Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2012 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin przeprowadził w 11.2012 r. kontrolę w Pałacu Młodzieży
– Pomorskim Centrum Edukacji przy al. Piastów 7 (zw. dalej PM) w zakresie gospodarki finansowo - księgowej za 2011 r. Wyniki kontroli przedstawione zostały w protokole kontroli P/39/12 podpisanym w dniu 04 grudnia 2012 r. Ocena zawarta została w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 21 stycznia 2013 r.

W wyniku przeprowadzonej kontroli w zakresie gospodarki finansowo - księgowej za 2011 r. stwierdzono różnego rodzaju uchybienia, głównie w zakresie techniki prowadzenia ksiąg rachunkowych i ewidencji, sposobu prowadzenia dokumentacji pracowniczej i dokumentacji dotyczącej wynagrodzeń (ocena pozytywna z uchybieniami).

Zasady funkcjonowania w PM gospodarki kasowej omówione były w obowiązującej w jednostce „Instrukcji Kasowej”, która nie zawierała jednak informacji dotyczącej wysokości ustalonego zapasu gotówki w kasie (tzw. pogotowie kasowe) w odniesieniu do kasy środków budżetowych, wyodrębnionego rachunku dochodów i Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych. Wysokość zapasu nie została również wprowadzona żadnym innym dokumentem.

W obowiązującym w PM Zakładowym Planie Kont nie zostały utworzone konta analityczne do ewidencji obrotów gotówkowych w wymienionych kasach, a obroty te były ewidencjonowane na wspólnym dla wszystkich kas koncie syntetycznym 101. Powyższe stało w sprzeczności z art. 17 ust. 1 pkt 7 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223 ze zm.), zwanej dalej uor, według którego konta ksiąg pomocniczych prowadzi się w szczególności m.in. dla operacji gotówkowych w przypadku prowadzenia kasy oraz opisem do konta 101 – kasa zawartym w Załączniku nr 3 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczpospolitej Polskiej (Dz. U. Nr 128, poz. 861), zwanego dalej rozporządzeniem w sprawie zasad rachunkowości, według którego konto służy do ewidencji gotówki znajdującej się w kasach jednostki, a ewidencja szczegółowa prowadzona do konta winna umożliwić ustalenie m.in. wartości gotówki powierzonej poszczególnym osobom za nią odpowiedzialnym.

W toku kontroli ustalono, że w 2011 r. w kasach PM nie przeprowadzono kontroli doraźnej potwierdzonej „Protokołem kontroli w ramach kontroli zarządczej Pałacu Młodzieży”, stanowiącym załącznik do obowiązującej w PM „Instrukcji kasowej”. Stwierdzono ponadto, że pracownikowi odpowiedzialnemu za prowadzenie kasy jednostki nie powierzono odpowiedzialności materialnej.

Według opisu standardów kontroli zarządczej zawartego w grupie C – Mechanizmy kontroli, o którym mowa w załączniku do Komunikatu Nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych (Dz. Urz. MF Nr 15, poz. 84), zwanego dalej komunikatem w sprawie standardów kontroli zarządczej, mechanizmy kontroli powinny stanowić odpowiedź na konkretne ryzyko. Ryzykiem może być w tym przypadku niewłaściwe podejście pracowników do obrotu gotówkowego, które należy ograniczyć poprzez mechanizmy kontroli funkcjonujące
w ramach systemu kontroli zarządczej.

Wyciągi bankowe nie były ewidencjonowane jako dowód księgowy, a tym samym nie zawierały elementów wymienionych
w art. 21 ust. 1 uor, w tym m.in. numeru identyfikacyjnego dowodu, stwierdzenia sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpisu osoby odpowiedzialnej za te wskazania. Dowody powyższe nie zawierały także potwierdzenia dokonanych kontroli, przewidzianych z kolei dla dowodu księgowego według obowiązującej w PM „Instrukcji Obiegu Dokumentów Finansowo – Księgowych”.

W obowiązujących w PM procedurach brak było opisu dowodu o nazwie „Dyspozycja przelewu”, stosowanego do płatności
z tytułów publiczno – prawnych i płatności zbiorczych dotyczących jednego kontrahenta.

