Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2015 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin w okresie 3 – 26.02.2015 r. przeprowadził kontrolę w Gimnazjum Nr 10 w Szczecinie przy ul. Siemiradzkiego 2, zw. dalej Gim nr 10, w zakresie gospodarki finansowo – księgowej, w tym wynagrodzeń osobowych i spraw kadrowych za 2014 r.
Ocena kontrolowanego zagadnienia, wnioski i zalecenia pokontrolne zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 7.05.2015 r.

I. Ocena ogólna kontrolowanej działalności

WKiAW, mimo stwierdzonych nieprawidłowości, pozytywnie ocenia prowadzenie gospodarki finansowo – księgowej w 2014 r. (ocena pozytywna z nieprawidłowościami).
Wykonanie dochodów budżetowych Gim nr 10 w 2014 r. wyniosło 712,37 zł, co stanowiło 106 % planowanej kwoty.
Zaplanowane wydatki budżetowe Gim nr 10 w wysokości 3.442.216,00 zł zrealizowane zostały w 100 %, tj. w kwocie 3.442.206,70 zł.
Gim nr 10 w 2014 r. uzyskało dochody, jak i poniosło wydatki z wydzielonego rachunku dochodów (WRD) w wysokości 223.048,89 zł, co stanowiło 61% zaplanowanej kwoty.

Pozytywna ocena dotyczy przede wszystkim:
- terminowego realizowania płatności z tytułu składek ZUS i podatku dochodowego od osób fizycznych oraz zobowiązań niewymagalnych wykazanych na dzień 31.12.2014 r.,
- sprawozdań budżetowych sporządzanych zgodnie z ewidencją księgową i zatwierdzonym planem finansowym,
- prawidłowości naliczania wynagrodzeń – nadgodziny, nagroda jubileuszowa i zgodności naliczeń z aktami osobowymi,
- sporządzania i przekazywania do wydziału nadzorującego Urzędu Miasta informacji o występowaniu lub niewystępowaniu transakcji podejrzanych, w związku z wymogami ustalonymi przez Prezydenta Miasta Szczecin w Zarządzeniu Nr 579/09 z dnia 8 grudnia 2009 r. w sprawie Instrukcji postępowania w sprawie przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu,
- przekazywania do WKiAW informacji o kontrolach zewnętrznych przeprowadzonych w Gim nr 10, zgodnie z wymogami § 11 i § 12 Załącznika Nr 1 do Zarządzenia Nr 399/03 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 10.07.2003 r. w sprawie zasad i trybu przeprowadzania kontroli.

Stwierdzone nieprawidłowości i uchybienia dotyczyły:
- czynności związanych z procesem inwentaryzacji,
- ksiąg pomocniczych (inwentarzowych) prowadzonych w sposób niezgodny z ustawą z dnia 29.09.1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2013 r. poz. 330 ze zm.), zwaną dalej uor,
- prawidłowości naliczania wynagrodzeń – za urlop, opiekę nad dzieckiem do 14 lat i wynagrodzenie za czas choroby,
- stosowania nieprecyzyjnych zapisów w umowach najmu,
- nieegzekwowania zapisów umownych pod kątem protokołów zdawczo – odbiorczych, polis OC i NNW, formy zapłaty, zmian do umów,
- braku bieżącej aktualizacji zakładowego planu kont i stosowanych procedur,
- prowadzenia ewidencji na kontach m.in.: 101, 201, 760 niezgodnie z obowiązującymi przepisami,
- dekretowania dowodów księgowych i raportów kasowych,
- prowadzenia i ewidencjonowania raportów kasowych,
- sporządzania notatek służbowych z analizy rynku niezgodnie z Zarządzeniem nr 314/13 Prezydenta Miasta z dnia 17.07.2013 r. w sprawie zasad wykonywania w Urzędzie Miasta Szczecin i jednostkach organizacyjnych Gminy Miasto Szczecin ustawy Prawo Zamówień Publicznych oraz Regulaminu Pracy Komisji Przetargowej Urzędu Miasta Szczecin,
- prowadzenia akt osobowych pracowników administracji i obsługi.

