Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2015 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin w okresie 11.03. – 17.04.2015 r. przeprowadził kontrolę Zespole Szkół Ogólnokształcących nr 7 w Szczecinie, ul. Unisławy 26, zwanej dalej ZSO nr 7, w zakresie gospodarki finansowo – księgowej, w tym wynagrodzeń osobowych i spraw kadrowych za 2014 r.
Ocena kontrolowanego zagadnienia, wnioski i zalecenia pokontrolne zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 7.05.2015 r.

I. Ocena ogólna kontrolowanej działalności

WKiAW, mimo stwierdzonych uchybień, pozytywnie ocenia prowadzenie gospodarki finansowo – księgowej w 2014 r. (ocena pozytywna z uchybieniami).
Wykonanie dochodów budżetowych ZSO nr 7 w 2014 r. wyniosło 1.132,65 zł, co stanowiło 94 % planowanej kwoty.
Zaplanowane wydatki budżetowe ZSO nr 7 w wysokości 6.095.714 zł zrealizowane zostały w 100 %, tj. w kwocie 6.095.694,82 zł.
ZSO nr 7 w 2014 r. uzyskał dochody jak i poniósł wydatki z wydzielonego rachunku dochodów (WRD) w wysokości 778.673,11 zł, co stanowiło 92% zaplanowanej kwoty.
Uchwałą nr XXXIX/1163/14 Rada Miasta Szczecin postanowiła z dniem 1.09.2014 r. przekształcić Specjalny Ośrodek Szkolno – Wychowawczy Nr 4, zwany dalej SOSW nr 4 w Bursę Szkolną Nr 2, zwaną dalej bursą i włączyć ją do ZSO nr 7. Zobowiązania finansowe i należności pozostałe po przekształconej placówce, przejęła bursa. Wg § 1 ust. 5 statutu bursy, organem prowadzącym bursę jest Gmina Miasto Szczecin.

Pozytywna ocena dotyczy przede wszystkim:
- wydatków publicznych, które dokonywane były w oparciu o skuteczne mechanizmy kontroli zarządczej dotyczące operacji finansowych i gospodarczych,
- ksiąg rachunkowych prowadzonych w sposób rzetelny i zgodnie z ustawą z dnia 29.09.1994 r. o rachunkowości (jt. Dz. U. z 2013 r. poz. 330 ze zm.), zwaną dalej uor,
- terminowego realizowania płatności z tytułu składek ZUS i podatku dochodowego od osób fizycznych oraz zobowiązań niewymagalnych wykazanych na dzień 31.12.2014 r.,
- czynności związanych z procesem inwentaryzacji,
- sprawozdań budżetowych sporządzanych zgodnie z ewidencją księgową i zatwierdzonym planem finansowym,
- prawidłowości naliczania wynagrodzeń nauczycieli, pracowników administracji i obsługi oraz zgodności naliczeń z aktami osobowymi,
- sporządzania notatek służbowych z analizy rynku zgodnie z Zarządzeniem nr 314/13 Prezydenta Miasta z dnia 17.07.2013 r. w sprawie zasad wykonywania w Urzędzie Miasta Szczecin i jednostkach organizacyjnych Gminy Miasto Szczecin ustawy Prawo Zamówień Publicznych oraz Regulaminu Pracy Komisji Przetargowej Urzędu Miasta Szczecin
i Zarządzeniem nr 165/14 Prezydenta Miasta z dnia 15.04.2014 r. zmieniającym ww. zarządzenie,
- bieżącego monitoringu należności i zobowiązań,
- sporządzania i przekazywania do wydziału nadzorującego Urzędu Miasta informacji o występowaniu lub niewystępowaniu transakcji podejrzanych, w związku z wymogami ustalonymi przez Prezydenta Miasta Szczecin w Zarządzeniu Nr 579/09 z dnia 8 grudnia 2009 r. w sprawie Instrukcji postępowania w sprawie przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu,
- przekazywania do WKiAW informacji o kontrolach zewnętrznych przeprowadzonych w Gim nr 10, zgodnie z wymogami § 11 i § 12 Załącznika Nr 1 do Zarządzenia Nr 399/03 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 10.07.2003 r. w sprawie zasad i trybu przeprowadzania kontroli.