Faktury zakupu księgowane były w PM z pominięciem konta 201, co stało w sprzeczności z opisem do wymienionego konta, zawartym w Załączniku nr 3 do rozporządzenia w sprawie zasad rachunkowości, według którego konto 201 służy do ewidencji rozrachunków i roszczeń krajowych i zagranicznych z tytułu dostaw, robót i usług, w tym również zaliczek na poczet dostaw, robót i usług oraz kaucji gwarancyjnych, a także należności z tytułu przychodów finansowych. Ustalono ponadto, że faktury zakupu ewidencjonowane były w księgach w momencie ich zapłaty, a nie w momencie otrzymania.

Rozrachunki z pracownikami ewidencjonowane były na koncie 234 z podziałem na pracowników, ale bez podziału na poszczególne tytuły, co stało w sprzeczności z opisem do konta zawartym w Załączniku nr 3 do rozporządzenia w sprawie zasad rachunkowości, według którego ewidencja szczegółowa prowadzona do konta 234 powinna m.in. zapewnić możliwość ustalenia stanu należności, roszczeń i zobowiązań według tytułów rozrachunków.

W toku kontroli stwierdzono również, że ewidencja analityczna, prowadzona do poszczególnych paragrafów wydatków
w postaci kart sporządzanych w arkuszu kalkulacyjnym Excel, zawierała liczne uchybienia w postaci: błędnych nazw paragrafów, braku wskazania roku obrotowego, braku nazwy paragrafu lub wskazania błędnych nazw paragrafów, braku podsumowania obrotów na dzień 31.12.2011 r. oraz podpisów sporządzającego i Głównego księgowego. Za sporządzanie wymienionej dokumentacji odpowiedzialni byli Starsi księgowi.

DochodyPMwykazane w sprawozdaniu RB-34S sporządzonym na dzień 31.12.2011 r.wyniosły200.001,51zł, w tym z najmu
i dzierżawy składników majątkowych – 24.220,67 zł. Według zapisów § 18.1 obowiązującego w PM „Regulaminu Organizacyjnego”, prowadzenie rozliczeń gospodarczo – finansowych oraz przygotowywanie umów najmu należało do zadań Działu Administracyjnego.

W toku kontroli stwierdzono niespójność zapisów umownych ze stanem faktycznym. Według § 1 umowy nr 135/2008 zawartej w dniu 31.10.2008 r., przedmiotem umowy było udostępnienie 1 m² powierzchni użytkowej do zainstalowania automatu „VENDING” do sprzedaży napojów gorących w budynku PM, gdy tymczasem w budynku usytuowane były automaty zarówno do sprzedaży napojów jak i różnego rodzaju słodyczy. Ustalono także, że umowa nr 136/2008 zawarta w dniu 31.10.2008 r. zawierała zapisy niekorzystne dla PM w zakresie terminu regulowania płatności, który określony został na 33 dni od daty otrzymania przez najemcę prawidłowo wystawionej faktury, wystawianej kwartalnie i z dołu. Kierownik Działu Administracyjnego nie podjął zarówno przed podpisaniem umowy jak i w terminie późniejszym, żadnych działań w celu zmiany wymienionych zapisów.

Kontrola 4. faktur sprzedaży wystawionych z tytułu najmów jednorazowych wykazała, że 3 z nich nie zawierały żadnych załączników pozwalających na ustalenie ilości godzin najmu i zastosowaną stawkę za godzinę najmu. Według wyjaśnień Głównego księgowego, faktury zostały wystawione na podstawie ustnej informacji Kierownika Administracyjnego. W ocenie kontrolującego informacja przekazywana w wymienionej formie nie stanowi wiarygodnej podstawy do wystawienia faktury
i naliczenia kwoty najmu do zapłaty. Obszar ten wymaga uregulowania w procedurach obowiązujących w PM. Kontrola faktur sprzedaży wystawionych z tytułu najmów jednorazowych wykazała ponadto, żetermin zapłaty określany był w wielu przypadkach w sposób niejednoznaczny, poprzez zapisy na fakturach m.in. o treści: „przelew”, „przelew 14 dni”.

W toku kontroli dotyczącej realizacji procedur w zakresie celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków, których wykonanie w 2011 r. wyniosło 3.039.180,51 zł, na podstawie 50. faktur na kwotę ogółem 196.859,19 zł,
(tj. 6,5 % wydatków),stwierdzono niżej wymienione uchybienia.

