust. 5 uor, kierownik jednostki ponosi odpowiedzialność za wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości określonych ustawą, w tym z tytułu nadzoru, również w przypadku, gdy określone obowiązki w zakresie rachunkowości - z wyłączeniem odpowiedzialności za przeprowadzenie inwentaryzacji w formie spisu z natury - zostaną powierzone innej osobie za jej zgodą.

Stwierdzone nieprawidłowości i różnice powstały w wyniku braku samokontroli na stanowisku głównego księgowego, braku weryfikacji dowodów księgowych z ewidencją pod kątem poprawności danych, ich kompletności w ewidencji i prawidłowej kwalifikacji.

Osobą odpowiedzialną w PPP nr 2 za prowadzenie ksiąg rachunkowych był główny księgowy.

WKiAW negatywnie ocenia prowadzenie ksiąg rachunkowych pod kątem kompletności danych w ewidencji, poprawności kwalifikacji dowodów księgowych, bieżącego ujmowania zdarzeń gospodarczych i rzetelności ich prowadzenia.

 6. Sprawozdawczość

Badaniem objęto sprawozdania:

a) roczne:

• z wykonania planu dochodów budżetowych (Rb-27S) na dzień 31.12.2014 r. na kwotę 290 zł,
• z wykonania planu wydatków budżetowych (Rb-28S) na dzień 31.12.2014 r. – 4 sprawozdania na kwotę ogółem 1.536.445,64 zł,
• z wykonania dochodów i wydatków na rachunku, o którym mowa w art. 223 ust. 1 uofp (Rb-34S) na dzień 31.12.2014 r. – na kwotę ogółem dochodów i wydatków w wysokości 52.847 zł.

b)  kwartalne:

• sprawozdanie o stanie zobowiązań (Rb-Z) na dzień 31.12.2014 r. - brak zobowiązań na dzień 31.12.2014 r.,
• sprawozdanie o stanie należności (Rb-N) na dzień 31.12.2014 r. brak należności na dzień 31.12.2014 r.

Plan dochodów budżetowych na dzień 31.12.2014 r. wyniósł 300 zł i nie zmienił się w porównaniu z planem na dzień 1.01.2014 r.

Plan wydatków budżetowych na dzień 31.12.2014 r. wyniósł 1.536.446 zł i wzrósł w porównaniu z planem na dzień 1.01.2014 r. o 271.116 zł (dokonano 26 zmian planu).

Plan dochodów i wydatków WRD na dzień 31.12.2014 r. wyniósł 71.300 zł i nie zmienił się w porównaniu z planem na dzień 1.01.2014 r. (dokonano 7 przesunięć między paragrafami wydatków).

Na dzień 31.12.2014 r. wystąpiła niezgodność danych zawartych w sprawozdaniach budżetowych Rb-28S z danymi w ewidencji księgowej w rozdziale 85406 w następujących paragrafach:

• § 4010 - wg sprawozdania 1.114.114,00 zł, wg ewidencji 1.115.162,53 zł,
• § 4110 - wg sprawozdania 192.062,00 zł, wg ewidencji 191.346,54 zł,
• § 4120 - wg sprawozdania 13.720,00 zł, wg ewidencji 13.647,00 zł.

Powyższe naruszało § 9 ust. 2 pkt 3  załącznika nr 39 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 16.01.2014 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. z 2014 r. poz. 119 ze zm.),według którego w kolumnie "Wydatki wykonane" wykazuje się zrealizowane wydatki na podstawie danych księgowości analitycznej do rachunku bieżącego.

Na dzień 31.12.2014 r., wg zestawienia obrotów i sald z dnia 17.09.2015 r., konto 130 wykazywało saldo 38.650,16 po stronie Wn, co było niezgodne z saldem na rachunku bankowym, które na dzień 31.12.2014 r. wynosiło zero. Wg zestawienia z dnia 23.09.2015 r. saldo konta 130 wyniosło zero.

Powyższe kolidowało z opisem do konta 130, stanowiącym część II załącznika nr 3 do ww. rozporządzenia z dnia 5.07.2010 r., według którego zapisy na koncie 130 są dokonywane na podstawie dokumentów bankowych, w związku z czym musi zachodzić pełna zgodność zapisów między jednostką a bankiem.

