Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2011 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin, w dniach 10-16 lutego 2011 r. przeprowadził kontrolę wDomu Pomocy Społecznej przy ulicy Broniewskiego 4/6 w Szczecinie, zw. dalej DPS, w zakresie prawidłowości przeprowadzenia procedury udzielania zamówień publicznych na remonty i inwestycje w DPS w 2010r.

Opis stanu faktycznego, stwierdzonego w toku kontroli został ujęty w protokole z kontroli podpisanym w dniu 21 lutego 2011 r. Ocena kontrolowanej działalności, wnioski i zalecenia pokontrolne zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 8 marca 2011 r.

W wyniku kontroli zamówienia publicznego udzielonego w trybie przetargu nieograniczonego na wykonanie remontu wraz ze zmianą sposobu użytkowania budynku przy ul. Niemcewicza 9 w Szczecinie – I etap (o wartości 531.598,56 zł) stwierdzono jedynie uchybienia formalne pozostające bez wpływu na prawidłowość wyboru wykonawcy i zawarcie ważnej umowy w sprawie zamówienia publicznego.

Ustalono, że nie wezwano wykonawcy do uzupełnienia oferty nr 1 o informację na temat powierzchni wykonanych prac podobnych, co naruszyło art. 26 ust. 3 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. prawo zamówień publicznych (j.t. Dz. U. z 2010 r., nr 113 poz. 759), wg którego zamawiający wzywa wykonawców, którzy w określonym czasie złożyli wymagane przez zamawiającego oświadczenia
i dokumenty o których mowa w art. 25 ust. 1 zawierające błędy do ich złożenia w wyznaczonym terminie. Oferta powyższa nie została ponadto odrzucona z uwagi na fakt, że jej treść nie odpowiadała treści SIWZ, co było niezgodne z art. 89 ust. 1 pkt 2 pzp.

Stwierdzono ponadto, iż przy ustalaniu wartości zamówienia, nie uwzględniono wartości zamówień uzupełniających pomimo, że w ust. 13 Rozdziału I SIWZ przewidziano możliwość ich udzielania w wysokości nie większej niż 50% wartości zamówienia podstawowego, czym naruszono art. 32 ust. 3 pzp, wg którego należało to uwzględnić. W protokole z postępowania nr DO.VD.331-8/2010
w pkt. 2 wskazano jako wartość szacunkową - wartość wynikająca z kosztorysu inwestorskiego w wysokości 608.112,53 zł netto. Ustalono jednocześnie, iż w pkt. 2 ww. protokołu postępowania dotyczącym średniego kursu złotego w stosunku do euro przywołane zostało rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 19 grudnia 2007 r. natomiast obowiązującym było Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 23 grudnia 2009 r.

W toku kontroli stwierdzono jednocześnie, że nie zwrócono oryginałów gwarancji ubezpieczeniowych zapłaty wadium czym naruszono art. 46 ust. 1 pzp, wg którego, Zamawiający powinien to zrobićniezwłocznie po wyborze oferty najkorzystniejszej lub unieważnieniu postępowania, z wyjątkiem wykonawcy, którego oferta została wybrana jako najkorzystniejsza.

Ustalono ponadto, że w pozostałym zakresie ww. procedurę przeprowadzono zgodnie z wymogami ustawy pzp oraz przepisów wykonawczych do ustawy, a w szczególności:

• sporządzono Specyfikację Istotnych Warunków Zamówienia zawierającą wszystkie wymagane przepisami elementy w tym m.in. nazwę (firmę) oraz adres zamawiającego, tryb udzielenia zamówienia, opis przedmiotu zamówienia, termin wykonania zamówienia, miejsce oraz termin składania i otwarcia ofert, 
• prawidłowo określono przedmiot zamówienia stosując nazwy i kody określone we Wspólnym Słowniku Zamówień,
• terminowo i kompletnie sporządzono ogłoszenia dot. przetargu,
• prawidłowo udokumentowano poszczególne etapy zamówienia sporządzając protokóły z postępowania w oparciu o odpowiednie wzory wskazane w przepisach,
• żądano wymaganej przepisami dokumentacji w tym m.in. oferty cenowej, wykazu wykonanych prac podobnych w okresie ostatnich pięciu lat przed wszczęciem postępowania o udzielenie zamówienia, aktualnego odpisu
  z właściwego rejestru albo aktualnego zaświadczenia o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej,
• dochowano terminów określonych w przepisach w zakresie: składania ofert, związania ofertą.

            Przewodniczącym Komisji Przetargowej oraz osobą odpowiedzialną za przeprowadzanie przetargu był Kierownik Działu Obsługi DPS.

W związku z poczynionymi ustaleniami kontroli, stosownie do § 37 ust. 3 Załącznika nr 2 do Zarządzenia w sprawie kontroli, Prezydent zalecił Dyrektorowi DPS:

1. przestrzeganie przepisów ustawy pzp w zakresie ustalania wartości zamówienia, zwrotu wadium oraz wzywania wykonawców,którzy w określonym terminie złożyli oświadczenia lub dokumenty zawierające błędy dozłożenia brakujących dokumentów wyznaczonym terminie, jak i w zakresie odrzucania ofert nieodpowiadających treści SIWZ,
2. dokładne analizowanie ofert wszystkich wykonawców pod kątem zgodności
   z wymaganiami ustawowymi oraz określonymi w SIWZ.