Faktury zakupu wystawione PM tytułem zakupu paliwa zostały pobrane w formie elektronicznej ze strony internetowej kontrahenta, a następnie zaewidencjonowane przez Głównego księgowego zbiorczo, w tym m.in.:

1. Faktury o numerach: 000972454, 000981875, 000992359, 001001687 wystawione przez kontrahenta z datą: 17.01.2011 r., 31.01.2011 r., 17.02.2011 r., 28.02.2011 r. zaewidencjonowane zostały zbiorczo dowodem nr 151/03/2011.
2. Faktury o numerach: 001124028, 001135010, 001144801, 001155858 wystawione z datą: 31.08.2011 r., 17.09.2011 r., 30.09.2011 r., 17.10.2011 r., zaewidencjonowane zostały zbiorczo dowodem nr 733/11/2011.

Powyższa praktyka stała w sprzeczności z zapisami art. 20 ust 1 uor, według którego do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym,
podczas gdy w wymienionych przypadkach dowodami zbiorczymi wprowadzono faktury z różnych miesięcy.

Faktura nr 2378/02/2011/SLU-SPR-02/2011 z dnia 28.02.2011 r. na kwotę 4.308,20 zł wystawiona tytułem ochrony fizycznej, zaewidencjonowana została przez Starszego księgowego w § 4260, mimo poprawnego wskazania na fakturze § 4300. Stało to w sprzeczności z art. 4 ust. 2 uor, według którego zdarzenia, w tym operacje gospodarcze, ujmuje się w księgach rachunkowych i wykazuje w sprawozdaniu finansowym zgodnie z ich treścią ekonomiczną.

Faktura nr 086403/2011 z dnia 08.11.2011 r. na kwotę 393,61 zł zaewidencjonowana została przez Głównego księgowego
w pełnej wysokości w § 4260, a nie w podziale na § 4260 – w zakresie wody i na § 4300 – w zakresie pozostałych kwot obciążeń. Stało to w sprzeczności z opisem do § 4260 zawartym w Załączniku Nr 4 do rozporządzenia Ministra Finansów
z dnia 02 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. Nr 38, poz. 207 ze zm.), według którego paragraf ten obejmuje opłaty za dostawę m.in. wody.

W toku kontroli akt osobowych i prawidłowości naliczania wynagrodzeń 7. z 75. pracowników zatrudnionych w PM w 2011 r. ustalono, że akta osobowe wszystkich 7. poddanych kontroli pracowników zawierały dokumenty przechowywane niezgodnie
z obowiązującym w tym zakresie rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. Nr 62, poz. 286 ze zm.), zwanym dalej rozporządzeniem w sprawie akt osobowych. Osobą odpowiedzialną za prowadzenie akt osobowych pracowników PM był Specjalista ds. Kadr.

Akta osobowe zawierały dokumentację dotycząca rozliczenia czasu pracy, w tym m.in.: karty ewidencji czasy pracy za poszczególne lata, wnioski, podania i pisma urlopowe, a także wykazy godzin ponadwymiarowych i doraźnych, awedług zapisów § 8 rozporządzenia w sprawie akt osobowych dokumentacja ta powinna być prowadzona odrębnie.

W aktach osobowych pracowników przechowywane i ewidencjonowane wraz z pozostałą dokumentacją pracowniczą były ponadto rozliczenia delegacji służbowych, z których nie wynikały dla pracodawcy żadne koszty. Dokumenty te były jednak dokumentami finansowo – księgowymi i wobec powyższego powinny być przechowywane poza aktami osobowymi, w sposób i w miejscu ustalonym w porozumieniu z Głównym księgowym, po ich poprawnym i kompletnym wypełnieniu przez pracownika.

W aktach osobowych Głównego księgowego brak było kserokopii dyplomu ukończenia studiów. Zaświadczenie jakie znajdowało się w aktach miało – zgodnie z zawartą w nim klauzulą - charakter tymczasowy, do chwili uzyskania dyplomu.

W aktach osobowych pracownika przechowywany był oryginał odpisu dyplomu oraz oryginał pisma Urzędu Gminy, co było niezgodne z zapisami § 1 ust. 3 rozporządzenia w sprawie akt osobowych, według którego pracodawca przechowuje w aktach osobowych pracownika odpisy lub kopie składanych dokumentów. Pracodawca może żądać od pracownika przedłożenia oryginałów tych dokumentów tylko do wglądu lub sporządzenia ich odpisów albo kopii.