Stwierdzone nieprawidłowości i uchybienia dotyczyły:
- prowadzenia akt osobowych pracowników niezgodnie z rozporządzeniem MPiPS z dnia 28.05.1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji
w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (jt. Dz. U. Nr 62, poz. 286 ze zm.), zwanym dalej rozporządzeniem w sprawie prowadzenia akt osobowych,
- niezawierania umów na jednorazowe wynajmy pomieszczeń szkoły,
- niekażdorazowego przedkładania projektów umów najmu do akceptacji radcy prawnego UM,
- niekażdorazowego egzekwowania zapisów umownych pod kątem formy zapłaty,
- naliczania opłat za najem mieszkania służbowego,
- braku bieżącej aktualizacji stosowanych procedur.

II. Oceny cząstkowe

1. Dochody budżetowe, w tym WRD

1.1. Wykonanie dochodów budżetowych i WRD

Dochody budżetowe w kwocie 1132,65 zł wykazane w § 097 stanowiły wyłącznie wynagrodzenie płatnika za terminowe regulowanie należności z tytułu podatku dochodowego od osób fizycznych i świadczeń z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa.
Dochody zgromadzone na WRD w kwocie ogółem 778.673,11 zł stanowiły w 55% wpływy z usług (§ 0830 - wyżywienie), w 25% wpływy z różnych dochodów (§ 0970 – m.in. wpłaty uczestników obozów), w 15% wpływy z otrzymanych darowizn (§ 0960) oraz w 5% wpływy z najmu i dzierżawy (§ 0750).
Kontroli poddano wszystkie umowy najmu obowiązujące w 2014 r. (18 umów najmu, 3 umowy dzierżawy, 2 umowy użyczenia i umowa najmu mieszkania służbowego) oraz rachunki wystawione przez ZSO nr 7 w miesiącu październiku i listopadzie 2014 r. (28 rachunków) na kwotę ogółem 10.039,32 zł, tj. 25 % dochodów WRD w § 0750 za 2014 r.
Za zawieranie umów w ZSO nr 7 odpowiedzialny był kierownik gospodarczy.
Za wystawianie faktur odpowiedzialna była starsza księgowa.
Osobą odpowiedzialną w ZSO nr 7 za ewidencję dochodów był główny księgowy.
W 3. przypadkach umowy najmu (z dnia: 29.03.2014 r., 2.10.2014 r. i nr 25/2014 z dnia 14.08.2014 r.), nie zostały zaakceptowane przez radcę prawnego UM, co było niezgodne
z wytycznymi przekazanymi dyrektorom, głównym księgowym i kierownikom administracyjnym jednostek oświatowych pismem z dnia 23.02.2009 r., podpisanym przez ówczesnego Dyrektora Wydziału Oświaty.
W 5. przypadkach ponadto, wynajem sal na jednorazowe spotkania nie został poprzedzony zawarciem umowy.
W ZSO nr 7 w 3. przypadkach nie były respektowane zapisy umowne, w tym:
1. Nie było protokołu zdawczo – odbiorczego wydania lokalu w celu prowadzenia gabinetu profilaktyki zdrowotnej i pomocy przedlekarskiej. Nie było również protokołu zdawczo
- odbiorczego zwrotu ww. lokalu po zakończeniu umowy użyczenia z dnia 31.08.2012 r. mimo, że umowy użyczenia gabinetu profilaktyki zdrowotnej i pomocy przedlekarskiej
z dnia 31.08.2012 r. i z dnia 2.07.2014 r. (bezpośrednio po sobie następujące),
w § 1 ust. 2 zawierały zapis o wydaniu lokalu na podstawie protokołu zdawczo – odbiorczego, określającego stan techniczny i wyposażenie lokalu, stanowiącego załącznik do umowy, w § 5 ust. 2 natomiast zawierały zapis, że po zakończeniu trwania umowy, zwrot również nastąpi na podstawie protokołu zdawczo - odbiorczego.
Umowa użyczenia z dnia 2.07.2014 r. ponadto nie została podpisana przez Prezydenta Miasta Szczecin, co było niezgodne z § 1 uchwały nr XIX/530/12 Rady Miasta Szczecin
z dnia 4.06.2012 r. zmieniającej uchwałę w sprawie określenia szczegółowych warunków korzystania z nieruchomości gminnych przez jednostki organizacyjne nie posiadające osobowości prawnej, według którego jednostka może przekazać nieruchomość do używania po uzyskaniu zgody Prezydenta Miasta.
2. W przypadku umowy (bez numeru i daty zawarcia) na wynajem pomieszczenia o pow. 11,92 m2 na działalność statutową Rady Osiedla Bukowo oraz raz w miesiącu sali o pow. 36 m2 na zebrania Rady Osiedla, rachunek za wynajem został wystawiony zbiorczo za 4 miesiące (IX-XII) (rachunek nr RS/106/12/2014 z dnia 10.12.2014 r. na kwotę 980 zł), co było niezgodne z zapisami § 3 ww. umowy, według którego najemca ponosi koszty w wysokości 245 zł, płatne do 10 dnia następnego miesiąca po otrzymaniu rachunku.
