Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2014 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego UM Szczecin w lutym 2014 r. przeprowadził kontrolę w Państwowej Szkole Muzycznej I stopnia, al. Wojska Polskiego 115
w Szczecinie (zw. dalej PSM lub jednostką) w zakresie prawidłowości przeprowadzenia w 2013 r. procedury przetargu nieograniczonego na zadanie „wymiana stolarki okiennej i drzwiowej zewnętrznej w siedzibie Państwowej Szkoły Muzycznej I stopnia im. Tadeusza Szeligowskiego w Szczecinie – etap II” wraz z wykonaniem umowy. Opis stanu faktycznego, stwierdzonego w toku kontroli został ujęty w protokole kontroli podpisanym w dniu 13.02.2014 r. Ocena kontrolowanej działalności została zawarta w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 25.02.2014 r.

Kontrola nie wykazała nieprawidłowości ani uchybień proceduralnych w zakresie przeprowadzenia postępowania oraz wykonania umowy (ocena pozytywna).

Ustalono bowiem, że postępowanie przeprowadzono zgodnie z wymogami ustawy z dn. 29.01.2004 r. Prawo zamówień publicznych (j. t. Dz. U. z 2013 r. poz. 907 ze zm.) (zw. dalej p.z.p.) oraz wydanych do niej przepisów wykonawczych, a w szczególności:

• sporządzono Specyfikację Istotnych Warunków Zamówienia zawierającą wszystkie wymagane przepisami elementy w tym m.in. nazwę (firmę) oraz adres zamawiającego, tryb udzielenia zamówienia, opis przedmiotu zamówienia, termin wykonania zamówienia, miejsce oraz termin składania i otwarcia ofert,
• prawidłowo określono przedmiot zamówienia stosując nazwy i kody określone we Wspólnym Słowniku Zamówień,
• terminowo i kompletnie sporządzono i zamieszczono w odpowiednich publikatorach ogłoszenia dot. przetargu,
• prawidłowo udokumentowano poszczególne etapy zamówienia, sporządzając protokoły z postępowania w oparciu o odpowiednie wzory wskazane w przepisach,
• żądano wymaganej przepisami dokumentacji w tym m.in. oferty cenowej, wykazu dostaw wykonanych w okresie ostatnich trzech lat przed wszczęciem postępowania o udzielenie zamówienia, aktualnego odpisu z właściwego rejestru, a w stosunku do osób fizycznych - oświadczenia w zakresie art. 24 ust. 1 pkt 2 pzp,
• dochowano terminów określonych w przepisach w zakresie: składania ofert, związania ofertą, zawarcia umowy z wykonawcą.

Wykonawca przed podpisaniem umowy wniósł zabezpieczenie należytego wykonania umowy w kwocie 18.573 zł oraz przedstawił wymaganą polisę ubezpieczeniową
z sumą ubezpieczenia opiewającą na kwotę 185.730 zł.

W trakcie realizacji przedmiotu umowy stwierdzono, że: dolne elementy ram okiennych w skutek wilgoci uległy silnej degradacji i nie ma możliwości ich renowacji, częściowo wypaczone i zużyte skrzydła okien tworzą szczeliny pomiędzy skrzydłami i ramami okien, smukłe profile skrzydeł okiennych uniemożliwiają wykonanie dodatkowego frezowania do osadzenia szyb zespolonych i uszczelek, nastąpiło rozpojenie elementów kamiennych będących elementami konstrukcyjnymi ścian werandy. W związku
z powyższym wystąpiła konieczność wykonania robót zamiennych których zakres obejmował: wymianę wraz z całkowitym odtworzeniem 7 nie nadających się do renowacji okien, a w przypadku 2 okien zamiast odtworzenia układu okna skrzynkowego wykonanie okien zespolonych z zachowaniem istniejącego podziału okien
z uwzględnieniem gabarytów i kształtów profili i ozdobników stolarki. W dn. 28.11.2013 r. do umowy nr 11/2013 zawarty został Aneks nr 1 dot. wykonania ww. robót zamiennych. Wynagrodzenie wykonawcy pozostało bez zmian. Możliwość wykonania robót zamiennych została dopuszczona w ogłoszeniu o zamówieniu, SIWZ oraz
w zawartej umowie.

W toku kontroli ustalono, że Wykonawca w pełni zrealizował zakres robót wykazany w umowie nr 11/2013 z dn. 21.10.2013 r. zmienionej Aneksem nr 1 z dn. 28.11.2013 r. Roboty budowlane zostały zakończone oraz przekazane do odbioru końcowego w terminie określonym w § 8 ust. 1 umowy nr 11/2013 z dn. 21.10.2013 r., tj. w dn. 27.12.2013 r.

Stwierdzono również, że Wykonawca przekazał Zamawiającemu dokumentację odbiorową z załączonymi m.in.:  oświadczeniem kierownika budowy (zgodnie z art. 57 ust. 1 pkt 2 ustawy z dn. 07.07.1994 r. Prawo budowlane j.t. Dz. U. z 2013 r., poz. 1409), oryginałem i kopią dziennika budowy, dokumentami potwierdzającymi sposób zagospodarowania odpadów powstałych w trakcie realizacji zamówienia, stosownymi atestami, aprobatami technicznymi, deklaracjami zgodności oraz innymi dokumentami potwierdzającymi dopuszczenie zastosowanych materiałów do obrotu i powszechnego stosowania w budownictwie.

Ustalono ponadto, że obowiązujący w PSM od dn. 03.07.2013 r. Regulamin pracy komisji przetargowej zawierał nieaktualne (zarówno na dzień wprowadzenia w życie jak
i na dzień zakończenia kontroli) zapisy w zakresie protestów, które wyeliminowano z obiegu prawnego wraz z wejściem w życie w dn. 29.01.2010 r. nowelizacji p.z.p.
Z kolei treść § 6 ust. 3 ww. regulaminu według którego „(…) przewodniczący komisji, odwołuje członka komisji przetargowej”, była sprzeczna z art. 21 ust. 1 p.z.p. według którego członków komisji przetargowej powołuje i odwołuje kierownik zamawiającego.

Według standardu kontroli zarządczej grupy C - Mechanizmy kontroli - pkt 10 – dokumentowanie systemu kontroli zarządczej zawartego w Załączniku do Komunikatu Nr 23 Ministra Finansów z dnia 16.12.2009 r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych (Dz. Urz. MF Nr 15, poz.84), procedury wewnętrzne, instrukcje, wytyczne, dokumenty określające zakres obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności pracowników i inne dokumenty wewnętrzne stanowią dokumentację systemu kontroli zarządczej. Dokumentacja powinna być spójna i dostępna dla wszystkich osób, dla których jest niezbędna.

Przedstawiając powyższe oceny i uwagi, stosownie do § 37 ust 3 Załącznika Nr 2 do Zarządzenia w sprawie kontroli Prezydent Miasta Szczecin zalecił aktualizację regulaminu komisji przetargowej w zakresie dot. instytucji protestu oraz procedury odwołania członka komisji przetargowej.