W aktach osobowych 3. pracowników brak było potwierdzeń zapoznania się z treścią regulaminu pracy. Potwierdzenie
w postaci podpisów pracowników znajdowało się na oddzielnej liście zbiorczej, a w przypadku umów o pracę zawieranych po 2004 r. - w treści umowy. Praktyka sporządzania list zbiorczych stała w sprzeczności z zapisami § 3 w powiązaniu z § 6 ust. 2 pkt 2 lit. b rozporządzenia w sprawie akt osobowych, według których pracodawca przed dopuszczeniem pracownika do pracy uzyskuje jego pisemne potwierdzenie zapoznania się z treścią regulaminu pracy, które z kolei powinno być przechowywane
w części B akt osobowych.

Stwierdzono ponadto, że spisy akt osobowych wykonane były w sposób nietrwały – ołówkiem (akta 4. pracowników z 7.), spis akt kończył się na pozycji 115, a późniejsze dokumenty nie zostały ponumerowane i wprowadzone do spisu (akta 1. pracownika z 7.), spis części B teczki nr 43 kończył się na pozycji 20., a późniejsze dokumenty nie zostały ponumerowane
i wprowadzone do spisu akt, natomiast spisu części C – było brak podobnie jak spisu części B teczki nr 43a (akta 1. pracownika z 7.). Powyższe stało w sprzeczności z zapisami § 6 ust. 3 rozporządzenia w sprawie akt osobowych, według których dokumenty znajdujące się w poszczególnych częściach akt osobowych powinny być ułożone w porządku chronologicznym oraz ponumerowane; każda z tych części powinna zawierać pełny wykaz znajdujących się w nich dokumentów.

W toku kontroli „Kart wynagrodzeń osobowych za 2011 r.” pracowników PM, w kartach 6. pracowników z 7. poddanych kontroli stwierdzono błędy polegające na wprowadzeniu z list płac i dokumentacji pracowniczej niewłaściwej: kwoty dodatku funkcyjnego (1 przypadek), kwoty na konto bankowe pracownika (6 przypadków), wymiaru etatu (2 przypadki). Karty nie zawierały ponadto podpisu osoby sporządzającej. Osobą odpowiedzialną za sporządzanie „Kart wynagrodzeń osobowych za 2011 r.” był Starszy księgowy.

W zakresie prawidłowości naliczenia wynagrodzenia za godziny ponadwymiarowe ustalono, że 1. z 7. pracowników wynagrodzenie naliczone zostało w nieprawidłowej wysokości. Powyższe wynikało z zastosowania przez Specjalistę ds. Kadr zasady zaokrąglania ilości wypracowanych godzin ponadwymiarowych do pełnych godzin w tygodniach, w których przypadałydni usprawiedliwionej nieobecności w pracy nauczyciela lub dni ustawowo wolne od pracy.  Obliczając ilość godzin ponadwymiarowych pracownik zaokrąglał otrzymany wynik do pełnych godzin, przyjmując zasadę zapisaną w § 5 ust. 2 regulaminu stanowiącego załącznik do Uchwały Nr II/N/848/09 Rady Miasta Szczecin z dnia 15 kwietnia 2009 r. w sprawie ustalenia regulaminu określającego wysokość oraz szczegółowe warunki przyznawania nauczycielom dodatków: za wysługę lat, motywacyjnego, funkcyjnego, za warunki pracy oraz nagród i warunki obliczania i wypłacania wynagrodzenia za godziny ponadwymiarowe i godziny doraźnych zastępstw.Powyższa zasada dotyczyła jednak zaokrąglania miesięcznej liczby godzin obowiązkowego wymiaru zajęć nauczyciela, stanowiącej dzielnik do wyliczenia stawki za 1. godzinę w złotych, a nie ilości godzin ponadwymiarowych. W wyniku zastosowanej zasady zaokrąglania pracownikowi nie wypłacono w 2011 r.
kwoty 41,92 zł.

Ustalono ponadto, że w lutym 2011 r. Główny księgowy naliczył pracownikowi wynagrodzenie z tytułu dodatku funkcyjnego
w kwocie 568,00 zł zamiast w kwocie 605,00 zł (niedopłata 37,00 zł). Dodatek pomniejszono o dni chorobowego wyliczone dla dodatku stażowego zamiast dla dodatku funkcyjnego.

Stwierdzono również, że w PM stosowane były dwie odrębne ewidencje pracowników (kadrowa i płacowa), przy czym ewidencja płacowa była ewidencją wprowadzoną systemowo przez program do naliczania wynagrodzeń, zaś ewidencja kadrowa nie znajdowała funkcjonalnego uzasadnienia w procesach związanych z przepływem informacji. W związku
z powyższym uzasadnionym jest wprowadzenie jednej ewidencji, ze wskazaniem na ewidencję płacową z uwagi na uwarunkowania systemowe.