II. Oceny cząstkowe
1. Dochody budżetowe, w tym WRD
1.1. Wykonanie dochodów budżetowych i WRD

Dochody budżetowe w kwocie 712,37 zł wykazane w § 097 stanowiły wyłącznie wynagrodzenie płatnika za terminowe regulowanie należności z tytułu podatku dochodowego od osób fizycznych i świadczeń z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa.
Kontroli poddano wszystkie umowy najmu obowiązujące w 2014 r. (10 umów najmu i 2 umowy użyczenia) oraz faktury wystawione przez Gim nr 10 za II półrocze 2014 r. (18 faktur) na kwotę ogółem 7.333,88 zł, tj. 3,3 % ogółem dochodów WRD jednostki za 2014 r.
Za zawieranie umów w Gim nr 10 oraz wystawianie faktur odpowiedzialny był kierownik gospodarczy.
Osobą odpowiedzialną w Gim nr 10 za ewidencję dochodów był główny księgowy.
Umowy na wynajem powierzchni pod automaty do sprzedaży słodyczy (2 umowy z dnia 1.09.2013 r., 2 umowy z dnia 1.09.2014 r. i umowa z dnia 17.11.2014 r.– łącznie na 3 automaty), nie zawierały informacji o uwzględnieniu w cenie najmu podatku od nieruchomości. W § 2 ust. 1 ww. umów, każdorazowo przedmiotem najmu była powierzchnia 1,1 m2. Wg deklaracji DN-1 za 2014 r. został zapłacony podatek od nieruchomości w łącznej kwocie 51 zł, za powierzchnię 2,2 m2 , czyli pod wynajem dwóch automatów do sprzedaży słodyczy. Od dnia 17.11.2014 r. obowiązywała umowa na trzeci automat, deklaracja DN-1 za 2015 r. w dalszym ciągu jednak uwzględniała powierzchnię pod dwa automaty. Kierownik gospodarczy w dniu 20.02.2015 r. oświadczył, że powierzchnia pod ww. trzy automaty łącznie nie przekracza 2,2 m². W ocenie kontroli świadczy to o zawieraniu w umowach nieprecyzyjnych zapisów dot. wielkości wynajmowanej powierzchni.
W Gim nr 10 nie było protokołów zdawczo – odbiorczych wydania lokalu w celu prowadzenia gabinetu profilaktyki zdrowotnej i pomocy przedlekarskiej. Nie było również protokołu zdawczo - odbiorczego zwrotu ww. lokalu po zakończeniu umowy użyczenia z dnia 3.09.2012 r. Umowy użyczenia gabinetu profilaktyki zdrowotnej i pomocy przedlekarskiej z dnia 3.09.2012 r. i z dnia 17.06.2014 r. (bezpośrednio po sobie następujące), w § 1 ust. 2 zawierały zapis o wydaniu lokalu na podstawie protokołu zdawczo – odbiorczego, określającego stan techniczny i wyposażenie lokalu, stanowiącego załącznik do umowy, w § 5 ust. 2 natomiast zawierały zapis, że po zakończeniu trwania umowy, zwrot również nastąpi na podstawie protokołu zdawczo - odbiorczego.
Umowa użyczenia z dnia 17.06.2014 r. ponadto, nie została podpisana przez Prezydenta Miasta Szczecin, co było niezgodne z § 1 uchwały nr XIX/530/12 Rady Miasta Szczecin z dnia 4.06.2012 r. zmieniającej uchwałę w sprawie określenia szczegółowych warunków korzystania z nieruchomości gminnych przez jednostki organizacyjne nie posiadające osobowości prawnej, według którego jednostka może przekazać nieruchomość do używania po uzyskaniu zgody Prezydenta Miasta.
W 3. przypadkach, w dniu podpisania umów najmu sali gimnastycznej, Najemcy nie przedłożyli polis OC w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą i NNW uczestników zajęć. Obowiązek taki wynikał z zapisów § 9 umów najmu sali gimnastycznej z dnia: 18.09.2014 r., 1.10.2014 r. i 3.11.2014 r. W przypadku umów z dnia 18.09.2014 r. i 3.11.2014 r., przedmiotowe polisy zostały zawarte w czasie prowadzenia czynności kontrolnych w jednostce, przy czym jedynie w przypadku umowy z dnia 18.09.2014 r. polisa została opłacona. Polisa do umowy z dnia 1.10.2014 r. zawarta została przed zawarciem umowy najmu, dostarczona jednak została dopiero w trakcie prowadzenia kontroli.
W 5. przypadkach, umowy najmu (z dnia: 3.10.2013 r., 5.11.2013 r., 18.09.2014 r., 1.10.2014 r. i 3.11.2014 r.) zawierały nieprecyzyjne zapisy. W § 4 ust. 2 ww. umów zawarty był zapis o treści: czynsz najmu płatny jest z góry do 10-go każdego miesiąca w terminie 10 dni od doręczenia faktury Vat, przy czym żadna faktura za wynajem w Gim nr 10 nie była opłacana z góry, żadna też nie była płatna w terminie 10 dni, gdyż na fakturze kierownik gospodarczy wpisywał termin płatności 7 dni.
W przypadków dwóch umów z dnia 1.09.2014 r., faktury wystawiane kontrahentom każdorazowo były płatne gotówką, w kasie Gim nr 10, co było niezgodne z zapisami § 2 ust. 3 ww. umów, według których czynsz płatny będzie przez Najemcę przelewem na podstawie faktury Vat wystawionej przez Wynajmującego do 10-go dnia każdego miesiąca.
Faktury za wynajem ewidencjonowane były z pominięciem konta 760 – pozostałe przychody operacyjne. Na koncie 760 księgowane były dochody (płatności) za faktury, które powinny widnieć na kontach 101 – kasa, 132 – rachunek dochodów jednostek budżetowych i 201 – rozrachunki z odbiorcami i dostawcami.
Faktury za wynajem płatne gotówką ewidencjonowane były z pominięciem konta 201, co uniemożliwiało ustalenie wszystkich należności w podziale na poszczególnych kontrahentów. Stanowiły ponadto dowód wpłaty i ujmowane były pod raportami kasowymi zamiast dowodu KP, tym samym pod raportami kasowymi nie było dokumentu potwierdzającego przyjęcie gotówki przez kasjera, zawierającego kwotę, datę wpłaty, podpis osoby wpłacającej i przyjmującej.
Powyższe było niezgodne z pkt 11 obowiązującej w Gim nr 10 instrukcji kasowej, według którego kasowymi dowodami przychodowymi są kwitariusze przychodowe, na które przyjmuje się wpłaty gotówkowe.
Według standardu kontroli zarządczej nr 14 a i d zawartego w grupie C – Mechanizmy kontroli, o którym mowa w Załączniku do Komunikatu Nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych (Dz. Urz. MF Nr 15, poz. 84), zwanego dalej komunikatem w sprawie standardów kontroli zarządczej, w jednostce powinny istnieć mechanizmy kontroli dotyczące operacji finansowych i gospodarczych dotyczące rzetelnego i pełnego dokumentowania operacji finansowych i gospodarczych oraz ich weryfikacji przed i po realizacji.
Kontrola 18 faktur wykazała, że zostały one uregulowane w umownych terminach.
WKiAW, mimo stwierdzonych nieprawidłowości, ocenia pozytywnie realizację dochodów w 2014 r., w zakresie poprawności i kompletności dokumentacji, ewidencjonowania, a przede wszystkim terminowości dokonywanych wpłat.

1.2. Należności

W sprawozdaniu z wykonania planu dochodów budżetowych Rb-27S na dzień 31.12.2014 r. nie zostały wykazane należności.
W sprawozdaniu Rb-34S z wykonania dochodów i wydatków na WRD na dzień 31.12.2014 r. wykazane zostały należności niewymagalne w kwocie 2.516,35 zł.
W sprawozdaniu o stanie należności (Rb-N) na dzień 31.12.2014 r. wykazane zostały należności w kwocie 2.516,35 zł.
Osobą odpowiedzialną w Gim nr 10 za monitorowanie należności był główny księgowy.
Nie stwierdzono nieprawidłowości w powyższym zakresie.
Cała kwota 2.516,35 zł, tytułem należności niewymagalnych, została uregulowana w styczniu 2015 r.
WKiAW pozytywnie ocenia bieżący monitoring należności w jednostce.

