Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2011 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin, w dniach  24.05. – 31.05.2011 r. przeprowadził kontrolę w Zespole Szkół Ogólnokształcących Nr 6  pl. Mariacki 1 w Szczecinie, zw. dalej ZSO nr 6, w temacie wstępnej oceny  celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków w 2010 r. (bez analizy wykonania całości budżetu za 2010 r.) oraz realizacja zadań dotyczących przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz przekazywania do Urzędu Miasta informacji o wynikach kontroli prowadzonych przez organy kontroli zewnętrznej. Wyniki kontroli przedstawione zostały w protokole kontroli P/18/11podpisanym w dniu 31 maja 2010 r. Ocena kontrolowanego zagadnienia, wnioski i zalecenia pokontrolne zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 19 lipca 2011 r.

W toku kontroli dotyczącej realizacji procedur w zakresie celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków, na podstawie wydatków
w wysokości 254.007,08 zł, tj. 5,3 % ogółu wydatków wykonanych w 2010 r.  w wysokości 4.809.692,60 złstwierdzono, że:

Przy dokonywaniu wydatków nie zachowano niektórych procedur, określonych w obowiązujących przepisach prawa i przyjętych regulaminach w tym:

Zatwierdzona przez Dyrektora ZSO nr 6 dokumentacja nie spełniała niektórych wymogów, w tym:

Wymienione poniżej dokumenty: Zarządzenie Dyrektora ZSO nr 6 z 10.09.2008 r. w sprawie polityki rachunkowości i jej dokumentowania, Instrukcja obiegu i kontroli  dokumentów w ZSO nr 6 w Szczecinie, Procedury zamówień publicznych obowiązujące w ZSO nr 6 w Szczecinie oraz Zarządzenie Dyrektora ZSO nr 6 w Szczecinie z dn. 28.08.2010 r. w sprawie procedur kontroli zarządczej - nie zawierały podpisów pracowników zobligowanych do ich stosowania. Z uwagi na fakt, że ww. dokumenty określają zadania i odpowiedzialność pracowników zatrudnionych na stanowiskach związanych bezpośrednio z ich realizacją (osoby uczestniczące w procesie kontroli i obiegu dokumentów) wymagane jest pisemne potwierdzenie przyjęcia ww. regulacji do stosowania przez merytorycznie odpowiedzialnych pracowników.

Na zapewnienie przez Dyrektora ZSO nr 6 rzetelnego i pełnego dokumentowania i rejestrowania operacji finansowych i gospodarczych oraz weryfikację operacji finansowych i gospodarczych przed i po realizacji, wskazują standardy kontroli zarządczej  grupy C – Mechanizmy kontroli – pkt 14 lit. a i d szczegółowe mechanizmy kontroli dotyczące operacji finansowych i gospodarczych, o którym mowa w załączniku do Komunikatu Nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych (Dz. Urz. MF Nr 15, poz. 84).

Główny księgowy ZSO nr 6 spełniał wymogi określone art. 54 ust. 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych ( Dz. U. Nr 157, poz. 1240 ze zm.), niezbędne do pełnienia funkcji głównego księgowego.

W 2010 r. Dyrektor ZSO nr 6 nie poinformowała o przeprowadzonych w jednostce kontrolach zewnętrznych, co było niezgodne z § 11 Załącznika nr 1 do Zarządzenia Nr 399/03 Prezydenta Miasta Szczecina z dnia 10 lipca 2003 r. w sprawie zasad i trybu przeprowadzania kontroli, wg którego w przypadku kontroli przeprowadzanych przez organy kontroli zewnętrznej kierownicy kontrolowanych jednostek zobowiązani są do niezwłocznego poinformowania Prezydenta Miasta Szczecin – za pośrednictwem Dyrektora Wydziału Kontroli i Audytu Wewnętrznego – o wszczęciu kontroli oraz jej zakresie.

            W 2010 r. Dyrektor ZSO nr 6 zrealizowała. zadania dotyczące sporządzania i przekazywania do wydziału nadzorującego Urzędu Miasta informacji o występowaniu lub niewystępowaniu transakcji podejrzanych, w związku z wymogami ustalonymi Zarządzeniem Prezydenta Miasta Szczecin Nr 579/09 z dnia 8 grudnia 2009 r. w sprawie Instrukcji postępowania w sprawie przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu.

Przedstawiając powyższe oceny i uwagi Prezydent Miasta zalecił:

1. aktualizację i uzupełnienie dokumentacji jednostki zgodnie z obowiązującymi przepisami,

2. właściwą i kompletną kontrolę dowodów księgowych,

3. wymaganie potwierdzenia podpisem przyjmowania do wiadomości przez merytorycznych pracowników wprowadzanych zarządzeń i instrukcji,

4. każdorazowe informowanie WKiAW o kontrolach przeprowadzanych w jednostce przez organy kontroli zewnętrznej,

5. stosowanie procedur dot. zamówień publicznych zgodnie z obowiązującymi regulacjami prawnymi.