Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2013 roku

W okresie 06-07.2013 r., Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego UM Szczecin przeprowadził w Zarządzie Budynków i Lokali Komunalnych, ul. Mariackiej 25 w Szczecinie kontrolę w zakresie systemu zamówień publicznych w 2012 r. Opis stanu faktycznego, stwierdzonego w toku kontroli został ujęty w protokole z kontroli podpisanym w dniu 08.07.2013 r. Ocena kontrolowanej działalności, wnioski i zalecenia pokontrolne zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 12.08.2013 r.

Kontrola pomimo stwierdzonych uchybień, pozytywnie ocenia proces przeprowadzania procedury udzielania zamówień publicznych w ZBiLK (ocena pozytywna z uchybieniami). Według rocznego sprawozdania o udzielonych zamówieniach publicznych przez ZBiLK, w 2012 r. przeprowadzonych zostało w 36 postępowań na łączna kwotę 6.256.800,24 zł netto z czego kontroli poddane zostały 4 postępowania o wartości 1.293.260,51 zł netto co stanowi 20,7 % ogółu przeprowadzonych postępowań. Uchybienia dotyczyły przede wszystkim zmiany wartości zamówienia po wszczęciu postępowania oraz niedokonania zwrotu zabezpieczenia należytego wykonania umowy w formie gwarancji ubezpieczeniowej.

Ustalono, że w postępowaniu nr ZBiLK.DZP.ACH.3411-8-PN/12 na „Dostawę materiałów biurowych oraz materiałów eksploatacyjnych do drukarek i kserokopiarek na potrzeby ZBiLK w Szczecinie w podziale na dwie części” dokonano zmiany wartości zamówienia w dniu 23.03.2012 r., tj. 21 dni po wszczęciu postępowania (02.03.2012 r. publikacja ogłoszenia o zamówieniu). Powyższe stało w sprzeczności z art. 35 ust. 2 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (j.t. Dz. U. z 2010 r.,
nr 113, poz. 759 ze zm.), zw. dalej  pzp, który wskazywał, iż jeżeli po ustaleniu wartości zamówienia nastąpiła zmiana okoliczności mających wpływ na dokonane ustalenie, zamawiający przed wszczęciem postępowania dokonuje zmiany wartości zamówienia. Ustawa nie przewiduje możliwości zmiany wartości zamówienia w trakcie prowadzonego postępowania. Nadmienić należy,
iż przedmiotowa zmiana wartości nie miała wpływu na tryb prowadzonego postępowania (nie powodowała przekroczenia wartości od których jest uzależniony obowiązek przekazywania ogłoszeń Urzędowi Oficjalnych Publikacji Wspólnot Europejskich).

Stwierdzono, że w postępowaniu nr ZBiLK.DZP.AT.3411-22-PN/12 na „Budowę zewnętrznej instalacji oraz przyłączy kanalizacji sanitarnej i deszczowej (…) przy ulicy Nehringa nr 10 i na 29 w Szczecinie” nie dokonano zwrotu oryginału gwarancji ubezpieczeniowej nr 42/2012-06/2011.SZ wraz z aneksem nr 1 (termin jej obowiązywania upłynął w dniu 26.01.2013 r.) stanowiącej zabezpieczenie należytego wykonania umowy nr 101/ZBiLK/2012. Powyższe było niezgodne z art. 151 ust. 1 pzp, który nakazywał zwrot zabezpieczenia w terminie 30 dni od dnia wykonania zamówienia i uznania przez zamawiającego za należycie wykonane. Protokolarny odbiór robót nastąpił w dniu 27.12.2012 r. Do dnia zakończenia kontroli, tj. do dnia 05.07.2013 r. przedmiotowa gwarancja nie została zwrócona.

W trakcie kontroli stwierdzono ponadto uchybienia formalne dotyczące sporządzanych dokumentów. W zawiadomieniach o wyborze najkorzystniejszej oferty przesłanych do wykonawców składających oferty nr 1 i 3 nie wskazano terminu określonego zgodnie z art. 94 ust. 1 lub 2 pzp, po którego upływie umowa w sprawie zamówienia publicznego może być zawarta, ograniczając się jedynie do informacji wynikającej z art. 94 ust. 2 pkt 3 lit. a pzp o możliwości zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego przed upływem terminów o których mowa w ust. 1 powyższego artykułu (dot. postępowania nr ZBiLK.DZP.RR.3411-31-PN/12). Powyższe było niezgodne z art. 92 ust. 1 pkt 4 pzp, który nakazuje określenie ww. terminu. Umowy o zamówienie publiczne nr 51/ZBiLK/2012
z dnia 23.04.2012 r. oraz 59/ZBiLK/2012 z dnia 10.05.2012 r. nie wskazywały natomiast trybu udzielenia zamówienia publicznego co było niezgodne z § 12 ust. 1 pkt 1 Załącznika nr 1 do Zarządzenia Nr 235/08 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 29 maja 2008 r.
w sprawie zasad wykonywania w Urzędzie Miasta Szczecin i jednostkach organizacyjnych Gminy Miasto Szczecin ustawy Prawo zamówień publicznych oraz Regulaminu Pracy Komisji Przetargowej Urzędu Miasta Szczecin, który wskazywał, iż umowa winna określać podstawę prawną jej zawarcia wraz ze wskazaniem trybu udzielenia zamówienia.

Ustalono ponadto, że w pozostałym zakresie ww. procedury przeprowadzono zgodnie z wymogami ustawy pzp oraz przepisów wykonawczych do ustawy, a w szczególności:

• sporządzono Specyfikacje Istotnych Warunków Zamówienia zawierające wszystkie wymagane przepisami elementy w tym nazwę (firmę) oraz adres zamawiającego, tryb udzielenia zamówienia, opis przedmiotu zamówienia, termin wykonania zamówienia, miejsce oraz termin składania i otwarcia ofert, 
• prawidłowo określono przedmiot zamówienia stosując nazwy i kody określone we Wspólnym Słowniku Zamówień,
• prawidłowo udokumentowano poszczególne etapy zamówienia sporządzając protokół z postępowania w oparciu
  o odpowiednie wzory wskazane w przepisach,
• żądano wymaganej przepisami dokumentacji w tym ofertę cenową, wykaz wykonanych usług lub robót budowlanych, aktualny odpis z właściwego rejestru albo aktualne zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej - jak i dokonano ich merytorycznej oceny,
• dochowano terminów określonych w przepisach w zakresie składania ofert i związania ofertą.

Osobami prowadzącymi ww. postępowania byli pracownicy Działu Zamówień Publicznych w ZBiLK.

W związku z poczynionymi ustaleniami kontroli, stosownie do § 37 ust. 3 Załącznika nr 2 do Zarządzenia w sprawie kontroli, Prezydent zalecił wprowadzenie mechanizmów kontroli zarządczej zapewniających:

1. Przestrzeganie przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych w zakresie zmiany wartości zamówienia.
2. Dokonanie zwrotu zabezpieczenia należytego wykonania umowy złożonego przez wykonawcę w formie gwarancji ubezpieczeniowej.
3. Wskazywanie w zawiadomieniu o wyborze najkorzystniejszej oferty terminu po upływie którego umowa w sprawie zamówienia może być zawarta.
4. Wskazywanie w podstawach prawnych zawieranych umów trybu udzielenia zamówienia publicznego.