3. Najemca zapłacił podatek od nieruchomości w dniu 18.03.2015 r. (za okres 1.09.2014 r.– 31.08.2015 r.) mimo, że według § 9 ust. 2 umowy nr 21/2014 z dnia 1.09.2014 r., rozliczenie podatku od nieruchomości nastąpi po pierwszym miesiącu rozliczeniowym, tj. do dnia 15.10.2014 r.
W 3. przypadkach rachunki (nr: RS/60/10/2014 z 1.10.2014 r., RS/80/11/2014 i RS/79/11/2014 z 7.11.2014 r.), zostały zapłacone po terminie.
Główny księgowy do końca 2014 r. nie naliczył odsetek od nieterminowych należności, nie wystawił stosownych wezwań do zapłaty i not odsetkowych. Nienaliczenie potencjalnych odsetek naruszało § 8 ust. 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczpospolitej Polskiej (jt. Dz. U. z 2013 r., poz. 289), zwanego dalej rozporządzeniem w sprawie zasad rachunkowości, według którego odsetki od należności i zobowiązań ujmuje się w księgach rachunkowych w momencie ich zapłaty, lecz nie później niż pod datą ostatniego dnia kwartału w wysokości odsetek należnych na koniec tego kwartału.
W przypadku mieszkania służbowego, do wysokości naliczenia czynszu za 2014 r. przyjęta została punktacja w wysokości 29 pkt, wyliczona przy uwzględnieniu pkt 5.10 kryteriów punktowego różnicowania stawek czynszu z uwzględnieniem czynników podwyższających i obniżających wartość użytkową lokali mieszkalnych, stanowiących załącznik do zasad polityki czynszowej oraz warunków obniżania czynszu, stanowiących załącznik do uchwały Nr XVIII/509/12 Rady Miasta Szczecin z dnia 23.04.2012 r. zmieniającej uchwałę w sprawie uchwalenia wieloletniego programu gospodarowania mieszkaniowym zasobem Gminy Miasto Szczecin na lata 2010 - 2015, według którego obniża się o 3 pkt atrakcyjność usytuowania lokalu mieszkalnego, jeśli jest on usytuowany w budynku szkolnym w bezpośredniej bliskości sal lekcyjnych oraz przylegający do przedszkola lub żłobka znajdującego się w tym samym budynku. Po przekształceniu SOSW nr 4 w bursę, budynek przestał pełnić funkcję placówki szkolnej z salami lekcyjnymi, w związku z czym nie ma podstaw, by w dalszym ciągu obniżać punktację o owe 3 pkt.
Po przejęciu mieszkania służbowego przez ZSO nr 7, naliczano miesięczne opłaty za wywóz śmieci w wysokości 14,16 zł/os. mimo, że w piśmie z dnia 10.02.2014 r. ówczesnego dyrektora SOSW nr 4 do najemcy został przedstawiony sposób naliczania tej opłaty jako iloczyn wskaźnika 0,2475 wynikający z uchwały nr XXXVII/905/09 Rady Miasta Szczecin
z dnia 20.07.2009 r. w sprawie uchwalenia Planu Gospodarki Odpadami dla Miasta Szczecina aktualizacja na lata 2009-2011 z perspektywą do roku 2015 i ceny 65,90 zł brutto za pojemnik 1,1 m3 wynikającej z umowy ze spółką wywożącą odpady, czyli miesięczne opłaty za wywóz śmieci powinny wynosić 16,31 zł/os.
Zarówno w SOSW nr 4, jak i w ZSO nr 7 do naliczania opłat za energię elektryczną stosowany był iloczyn ceny jednostkowej 0,69 zł/kWh i zużycia według wskazań licznika. Główny księgowy nie potrafił podać podstawy przyjęcia do naliczenia ww. ceny jednostkowej.
Do dnia zakończenia kontroli trwały prace nad rozliczeniem opłat za 2014 r. dotyczących mieszkania służbowego oraz wprowadzeniem zasad zgodnych z obowiązującymi przepisami.
Według standardu kontroli zarządczej nr 14 a i d zawartego w grupie C – Mechanizmy kontroli, o którym mowa w Załączniku do Komunikatu Nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych (Dz. Urz. MF Nr 15, poz. 84), zwanego dalej komunikatem w sprawie standardów kontroli zarządczej, w jednostce powinny istnieć mechanizmy kontroli dotyczące operacji finansowych i gospodarczych dotyczące rzetelnego i pełnego dokumentowania operacji finansowych i gospodarczych oraz ich weryfikacji przed i po realizacji.
Kontrola pozostałych 23. rachunków wykazała, że zostały one uregulowane w umownych terminach i zgodnie z zapisami umownymi.
Czynsz za najem garażu murowanego znajdującego się na terenie bursy wraz z opłatą za korzystanie z drogi dojazdowej został naliczony zgodnie z Zarządzeniem nr 259/12 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 6.06.2012 r. zmieniającym zarządzenie w sprawie zasad gospodarowania komunalnymi garażami.
WKiAW, mimo stwierdzonych nieprawidłowości, ocenia pozytywnie realizację dochodów w 2014 r., w zakresie poprawności, kompletności dokumentacji, ewidencjonowania i terminowości dokonywanych wpłat.