2. Wydatki budżetowe, w tym WRD
2.1 Wykonanie wydatków budżetowych i WRD

W toku kontroli wydatków analizie poddano:
- 23 dowody księgowe na kwotę 240.560,13 zł, co stanowiło 6,99% wydatków budżetowych ogółem,
- 9 dowodów księgowych na kwotę 21.772,11 zł, co stanowiło 9,8% wydatków WRD ogółem,
- 5 umów i 1 aneks stanowiące podstawę do wystawienia 5. dowodów księgowych,
- 8 informacji dokumentujących fakt przeprowadzenia analizy rynku.
Osobą odpowiedzialną w Gim nr 10 za realizację wydatków budżetowych oraz prowadzenie ewidencji był główny księgowy. Kasę prowadził starszy intendent – kasjer.
Faktura nr 96577/12/13/SEC dot. energii cieplnej za miesiąc XII 2013 r. wystawiona w dniu 2.01.2014 r. została ujęta w koszty stycznia 2014 r., co było niezgodne z art. 6 ust. 1 uor, wg którego w księgach rachunkowych jednostki należy ująć wszystkie osiągnięte, przypadające na jej rzecz przychody i obciążające ją koszty związane z tymi przychodami dotyczące danego roku obrotowego, niezależnie od terminu ich zapłaty.
Na koncie 130 nie można było zidentyfikować numeru wyciągu bankowego. Zapisy na koncie 130 powinny być dokonywane na podstawie dokumentów bankowych.
Powyższe naruszało art. 23 ust. 2 pkt 2 i 3 uor, według którego zapis księgowy powinien zawierać co najmniej określenie rodzaju i numer identyfikacyjny dowodu księgowego stanowiącego podstawę zapisu oraz jego datę, jeżeli różni się ona od daty dokonania operacji, zrozumiały tekst, skrót lub kod opisu operacji, z tym że należy posiadać pisemne objaśnienia treści skrótów lub kodów.
Poprzedni główny księgowy nie dekretował dokumentów, wskazywał jedynie źródło finansowania wydatku i klasyfikację budżetową. Nie dekretował również wyciągów bankowych. Obecny główny księgowy na dekrecie nie wskazywał miesiąca, do którego zakwalifikowany został dowód księgowy. Dostępna dokumentacja nie opisywała zasad wskazywania miesiąca ujęcia dowodu księgowego w księgach rachunkowych.
Powyższe było niezgodne z art. 21 ust. 1 pkt 6 uor, według którego dowód księgowy powinien zawierać co najmniej stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.
Faktury: nr 101/2014 z dnia 23.01.2014 r. na kwotę 3.500 zł, nr 16/2014 z dnia 13.03.2014 r. na kwotę 3.700 zł i nr 17/2014 z dnia 13.03.2014 r. na kwotę 5.284,52 zł, zostały zapłacone przez poprzedniego głównego księgowego po terminie. Takie postępowanie niesie za sobą ryzyko płacenia odsetek od nieterminowych płatności, które w tym przypadku wyniosłyby 12,63 zł.
W dniu 28.02.2014 r. dokonano przelewu w wys. 3.996 zł za obóz zimowy w Złotowie (WB 25). Faktury za usługi hotelowe i gastronomiczne zostały wystawione dopiero z datą 1.03.2014 r. i ujęte w ewidencji w dniu 23.03.2014 r. Nie było dowodu księgowego, który stanowiłby podstawę do dokonania przelewu.
Powyższe naruszało art. 20 ust. 2 uor, według którego podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej, zwane dalej „dowodami źródłowymi”.
Wypłaty gotówkowe z ZFŚS zestawiane były w RK łącznie z wydatkami budżetowymi, co było niezgodne z pkt 13 obowiązującej instrukcji kasowej, według którego raporty kasowe sporządza się z podziałem na poszczególne rachunki bankowe tj.: z działalności podstawowej, ze środków specjalnych, z sum depozytowych, z ZFŚS.
W Gim nr 10 nie było jednej metody dekretowania raportów kasowych. RK 12/P/14 zadekretowany był poprzez wskazanie wyłącznie kont syntetycznych, RK 6/P/14 poprzez wskazanie kont syntetycznych i paragrafów, RK 2/WRD/14 nie został zadekretowany, RK 3/WRD/2014 poprzez wskazanie wyłącznie paragrafów. Opracowana dokumentacja nie precyzowała zasad dekretacji raportów kasowych.
W 7. przypadkach, informacja o wyborze oferty, potwierdzająca przeprowadzenie analizy rynku, nie zawierała daty sporządzenia, szacunkowej wartości zamówienia bez podatku VAT wraz z jej równowartością w euro.
W 2. przypadkach ponadto, przeprowadzenie analizy rynku potwierdzał dokument o nazwie „Wybór wykonawcy”, który nie zawierał informacji dot. wartości szacunkowej zamówienia wyrażonej w złotych i euro oraz wskazania obowiązującego kursu euro.
W 2. przypadkach wydatki nie zostały poprzedzone analizą rynku.
Powyższe było niezgodnie z § 11 ust. 4 pkt 1, 2 i 3 Załącznika nr 1 do Zarządzenia nr 314/13 Prezydenta Miasta, według którego przed zawarciem umowy zamawiający powinien dokonać analizy rynku polegającej w szczególności na skierowaniu zapytania do minimum dwóch potencjalnych wykonawców, każdorazowo sporządzić notatkę służbową, w której udokumentowany zostanie fakt dokonania analizy rynku, notatka powinna również zawierać informację dotyczącą wartości szacunkowej zamówienia wyrażonej w złotych i euro oraz wskazanie obowiązującego kursu euro, zamawiający ustala szacunkową wartość zamówienia, przyjmując średni kurs złotego w stosunku do euro określony w przepisach wydanych na podstawie art. 35 ust. 3 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo Zamówień Publicznych (Dz. U. z 2010 r. Nr 113, poz. 759 ze zm.).
Realizacja zadania pn. montaż instalacji systemu sygnalizacji pożarowej oraz systemu zapobiegania zadymieniu zgodnie z projektem, zawierała następujące błędy:
- umowa nr 1/11/2014 z dnia 13.11.2014 r. na ww. prace – według zapisu w preambule - została zawarta w rezultacie wyboru Wykonawcy w trybie przetargu nieograniczonego, mimo że nie przeprowadzono postępowania, a wykonawca został wybrany po przeprowadzeniu analizy rynku. Wartość umowy wynosiła 131.610 zł brutto,
- w dniu 17.11.2014 r. został zawarty aneks „na wstawienie dodatkowych drzwi przeciwpożarowych E160 z samozamykaczem testowym do projektu Wykonanie systemu sygnalizacji pożarowej oraz systemu zapobiegania zadymieniu zgodnie z projektem”, została podana nazwa firmy, która złożyła ofertę ma drzwi (Wykonawca, z którym została zawarta umowa) oraz cena łączna za 5 szt. drzwi w wys. 9.225 zł brutto. Aneks zmieniał przedmiot i wartość umowy, co było niezgodne z zapisami § 15 ust. 2 ww. umowy, według którego Zamawiający przewiduje możliwość wprowadzenia istotnych zmian postanowień umowy w stosunku do treści oferty, polegających na zmianie terminu zakończenia przedmiotu umowy, zmianie sposobu spełnienia świadczenia, zmianie skutkującej zmniejszeniem wynagrodzenia, zmianie polegającej na wprowadzeniu robót, które nie spowodują zmiany wynagrodzenia oraz zmianie osób sprawujących samodzielne funkcje techniczne, ujętych w wykazie zawartym w ofercie Wykonawcy.
Raporty kasowe nie były prowadzone chronologicznie, co było niezgodne z pkt 13 obowiązującej instrukcji kasowej, według którego wszystkie obroty gotówkowe danego dnia ujmowane są w raporcie kasowym.
Raporty kasowe księgowane były przez poprzedniego głównego księgowego w miesiącu następnym, po zamknięciu miesiąca, którego dotyczyły, co naruszało art. 20 ust. 1 uor, według którego do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym.
W ewidencji konta 101 nie widniały poszczególne pozycje przychodów i rozchodów zestawione w RK. Nie była prowadzona analityka konta 201 dla operacji gotówkowych a pozycje RK księgowane były zbiorczo w podziale na paragrafy pod jedną datą operacji gospodarczej (datą zamknięcia raportu kasowego - co nie było zgodne z rzeczywistymi datami zapłaty dowodów księgowych). Naruszało to art. 23 ust. 2 pkt 1, 2 i 4 uor, według którego zapis księgowy powinien zawierać co najmniej datę dokonania operacji gospodarczej, określenie rodzaju i numer identyfikacyjny dowodu księgowego stanowiącego podstawę zapisu oraz jego datę, jeżeli różni się ona od daty dokonania operacji, kwotę i datę zapisu.
Zaliczki udzielone pracownikowi w związku z organizacją obozów (zimowy i letni) nie były sprawdzone pod względem merytorycznym a zaliczka z dnia 5.08.2014 r. nie była zatwierdzona do wypłaty przez dyrektora, co było niezgodne z zasadami wypełniania wniosku o zaliczkę, stanowiącymi załącznik do obowiązującej instrukcji kasowej, według których wypełniony przez wnioskującego wniosek, przed dokonaniem wypłaty gotówki, musi otrzymać akceptację merytoryczną (wicedyrektora), formalną i rachunkową (głównego księgowego) i dyrektora. Tylko wniosek posiadający wszystkie wymagane akceptacje jest podstawą do dokonania wypłaty. Przed dokonaniem wypłaty gotówki, kasjer obowiązany jest sprawdzić, czy wniosek posiada wszystkie akceptacje. Za wypłatę gotówki, mimo wniosku o zaliczkę bez wszystkich akceptacji, odpowiada pracownik kasy.
Rozliczenia zaliczek pobranych w związku z organizacją ww. obozów nie były sprawdzone pod względem merytorycznym (obóz zimowy) i formalno – rachunkowym (obóz letni), nie miały daty zatwierdzenia przez dyrektora (oba) i głównego księgowego (obóz zimowy), nie zawierały również dekretacji.
Według standardu kontroli zarządczej nr 14 a i d zawartego w grupie C – Mechanizmy kontroli, o którym mowa w komunikacie w sprawie standardów kontroli zarządczej, w jednostce powinny istnieć mechanizmy kontroli dotyczące operacji finansowych i gospodarczych dotyczące rzetelnego i pełnego dokumentowania operacji finansowych i gospodarczych oraz ich weryfikacji przed i po realizacji.
Wszystkie 32. dowody księgowe były poddane kontroli merytorycznej i formalno - rachunkowej dokonywanej przez kierownika gospodarczego lub intendenta szkoły.
Wszystkie dowody księgowe były zatwierdzone do wypłaty przez dyrektora Gim nr 10 i głównego księgowego.
WKiAW, mimo stwierdzonych nieprawidłowości, ocenia pozytywnie realizację wydatków budżetowych w 2014 r. pod względem legalności, celowości, rzetelności i gospodarności. Wydatki zrealizowane zostały z zachowaniem zasad gospodarowania środkami publicznymi określonych w art. 44 ustawy z dnia 27.08.2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2013 r., poz. 885 ze zm.), zwanej dalej uofp.