Na dzień 31.12.2014 r. dane zawarte w rocznym sprawozdaniu Rb-34S były zgodne z ewidencją księgową.

Sprawozdania zostały sporządzone terminowo.

Każda zmiana planu poprzedzona była zgodą organu nadrzędnego, tj. Wydziału Oświaty.

WKiAW negatywnie ocenia sporządzone przez PPP nr 2 sprawozdania, jako niezgodne z ewidencją księgową.

 7. Inwentaryzacja

W toku kontroli przeanalizowano dokumentację dotyczącą czynności inwentaryzacyjnych przeprowadzonych na dzień 31.12.2014 r., w tym zestawienia zobowiązań i należności (weryfikacja sald kont 201, 225, 229, 231, 234), protokół z inwentaryzacji gotówki w kasie, potwierdzenie sald rachunków bankowych. Sprawdzono również zgodność ww. dokumentów oraz załącznika do bilansu – informacji o stanie mienia, z ewidencją księgową.

Na dzień 31.12.2014 r. księgi inwentarzowe środków trwałych i pozostałych środków trwałych nie były podsumowane i uzgodnione z zapisami na kontach 011, 013 i 020, co naruszało art. 18 ust. 2 uor, według którego co najmniej na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych sporządza się zestawienia sald wszystkich kont ksiąg pomocniczych, a na dzień inwentaryzacji - zestawienia sald inwentaryzowanej grupy składników aktywów. Według art. 19 ust. 1 uor, rolę inwentarza spełnia zestawienie obrotów i sald kont księgi głównej oraz zestawienia sald kont ksiąg pomocniczych sporządzone na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych.

W PPP nr 2 były prowadzone dwie księgi środków trwałych. Księga, za którą był odpowiedzialny kierownik gospodarczy, nie była uzupełniana o wartość corocznego umorzenia, w związku z czym wartość budynku (469.568 zł) była niezgodna z wartością księgową na koncie 011 (110.348 zł). Księga prowadzona przez głównego księgowego nie była oznaczona nazwą jednostki, zawierała jednak zapisy dotyczące corocznych umorzeń środka trwałego. Wg obu ksiąg jedynym środkiem trwałym w PPP nr 2 był budynek.

W PPP nr 2 nie była prowadzona księga inwentarzowa wartości niematerialnych i prawnych. Nie były również ewidencjonowane wartości niematerialne i prawne (WNiP) na koncie 020. W dniu 23.09.2015 r. główny księgowy zaczął uzupełniać ewidencję WNiP za 2014 r.

Umorzenie środków trwałych i pozostałych środków trwałych główny księgowy ewidencjonował na koncie 071. Na dzień 31.12.2014 r. nie była prowadzona ewidencja na koncie 072. W trakcie kontroli główny księgowy zaczął uzupełniać ewidencję na koncie 072 za 2014 r. ujmując na koncie umorzenie WNiP.

Powyższe było niezgodne z opisem do kont 071 i 072, stanowiącym część II załącznika nr 3 do ww. rozporządzenia z dnia 5.07.2010 r., według którego konto 071 służy do ewidencji zmniejszeń wartości początkowej środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, które podlegają umorzeniu, a konto 072 służy do ewidencji zmniejszeń wartości początkowej środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych oraz zbiorów bibliotecznych, podlegających umorzeniu jednorazowo w pełnej wartości, w miesiącu wydania ich do używania. Było niezgodne również z ww. art. 24 ust. 5 pkt 2 uor.

Numery dowodów księgowych w ewidencji konta 013 były niezgodne z numerami faktycznie naniesionymi na dokumentach księgowych, co naruszało art. 14 ust. 2 uor, według którego zapisy w dzienniku muszą być kolejno numerowane, a sumy zapisów (obroty) liczone w sposób ciągły. Sposób dokonywania zapisów w dzienniku powinien umożliwiać ich jednoznaczne powiązanie ze sprawdzonymi i zatwierdzonymi dowodami księgowymi.

Stan pozostałych środków trwałych na dzień 31.12.2014 r., wykazanych w informacji o stanie mienia (załącznik do bilansu), był niezgodny ze stanem konta 013 na dzień 31.12.2014 r. Według załącznika - 170.462,09 zł, według konta 013 - 172.096,07 zł. Główny księgowy nie znalazł wyjaśnienia w związku ze stwierdzoną nieprawidłowością.