1.2. Należności

W sprawozdaniu z wykonania planu dochodów budżetowych Rb-27S na dzień
31.12.2014 r. wykazane zostały należności wymagalne w łącznej kwocie 45.421,33 zł
(w tym: 13.881,13 zł w § 0920 – odsetki i 31.540,20 zł w § 0970 – należność główna). Należność główna w wysokości 29.813,60 zł za ogrzewanie pomieszczeń zajmowanych przez Uniwersytet Szczeciński, a pozostających w trwałym zarządzie ZSO nr 7 oraz należność w wysokości 1.726,6 zł za wyżywienie w internacie SOSW nr 4 (należność przejęta po SOSW nr 4), zostały zgłoszone do radcy prawnego UM tytułem umorzenia.
W sprawozdaniu Rb-34S z wykonania dochodów i wydatków na WRD na dzień 31.12.2014 r. wykazane zostały należności w łącznej kwocie 1.659,58 zł tytułem najmu,
w tym: 182,50 zł tytułem odsetek od należności niezapłaconych w terminie.
W sprawozdaniu o stanie należności (Rb-N) na dzień 31.12.2014 r. wykazane zostały należności w kwocie 33.103,28 zł (w tym: ww. należności wymagalne w wys. 31.540,20 zł oraz pozostałe należności w wys. 1.563,08 zł tytułem najmu mieszkania służbowego przejętego w zasobach SOSW nr 4, należności z tytułu wpływów za wynajem oraz tytułem korekty wynagrodzeń za miesiąc XII 2014 pracownika pedagogicznego).
Osobą odpowiedzialną w ZSO nr 7 za monitorowanie należności był główny księgowy.
Nie stwierdzono nieprawidłowości w powyższym zakresie.
Kwota 1.745,58 zł, tytułem pozostałych należności, została uregulowana w styczniu 2015 r. wraz z odsetkami wykazanymi w sprawozdaniu Rb-34S.
WKiAW pozytywnie ocenia bieżący monitoring należności w jednostce.

2. Wydatki budżetowe, w tym WRD
2.1 Wykonanie wydatków budżetowych i WRD

W toku kontroli wydatków analizie poddano:
- 28 dowodów księgowych na kwotę 586.293,69 zł, co stanowiło 9,6% wydatków budżetowych ogółem,
- 10 dowodów księgowych na kwotę 93.359,84 zł, co stanowiło 12% wydatków WRD ogółem,
- 12 umów stanowiących podstawę do wystawienia 14. dowodów księgowych,
- 12 notatek służbowych dokumentujących fakt przeprowadzenia analizy rynku.
Osobą odpowiedzialną w ZSO nr 7 za realizację wydatków budżetowych oraz prowadzenie ewidencji był główny księgowy. Kasę prowadziła starsza księgowa – kasjer.
Nie stwierdzono nieprawidłowości w zakresie wydatkowania środków budżetowych oraz zawierania i realizacji umów.
Notatki służbowe zostały sporządzone zgodnie z obowiązującym Zarządzeniem nr 314/13 oraz Zarządzeniem nr 165/14 zmieniającym ww. zarządzenie. Były sporządzane każdorazowo po uprzednim dokonaniu analizy rynku, zawierały informację dot. wartości szacunkowej zamówienia wyrażonej w złotych i euro oraz wskazanie obowiązującego kursu euro.
Wszystkie 38 faktur zostało poprawnie wystawione, zakwalifikowane, zaewidencjonowane i uregulowane w umownych terminach. Były sprawdzone pod względem merytorycznym, formalnym i rachunkowym oraz zatwierdzone do wypłaty.
WKiAW ocenia pozytywnie realizację wydatków budżetowych w 2014 r. pod względem legalności, celowości, rzetelności i gospodarności. Wydatki zrealizowane zostały z zachowaniem zasad gospodarowania środkami publicznymi określonych w art. 44 ustawy z dnia 27.08.2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2013 r., poz. 885 ze zm.), zwanej dalej uofp.

