Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2012 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin, w okresie 11-12.2012 r. przeprowadził kontrolę w I Liceum Ogólnokształcącym w Szczecinie przy al. Piastów 12, zwanego dalej ILO, w zakresie gospodarki finansowo – księgowej, w tym wynagrodzenia oraz sprawy kadrowe za 2011 r. Ocena kontrolowanego zagadnienia, wnioski i zalecenia pokontrolne po uwzględnieniu postanowień uchwały Komisji Odwoławczej Nr 1/13 z dnia 17.04.2013 r., zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 30.04.2013 r.

Kontrola pozytywnie ocenia sposób prowadzenia gospodarki finansowo – księgowej w 2011 r. (ocena pozytywnaz uchybieniami). Wykazano jedynie uchybienia polegające m.in. na nieterminowej wypłacie dodatku motywacyjnego, dokonywaniu poprawek na arkuszach spisu z natury niezgodnie z obowiązującymi w ILO procedurami oraz nie egzekwowaniu zapisów zawieranych umów.

W kontrolowanym okresie ILO prowadziło działalność w formie jednostki budżetowej. W 2011 r. ILO uzyskało dochody w wysokości 267.590,23 zł, co stanowiło 104,41 % zaplanowanej kwoty. Wydatki budżetowe wyniosły 6.064.591,66 zł, costanowiło 99,92 % zaplanowanej kwoty, a finansowane z rachunku dochodów własnych 238.787,05 zł,co stanowiło z kolei 94,64 % środków zaplanowanych.

W toku kontroli obowiązujących w ILO procedur finansowo – księgowych, stwierdzono uchybienie polegające na braku aktualizacji użytkowanej przez ILO wersji oprogramowania Kadry Optivum. Ostatnie pismo ówczesnego Dyrektora ILO wskazywało, że w szkole użytkowana jest wersja o numerze: 1.04. Dla potrzeb kontroli dokonywane były jednak wydruki z programu Kadry Optivum, na których widniał numer wersji: 12.0.0402. Osobą odpowiedzialną w ILO za opracowanie procedur finansowych był Główny księgowy ILO.

Według standardu kontroli zarządczej nr 10 zawartego w grupie C – Mechanizmy kontroli, o którym mowa w załączniku do Komunikatu Nr 23 Ministra Finansów z dn. 16. grudnia 2009 r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych
(Dz. Urz. MF Nr 15, poz. 84), zwanego dalej komunikatem w sprawie standardów kontroli zarządczej, na dokumentację systemu kontroli zarządczej składają się m.in. procedury wewnętrzne.

Kontrola dokumentacji dotyczącej dochodów ILO z tytułu wynajmu pomieszczeń w 2011 r. wykazała, że:

1. w 2. przypadkach ILO bezumownie wynajmował pomieszczenia szkoły, co według kontrolującego stwarza ryzyko utrudnień
   w dochodzeniu należności za najem oraz ewentualnego odszkodowania za zniszczenie mienia szkoły.
2. poszczególne faktury VAT za wynajem kiosku wystawiane były z opóźnieniem wynoszącym od 8 do 12 dni (umowa nr: 6/2002 oraz U 04/2011).Termin zapłaty wskazany na fakturach (7 dni) był ponadto niezgodny z § 4 wymienionych umów według którego, czynsz płatny będzie w terminie do 10-tego każdego miesiąca, na podstawie faktury wystawionej przez Wynajmującego.
3. w 1. przypadku na fakturze nr 64/2011 z dn. 18.04.2011 r. wystawionej dla kontrahenta za najem basenu nie zamieszczono podpisu wystawcy dowodu, co było niezgodne z pkt 1 części II Rozdziału: „Zasady sporządzania i korygowania dokumentów księgowych” Regulaminu kontroli wewnętrznej wraz z instrukcją sporządzania, kontroli i obiegu dokumentów księgowych ILO wprowadzonego Załącznikiem nr 1 do Zarządzenia Dyrektora ILO Nr 5/2006 z dn. 15.11.2006 r., według którego wystawiane dokumenty(w tym dowody księgowe) podlegają sporządzaniu w sposób zapewniający uznanie ich za dokumenty rzetelne, kompletne i bezbłędne,a ponadtoz zachowaniem m.in. warunku, iż dowodymuszązawierać podpisy osób uczestniczących
   w dokonaniu operacji gospodarczej. Naruszało to również art. 21 ust. 1 pkt 5 ustawy z dn. 29. września 1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz. U. z 20013r., poz. 330) zw. dalej uor, według którego dowód księgowy powinien zawierać co najmniej podpis wystawcy dowodu.
4. do umowy nr U 03/2010 z dn. 14.09.2010 r. na wynajem auli wprowadzono aneks nr 1/2011 z dn. 26.01.2011 r., w którym dokonano zmiany terminów płatności tj.: 26.03.2009 r., 23.04.2010 r. oraz 28.05.2010 r. Okresy płatności wskazanew w/w aneksie nie były jednak tożsame z okresem na jaki zawarto umowę (od 26.09.2010 r. do 26.06.2011 r.). Kierownik ds. administracyjno – gospodarczych w dn. 14.12.2012 r.wyjaśnił, że wskazane w aneksie terminy powstały w wyniku pomyłki pisarskiej.
5. w 2011 r. szkoła nie miała opracowanego „cennika” za wynajem pomieszczeń szkoły. W ocenie kontrolującego brak uregulowań w tej kwestii może stwarzać ryzyko dowolności w ustalaniu kwot z tytułu najmu pomieszczeń szkoły.

