Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2011 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin, w okresie 12.2011-01.2012 przeprowadził kontrolę
w Przedszkolu Publicznym Specjalnym nr 21 w Szczecinie przy ul. Malczewskiego 21, zwanego dalej PPS nr 21, w zakresie gospodarki finansowo – księgowej za 2010 r. Wyniki kontroli przedstawione zostały w protokole kontroli P/50/11 podpisanym
w dniu 07.05.2012 r. Ocena kontrolowanego zagadnienia, wnioski i zalecenia pokontrolne zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 01.06.2012 r.

W kontrolowanym okresie PPS nr 21 prowadziło działalność w formie jednostki budżetowej. W 2010 r. PPS nr 21 uzyskało dochody w wysokości 48.439,12 zł, co stanowiło 80,19 % zaplanowanej kwoty. Wydatki budżetowe wyniosły 1.233.071,00 zł, co stanowiło 99,5 % zaplanowanej kwoty, a finansowane z rachunku dochodów własnych 50.107,74 zł, tj. 78,58 % zaplanowanych.

W toku kontroli funkcjonującego w PPS nr 21 systemu rachunkowości stwierdzono, że obowiązująca w PPS nr 21 polityka rachunkowości nie zawierała w zakresie użytkowanych programów od firmy „ProgMan”: opisu algorytmów i parametrów systemu informatycznego, określenia aktualnej wersji oprogramowania i daty rozpoczęcia jego eksploatacji. Zasady zawierały jedynie zapis: „Instrukcje obsługi programów znajdują się w księgowości”. Powyższe było niezgodne z art. 10 ust. 1 pkt 3 ustawy z dnia 29. września 1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz. U. z 2009 r., Nr 152, poz. 1223 ze zm.), zwanej dalej uor, według którego jednostka powinna posiadać dokumentację opisującą w języku polskim przyjęte przez nią zasady (politykę) rachunkowości, zawierającą m.in. wymienione elementy.

Obowiązujący w PPS nr 21 zakładowy plan kont nie zawierał kont 290, 080 oraz 810, co naruszało postanowienia § 15 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5. lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. Nr 128, poz. 861), zwanego dalej rozporządzeniem ws. zasad rachunkowości, według którego ustalając zakładowy plan kont należy kierować się m.in. zasadą, że konta wskazane w planach kont należy traktować jako standardową liczbę kont, która może być ograniczona jedynie o konta służące do księgowania operacji gospodarczych niewystępujących w jednostce.

Za wszystkie wymienione uchybienia dotyczące dokumentacji przyjętych zasad rachunkowości finansowej odpowiedzialny był Główny księgowy PPS nr 21. Według zapisów standardu nr 10 – „Dokumentowanie systemu kontroli zarządczej”, zawartego
w części C – „Mechanizmy kontroli”, o których mowa w załączniku do Komunikatu Nr 23 Ministra Finansów z dnia 16.12.2009 r.
w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych (Dz. Urz. MF z 2009 r. Nr 15, poz. 84), zwanym dalej standardami kontroli zarządczej, na dokumentację systemu kontroli zarządczej składają się m.in. procedury wewnętrzne.

Zmiany do planu finansowego  rachunku dochodów własnych wprowadzano zarządzeniami Dyrektora PPS nr 21. Zgodnie ze zmianami  plan w § 427 – zakup usług remontowych, winien wynosić 12.000,00 zł, a w § 430 – zakup usług pozostałych 8.950,00 zł. W sprawozdaniu kwartalnym Rb-34 z wykonania planów finansowych dochodów własnych jednostek budżetowych i wydatków nimi finansowanych za okres od początku roku do końca IV kwartału 2010 r., plan wydatków przedstawiał się następująco:
§ 427 - 11.000 zł, a § 430 - 9.950,00 zł. Wykonanie wydatków w § 430 według sprawozdania oraz ewidencji księgowej wynosiło 9.940,59 zł, w związku z czym przekroczono plan finansowy o kwotę 990,59 zł, co było niezgodne z art. 44 ust. 1 pkt 3 ustawy
z dnia  27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2009 r. Nr 157, poz. 1240 ze zm.) zw. dalej uofp, który wskazuje,
że wydatki publiczne mogą być ponoszone na cele i w wysokościach ustalonych w planie finansowym jednostki sektora finansów publicznych. Dyrektor PPS nr 21 zgodnie z udzielonym przez Prezydenta Miasta Szczecin upoważnieniem, mógł składać oświadczenia woli do kwot ujętych w planie finansowym jednostki.