2.2 Płatności inne

W toku kontroli nie stwierdzono płatności, których charakter odbiegałby od specyfiki wydatków ujętych w punkcie 2.1 wystąpienia.

2.3. Zobowiązania

W rocznych sprawozdaniach z wykonania wydatków budżetowych Rb-28S na dzień 31.12.2014 r. wykazane zostały zobowiązania niewymagalne w łącznej kwocie
382.288,30 zł, uregulowane w 2015 r. w terminach ich wymagalności.
W sprawozdaniach Rb-34S z wykonania dochodów i wydatków na WRD na dzień 31.12.2014 r. wykazane zostały zobowiązania niewymagalne w kwocie 607,89 zł, uregulowane
w 2015 r. w terminach ich wymagalności.
W sprawozdaniu o stanie zobowiązań Rb-Z na dzień 31.12.2014 r. nie wykazano zobowiązań wymagalnych.
Osobą odpowiedzialną w ZSO nr 7 za monitorowanie zobowiązań był główny księgowy.
Nie stwierdzono nieprawidłowości w toku kontroli terminowości regulowania ww. zobowiązań.
Zobowiązania dotyczące dodatkowego wynagrodzenia rocznego i składek ZUS, wykazane zostały w sprawozdaniu Rb-28S w sposób poprawny.
WKiAW pozytywnie ocenia bieżący monitoring zobowiązań w jednostce.

3. Zatrudnienie i wynagrodzenia

Kontrolą objęto wynagrodzenia 5. ze 105. pracowników zatrudnionych na różnych stanowiskach pracy na kwotę 262.784,66 zł, tj. 6,5 % wynagrodzeń osobowych zaewidencjonowanych w 2014 r. na §§ 4010 i 4040, wynoszących 4.033.592,23 zł.
Osobą odpowiedzialną w ZSO nr 7 za naliczanie wynagrodzeń była starsza księgowa. Akta osobowe pracowników prowadził w 2014 r. starszy referent ds. kadr.
Dokumenty zgromadzone w aktach osobowych pracowników nie były ponumerowane, nie było zrobionego spisu akt dla każdej części, co naruszało § 6 ust. 3 rozporządzenia
w sprawie prowadzenia akt osobowych.
W jednym przypadku, pracownikowi od marca 2014 r. naliczany i wypłacany był dodatek stażowy w wys. 19%. Według dokumentów zgromadzonych w aktach osobowych pracownika, zmiana z 18% na 19% powinna nastąpić z dniem 1.05.2014 r.
W ZSO nr 7 funkcjonował Regulamin Pracy podpisany w dniu 1.05.2001 r. powołujący się na zapisy nieobowiązującego ponadzakładowego układu zbiorowego.
Stwierdzono, że:
- akta osobowe (aktualne wynagrodzenie, zajmowane stanowisko, kategoria zaszeregowania, przyznane dodatki, posiadane wykształcenie oraz zakres obowiązków pracowników) były zgodne z danymi stanowiącymi podstawę naliczania wynagrodzeń (regulamin wynagradzania, listy płac) – z wyjątkiem wyżej wymienionej nieprawidłowości,
- wynagrodzenia za godziny ponadwymiarowe (16 przypadków), zastępstwa (14 przypadków) i za nauczanie indywidualne (36 przypadków) naliczane były prawidłowo,
- nagroda jubileuszowa wypłacona pracownikowi za 25 lat pracy, w wysokości 100% wynagrodzenia, naliczona została prawidłowo,
- dodatkowe wynagrodzenie roczne za 2014 r. naliczone zostało prawidłowo,
- naliczone wynagrodzenia były zgodne z dokonanymi wypłatami.
WKiAW, mimo stwierdzonych nieprawidłowości, pozytywnie ocenia prawidłowość naliczania wynagrodzeń – ich zgodności z aktami osobowymi, stanowiącymi podstawę naliczeń
i ewidencji na listach płac.