W PPP nr 2 za proces inwentaryzacyjny odpowiedzialny byłdyrektor. Stwierdzono, że dyrektor nie egzekwował od odpowiedzialnych pracowników rzetelnego prowadzenia ksiąg inwentarzowych.

Księgę pozostałych środków trwałych prowadził kierownik gospodarczy.

W toku spisu z natury kasy na dzień 31.12.2014 r. nie stwierdzono nadwyżek i niedoborów.

WKiAW negatywnie ocenia przebieg procesu inwentaryzacji za 2014 r. pod kątem zgodności z przepisami ustawy o rachunkowości i dokumentacji sporządzonej w trakcie procesu inwentaryzacji.

 8. Dokumentacja finansowo - księgowa

W toku kontroli analizie poddano niżej wymienione procedury z zakresu finansowo – księgowego, obowiązujące w jednostce:

1. Zasady (polityka) rachunkowości – wprowadzone zarządzeniem z dnia 29.01.2009 r.,
2. Zakładowy Plan Kont na rok 2014 – wprowadzony zarządzeniem z dnia 2.01.2014 r.,
3. Instrukcja stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych z dnia 6.04.2009 r.,
4. Regulamin pracy Komisji Przetargowej z dnia 6.04.2009 r.,
5. Instrukcja inwentaryzacji – wprowadzona zarządzeniem z dnia 30.01.2009 r.,
6. Regulamin wewnętrznej kontroli - wprowadzona zarządzeniem z dnia 30.01.2009 r.,
7. Instrukcja i zasady gospodarki kasowej z dnia 3.04.2009 r.,
   1. Instrukcja obiegu dokumentów finansowo – księgowych - wprowadzona zarządzeniem z dnia 30.01.2009 r.

 Polityka rachunkowości zawierała nieaktualną podstawę prawną, co naruszało art. 10 ust. 2 uor, według którego kierownik jednostki ustala w formie pisemnej i aktualizuje dokumentację, o której mowa w ust. 1 (art. 10 ust. 1 uor - Jednostka powinna posiadać dokumentację opisującą w języku polskim przyjęte przez nią zasady (politykę) rachunkowości).

Instrukcja inwentaryzacji, Regulamin wewnętrznej kontroli, Instrukcja stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych, Regulamin pracy Komisji Przetargowej również zawierały nieaktualną podstawę prawną.

W przyjętej dokumentacji zasad rachunkowości nie było podanej wersji oprogramowania programu do prowadzenia ksiąg rachunkowych, była jedynie data rozpoczęcia eksploatacji. Powyższe było niezgodne z art. 10 ust. 1 pkt 3 lit. c uor, według którego jednostka powinna posiadać dokumentację opisującą przyjęte przez nią zasady rachunkowości, a w szczególności dotyczące sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w tym co najmniej opisu systemu informatycznego, zawierającego wykaz programów, procedur lub funkcji (…), a ponadto określenie wersji oprogramowania i daty rozpoczęcia jego eksploatacji.

W punkcie 1 Rozdziału VI Instrukcji stosowania ustawy Prawo zamówień publicznychbyło odniesienie do zamówień, których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 14.000 euro podczas, gdy od dnia 16.04.2014 r. kwota ta wynosi 30.000 euro (ww. Zarządzenie nr 165/14 z dnia 15.04.2014 r.).

W 2014 r. w PPP nr 2 nie została przeprowadzona żadna kontrola kasy, co było niezgodne z zapisami § 6 ust. 1 i 2 obowiązującej Instrukcji i zasad gospodarki kasowej, według którego funkcjonowanie kasy a tym samym wykonywanie funkcji kasjera podlega okresowym kontrolom. Kontrole przeprowadza komisja powołana przez dyrektora Poradni nie rzadziej niż dwa razy w roku (bez zapowiadania).

W PPP nr 2 za dokumentację finansowo - księgową odpowiedzialny był dyrektor.

Dokumentacja finansowo - księgowa zawierała potwierdzenie przyjęcia do stosowania przez upoważnionych pracowników.

W procedurach nie stwierdzono zapisów kolidujących z obowiązującymi przepisami.

WKiAW mimo stwierdzonych uchybień pozytywnie ocenia dokumentację finansowo – księgową jednostki pod względem zawartości merytorycznej.