2.2 Płatności inne

W toku kontroli nie stwierdzono płatności, których charakter odbiegałby od specyfiki wydatków ujętych w punkcie 2.1 wystąpienia.

2.3. Zobowiązania

W rocznych sprawozdaniach z wykonania wydatków budżetowych Rb-28S na dzień 31.12.2014 r. wykazane zostały zobowiązania niewymagalne w łącznej kwocie 230.577,97 zł, uregulowane w 2015 r. w terminach ich wymagalności.
W sprawozdaniu Rb-34S z wykonania dochodów i wydatków na WRD na dzień 31.12.2014 r. wykazane zostały zobowiązania niewymagalne w kwocie 1.442,87 zł, uregulowane w 2015 r. w terminach ich wymagalności.
W sprawozdaniu o stanie zobowiązań Rb-Z na dzień 31.12.2014 r. nie wykazano zobowiązań wymagalnych.
Osobą odpowiedzialną w Gim nr 10 za monitorowanie zobowiązań był główny księgowy.
Nie stwierdzono nieprawidłowości w toku kontroli terminowości regulowania ww. zobowiązań.
Zobowiązania dotyczące dodatkowego wynagrodzenia rocznego i składek ZUS, wykazane zostały w sprawozdaniu Rb-28S w sposób poprawny.
WKiAW pozytywnie ocenia bieżący monitoring zobowiązań w jednostce.