Osobą odpowiedzialną za sporządzanie umów najmu był Kierownik ds. administracyjno – gospodarczych.

W wyniku kontroli wykonywania obowiązków w zakresie udzielania zamówień publicznych do 14 tysięcy euro ustalono, że w 5. na 6 kontrolowanych notatkach służbowych z przeprowadzonej analizy rynku nie podano wartości zamówienia wyrażonej w euro (wskazano natomiast szacunkową wartość zamówienia wyrażoną w zł. oraz przyjęty kurs euro). W ocenie kontrolującego wskazane byłoby również umieszczanie w treści notatki służbowej zapisu dot. rezultatu przeprowadzonej przez zamawiającego operacji porównywania ustalonej szacunkowej wartości zamówienia z obowiązującym na dzień szacowania kursem euro (przeliczenie wartości szacunku przez kurs euro). W szkole nie było ponadto opracowanego Regulaminu udzielania zamówień publicznych o wartości do 14 tys. Euro. Z uwagi na specyfikę działalności jednostki oraz dokumenty w niej stosowane (m.in. wnioski na zakup materiałów lub usług), w ocenie kontrolującego należałoby wprowadzić procedury wewnętrzne regulujące kwestie związane z udzielaniem oraz dokumentowaniem zamówień publicznych. Według standardu kontroli zarządczej nr 10 zawartego w grupie C – Mechanizmy kontroli, komunikatu w sprawie standardów kontroli zarządczej, na dokumentację systemu kontroli zarządczej składają się m.in. procedury wewnętrzne.

Kontrola, której poddane zostały wydatki budżetowe w wysokości 1.002.852,62 zł, co stanowiło 15,9 % ogólnych wydatków jednostki, wykazała że nie zachowano niektórych procedur określonych w obowiązujących przepisach prawa i przyjętych regulaminach w tym:

1. W 1. przypadku Główny księgowy ILO zaewidencjonował fakturę w koszty miesiąca wpływu do ILO mimo, że data jej wystawienia dotyczyła miesiąca poprzedniego (na fakturze nie wskazano daty wpływu do ILO). Było to niezgodne z art. 20 ust. 1 uor, według którego do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym.
2. Dyrektor ILO nie zawarł pisemnej umowy na remont posadzki i położenie paneli podłogowych (Fa VAT nr FA/3/06/2011 z dn. 20.06.2011 r. na kwotę 4.982,63 zł oraz Fa VAT nr FA/2/09/2011 z dn. 05.09.2011 r. na kwotę 6.849,99 zł) oraz na naprawę
   i wymianę uszkodzonych rynien (Fa VAT nr FA/12/6/12/2011 z dn. 20.12.2011 r. na kwotę 2.843,76 zł). Powyższe prace wykonane zostały przez kontrahenta na podstawie zleceń Dyrektora ILO, w których nie uwzględniono m.in. możliwości naliczenia kar dla wykonawcy w przypadku nienależytego wykonania robót, co w ocenie kontrolującego nie zabezpiecza w dostateczny sposób interesu szkoły. Wydatkowanie środków publicznych w oparciu o dokument niepodpisany przez jedną ze stron, niewskazujący szczegółowo warunków realizacji przedmiotu umowy niesie za sobą ryzyko związana z możliwością niewykonania lub nienależytego wykonania umowy przez wykonawcę robót.
3. Na 6. z 35. poddanych analizie fakturach przy wskazaniach dekretacyjnych nie zamieszczano dat oraz podpisu osoby do tego upoważnionej, co naruszało zapis art. 21 ust. 1 pkt 6 uor, według którego dowód księgowy powinien zawierać co najmniej stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja) oraz podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.
4. Faktura 4/AM//2011 r. z dn. 07.03.2011 r. za rozbudowę sieci internetowej  została zatwierdzona do zapłaty przez Dyrektora ILO
   z § 430 – zakup usług pozostałych. Obok dekretacji zamieszczono dodatkowy zapis wskazujący, iż faktura została zaewidencjonowana w koszty i uregulowana z § 421 oraz 430. Przy w/w wskazaniu nie zamieszczono daty oraz podpisu osoby dokonującej korekty, co było niezgodne z wyżej cytowanym art. 21 ust. 1 pkt 6 uor.
5. W 1. przypadku faktura VAT 8/05/2011/G z dn. 05.05.2011 r. za przegląd i naprawę kserokopiarki została uregulowana po terminie (6 dni opóźnienia), co było niezgodne z art. 44 ust. 3 pkt 3 ustawy z dnia 27.08.2009 r. o finansach publicznych
   (Dz. U. Nr 157, poz. 1240 ze zm.), według którego wydatki publiczne powinny być dokonywane w wysokości i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań. Kontrahent nie naliczył z tego tytułu odsetek ustawowych.
6. Zapłata faktury nr 103/2011 z dn. 23.02.2011 r. za książki ujęta została w raporcie kasowym nr 10/B/2011 za okres 14.03.2011 do 20.03.2011 r. pomimo, że fakturę wystawiono w lutym, co naruszało § 12 ust. 1 i 2 Zakładowej instrukcji kasowej stanowiącej załącznik nr 2 do Zarządzenia nr 4/2006 Dyrektora ILO, według którego operacje kasowe kasjer zobowiązany jest rejestrować na bieżąco w raporcie kasowym, a zapisy w raportach powinny być dokonywane w dniu w którym rozchód miał miejsce.
7. Raport kasowy 10/B/2011 za okres od 14.03.2011 r. do 20.03.2011 r. zaewidencjonowany został z datą zamknięcia, w związku
   z czym zapis księgowy dotyczący skontrolowanej wypłaty nie zawierał wskazania daty dokonania operacji gospodarczej, co było niezgodne z art. 23 ust. 2 pkt 1 uor, według którego zapis księgowy powinien zawierać co najmniej datę dokonania operacji gospodarczej.