Według zapisów standardu nr 11 – „Nadzór”, zawartego w części C – „Mechanizmy kontroli”,  standardów kontroli zarządczej, należy prowadzić nadzór nad wykonaniem zadań w celu ich oszczędnej, efektywnej i skutecznej realizacji.

W ramach kontroli umów najmu zawartych w 2010 r. stwierdzono następujące uchybienia:

1. 2. umowy nie zawierały podpisu Radcy Prawnego,
2. 2. aneksy do umów nie zawierały podpisu Głównego księgowego PPS nr 21,
3. w PPS nr 21 nie obowiązywał „cennik” najmu pomieszczeń, a ceny ustalane były na zasadzie porozumienia stron.
   W ocenie kontrolującego brak uregulowań w tej kwestii może stwarzać ryzyko dowolności w dysponowaniu zasobami przedszkola,
4. na 2. rachunkach do umów najmu (nr 34/2010, 35/2010) nie było podpisu wystawcy – Głównego księgowego PPS nr 21, co było niezgodne z § 2 ust. 1 lit. e części II Instrukcji obiegu i kontroli dokumentów z dn. 06.09.2006 r., który wskazuje,
   że prawidłowo sporządzony dowód księgowy winien zawierać m.in. podpis wystawcy dowodu,
5. w 3. przypadkach opis operacji gospodarczej w ewidencji księgowej konta 201 -  rozrachunki z odbiorcami i dostawcami (RDW), zawierał wskazanie innych numerów dowodów księgowych (Rachunek nr 5, WB nr 76 i 88) niż faktycznie dotyczących danej operacji,
6. wpływ należności od 1. kontrahenta (rachunek nr 14/2010), zaksięgowany został z datą 25.06.2010 r., a faktyczna zapłata nastąpiła w dniu 24.06.2010 r. (Wb nr 53), co było niezgodne z art. 24 ust. 2 uor, według którego księgi rachunkowe uznaje się za rzetelne, jeżeli dokonane w nich zapisy odzwierciedlają stan rzeczywisty,
7. na dowodzie PK nr 48/03/2010 z dnia 01.03.2010 r., dokonano poprawki przy użyciu korektora, co uniemożliwiło odczytanie pierwotnego zapisu. Ponadto przy korekcie nie zamieszczono daty i parafki osoby do tego upoważnionej. Było to niezgodne z art. 22 ust. 3 uor, według którego błędy w dowodach wewnętrznych mogą być poprawiane przez skreślenie błędnej treści lub kwoty, z utrzymaniem czytelności skreślonych wyrażeń lub liczb, wpisanie treści poprawnej i daty poprawki oraz złożenie podpisu osoby do tego upoważnionej.

Według zapisów standardu nr 14 – „Szczegółowe mechanizmy kontroli dotyczące operacji finansowych i gospodarczych”, zawartego w części C – „Mechanizmy kontroli”, standardów kontroli zarządczej, należy rzetelne dokumentować i rejestrować operacje finansowe i gospodarcze.

W trakcie kontroli wpłat za wyżywienie w wybranych miesiącach 2010 r. stwierdzono, że:

1. 1. rachunek (nr 33/2010 z dnia 12.12.2010 r.), nie zawierał podpisu wystawcy dokumentu tj. Głównego księgowego PPS nr 21, co było niezgodne z § 2 ust. 1 lit. e części II Instrukcji obiegu i kontroli dokumentów z dn. 06.09.2006 r., według którego prawidłowo sporządzony dowód księgowy winien zawierać m.in. podpis wystawcy dowodu,
2. noty księgowe dla Miejskiego Ośrodka Pomocy Rodzinie w Szczecinie wystawiane były przez Głównego księgowego PPS nr 21 i akceptowane przez Dyrektora PPS nr 21. Podstawą obciążenia MOPR kosztami posiłków dla dzieci były decyzje administracyjne wystawiane przez MOPR. W jednym przypadku od kwietnia do czerwca 2010 r. PPS nr 21 obciążało MOPR na podstawie zaświadczenia, a nie decyzji,
3. wpłaty za wyżywienie dzieci dokonywane były po 10. danego miesiąca, co było niezgodne z § 4 ust 1 Regulaminu korzystania z wyżywienia, według którego wpłaty należało wnosić do dnia 10 danego miesiąca żywieniowego,
4. obowiązujące w PPS nr 21 Procedury Kontroli Finansowej wprowadzone Zarządzeniem Dyrektora PPS nr 21 z dnia 29.08.2006 r. obligowały przedszkole do wysyłania do zobowiązanych wezwań do zapłaty oraz podejmowania czynności egzekucyjnych ale tylko w przypadku gdy należność nie przewyższała kosztów wysłanego upomnienia. W związku
   z powyższym Główny księgowy PPS nr 21, nie naliczał, nie dochodził i nie ewidencjonował odsetek ustawowych za nieterminowe regulowanie opłat za wyżywienie dzieci, co było niezgodne z § 8 ust. 5 rozporządzenia ws. zasad rachunkowości, według którego odsetki od należności i zobowiązań, w tym również tych, do których stosuje się przepisy dotyczące zobowiązań podatkowych, ujmuje się w księgach rachunkowych w momencie ich zapłaty, lecz nie później niż pod datą ostatniego dnia kwartału w wysokości odsetek należnych na koniec tego kwartału,
5. wpłaty do kasy przedszkola za wyżywienie ewidencjonowane były z datą zamknięcia raportu kasowego, co było niezgodne z art. 24 ust. 5 pkt 3 uor, według którego księgi rachunkowe uznaje się za prowadzone na bieżąco, jeżeli m.in. ujęcie wpłat i wypłat gotówką następuje w tym samym dniu, w którym zostały dokonane. Ponadto jako numer identyfikacyjny dowodu księgowego wskazywano numer zbiorczy dowodu (raportu kasowego), w którym ujęty został dany kwitariusz przychodowy, a według art. 23 ust. 2 pkt 1 - 2 uor, zapis księgowy powinien zawierać datę dokonania operacji gospodarczej, określenie rodzaju i numer identyfikacyjny dowodu księgowego stanowiącego podstawę zapisu oraz jego datę, jeżeli różni się ona od daty dokonania operacji.

Bezpośrednia kontrola wybranych wydatków w 2010 r. na kwotę 79.161,17 zł, to jest 6 % ogólnych wydatków jednostki wykazała, że:

1. faktury/rachunki zakupu, których płatność realizowana była w formie gotówkowej nie były ewidencjonowane na koncie 201 – Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami, a obowiązek ewidencji faktur na tym koncie, bez względu na zastosowaną formę płatności wynika z  opisu do tego konta zawartego w rozporządzeniu w sprawie zasad rachunkowości,
2. w 1. przypadku (faktura VAT nr 100/10/2010) w opisie operacji gospodarczej (ewidencja konta 201) wskazano inny numer identyfikacyjny dowodu księgowego (wyciągu bankowego) niż ten, którego faktycznie operacja dotyczyła. W 3. przypadkach (faktury VAT nr 1952/C/8/2010, 1953/C/8/2010 oraz 1397/2010/781) dekretacja faktury nie zawierała wskazania kont ksiąg pomocniczych, co było niezgodne z art. 21 ust. 1 pkt 6 uor, według którego dowód księgowy winien zawierać m.in. stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja),
3. wszystkie poddane kontroli dowody księgowe (faktury, rachunki), nie zawierały daty zatwierdzenia kwoty do zapłaty przez Dyrektora PPS nr 21, co uniemożliwiało ustalenie momentu zatwierdzenia sum wynikających z dokumentu do wypłaty. Ponadto przy zatwierdzaniu kwot do zapłaty nie wskazywano źródła środków, z których był finansowany wydatek (m.in. budżet lub rachunek dochodów własnych) oraz adnotacji dot. zastosowanej procedury zamówień publicznych,
4. w 1 przypadku (faktura VAT nr 4150932404) przy dekretacji dokonano poprawki poprzez skreślenie istniejącej treści  jednak bez parafki osoby dokonującej korekty oraz daty, co było niezgodne z ww. art. 22 ust. 3 uor,
5. zapisy dokonywane w księgach rachunkowych przedszkola nie zawierały daty dowodu stanowiącego podstawę zapisu (dotyczy analizowanych faktur/rachunków), co było niezgodne z art. 23 ust. 2 pkt 2 uor, według którego zapis księgowy powinien zawierać m.in. wymieniony element.