 9. Inne obszary

Pismami znak: PPP2-334-3/14 z dnia 3.07.2014 r. i znak: PPP2-334-1/15 z dnia 8.01.2015 r. podpisanym przez dyrektora PPP nr 2, Wydział Oświaty Urzędu Miasta Szczecin został poinformowany, że w PPP nr 2 nie stwierdzono transakcji podejrzanych.

W oświadczeniu z dnia 16.09.2015 r., dyrektor PPP nr 2 podał, że w 2014 r. organy kontroli zewnętrznej przeprowadziły w poradni jedną kontrolę.

 PPP nr 2 działał w oparciu o statut przyjęty do stosowania uchwałą Rady Pedagogicznej nr 1/05 z dnia 5.01.2005 r.

Według rozdziału § 1 ust. 4 statutu, organem prowadzącym PPP nr 2 jest Rada Miasta Szczecina podczas, gdy organem prowadzącym jednostki oświatowe jest Gmina Miasto Szczecin.

W zakresie realizacji zarządzeń nr 579/09 i 399/03 Prezydenta Miasta, nie stwierdzono nieprawidłowości.

Pisma dot. transakcji podejrzanych sporządzone były terminowo.

Ustalono, że dyrektor poinformował WKiAW o kontroli zewnętrznej przeprowadzonej w jednostce, co wyczerpało dyspozycje § 11 i § 12 Załącznika Nr 1 do Zarządzenia nr 399/03 Prezydenta Miasta.

WKiAW, mimo stwierdzonych uchybień w zapisach obowiązującego statutu PPP nr 2, pozytywnie ocenia realizację zapisów zawartych w zarządzeniach nr 579/09 i 399/03 Prezydenta Miasta.

III. Uwagi i zalecenia

Prezydent Miasta Szczecin zalecił Dyrektorowi PPP nr 2:

1. Wprowadzić do ewidencji wszystkie brakujące dowody księgowe (przychodowe, dochodowe, kosztowe i wydatkowe).
2. Skorygować błędne księgowania dot. przychodów, dochodów, kosztów i wydatków.
3. Uzgodnić księgi rachunkowe na dzień 31.12.2014 r. z dowodami księgowymi (wszystkie konta, w tym rozrachunkowe).
4. Zweryfikować informacje zawarte w sprawozdaniach rocznych Rb-28S, Rb-34S, Rb-N, w bilansie i rachunku zysków i strat oraz złożyć do Gminy stosowne korekty.
5. Uzupełnić Zakładowy Plan Kont o brakujące konta.
6. Wystawiać faktury sprzedażowe w terminach umożliwiających ich uregulowanie w umownych terminach.
7. Naliczać i obciążać najemców odsetkami za nieterminowe uregulowanie należności.
8. Wyegzekwować od najemcy kwotę 599,99 zł tytułem ryczałtu.
9. Skorygować podatek od nieruchomości za 2014 r. i 2015 r.
10. Ujmować w ewidencji grudnia koszty powstałe w grudniu, bez względu na datę wpływu dowodu księgowego.
11. Terminowo regulować zobowiązania.
12. Gotówkowe dowody księgowe ewidencjonować pod datą operacji gospodarczej.
13. Każdorazowo dekretować gotówkowe dokumenty księgowe i raporty kasowe.
14. Rozliczać wyjazdy służbowe pracowników (delegacje), po uprzednim zabezpieczeniu środków finansowych w § 4410.
15. Ewidencjonować operacje gospodarcze przy wykorzystaniu poprawnych kont i paragrafów.
16. Stosować precyzyjny opis operacji gospodarczych na kontach.
17. Prawidłowo naliczać dodatkowe wynagrodzenie roczne.
18. Prawidłowo naliczać wynagrodzenia za czas choroby.
19. Uzgodnić księgi inwentarzowe z ewidencją księgową.
20. Prowadzić księgę inwentarzową wartości niematerialnych i prawnych oraz ich ewidencję zgodnie z obowiązującymi przepisami.
21. Każdorazowo przedkładać projekty umów do akceptacji radcy prawnego UM.
22. Nadawać wszystkim dowodom księgowym trwałą numerację, zgodną z pozycją dziennika,
23. Zaktualizować obowiązujące procedury i Regulamin pracy pod kątem zgodności z przepisami prawa,
24. Zaktualizować statut PPP nr 2 pod kątem organu prowadzącego.