W PM nie było wykazu osób uprawnionych do pobierania zaliczek gotówkowych z określeniem limitów tych zaliczek. Według kontrolującego, wykaz taki to element mechanizmu kontroli jaki powinien funkcjonować w ramach kontroli wewnętrznej.

Obowiązujące w PM „Zasady (polityka) rachunkowości” w rozumieniu art. 10 uor nie zawierały opisu i daty rozpoczęcia eksploatacji oprogramowania  stosowanego do naliczania wynagrodzeń. Powyższe naruszało zapisy zawarte w art. 10 ust. 1 pkt 3 lit. b i c uor, według których wymienione elementy powinny znaleźć się w obowiązujących w jednostce zasadach (polityce) rachunkowości.

Opis niektórych kont zawarty w Zakładowym Planie Kont stanowiącym część „Zasad (polityki) rachunkowości” był niespójny
z samym planem kont i/lub niezgodny z obowiązującym w tym zakresie rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia
5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczpospolitej Polskiej (Dz. U. Nr 128, poz. 861), zwanym dalej rozporządzeniem w sprawie zasad rachunkowości. W Zakładowym Planie Kont funkcjonowały konta dotyczące obszarów nie występujących w PM (015 – Mienie zlikwidowanych jednostek, 016 – Dobra kultury, 073 – Odpisy aktualizujące długoterminowe aktywa, 080 – Inwestycje). Do konta 750 przypisane zostały za to zarówno przychody jak i koszty finansowe, a do konta 760 – Przychody i koszty pozostałe, gdy tymczasem ewidencja powinna być prowadzona na kontach:
750 – Przychody finansowe, 751 – Koszty finansowe, 760 – Pozostałe przychody operacyjne, 761 – Pozostałe koszty operacyjne. Konto 140 wykorzystywane było natomiast dla środków pieniężnych w drodze dla których w rozporządzeniu
w sprawie zasad rachunkowości przewidziane było konto 141. Numeracja kont była ponadto niezgodna z opisem tych kont,
w tym: 138.1 i 139 (opis), 138.2 i 140 (opis), 330.1 i 340 (opis).

Według zapisów art. 10 ust. 2 uor na Dyrektorze PM jako kierowniku jednostki spoczywał obowiązek ustalenia w formie pisemnej i aktualizowania powyższej dokumentacji.

Według załącznika nr 1 do wydanego przez Dyrektora PM Zarządzenia Nr 13/2010 z dnia 05.10.2010 r. w sprawie zasad prowadzenia w PM kontroli zarządczej – Standardy kontroli zarządczej (Część C. Mechanizmy kontroli pkt 9.6), w placówce opracowano zasady (politykę) rachunkowości zawierające m.in. wykaz zbiorów tworzących księgi rachunkowe na komputerze, określenie struktury zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe, określenie wzajemnych powiązań zbiorów danych tworzących księgi, opis systemów przetwarzania danych, wykaz programów i procedur, opis algorytmów i programowych zasad ochrony danych, określenie wersji oprogramowania i określenie daty rozpoczęcia eksploatacji. Powyższe było niespójne z zawartością merytoryczną opracowanych „Zasad (polityką) rachunkowości”, które wymienionych elementów nie zawierały.

Według standardu kontroli zarządczej nr 10 zawartego w grupie C – Mechanizmy kontroli, o którym mowa w komunikacie
w sprawie standardów kontroli zarządczej, na dokumentację systemu kontroli zarządczej składają się m.in. procedury wewnętrzne, które powinny być spójne i dostępne dla wszystkich osób zobowiązanych do ich stosowania.

Ustalono, że Dyrektor PM przekazał informacje dotyczące występowania w jednostce transakcji podejrzanych zgodnie
z Załącznikiem Nr 1 do Zarządzenia Nr 70/09 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 20 lutego 2009 r. w sprawie przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz przeciwdziałaniu finansowaniu terroryzmu. Ustalono także, że Dyrektor przekazywał informacje o kontrolach zewnętrznych przeprowadzonych w PM zgodnie z Załącznikiem Nr 1 do Zarządzenia Nr 399/03 Prezydenta Miasta Szczecina z dnia 10 lipca 2003 r. w sprawie zasad i trybu przeprowadzania kontroli.