Wynagrodzenia pracowników PPS nr 21 naliczane były przez Głównego księgowego PPS nr 21. W wyniku kontroli wynagrodzeń 5. losowo wybranych pracowników PPS nr 21, stwierdzono następujące uchybienia:

1. w przypadku 2 pracowników dodatek motywacyjny za wrzesień 2010 r. wypłacony został w kwocie niższej niż przyznany (wyrównano 28 września), co było niezgodne z § 6 Regulaminu przyznawania dodatku motywacyjnego PPS nr 21
    w Szczecinie (z dn. 04.01.2012 r.) (pkt. 5 regulaminu z dn. 05.02.2002 r.), według którego dodatek motywacyjny wypłaca się z góry, w terminie wypłaty wynagrodzenia. Dodatki przyznawano ponadto na okres: od 1. stycznia do 30. czerwca, od 01. lipca do 31. grudnia oraz od 1. września 2010 r., a zgodnie z pkt. 2 obowiązującego w 2010 r. Regulaminu w sprawie przyznawania dodatków motywacyjnych z dn. 05.02.2002 r. dodatki te winny być przyznawane odpowiednio na okres: od 1. września do końca lutego oraz od 1. marca do 31. sierpnia,
2. 1. pracownikowi wypłacono z opóźnieniem (6. września) przyznany od dn. 01.09.2010 r. dodatek z tytułu pełnienia funkcji opiekuna stażu,
3. w 1. przypadku lista płac nauczycieli nr 49, nie zawierała podpisu Głównego księgowego PPS nr 21, co było niezgodne
   z zapisami § 10 ust. 2 ppkt 4 lit.b części II Instrukcji Obiegu i Kontroli Dokumentów z dn. 06.09.2002 r., według którego listy płac winny być podpisane przez Głównego księgowego; oraz podpisu osoby sprawdzającej i daty wypłaty,
4. obowiązujący w PPS nr 21 Regulamin Pracy, Regulamin Zasad podziału Specjalnego Funduszu Nagród dla nauczycieli, Regulamin przyznawania dodatku motywacyjnego PPS nr 21 w Szczecinie nie były podpisane przez Dyrektora PPS nr 21.

Akta osobowe pracowników PPS nr 21 prowadzone były przez Dyrektora PPS nr 21. W wyniku kontroli akt osobowych 5. losowo wybranych pracowników stwierdzono, że w jednostce nie były stosowane niektóre zapisy zawarte w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dn. 28. maja 1996 r., w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. Nr 62, poz. 286 ze zm.) zw. dalej rozporządzeniem o dokumentacji pracowniczej. Ustalono bowiem, że:

1. w aktach osobowych wszystkich przeanalizowanych pracowników nie było potwierdzenia zapoznania się z Regulaminem pracy obowiązującym w PPS nr 21, co było niezgodne z § 6 ust. 2 pkt 2 lit. b wymienionego rozporządzenia,
2. dokumenty w poszczególnych częściach akt (A, B, C) klasyfikowane były niezgodnie z § 6 ust. 2 pkt 1 - 3
   ww. rozporządzenia,
3. w aktach osobowych nauczyciela znajdowały sie dokumenty, które nie były potwierdzone za zgodność z oryginałem (szkolenia, kursy),
4. w poszczególnych aktach osobowych znajdowały się oryginały dokumentów, a nie ich kserokopie potwierdzone za zgodność z oryginałem, co było niezgodne z § 1 ust. 3 rozporządzenia o dokumentacji pracowniczej,
5. do akt osobowych wpinane były podania pracowników PPS nr 21 o udzielenie urlopu wypoczynkowego, a według zapisów § 6 ust. 2 pkt 2 rozporządzenia o dokumentacji pracowniczej do akt osobowych można wpinać pisma dotyczące udzielenia pracownikowi dodatkowego urlopu macierzyńskiego, dodatkowego urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego, urlopu ojcowskiego, urlopu wychowawczego oraz urlopu bezpłatnego.

