Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2012 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin, w 11.2012 r. przeprowadził kontrolę w Międzyszkolnym Ośrodku Sportowym w Szczecinie przy ul. Narutowicza 17, zwanym dalej MOS, w zakresie gospodarki finansowo – księgowej, w tym wynagrodzeń osobowych oraz spraw kadrowych za 2011 r. Wyniki kontroli przedstawione zostały w protokole kontroli podpisanym
w dniu 4.12.2012 r. Ocena kontrolowanego zagadnienia, wnioski i zalecenia pokontrolne, zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 18.12.2012 r.

MOS prowadził działalność w formie jednostki budżetowej i uzyskał w 2011 r. dochody budżetowe w wysokości 611,26 zł, co stanowiło 41% zaplanowanej kwoty. Wydatki budżetowe wyniosły 1.347.490zł, co stanowiło 100% zaplanowanej kwoty. Według sprawozdania Rb-34 MOS w 2011 r. uzyskał dochody jak i poniósł wydatki z wydzielonego rachunku dochodów (WRD) w wysokości 55.423,22  zł, co stanowiło 77% zaplanowanej kwoty.

Kontrola, mimo stwierdzonych uchybień, pozytywnie ocenia prowadzoną gospodarkę finansowo – księgową (ocena pozytywna
z uchybieniami). Niżej wymienione niedociągnięcia w sposobie gospodarowania środkami finansowymi powstały w głównej mierze wskutek niewystarczającej znajomości obowiązujących przepisów prawa oraz braku samokontroli na stanowisku głównego księgowego.

W toku badania funkcjonującego w MOS systemu rachunkowości stwierdzono, że opracowana dokumentacja spełniała wymogi wynikające z ustawy z dnia 29.09.1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz.U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223 ze zm.), zwanej dalej uor.

Kontroli poddane zostały wydatki budżetowe 2011 r. w wysokości 81.145,60 zł, co stanowiło 6,02% wydatków budżetowych ogółem. Kontrola poprawności sporządzania i ewidencji dokumentów księgowych oraz przestrzegania ustalonych w jednostce procedur wewnętrznych, przeprowadzona na próbie 38. dowodów księgowych, nie wykazała nieprawidłowości.

Kontroli poddane zostały również wydatki z wydzielonego rachunku dochodów w wysokości 42.420 zł (6 skontrolowanych dowodów księgowych), co stanowiło 76,54% wydatków WRD ogółem. W toku kontroli ww. wydatków za 2011 r. ustalono, że umowy: z dnia 28.01.2011 r. i z dnia 18.07.2011 r. dotyczące organizacji obozu zimowego w Szklarskiej Porębie i obozu letniego w Człuchowie, nie były zaopiniowane pod względem formalno – prawnym przez radcę prawnego UM, podczas gdy taki obowiązek został założony na dyrektorów, głównych księgowych i kierowników administracyjnych jednostek oświatowych pismem z dnia 19.02.2009 r., podpisanym przez ówczesnego Dyrektora Wydziału Oświaty.

W toku kontroli dochodów uzyskanych w 2011 r. ustalono, że w przypadku przyjmowania wpłat od rodziców na oba ww. obozy sportowe nie zachowano ciągłości numeracji dowodów kasowych KP. Ponadto w raportach kasowych ujmowane były zbiorcze wpłaty zebranej gotówki na podstawie odrębnie numerowanych dowodów  kasowych KP. Obowiązująca w MOS instrukcja kasowa nie regulowała kwestii przyjmowania do kasy wpłat rodziców za organizację obozów oraz obiegu dokumentów kasowych, w tym: wystawiania dowodów KP przez osobę pobierającą wpłaty od rodziców, zasad odprowadzania zebranej gotówki do kasy MOS oraz odpowiedzialności osoby pobierającej ww. wpłaty.

Zwracając uwagę na wyżej wymienione uchybienia - według standardu kontroli zarządczej grupy C - „Mechanizmy kontroli -szczegółowe mechanizmy kontroli dotyczące operacji finansowych i gospodarczych” zawartego w załączniku do Komunikatu Nr 23 Ministra Finansów z dnia 16.12.2009 r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych (Dz. Urz. MF Nr 15, poz. 84), zwanym dalej standardami kontroli zarządczej – Dyrektor MOS powinien zapewnić m.in. rzetelne i pełne dokumentowanie i rejestrowanie operacji finansowych i gospodarczych a weryfikacja operacji finansowych i gospodarczych powinna się odbywać przed i po realizacji. Osobą odpowiedzialną za ww. uchybienia był główny księgowy MOS.

W wyniku kontroli poprawności naliczania wynagrodzeń przeprowadzonej na podstawie akt osobowych 8. pracowników MOS stwierdzono, że w dwóch przypadkach pracownicy w 2011 r. mieli naliczany i wypłacany dodatek za pracę w szkodliwych warunkach w wysokości 42,50 zł mimo, że art. 10 Ponadzakładowego Układu Zbiorowego Pracy dotyczący przysługującego dodatku za pracę
w warunkach szkodliwych został wykreślony z ww. układu Protokołem Dodatkowym Nr 2 obowiązującym od dnia 9.10.2009 r.

W przypadku dwóch pracowników nie zostały ponadto nadane zakresy obowiązków, co stało w sprzeczności ze standardem kontroli zarządczej grupy A - „Środowisko wewnętrzne – struktura organizacyjna”, wg którego Dyrektor MOS powinien określić w formie pisemnej zakres podległości pracowników, a aktualny zakres obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności powinien być określony dla każdego pracownika.

Główny księgowy spełniał wymogi określone w art. 54 ust. 2 ustawy z dnia 27.08.2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240 ze zm.), dotyczącym osób zajmujących stanowiska głównych księgowych.

Zatwierdzona przez Dyrektora MOS dokumentacja systemu kontroli zarządczej, z wyjątkiem wyżej wymienionej instrukcji kasowej, była kompletna i przyjęta do stosowania przez pracowników merytorycznych, co zostało potwierdzone ich własnoręcznym podpisem.

Dyrektor MOS zrealizował w 2011 r. zadania dotyczące sporządzania i przekazywania do wydziału nadzorującego Urzędu Miasta informacji o występowaniu lub niewystępowaniu transakcji podejrzanych, w związku z wymogami ustalonymi Zarządzeniem Prezydenta Miasta Szczecin Nr 579/09 z dnia 8 grudnia 2009 r. w sprawie Instrukcji postępowania w sprawie przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu.

W pozostałym, objętym badaniem, zakresie również nie stwierdzono nieprawidłowości. W szczególności należy podkreślić, że:

1.  wynagrodzenia naliczane były zgodnie z dokumentami znajdującymi się w aktach osobowych pracowników,

2. dokumentacja dotycząca inwentaryzacji rocznej była kompletna i zgodna z księgami rachunkowymi,

3.  płatności z tytułu składek ZUS i podatku dochodowego od osób fizycznych dokonywane były terminowo,

4.  sprawozdania roczne, m.in.: Rb-28S, Rb-27S, Rb-34, Rb-N i Rb-Z, były zgodne z ewidencją księgową i zatwierdzonym planem finansowym.

             Przedstawiając powyższe oceny i uwagi Prezydent Miasta zalecił:

1. każdorazowe przedkładanie umów do zaopiniowania przez radcę prawnego UM,
2. uzupełnienie instrukcji kasowej o brakujące zapisy dot. obrotu gotówkowego związanego z organizacją obozów oraz odpowiedzialności osoby pobierającej wpłaty od rodziców,
3. uzupełnienie akt osobowych pracowników o brakujące zakresy obowiązków.