Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2011 roku

W okresie od 04.10.2011 r. do 02.11.2011 r. Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego UM Szczecin przeprowadził kontrolę
w Szczecińskim Centrum Świadczeń, ul. Kadłubka 12 w Szczecinie w zakresie prawidłowości stosowania procedur i przepisów związanych z ustawą Prawo zamówień publicznych za okres 2010.

Opis stanu faktycznego, stwierdzonego w toku kontroli został ujęty w protokole z kontroli doręczonym w dniu 3 listopada 2011 r. Ocena kontrolowanej działalności, wnioski i zalecenia pokontrolne zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 2 grudnia 2011 r.

Kontrola prawidłowości przeprowadzenia procedury udzielenia wszystkich 3. zamówień publicznych przeprowadzonych w roku 2010 w zakresie:

1. przyjmowania i wypłaty przekazów pieniężnych dla odbiorców świadczeń rodzinnych wypłacanych przez SCŚ (kwota umowy 81.000,00 zł),
2. realizacji wypłat świadczeń na rzecz osób wskazanych przez SCŚ w punktach na terenie Miasta Szczecin (kwota umowy 126.000,00 zł),
3. świadczenia usług pocztowych w zakresie odbierania, przemieszczania i doręczania przesyłek pocztowych obrocie krajowym i zagranicznym oraz ich ewentualnych zwrotów (wartość szacunkowa zamówienia 146.821,47 zł)

wykazała nieprawidłowości i uchybienia polegające przede wszystkim na: niezamieszczeniu ogłoszenia o udzieleniu zamówienia w BZP, niedochowaniu terminu dot. zawarcia umowy z wykonawcą, braku podstawy prawnej zawieranych
w wyniku przeprowadzonych przetargów umów i inne. W związku z powyższym należy wzmocnić funkcjonowanie kontroli zarządczej w wyżej wskazanych obszarach.

Stwierdzono, że w postępowaniu nr SCŚ-SO/PA/340/03/10 przeprowadzonym w trybie zamówienia z wolnej ręki nie zamieszczono w Biuletynie Zamówień Publicznych ogłoszenia o udzieleniu zamówienia co było niezgodne z art. 95 ust. 1 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (j.t. Dz. U. z 2010 r., Nr 113 poz. 759 ze zm.) zwanej dalej pzp, wg którego, jeżeli wartość zamówienia jest mniejsza niż kwoty określone w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8, zamawiający niezwłocznie po zawarciu umowy w sprawie zamówienia publicznego zamieszcza ogłoszenie o udzieleniu zamówienia
w Biuletynie Zamówień Publicznych.

W postępowaniu nr SCŚ-SO/PA/340/02/10 nie dochowano z kolei terminu dotyczącego zawarcia umowy z wykonawcą co naruszyło art. 94 ust. 1 pkt 2 pzp, wg którego Zamawiający zawiera umowę w sprawie zamówienia publicznego w terminie nie krótszym niż 10 dni jeżeli zawiadomienie to zostało przesłane w inny sposób niż określony w art. 27 ust. 2 pzp. Stwierdzono bowiem, że zawiadomienia do oferentów przekazane zostały w dniu 21.12.2010 r. (przesyłka pocztowa oraz w drugim przypadku odbiór osobisty) i tego samego dnia podpisana została z Wykonawcą umowa.

W umowach nr 18/10 z dnia 21.12.2010 r. oraz nr 20/CP RH12/2010/OKB/D z dnia 03.01.2011 r. zawartych w wyniku przeprowadzonych przez SCŚ postępowań o zamówienia publiczne nie wskazano podstawy prawnej ich zawarcia co było niezgodne z § 12 ust. 1 pkt 1 Załącznika nr 1 do Zarządzenia nr 235/08 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 29 maja 2008 r.
w sprawie zasad wykonywania w Urzędzie Miasta Szczecin i jednostkach organizacyjnych Gminy Miasto Szczecin ustawy Prawo zamówień publicznych oraz Regulaminu Pracy Komisji Przetargowej Urzędu Miasta Szczecin, według którego umowa
o zamówienie publiczne, poza ogólnie obowiązującymi wymaganiami wynikającymi z ustawy oraz kodeksu cywilnego, powinna m.in. określać podstawę prawną jej zawarcia wraz ze wskazaniem trybu udzielenia zamówienia.