4. Podatek dochodowy i składki ZUS

Według deklaracji PIT-4R za 2014 r. naliczony został podatek dochodowy od osób fizycznych w kwocie ogółem 344.183 zł, uregulowany w całości w 2014 r.
Według deklaracji ZUS P DRA za poszczególne miesiące 2014 r. naliczone składki ubezpieczeń społecznych i Funduszu Pracy wyniosły ogółem 1.516.652,53 zł, uregulowane w całości w 2014 r.
Osobą odpowiedzialną w ZSO nr 7 za naliczanie i regulowanie podatku dochodowego oraz składek ZUS był główny księgowy.
Nie stwierdzono nieprawidłowości w procesie naliczania i regulowania podatku dochodowego od osób fizycznych oraz składek ZUS.
Podatek dochodowy od osób fizycznych za poszczególne miesiące 2014 r. regulowany był w terminach wynikających z zapisów art. 38 ust. 1 ustawy z dnia 26.07.1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (jt. Dz. U. z 2012 r. poz. 361 ze zm.).
Składki ubezpieczeniowe za poszczególne miesiące 2014 r. regulowane były w terminach wynikających z zapisów art. 47 ust. 1 ustawy z dnia 13.10.1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (j.t. Dz. U. z 2013 r. poz. 1442 ze zm.).
Plan wydatków z tytułu podatku dochodowego i składek ubezpieczeniowych nie został przekroczony.
WKiAW pozytywnie ocenia rozliczenia publiczno – prawne w powyższym zakresie.

5. Sprawozdawczość

Badaniem objęto sprawozdania roczne:
- z wykonania planu dochodów budżetowych (Rb-27S) na dzień 31.12.2014 r. na kwotę 1.132,65 zł,
- z wykonania planu wydatków budżetowych (Rb-28S) na dzień 31.12.2014 r. – 25 sprawozdań na kwotę ogółem 6.095.694,82 zł,
- z wykonania dochodów i wydatków na rachunku, o którym mowa w art. 223 ust. 1 uofp (Rb-34S) na dzień 31.12.2014 r. – 2 sprawozdania na kwotę ogółem dochodów i wydatków w wysokości 778.673,11 zł oraz kwartalne:
- kwartalne sprawozdanie o stanie zobowiązań (Rb-Z) na dzień 31.12.2014 r. - (brak zobowiązań na dzień 31.12.2014 r.),
- kwartalne sprawozdanie o stanie należności (Rb-N) na dzień 31.12.2014 r. na kwotę ogółem 33.103,28 zł (33.017,28 zł z tytułu dostaw towarów i usług, 86 zł z tytułu korekty wynagrodzeń).
Plan dochodów budżetowych na dzień 31.12.2014 r. wyniósł 1.200 zł i nie zmienił się w porównaniu z planem na dzień 1.01.2014 r.
Plan wydatków budżetowych na dzień 31.12.2014 r. wyniósł 6.095.714 zł i wzrósł w porównaniu z planem na dzień 1.01.2014 r. o 1.753.506 zł (dokonano 161 zmian planu).
Plan dochodów i wydatków WRD na dzień 31.12.2014 r. wyniósł 843.800 zł i wzrósł w porównaniu z planem na dzień 1.01.2014 r. o 170.900 zł (dokonano 10 zmian planu dochodów i 41 zmian planu wydatków).
Osobą odpowiedzialną w ZSO nr 7 za proces planowania i sprawozdawczość był główny księgowy.
W toku kontroli sprawozdań i procesu planowania nie stwierdzono nieprawidłowości.
Sprawozdania zostały sporządzone terminowo, a wykazane kwoty były zgodne z danymi wynikającymi z ewidencji księgowej.
Każda zmiana planu poprzedzona była zgodą organu nadrzędnego, tj. Wydziału Oświaty, a w przypadku zmian planu WRD, była zgodna z uchwałą Nr XXIV/705/12 Rady Miasta Szczecin z dnia 26.11.2012 r. w sprawie gromadzenia dochodów na wydzielonym rachunku przez samorządowe jednostki budżetowe prowadzące działalność w zakresie oświaty.
WKiAW pozytywnie ocenia sporządzane przez ZSO nr 7 sprawozdania budżetowe. Kontrola wykazała, że sprawozdawczość była zgodna z ewidencją księgową i zatwierdzonym planem finansowym.