3. Zatrudnienie i wynagrodzenia

Kontrolą objęto wynagrodzenia 5. z 47. pracowników zatrudnionych na różnych stanowiskach pracy na kwotę 207.520,31 zł, tj. 8,5 % wynagrodzeń osobowych zaewidencjonowanych w 2014 r. na §§ 4010 i 4040, wynoszących 2.440.071,51 zł.
Osobą odpowiedzialną w Gim nr 10 za naliczanie wynagrodzeń był główny księgowy. Akta osobowe nauczycieli prowadził specjalista ds. administracyjno – kadrowych. Akta osobowe pracowników administracji i obsługi prowadził kierownik gospodarczy.
Główny księgowy nie spełniał wymogów wskazanych w art. 54 ust. 2 pkt 5 uofp w zakresie posiadanej praktyki w księgowości. W dokumentacji zgromadzonej w aktach osobowych głównego księgowego nie było dokumentu potwierdzającego co najmniej 3-letnią praktykę w księgowości. Wg komentarza do art. 54 ust. 2 ww. ustawy: „Za praktykę w księgowości uważać należy wykonywanie, na podstawie stosunku pracy, umowy cywilnoprawnej, umowy spółki lub w związku z prowadzeniem ewidencji własnej działalności gospodarczej - czynności w zakresie prowadzenia, na podstawie dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych ujmujących zapisy zdarzeń w porządku chronologicznym i systematycznym, wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego oraz sporządzania sprawozdań finansowych. Praktyką w księgowości jest także wykonywanie czynności w ramach badania sprawozdania finansowego, pod nadzorem biegłego rewidenta.” Z poprzednim głównym księgowym dyrektor rozwiązał umowę w dniu 30.05.2014 r. Obecny główny księgowy zatrudniony został z dniem 1.06.2014 r., najpierw na czas próbny na stanowisko księgowego, od 18.08.2014 r. na stanowisko głównego księgowego. Odbył 4 szkolenia z zakresu prowadzenia płac i księgowości oraz obsługi programu finansowo – księgowego.
W miesiącu sierpniu 2014 r. głównemu księgowemu został naliczony i wypłacony dodatek funkcyjny w pełnej kwocie 807 zł mimo, że dopiero z dniem 18.08.2014 r. pracownik objął funkcję głównego księgowego. Było to niezgodne z § 6 ust. 2 obowiązującego w Gim nr 10 regulaminu wynagradzania, według którego dodatek funkcyjny przyznawany jest na czas pełnienia funkcji. Wcześniej główny księgowy pracował na stanowisku księgowego, na którym nie został przewidziany ww. dodatek.
Za czas urlopu (3 dni) w miesiącu sierpniu 2014 r., zostało głównemu księgowemu naliczone wynagrodzenie w wysokości 205,68 zł, zamiast należnych 107,25 zł.
W przypadku nauczyciela, kwota składnika rocznego przyjęta do naliczenia wynagrodzenia za czas choroby (15-16.05.2014 r.) wyniosła 4.803,23 zł. Jako składnik roczny przyjmowane jest DWR, które wyniosło 4.249,95 zł w 2013 r. i 4.693,10 zł w 2014 r. Różnica przełożyła się na kwotę dniówki za czas choroby, która wg formularza ZUS-Z3 wyniosła 115,31 zł, a wg osoby kontrolującej powinna wynieść 112,61 zł.
W przypadku tego samego nauczyciela, według formularza ZUS-Z3, jako składnik kwotowy w miesiącu marcu 2014 r. do naliczenia wynagrodzenia za czas choroby (15-16.05.2014 r.) przyjęto kwotę 1.372,88 zł. Wg list płac nadgodziny wyniosły 1.058,70 zł.
W jednym przypadku, pracownikowi od września 2013 r. do grudnia 2014 r. naliczany i wypłacany był dodatek stażowy w wys. 13%. Według dokumentów zgromadzonych w aktach osobowych pracownika, zmiana z 12% na 13% powinna nastąpić z dniem 1.09.2014 r. Pracownik do dnia 31.08.2014 r. otrzymywał dodatek stażowy o 1% wyższy, niż należny i nadpłacono mu za ten okres dodatek stażowy w kwocie 317,64 zł.
W przypadku dnia wolnego z tytułu opieki nad dzieckiem, pracownikowi zostało obniżone wynagrodzenie o 36,30 zł, co naruszało postanowienia art. 188 ustawy z dnia 26.06.1974 r. Kodeks pracy (jt. Dz. U. z 2014 r., poz. 1502 ze zm.), według którego pracownikowi wychowującemu przynajmniej jedno dziecko w wieku do 14 lat przysługuje w ciągu roku kalendarzowego zwolnienie od pracy na 2 dni, z zachowaniem prawa do wynagrodzenia.
Do średniej z 12 m-cy, będącej podstawą naliczenia wynagrodzenia chorobowego za okres 29-31.10.2014 r. nauczyciela, w miesiącu sierpniu 2014 r. zostało uwzględnione wynagrodzenie łącznie z dodatkiem stażowym. Było to niezgodne z art. 41 ust. 1 ustawy z 25.06.1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (jt. Dz. U. z 2014 r., poz. 159), według którego przy ustalaniu podstawy wymiaru zasiłku chorobowego nie uwzględnia się składników wynagrodzenia, do których pracownik zachowuje prawo w okresie pobierania tego zasiłku zgodnie z postanowieniami układów zbiorowych pracy lub przepisami o wynagradzaniu, jeżeli są one wypłacane za okres pobierania tego zasiłku. Podstawową zasadą, którą należy uwzględniać przy wykładni tego przepisu, jest jego cel polegający na przeciwdziałaniu możliwości podwójnego wypłacania tego samego składnika wynagrodzenia. Jeżeli pracownik w okresie nieświadczenia pracy z powodu niezdolności do jej wykonywania otrzyma wynagrodzenie, to wynagrodzenie to (lub jego składnik) nie może być uwzględnione w podstawie wymiaru zasiłku chorobowego, gdyż oznaczałoby to pobieranie dwóch wzajemnie wykluczających się świadczeń. Pracownik bowiem otrzymałby wynagrodzenie i odpowiednik wynagrodzenia w czasie niezdolności do pracy, tj. zasiłek chorobowy, w którego podstawie wymiaru byłoby także owo wynagrodzenie.
Nauczycielom w Gim nr 10 nie była pomniejszana wysługa za czas choroby. Z uwagi na brak jednoznacznych wytycznych w przepisach, wysługa powinna być pomniejszana i nieujmowana przy naliczaniu podstawy do wynagrodzenia chorobowego, w przeciwnym razie dyrektor powinien stworzyć regulamin wynagradzania nauczycieli, w którym powinien zostać uregulowany sposób naliczania wynagrodzeń nauczycieli za czas choroby.
Zakres obowiązków kierownika gospodarczego w części C pkt 6 zawierał nieaktualny zapis o prowadzeniu magazynu środków czystości, podczas gdy w Gim nr 10 nie funkcjonował taki magazyn.
W Gim nr 10 funkcjonował Regulamin Pracy podpisany w dniu 19.09.2001 r. i powołujący się na zapisy nieobowiązującego ponadzakładowego układu zbiorowego.
Dokumenty zgromadzone w aktach osobowych pracowników administracji i obsługi nie były ponumerowane, nie było zrobionego spisu akt dla każdej części, co naruszało § 6 ust. 3 rozporządzenia MPiPS z dnia 28.05.1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (jt. Dz. U. Nr 62, poz. 286 ze zm.).
Stwierdzono, że:
- akta osobowe (aktualne wynagrodzenie, zajmowane stanowisko, kategoria zaszeregowania, przyznane dodatki, posiadane wykształcenie oraz zakres obowiązków pracowników) były zgodne z danymi stanowiącymi podstawę naliczania wynagrodzeń (regulamin wynagradzania, listy płac) – z wyjątkiem wyżej wymienionych nieprawidłowości,
- wynagrodzenia za godziny ponadwymiarowe (13 przypadków), zastępstwa (9 przypadków) i za nauczanie indywidualne (11 przypadków) naliczane były prawidłowo,
- nagroda jubileuszowa wypłacona pracownikowi za 25 lat pracy, w wysokości 100% wynagrodzenia, naliczona została prawidłowo,
- naliczone wynagrodzenia były zgodne z dokonanymi wypłatami.
WKiAW, mimo stwierdzonych nieprawidłowości, pozytywnie ocenia prawidłowość naliczania wynagrodzeń – ich zgodności z aktami osobowymi, stanowiącymi podstawę naliczeń i ewidencji na listach płac.