Osobą odpowiedzialną za sporządzanie raportów kasowych był Starszy księgowy.

W wyniku kontroli wynagrodzeń 5. losowo wybranych pracowników ILO, stwierdzono, że:

1. Dodatek motywacyjny za wrzesień 2011r. wypłacony został 1. pracownikowi w dn. 08.09.2011 r. tj.: z 8-dniowym opóźnieniem, co było niezgodne z § 41 ust. 1 Regulaminu pracy ILO, według którego premia motywacyjna płatna jest nauczycielom z góry w 1-szym dniu miesiąca.
2. 7. z 24. poddanych kontroli wniosków premiowych Specjalista ds. administracyjno – gospodarczych sporządził z opóźnieniem, czym naruszył zapis § 9 „Regulaminu premiowania pracowników ekonomiczno-administracyjnychi obsługi (…)”, według którego wnioski winny być sporządzane do 23-go każdego miesiąca.
3. W 2011 r. wnioski premiowe sporządzał Specjalista ds. administracyjno – gospodarczych, co było niezgodne z § 8 ust. 1 wyżej przywołanego Regulaminu premiowania, według którego wnioski o przyznanie premii dla poszczególnych pracowników
   w ramach przyznanego funduszu przedstawia Kierownik ds. administracyjno – gospodarczych.

Obowiązujący w ILO Regulamin Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych z dn. 01.01.2009 r. nie zawierał tabeli z progami dochodowymi, od których uzależniona była wysokość świadczeń udzielanych z ZFŚS.

W wyniku analizy 5. akt osobowych pracowników ILO stwierdzono, że w jednostce nie były stosowane niektóre zapisy zawarte
w rozporządzeniu Ministra Pracyi Polityki Socjalnej z dn. 28. maja 1996 r., w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji wsprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika
(Dz. U.  Nr 62, poz. 286 ze zm.)w następującym zakresie:

- w aktach osobowych 1. pracownika nie było potwierdzenia zapoznania się z „Regulaminem pracy”, co było niezgodne z § 3 w/w rozporządzenia,

- dokumenty w poszczególnych częściach akt osobowych klasyfikowane były niezgodnie z § 6 ust. 2 pkt 1 - 3 ww. rozporządzenia,

- w aktach osobowych 3. pracowników, zamieszczono oryginałydokumentów, a nie ichkserokopie, co było niezgodne z § 1 ust. 3 ww. rozporządzenia.

Osobami odpowiedzialnymi za prowadzenie akt osobowych w ILO był Specjalista ds. administracyjno – gospodarczych (akta osobowe pracowników administracji i obsługi) oraz Sekretarz szkoły (akta osobowe nauczycieli).

W toku kontroli rozrachunków z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych, ustalono, że w 2011 r. zapłacono odsetki ustawowe w wysokości 296,94 zł z tytułu błędnego przyjęcia podstawy do obliczenia wymiaru składek dla 1. pracownika szkoły. Główny Księgowy ILO w dn. 04.03.2011 r. (Wb nr 38) zwrócił z własnych środków na konto ILO kwotę zapłaconych odsetek.