Stwierdzono ponadto, że w postępowaniu nr SCŚ-SO/PA/340/01/10  zawiadomienie o wyborze najkorzystniejszej oferty przesłane do wykonawców nie zawierało informacji dot. terminu, określonego zgodnie z art. 94 ust. 1 lub 2 pzp, po którego upływie umowa w sprawie zamówienia publicznego może być zawarta. Naruszono tym samym przepis art. 92 ust. 1 pkt 4 pzp, który wskazywał na taką konieczność.

Kontrola wykazała, że dokumentacja dotycząca zamówień publicznych nr SCŚ-SO/PA/340/01/10 oraz SCŚ-SO/PA/340/02/10 nie zawierała złożonego przez Dyrektora SCŚ oświadczenia o braku lub istnieniu okoliczności, o których mowa w art. 17 ust. 1 pzp, pomimo wykonywania przez niego czynności w powyższych procedurach przetargowych. W przedmiotowej dokumentacji znajdowały się natomiast oświadczenia złożone przez członków komisji przetargowej. W dniu 20.10.2011 Dyrektor SCŚ złożyła wyjaśnienia, wskazujące iż powodem niezłożenia powyższych oświadczeń było przeoczenie. Do wyjaśnień załączone zostały jednocześnie oświadczenia sporządzone w dniu 18.10.2011 r. Natomiast w dniu 08.11.2011 r. w wyjaśnieniach do ustaleń zawartych w protokole kontroli Dyrektor SCŚ wskazała m.in., że w wyniku przeszukania dokumentacji dot. realizowanych spraw
w roku 2010 i 2011 zostały odnalezione brakujące oświadczenia, które pomyłkowo włączono do niewłaściwego segregatora. Powyższe świadczy o nieodpowiedniej organizacji pracy na stanowisku zajmowanym przez osobę odpowiedzialną za wykonywanie zadań dotyczących zamówień publicznych.

Wskazane wyżej nieprawidłowości i uchybienia powinny być wyeliminowane poprzez wprowadzenie odpowiednich mechanizmów kontroli zarządczej zawartych w załączniku do Komunikatu 23 Ministra Finansów z dnia 16.12.2009 r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych (Dz. Urz. M.F. Nr 15, poz. 84) w szczególności z grupy A „Środowisko wewnętrzne” w zakresie kompetencji zawodowych wg których, pracownicy powinni posiadać wiedzę, umiejętności
i doświadczenie pozwalające skutecznie i efektywnie wypełniać powierzone zadania oraz z grupy C „Mechanizmy kontroli”
w zakresie nadzoru nad wykonywaniem zadań w celu efektywnej i skutecznej realizacji.

W związku z poczynionymi ustaleniami kontroli, stosownie do § 37 ust. 3 Załącznika nr 2 do Zarządzenia w sprawie kontroli, Prezydent zalecił wprowadzenie mechanizmów kontroli zarządczej zapewniających:

1. publikowanie ogłoszeń o udzieleniu zamówienia publicznego w trybie zamówienia z wolnej ręki,
2. zawieranie umów z wykonawcami w terminach określonych w art. 94 pzp,
3. wskazywanie w umowach zawieranych z wykonawcami w wyniku przeprowadzonego postępowania o zamówienia publiczne podstawy prawnej oraz trybu udzielenia zamówienia,
4. ujmowanie w zawiadomieniu o wyborze najkorzystniejszej oferty wszystkich wymaganych elementów określonych
   w art. 92 ust. 1 pzp.