4. Podatek dochodowy i składki ZUS

Według deklaracji PIT-4R za 2014 r. naliczony został podatek dochodowy od osób fizycznych w kwocie ogółem 217.137 zł, uregulowany w całości w 2014 r.
Według deklaracji ZUS P DRA za poszczególne miesiące 2014 r. naliczone składki ubezpieczeń społecznych i Funduszu Pracy wyniosły ogółem 854.225,23 zł, uregulowane w całości w 2014 r.
Osobą odpowiedzialną w Gim nr 10 za naliczanie i regulowanie podatku dochodowego oraz składek ZUS był główny księgowy.
Poprzedni główny księgowy w miesiącu czerwcu 2014 r. nie ujął w ewidencji księgowej podatku należnego od wypłaconych świadczeń z ZFŚS w wysokości 32 zł, w związku z czym wystąpiła różnica między podatkiem należnym wykazanym w deklaracji PIT 4 R a podatkiem naliczonym i zaewidencjonowanym na koncie 225.
W ewidencji kont 225 i 229 w rubryce „opis” dla poszczególnych kwot stosowany był ogólny zapis „naliczenie-podatek”, „przelew podatku”, „naliczenie ZUS”. Nie było informacji co do miesiąca, którego dana kwota dotyczy, rodzaju składki ZUS ani numeru wyciągu bankowego, w którym potwierdzone zostało jego uregulowanie. Było to niezgodne z ww. art. 23 ust. 2 pkt 2 i 3 uor.
Podatek dochodowy od osób fizycznych za poszczególne miesiące 2014 r. regulowany był w terminach wynikających z zapisów art. 38 ust. 1 ustawy z dnia 26.07.1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (jt. Dz. U. z 2012 r. poz. 361 ze zm.).
Składki ubezpieczeniowe za poszczególne miesiące 2014 r. regulowane były w terminach wynikających z zapisów art. 47 ust. 1 ustawy z dnia 13.10.1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (j.t. Dz. U. z 2013 r. poz. 1442 ze zm.).
Plan wydatków z tytułu podatku dochodowego i składek ubezpieczeniowych nie został przekroczony.
WKiAW, mimo stwierdzonych uchybień, pozytywnie ocenia rozliczenia publiczno – prawne w powyższym zakresie.

5. Sprawozdawczość

Badaniem objęto sprawozdania roczne:
- z wykonania planu dochodów budżetowych (Rb-27S) na dzień 31.12.2014 r. na kwotę 712,37 zł,
- z wykonania planu wydatków budżetowych (Rb-28S) na dzień 31.12.2014 r.– 17 sprawozdań na kwotę ogółem 3.442.206,70 zł,
- z wykonania dochodów i wydatków na rachunku, o którym mowa w art. 223 ust. 1 uofp (Rb-34S) na dzień 31.12.2014 r. na kwotę dochodów i wydatków w wysokości 223.048,89 zł
oraz kwartalne:
- kwartalne sprawozdanie o stanie zobowiązań (Rb-Z) na dzień 31.12.2014 r. - (brak zobowiązań na dzień 31.12.2014 r.),
- kwartalne sprawozdanie o stanie należności (Rb-N) na dzień 31.12.2014 r. na kwotę ogółem 2.516,35 zł (z tytułu dostaw towarów i usług).
Plan dochodów budżetowych na dzień 31.12.2014 r. wyniósł 675 zł i nie zmienił się w porównaniu z planem na dzień 1.01.2014 r.
Plan wydatków budżetowych na dzień 31.12.2014 r. wyniósł 3.442.216 zł i wzrósł w porównaniu z planem na dzień 1.01.2014 r. o 527.773 zł (dokonano 73 zmiany planu).
Plan dochodów i wydatków WRD na dzień 31.12.2014 r. wyniósł 363.720 zł i nie uległ zmianie w porównaniu z planem na dzień 1.01.2014 r. (dokonano łącznie 9 zmian planu).
Osobą odpowiedzialną w Gim nr 10 za proces planowania i sprawozdawczość był główny księgowy.
W toku kontroli sprawozdań i procesu planowania nie stwierdzono nieprawidłowości.
Sprawozdania zostały sporządzone terminowo, a wykazane kwoty były zgodne z danymi wynikającymi z ewidencji księgowej.
Każda zmiana planu poprzedzona była zgodą organu nadrzędnego, tj. Wydziału Oświaty, a w przypadku zmian planu WRD, była zgodna z uchwałą nr XXIV/705/12 Rady Miasta Szczecin z dnia 26.11.2012 r. w sprawie gromadzenia dochodów na wydzielonym rachunku przez samorządowe jednostki budżetowe prowadzące działalność w zakresie oświaty.
WKiAW pozytywnie ocenia sporządzone przez Gim nr 10 sprawozdania budżetowe. Kontrola wykazała, że sprawozdawczość była zgodna z ewidencją księgową i zatwierdzonym planem finansowym.