W wyniku kontroli wykonywania obowiązków związanych z inwentaryzacją stwierdzono że:

1. Na 2. arkuszach spisu z natury (1/2011 oraz 2/2011) dokonano korekty błędu powstałego podczas spisu, którą zaparafowała osoba materialnie odpowiedzialna oraz jeden z członków zespołu spisowego, co było niezgodne z § 4 ust. 5 obowiązującej
   w 2011 r. w ILO „Zakładowej instrukcji inwentaryzacyjnej” z dn. 15.11.2006  r., według którego błędy powstałe podczas spisu potwierdzają podpisami wszyscy członkowie zespołu spisowego.
2. W arkuszu spisu z natury nr 3/2011 z dn. 30.12.2011 r. nie wskazano daty i godziny zakończenia spisu.
3. Dołączone do arkuszy spisu z natury nr 2/2011 oraz 3/2011 „oświadczenie wstępne” osoby materialnie odpowiedzialnej, nie zawierało wskazania numeru i daty ostatnich dowodów przychodu i rozchodu, co było niezgodne z § 4 ust. 2 wyżej przywołanej „Zakładowej instrukcji inwentaryzacyjnej”, według którego w w/w oświadczeniu należy ujmować wskazane wyżej elementy.

W ILO kartoteki magazynowe prowadzone były przez Sekretarza szkoły, co nie zostało uregulowane w jego zakresie obowiązków .

W odniesieniu do niektórych, stwierdzonych w toku kontroli uchybień w dokumentacji finansowo - księgowej (m.in. dekretacja faktur zakupu, arkusze spisu z natury), która winna podlegać weryfikacji, mechanizmy kontroli stosowane przez pracowników szkoły i przez Dyrektora ILO, nie w pełni spełniły swoją rolę. Według zapisów standardu nr 14 zawartego w grupie C - komunikatu w sprawie standardów kontroli zarządczej, mechanizmy te winny m.in. służyć rzetelnemu i pełnemu dokumentowaniu i rejestrowaniu operacji finansowych i gospodarczych, a także do weryfikacji tych operacji przed i po realizacji.

Pozytywnie należy natomiast ocenić obszar dotyczący płac, wydatków oraz udzielania zamówień publicznych do kwoty 14 tys. Euro.
W szczególności ustalono, że:

- w 2011 r. we wszystkich poddanych kontroli przypadkach, w ślad za analizą rynku, sporządzone zostały notatki służbowe,

- wysokość wypłacanego wynagrodzenia dla pracowników ILO była zgodna z przyznanymi angażami,

- wydatki dokonywane w 2011 r. były ewidencjonowane zgodnie z obowiązującą klasyfikacją budżetową.

Dyrektor ILO zrealizował w 2011 r. zadania dotyczące sporządzania i przekazywania do wydziału nadzorującego Urzędu Miasta informacji o występowaniu lub niewystępowaniu transakcji podejrzanych.

Przedstawiając powyższe oceny i uwagi Prezydent Miasta zalecił:

1. terminowe regulowanie zobowiązań ILO,
2. każdorazowe zawieranie pisemnych umów kosztowych oraz opracowanie i stosowanie wzoru umowy zapewniającego ochronę interesówszkoły,
3. przestrzeganie zapisów zawieranych umów najmu oraz prawidłowe sporządzenie aneksów w zakresie wskazanym
   w wystąpieniu,
4. sporządzanie pisemnych umów najmu pomieszczeń ILO oraz ustalenie i wprowadzenie „cennika” najmu,
5. terminowe wypłacanie dodatków motywacyjnych pracownikom,
6. przegląd akt osobowych pracowników szkoły celem ich uzupełnienia i uporządkowania oraz uaktualnienie zakresów obowiązków pracowników ILO w zakresie wskazanym w wystąpieniu,
7. wprowadzenie regulaminu zamówień publicznych o wartości do 14 tys. euro oraz uzupełnienie Regulaminu Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych o element wskazany w wystąpieniu,
8. wprowadzenie mechanizmów kontroli zarządczej gwarantujących:

- sporządzanie dowodów księgowych oraz dokonywanie zapisów księgowych w księgach rachunkowych zgodnie z przywołanymi
w wystąpieniu przepisami uor,

- sporządzanie raportów kasowych zgodnie z przyjętymi w ILO procedurami,

- dekretację dowodów księgowych zgodnie z przywołanymi w wystąpieniu przepisami,

- dokonywanie poprawek na arkuszach spisu z natury  oraz sporządzanie oświadczeń wstępnych w sposób określony w Instrukcji inwentaryzacyjnej.