Stan gospodarki finansowo – księgowej PM należy ocenić pozytywnie, mimo uchybień wykazanych w toku czynności kontrolnych. W wielu obszarach poddanych kontroli stwierdzono zadowalający poziom obowiązujących procedur i czynności wykonywanych na ich podstawie. Na wszystkie zmiany w stosunku do planu pierwotnego jednostka posiadała akceptację wydziału nadzorującego. Nie stwierdzono znaczących uchybień w procesie gromadzenia i wydatkowania środków. 100 % faktur zakupu poddanych kontroli zawierało wszelkie potwierdzenia ustalone dla tych dokumentów w obowiązujących
w jednostce procedurach, w tym dotyczące wskazań dekretacyjnych, wykonanej kontroli merytorycznej, formalno – rachunkowej oraz akceptacji. Wynagrodzenia pracowników naliczane były zgodnie z przyznanym uposażeniem zasadniczym
i odpowiednimi dodatkami do wynagrodzenia, potwierdzonymi w dokumentacji pracowniczej. Rozliczenia z tytułu podatku dochodowego od osób fizycznych i składek ZUS wykonywane były terminowo i w wysokościach wynikających ze złożonej dokumentacji. Obszary, w których doszło do powstania uchybień wymienionych w niniejszym wystąpieniu wymagają wykonywania lub zwiększenia częstotliwości czynności kontrolnych w ramach  funkcjonującej w PM kontroli zarządczej, w tym m.in. w zakresie prowadzenia ksiąg pomocniczych, dokumentacji pracowniczej i wynagrodzeń pracowników. Z kolei w celu przeciwdziałania potencjalnym nieprawidłowościom w innych obszarach należy w ramach kontroli zarządczej wykonywać czynności kontrolne m.in. w postaci kontroli doraźnych kasy.

Prezydent Miasta Szczecin zalecił Dyrektorowi PM:

1. Wprowadzenie zmian do Zakładowego Planu kont w zakresie: spójności planu kont z opisem kont, likwidacji błędnej numeracji kont, rozdzielenia przychodów i kosztów na koncie 750 i 760, utworzenie konta 141, likwidacji kont służących do księgowania operacji gospodarczych niewystępujących w jednostce.
2. Ewidencję rozrachunków z kontrahentami na koncie 201 i ewidencję rozrachunków z pracownikami na koncie 234,
   w podziale na pracowników i na poszczególne tytuły.
3. Rzetelne prowadzenie ewidencji analitycznej.
4. Ustalenie wysokości zapasu gotówki w kasie.
5. Wypłacenie pracownikom należnych wynagrodzeń (37,00 zł i 41,92 zł).
6. Jednoznaczne określanie terminu zapłaty na fakturach sprzedaży.
7. Ewidencję wyciągów bankowych zgodnie z art. 21 ust. 1 uor.
8. Ewidencję faktur dotyczących zakupu paliwa w miesiącach, których dotyczą.
9. Wykonywanie w ramach kontroli zarządczej kontroli doraźnych kasy.
10. Uzupełnienie akt osobowych o dokumentację dotyczącą: zapoznania pracowników z regulaminem pracy, ukończenia studiów, a także wyłączenie z akt osobowych oryginałów dokumentów dyplomu i pisma urzędowego, rozliczeń delegacji służbowych oraz dokumentacji dotyczącej rozliczenia czasu pracy.
11. Ponowne przeliczenie godzin ponadwymiarowych pozostałych pracowników w celu wyeliminowania zastosowanych zaokrągleń godzin.
12. Uzgodnienie „Kart wynagrodzeń osobowych za 2011 r.”z listami płac i dokumentacją kadrową.
13. Sporządzenie wykazu osób uprawnionych do pobierania zaliczek gotówkowych na zakupy bieżące.
14. Wprowadzenie wspólnej dla kadr i płac ewidencji pracowników.
15. Opracowanie i włączenie do obowiązującej w jednostce „Instrukcji obiegu dokumentów finansowo - księgowych” zapisów dotyczących przekazywania pracownikowi odpowiedzialnemu za wystawianie faktur sprzedaży kalkulacji kwoty najmu do fakturowania.
16. Uzupełnienie, zaktualizowanie i doprowadzenie do zgodności zapisów procedur obowiązujących w jednostce
    w zakresie wskazanym w wystąpieniu.