6. Inwentaryzacja

W toku kontroli przeanalizowano dokumentację dotyczącą czynności inwentaryzacyjnych przeprowadzonych na dzień 31.12.2014 r., w tym: protokół z inwentaryzacji kasy i magazynu żywieniowego, potwierdzenia sald odebrane od kontrahentów, potwierdzenia sald rachunków bankowych, protokoły weryfikacji sald kont 011, 020, 080, 221, 222, 223, 225, 229, 231, 234, zestawienie stanu pożyczek mieszkaniowych z ZFŚS i wykaz zobowiązań na dzień 31.12.2014 r.
Osobą odpowiedzialną w Gim nr 10 za proces inwentaryzacyjny był dyrektor. Do obowiązków głównego księgowego należało jednak przeprowadzenie weryfikacji składników aktywów i pasywów, które nie podlegają inwentaryzacji w drodze spisu z natury. Księgi inwentaryzacyjne prowadzili: główny księgowy – środki trwałe, kierownik gospodarczy– pozostałe środki trwałe, pracownik biblioteki - księgozbiór.
Księga inwentarzowa środków trwałych prowadzona była ręcznie, w podziale na lata. Wartości w księdze inwentarzowej nie były podsumowane. Były wyliczenia dokonane przez głównego księgowego ołówkiem.
Pozostałe środki trwałe ewidencjonowane były w księdze inwentarzowej prowadzonej ręcznie, narastająco, chronologicznie, bez podziału na rodzaj środka. Na dzień 31.12.2014 r. księga inwentarzowa nie była podsumowana. Na koniec roku zapisy z księgi inwentarzowej nie były uzgodnione z zapisami na kontach księgowych. Według księgi inwentarzowej stan środków na dzień 01.01.2014 r. wynosił 277.905,85 zł a na dzień 31.12.2014 r. 284.741,57 zł. Według ewidencji konta 013, wartość początkowa na dzień 1.01.2014 r. wynosiła 321.011,41 zł a na dzień 31.12.2014 r. 338.727,08 zł.
Księgi inwentarzowe księgozbioru (2 sztuki) prowadzone były ręcznie, narastająco i chronologicznie, w podziale na podręczniki i pozostały księgozbiór. Na dzień 31.12.2014 r. księgi inwentarzowe nie były podsumowane. Na koniec roku zapisy z księgi inwentarzowej nie były uzgodnione z zapisami na kontach księgowych. Według księgi inwentarzowej stan środków na dzień 01.01.2014 r. wynosił 26.060,49 zł a na dzień 31.12.2014 r. 27.005,42 zł. Według ewidencji konta 014, wartość początkowa na dzień 1.01.2014 r. wynosiła 25.027,58 zł a na dzień 31.12.2014 r. 25.913,70 zł.
Nie było ksiąg inwentarzowych wartości niematerialnych i prawnych.
Powyższe naruszało art. 16 ust. 1 uor, według którego konta ksiąg pomocniczych zawierają zapisy będące uszczegółowieniem i uzupełnieniem zapisów kont księgi głównej. Prowadzi się je w ujęciu systematycznym jako wyodrębniony system ksiąg, kartotek (zbiorów kont), komputerowych zbiorów danych, uzgodniony z saldami i zapisami na kontach księgi głównej. Według art. 26 ust. 1 pkt 3 uor, jednostki przeprowadzają na ostatni dzień każdego roku obrotowego inwentaryzację środków trwałych, do których dostęp jest znacznie utrudniony, gruntów oraz praw zakwalifikowanych do nieruchomości, należności spornych i wątpliwych, a w bankach również należności zagrożonych, należności i zobowiązań wobec osób nieprowadzących ksiąg rachunkowych, z tytułów publicznoprawnych, a także aktywów i pasywów niewymienionych w pkt 1 i 2 oraz wymienionych w pkt 1 i 2, jeżeli przeprowadzenie ich spisu z natury lub uzgodnienie z przyczyn uzasadnionych nie było możliwe - drogą porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji wartości tych składników. Według art. 27 ust.1 uor przeprowadzenie i wyniki inwentaryzacji należy odpowiednio udokumentować i powiązać z zapisami ksiąg rachunkowych.
Powyższe było niezgodne również z zapisami pkt 5 rozdziału pn. „Metody Inwentaryzacji” obowiązującej w Gim nr 10 instrukcji inwentaryzacyjnej, według którego za prawidłowe przeprowadzenie i rozliczenie inwentaryzacji materiałów bibliotecznych odpowiedzialny jest pracownik biblioteki, który ponadto okresowo uzgadnia stan majątkowy z główną księgową (na dzień 30.06. i 31.12.).
Na dzień 31.12.2014 r. księga inwentarzowa środków trwałych była uzgodniona z zapisami konta 011.
WKiAW negatywnie ocenia inwentaryzację wykonaną za 2014 r. pod kątem zgodności z przepisami ustawy o rachunkowości, procedurami obowiązującymi w jednostce i dokumentacji sporządzonej w trakcie procesu inwentaryzacji. Negatywna ocena obejmuje ponadto sposób prowadzenia ksiąg inwentarzowych.