6. Inwentaryzacja

W toku kontroli przeanalizowano dokumentację dotyczącą spisu z natury zakończonego w dniu 30.11.2014 r. i czynności inwentaryzacyjnych przeprowadzonych na dzień 31.12.2014 r., w tym:
- 103 arkusze spisu z natury,
- 7 protokołów z inwentaryzacji, w tym protokół likwidacji wyposażenia na kwotę ogółem 125.636,59 zł i 64 szt. niskocennych pozostałych środków trwałych, ewidencjonowanych jedynie ilościowo,
- 3 protokoły z weryfikacji sald kont 011, 013, 014, 020, 080, 310, 135, 201, 225, 229, 231, 234, 240, 851, 800, 860.
Osobą odpowiedzialną w ZSO nr 7 za proces inwentaryzacyjny był dyrektor. Do obowiązków głównego księgowego należało jednak przeprowadzenie weryfikacji składników aktywów i pasywów, które nie podlegają inwentaryzacji w drodze spisu z natury, przeprowadzenie inwentaryzacji w drodze potwierdzenia sald, rozliczenie inwentaryzacji ujęcie jej w księgach rachunkowych. Elektroniczne księgi inwentaryzacyjne prowadzili: główny księgowy – środki trwałe, kierownik gospodarczy – pozostałe środki trwałe, bibliotekarz - księgozbiór.
W toku kontroli czynności związanych z procesem inwentaryzacji nie stwierdzono nieprawidłowości.
Przebieg procesu inwentaryzacji był zgodny z obowiązującą w jednostce instrukcją inwentaryzacyjną.
Wszystkie stany kont wykazane w poszczególnych protokołach z weryfikacji były zgodne z zestawieniem obrotów i sald kont analitycznych za okres od stycznia do grudnia 2014 r.
W toku spisu z natury nie stwierdzono różnic inwentaryzacyjnych.
WKiAW pozytywnie ocenia inwentaryzację wykonaną za 2014 r. pod kątem zgodności z przepisami ustawy o rachunkowości, procedurami obowiązującymi w jednostce i dokumentacji sporządzonej w trakcie procesu inwentaryzacji.

7. Dokumentacja finansowo - księgowa

W toku kontroli analizie poddano niżej wymienione procedury z zakresu finansowo – księgowego, obowiązujące w jednostce:
1. Dokumentacja przyjętych zasad rachunkowości – Zarządzenie nr 6/2012 z dnia 19.06.2012 r. Dokumentacja obejmowała:
- Metody wyceny aktywów i pasywów i sposób ustalania wyniku finansowego – załącznik nr 1 do ww. Zarządzenia,
- Zakładowy Plan Kont – załącznik nr 2 do ww. Zarządzenia,
- Instrukcja inwentaryzacyjna – załącznik nr 3 do ww. Zarządzenia,
- Regulamin kontroli wewnętrznej wraz z instrukcją sporządzania, kontroli i obiegu dowodów księgowych - załącznik nr 4 do ww. Zarządzenia,
- Instrukcja kasowa - załącznik nr 5 do ww. Zarządzenia.
2. Procedury kontroli finansowej – Zarządzenie nr 12/2010 z dnia 30.04.2010 r.
3. Regulamin kontroli zarządczej – Zarządzenie nr 3/2011 z dnia 10.03.2011 r.
4. Regulamin postępowania udzielania zamówień publicznych o wartości do 14 tys. euro – Zarządzenie nr 8/2010 z dnia 30.04.2010 r. oraz aneks nr 1 z dnia 15.05.2014 r. do
ww. Zarządzenia nr 8/2010.
5. Regulamin pracy Komisji Przetargowej – Zarządzenie nr 8/2010 z dnia 30.04.2010 r.
Osobą odpowiedzialną w ZSO nr 7 za dokumentację finansowo - księgową był dyrektor.
Regulamin kontroli zarządczej i regulamin pracy Komisji Przetargowej miały nieaktualną podstawę prawną. Dokumentacja przyjętych zasad rachunkowości również nie została zaktualizowana pod kątem podstaw prawnych, co było niezgodne z art. 10 ust. 2 uor, według którego kierownik jednostki ustala w formie pisemnej i aktualizuje dokumentację opisującą
w języku polskim przyjęte przez nią zasady (politykę) rachunkowości.
Dokumentacja przyjętych zasad rachunkowości, ponadto, nie posiadała potwierdzenia przyjęcia jej do stosowania przez właściwych pracowników.
Według standardu kontroli zarządczej nr 10 zawartego w grupie C – Mechanizmy kontroli komunikatu w sprawie standardów kontroli zarządczej, na dokumentację systemu kontroli zarządczej składają się m.in. procedury wewnętrzne, które powinny być spójne i dostępne dla wszystkich osób zobowiązanych do ich stosowania.
Opis systemu ochrony danych i zbiorów zawarty został w załączniku nr 2 do Zarządzenia nr 6/2012.
W procedurach nie stwierdzono zapisów kolidujących z obowiązującymi przepisami.
WKiAW mimo stwierdzonych uchybień pozytywnie ocenia dokumentację finansowo – księgową jednostki pod względem zawartości merytorycznej.