W wyniku kontroli wykonywania obowiązków związanych z inwentaryzacją stwierdzono, że:

1. darowiznę książek do biblioteki zaewidencjonowano na kontach: Wn – 014, Ma – 072, z pominięciem księgowania na koncie zespołu „4” i koncie 760, a według opisu do konta 760 zawartego w rozporządzeniu ws. zasad rachunkowości, konto to służy m.in. do ewidencji pozostałych przychodów operacyjnych, do których zalicza się darowizny,
2. na koniec 2010 r. Główny księgowy PPS nr 21, nie odprowadził na rachunek Urzędu Miasta Szczecin, naliczonych odsetek bankowych (4,07 zł), co było niezgodne z  pkt. 5 Procedur zwrotu środków publicznych stanowiących Załącznik nr 3 do Zarządzenia Dyrektora PPS nr 21 w sprawie procedur kontroli finansowej, według którego kwoty niezrealizowanych wydatków budżetowych i odsetki od sum depozytowych rachunku bieżącego za m-c grudzień podlegają wpłacie na rachunek bankowy organu prowadzącego do dnia 31. grudnia każdego roku budżetowego. Odsetki przekazano w dniu 04.01.2011 r. (Wb nr 2),
3. zdarzały się przypadki dokonywania poprawek na kartotekach magazynowych za pomocą korektora bez daty i parafki lub
   w sposób czytelny lecz bez daty, co było niezgodne z art. 25 ust. 1 pkt 1 uor, według którego stwierdzone błędy w zapisach poprawia sie poprzez skreślenie dotychczasowej treści i wpisanie nowej, z zachowaniem czytelności błędnego zapisu, oraz podpisanie poprawki i umieszczenie daty.

W odniesieniu do niektórych, stwierdzonych w toku kontroli uchybień i nieprawidłowości w dokumentacji finansowo - księgowej (m.in. rachunki, kartoteki magazynowe, sprawozdania), która winna podlegać weryfikacji, mechanizmy kontroli stosowane przez pracowników przedszkola i przez Dyrektora PPS nr 21, nie w pełni spełniły swoją rolę. Według zapisów standardu nr 14 zawartego w części C komunikatu w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych mechanizmy te winny m.in. służyć rzetelnemu i pełnemu dokumentowaniu i rejestrowaniu operacji finansowych i gospodarczych, a także do weryfikacji tych operacji przed i po realizacji.

Dyrektor PPS nr 21, nie poinformował Prezydenta Miasta Szczecin – za pośrednictwem Dyrektora Wydziału Kontroli i Audytu Wewnętrznego o kontroli przeprowadzonej przez organy kontroli zewnętrznej w PPS nr 21,co było niezgodne z § 11 Załącznika
nr 1 do Zarządzenia Nr 399/03 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 10 lipca 2003 r. w sprawie zasad i trybu przeprowadzania kontroli.

Przedstawiając powyższe oceny i uwagi Prezydent Miasta zalecił:

1. sporządzanie, ewidencję i kontrolę dowodów księgowych zgodnie z obowiązującymi przepisami i procedurami,
2. zwiększenie kontroli nad wprowadzanymi zmianami do planu finansowego jednostki (RDW),
3. naliczanie, ewidencjonowanie oraz egzekwowanie odsetek od nieterminowo regulowanych należności,
4. wypłacanie dodatków do wynagrodzeń zgodnie z obowiązującymi przepisami,
5. każdorazowe przekazywanie zawieranych umów do zatwierdzenia formalno – prawnego radcy prawnego,
6. terminowe odprowadzanie dochodów pozostałych na koniec roku na rachunek Urzędu Miasta Szczecin,
7. przegląd akt osobowych pracowników przedszkola, celem ich uporządkowania i uzupełnienia, zgodnie z obowiązującymi przepisami,
8. aktualizację i uzupełnienie dokumentacji  jednostki,
9. każdorazowe przekazywanie informacji o kontrolach przeprowadzonych w jednostce przez organy kontroli zewnętrznej.