7. Dokumentacja finansowo - księgowa

W toku kontroli analizie poddano niżej wymienione procedury z zakresu finansowo– księgowego, obowiązujące w jednostce:
1. Dokumentacja przyjętych zasad rachunkowości – Zarządzenie nr 1 z dnia 1.09.2008 r. Dokumentacja obejmowała:
- Metody wyceny aktywów i pasywów – załącznik nr 1 do ww. Zarządzenia nr 1,
- Zakładowy Plan Kont – załącznik nr 2 do ww. Zarządzenia nr 1,
- Opis systemu ochrony danych i zbiorów – załącznik nr 6 do ww. Zarządzenia nr 1.
2. Procedury kontroli zarządczej – Zarządzenie z dnia 2.01.2010 r. Dokumentacja obejmowała:
- Instrukcja inwentaryzacyjna – załącznik nr 3 do ww. Zarządzenia z dnia 2.01.2010 r.,
- Instrukcja w sprawie ewidencji i kontroli druków ścisłego zarachowania - załącznik nr 4 do ww. Zarządzenia z dnia 2.01.2010 r.,
- Instrukcja kasowa - załącznik nr 5 do ww. Zarządzenia z dnia 2.01.2010 r.,
- Instrukcja obiegu i kontroli dokumentów księgowych – załącznik nr 6 do ww. Zarządzenia z dnia 2.01.2010 r.,
3. Regulamin postępowania w sprawie zamówień publicznych obowiązujący od dnia 1.09.2008 r.
Osobą odpowiedzialną w Gim nr 10 za dokumentację finansowo - księgową był dyrektor.
Wszystkie procedury obowiązujące w Gim nr 10 miały nieaktualną podstawę prawną.
W przyjętej dokumentacji zasad rachunkowości nie było opisanych metod ustalania wyniku finansowego. Zakładowy plan kont był niezgodny z funkcjonującym w 2014 r. Nie było podanej wersji oprogramowania oraz daty rozpoczęcia eksploatacji aktualnego programu używanego do prowadzenia ksiąg rachunkowych.
Powyższe było niezgodne z art. 10 ust. 1 pkt 2, 3 lit. a i c oraz ust. 2 uor, według których jednostka powinna posiadać dokumentację opisującą w języku polskim przyjęte przez nią zasady (politykę) rachunkowości, a w szczególności dotyczące: ustalania wyniku finansowego, sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w tym co najmniej: zakładowego planu kont, przyjętych zasad klasyfikacji zdarzeń, opisu systemu informatycznego, zawierającego wykaz programów, procedur lub funkcji (…), a ponadto określenie wersji oprogramowania i daty rozpoczęcia jego eksploatacji. Kierownik jednostki ustala w formie pisemnej i aktualizuje ww. dokumentację.
Zakładowy plan kont nie uwzględniał kont: 141, 402, 403, 404, 405, 409, 720 i 980, na których były zapisy księgowe w 2014 r. W zakładowym planie kont funkcjonowało konto 400 – koszty wg rodzaju i konto 401 – amortyzacja. Było to niezgodne z planem kont dla jednostek budżetowych, stanowiącym załącznik nr 3 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5.07.2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczpospolitej Polskiej (j.t. Dz. U. z 2013 r. poz. 289), według którego do konta 400 przypisane są koszty związane z amortyzacją a do konta 401 - zużycie materiałów i energii.
Według standardu kontroli zarządczej nr 10 zawartego w grupie C – Mechanizmy kontroli komunikatu w sprawie standardów kontroli zarządczej, na dokumentację systemu kontroli zarządczej składają się m.in. procedury wewnętrzne, które powinny być spójne i dostępne dla wszystkich osób zobowiązanych do ich stosowania.
W procedurach nie stwierdzono zapisów kolidujących z obowiązującymi przepisami.
WKiAW mimo stwierdzonych nieprawidłowości pozytywnie ocenia dokumentację finansowo – księgową jednostki pod względem zawartości merytorycznej.

8. Inne obszary

Pismami z dnia 10.07.2013 r. i z dnia 8.01.2014 r., podpisanymi przez dyrektora Gim nr 10, Wydział Oświaty Urzędu Miasta Szczecin został poinformowany, że w Gim nr 10 nie stwierdzono transakcji podejrzanych.
W oświadczeniu z dnia 12.02.2015 r., dyrektor Gim nr 10 podał, że w 2014 r. organy kontroli zewnętrznej 3-krotnie przeprowadziły kontrole w szkole. Osobą odpowiedzialną w Gim nr 10 za realizację zarządzeń nr 579/09 i 399/03 Prezydenta Miasta był dyrektor.
W zakresie realizacji zarządzeń nr 579/09 i 399/03 Prezydenta Miasta, nie stwierdzono nieprawidłowości.
Pisma dot. transakcji podejrzanych sporządzone były terminowo.
O wszystkich kontrolach zewnętrznych przeprowadzonych w jednostce dyrektor Gim nr 10 poinformował WKiAW.
WKiAW pozytywnie ocenia realizację zapisów zawartych w ww. zarządzeniach Prezydenta Miasta.

III. Uwagi i zalecenia

Prezydent Miasta Szczecin zalecił Dyrektorowi Gim nr 10:
1. zawieranie w umowach najmu informacji o obciążeniu lub zwolnieniu najemcy z obowiązku płacenia podatku od nieruchomości oraz precyzyjnych zapisów odnośnie wynajmowanej powierzchni i zasad płatności,
2. egzekwowanie zapisów umownych dot. protokołów zdawczo – odbiorczych użyczanego lokalu i każdorazowe uzyskiwanie zgody Prezydenta Miasta przed przekazaniem nieruchomości do używania,
3. egzekwowanie zapisów umownych dot. polis OC i NNW,
4. ewidencjonowanie faktur własnych na koncie 760,
5. ewidencjonowanie przychodów, dochodów, kosztów i wydatków gotówkowych na koncie rozrachunkowym 201,
6. stosowanie dowodów kasowych KP i KW,
7. stosowanie precyzyjnego opisu operacji gospodarczych na kontach: 130, 225 i 229,
8. uregulowania zasad wskazywania miesiąca ujęcia dowodu księgowego w księgach rachunkowych oraz dekretowania raportów kasowych,
9. prowadzenie raportów kasowych chronologicznie, z podziałem na rachunki bankowe,
10. prawidłowe sporządzanie notatek służbowych dokumentujących analizę rynku,
11. prawidłowe sporządzanie umów dokumentujących wydatki i aneksów do umów,
12. każdorazowe sprawdzanie kompletności podpisów w procesie udzielania i rozliczania zaliczek,
13. podjęcie działań mających na celu rozwiązanie kwestii zatrudnienia głównego księgowego spełniającego wymogi uofp,
14. wyegzekwowanie nadpłaconego dodatku funkcyjnego i wynagrodzenia za urlop w przypadku głównego księgowego,
15. doprowadzenie do zgodności metod, za pomocą których system płacowy nalicza wynagrodzenia za czas choroby, za urlop i opiekę nad dzieckiem,
16. wyegzekwowanie nadpłaconego dodatku stażowego nauczyciela,
17. uregulowanie zasad naliczania wynagrodzeń chorobowych nauczycieli,
18. zaktualizowanie zakresu obowiązków kierownika gospodarczego,
19. prowadzenie akt osobowych pracowników administracji i obsługi zgodnie z rozporządzeniem MPiPS,
20. uzgodnienie ksiąg inwentarzowych z ewidencją księgową,
21. założenie księgi inwentarzowej wartości niematerialnych i prawnych,
22. aktualizację obowiązujących procedur pod kątem podstaw prawnych,
23. uzupełnienie polityki rachunkowości o zapisy wymagane art. 10 uor,
24. dostosowanie Zakładowego Planu Kont do wzorca wskazanego w załączniku nr 3 do rozporządzenia MF.