8. Inne obszary

Pismami z dnia 9.07.2014 r. i z dnia 10.01.2015 r., podpisanymi przez dyrektora ZSO nr 7, Wydział Oświaty Urzędu Miasta Szczecin został poinformowany, że w ZSO nr 7 nie stwierdzono transakcji podejrzanych.
W oświadczeniu z dnia 10.04.2015 r., dyrektor ZSO nr 7 podał, że w 2014 r. organy kontroli zewnętrznej nie przeprowadziły w szkole żadnej kontroli.
ZSO nr 7 działał w oparciu o statut przyjęty do stosowania uchwałą Rady Szkoły nr 3/09/10 z dnia 24.02.2010 r.
Osobą odpowiedzialną w ZSO nr 7 za realizację zarządzeń nr 579/09 i 399/03 Prezydenta Miasta był dyrektor C. Urban.
Według rozdziału § 2 ust. 1 statutu, organem prowadzącym ZSO nr 7 jest Rada Miasta Szczecina podczas, gdy organem prowadzącym jednostki oświatowe jest Gmina Miasto Szczecin.
Statut zawierał ponadto nieaktualny zapis w § 1 ust. 1, według którego w skład ZSO nr 7 wchodzą: XIII Liceum Ogólnokształcące oraz Gimnazjum nr 16. Na mocy ww. uchwały
nr XXXIX/1163/14 Rada Miasta Szczecin postanowiła przekształcić SOSW Nr 4 przy ul. Pokoju 48 w Szczecinie w bursę i włączyć ją z dniem 1.09.2014 r. do ZSO nr 7.
W zakresie realizacji zarządzeń nr 579/09 i 399/03 Prezydenta Miasta, nie stwierdzono nieprawidłowości.
Pisma dot. transakcji podejrzanych sporządzone były terminowo.
WKiAW, mimo stwierdzonych uchybień w zapisach obowiązującego statutu ZSO nr 7, pozytywnie ocenia realizację zapisów zawartych w zarządzeniach nr 579/09 i 399/03 Prezydenta Miasta.

III. Uwagi i zalecenia

Prezydent Miasta Szczecin zalecił Dyrektorowi ZSO nr 7:
1. każdorazowe sporządzanie umów najmu i przedkładanie projektów tych umów do akceptacji radcy prawnego UM,
2. egzekwowanie zapisów umownych odnośnie zasad płatności,
3. egzekwowanie zapisów umownych dot. protokołów zdawczo – odbiorczych użyczanego lokalu i każdorazowe uzyskiwanie zgody Prezydenta Miasta przed przekazaniem nieruchomości do używania,
4. każdorazowe naliczanie odsetek od należności niezapłaconych w terminie,
5. weryfikacja punktacji niezbędnej do ustalenia wysokości czynszu za mieszkanie służbowe,
6. ustalenie zasad naliczania opłat za wywóz odpadów i energię elektryczną w mieszkaniu służbowym,
7. prowadzenie akt osobowych pracowników zgodnie z rozporządzeniem MPiPS,
8. weryfikacja dokumentów zawartych w aktach osobowych pod kątem wysokości przyznanych dodatków za wysługę,
9. aktualizację obowiązujących procedur (regulaminu pracy, polityki rachunkowości z załącznikami, regulaminu kontroli zarządczej, regulaminu pracy Komisji Przetargowej) pod kątem podstaw prawnych,
10. aktualizację statutu ZSO nr 7 pod kątem organu prowadzącego i jednostek wchodzących w skład zespołu.