Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2011 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin, w dniach  21.06. – 27.07.2011 r. przeprowadził kontrolę w Domu Kultury „Słowianin” w Szczecinie, ul. Korzeniowskiego 2, zwanym dalej DK, w zakresie realizacji planu finansowego za lata 2009 – 2010, w tym prawidłowości wykorzystania dotacji udzielonych z budżetu miasta.  Wyniki kontroli przedstawione zostały w protokole kontroli P/22/11podpisanym w dniu 16 sierpnia 2011 r. Ocena kontrolowanego zagadnienia, wnioski i zalecenia pokontrolne zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 23.09.2011 r.

DK prowadził działalność w formie samorządowej instytucji kultury z siedzibą przy ulicy Korzeniowskiego 2 oraz filią klub „Jantar” przy ulicy Śląskiej 47 w Szczecinie. W badanym okresie DK zrealizował przychody w łącznej kwocie odpowiednio:  1.580.799 zł (106,5% planu) w 2009 r. i 1.392.309 zł (105% planu) w 2010 r. oraz koszty w łącznej kwocie odpowiednio: 1.834.380 zł (110,6 % planu)
w 2009 r. i 1.351.183 zł (103% planu) w 2010 r., uzyskując na dzień 31.12.2009 r. ujemny wynik finansowy brutto w wysokości 253.581 zł. a na dzień 31.12.2010 r. dodatni wynik finansowy brutto w wysokości 41.126 zł.

W toku badania dokumentacji z wykonania planu finansowego za 2009 r. stwierdzono, że strata netto w wysokości 253.581 zł powstała wskutek niskiej sprzedaży biletów na koncerty związane z obchodami 40-lecia DK Słowianin. Według ustaleń kontroli koszty związane z ww. imprezą wyniosły łącznie 392.400,33 zł, zaś przychody netto wyniosły łącznie 100.958,16 zł. Analiza danych dotyczących przychodów i kosztów związanych z imprezą 40-lecia DK wykazała więc stratę w wysokości 291.442,17 zł. W roku 2010, w wyniku oszczędnej gospodarki finansami, poziom kosztów zmniejszył się o 483.197 zł, co pozwoliło wygenerować na koniec roku zysk netto w wysokości 38.390 zł.

W wyniku kontroli ujawniono niżej wymienione nieprawidłowości i uchybienia w sposobie gospodarowania środkami finansowymi, które powstały wskutek niewystarczającej znajomości obowiązujących przepisów prawa oraz dezorganizacji jaka powstała w momencie znalezienia się jednostki w kryzysie finansowym (regulowanie zaległych zobowiązań, organizacja bieżących imprez, pozyskiwanie sponsorów, niedostarczanie na bieżąco do ewidencjonowania dokumentów gotówkowych zapłaconych przez pracowników z własnych środków).

Kontroli poddane zostały koszty w wysokości 585.540,64 zł w 2009 r. i 233.590 zł w 2010 r., co stanowiło odpowiednio 32% i 17% kosztów ogółem w tych latach.
W toku kontroli ww. kosztów za 2009 i 2010r. ustalono, że na 59 skontrolowanych dowodów księgowych 2009 r. i 54 skontrolowane dowody księgowe 2010 r.:

1. 17 objętych badaniem dowodów księgowych roku 2009 na łączną kwotę 176.839,40 zł oraz 18 dowodów z roku 2010 na łączną kwotę 102.112,78 zł zostało zapłaconych po terminie. Takie postępowanie niesie za sobą ryzyko płacenia odsetek od nieterminowych płatności, które w tym przypadku wyniosłyby w 2009 roku 4.893,9 zł i 2.103,70 zł w roku 2010.
2. We wszystkich przypadkach dowody księgowe nie miały uzupełnionej daty zatwierdzenia kwoty do wypłaty.Takie postępowanie uniemożliwia ustalenie momentu zatwierdzenia sum wynikających z dokumentu do wypłaty, a tym samym podważa stosowaną metodę kontroli dokumentów. Dostępna dokumentacja nie regulowała kwestii zatwierdzania dowodów księgowych do zapłaty pod kątem daty.
3. We wszystkich przypadkach dekretacja dowodów księgowych nie wskazywała miesiąca ujęcia dowodu w księgach rachunkowych, co było niezgodne z art. 21 ust. 1 pkt 6 ustawy z dnia 29.09.1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz.U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223 ze zm.), zwanej dalej uor, wg którego dowód księgowy powinien zawierać co najmniej stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.
4. W 7 przypadkach (rachunki nr: 4 z 7.06.2009 r., 2/06 z 7.06.2009 r., 104/2009 z 7.06.2009 r., 15A/2009 z 6.12.2009 r.,  4/III/10 z 19.03.2010 r.  oraz faktury nr: 10/6/2009 z 5.06.2009 r. i (010)0008/337070 z 3.12.2009 r.) dowody księgowe zapłacone gotówką ujmowane były w raportach kasowych pod inną datą niż data dokonania zapłaty. W 12 przypadkach ponadto (rachunki nr: 104/2009 z 9.06.2009 r., 21/09 z 7.06.2009 r., 2/12/2009 z 6.12.2009 r., 1/2009 z 9.01.2009 r., 5/II/09 z 14.02.2009 r., 93/2010 z 23.06.2010 r., 13/2010 z 21.12.2010 r. oraz faktury nr: 367/2009 z 17.06.2009 r., 5/2009 z 7.06.2009 r., 146/2010 z 21.06.2010 r., 16/2010 z 26.03.2010 r. i 0/0(10)0014/334073 z 30.11.2010 r.) dowody księgowe zapłacone gotówką ujmowane były w raportach kasowych sporządzanych za kolejne okresy następujące po dacie powstania operacji gospodarczej. W raportach kasowych ani na wyżej wymienionych dowodach nie było potwierdzenia przyjęcia gotówki przez pracownika, jeśli zapłacił za dane świadczenie z własnych środków, nie były również rozliczone w drodze udzielonej wcześniej zaliczki. Obowiązująca instrukcja kasowa oraz polityka rachunkowości nie regulowały zasad obrotu gotówkowego w DK i stosowanych w tym zakresie dokumentów księgowych.
5. W ewidencji nie było dowodu księgowego potwierdzającego wpłatę kaucji w wysokości 1.000 zł na zabezpieczenie wszystkich roszczeń z tytułu nienależytego wykonania umowy użyczenia Teatru Letniego na imprezę Brzdąc 2010, co stanowi niewykonanie § 5 ust. 3 ww. umowy nr TL/2/2010. Według zapisów umowy kaucja powinna być wpłacona najpóźniej na dzień przed imprezą i podlega zwrotowi w kwocie nominalnej w terminie nie krótszym niż 21 dni – po potrąceniu wszelkich roszczeń wynikających z umowy.

Osobą odpowiedzialną w DK za prowadzenie rachunkowości i gospodarkę finansową był główny księgowy.

W wyniku analizy realizacji dwóch zadań pn. – „Akademia Ujarzmionego Hałasu” oraz „Centrum Seniora” - wykonanych przez DK w ramach Gminnego Programu Profilaktyki i Rozwiązywania Problemów Alkoholowych na 2010 r. stwierdzono błędnie ujęty w ewidencji rachunek nr 13/2010 na kwotę 1.500 zł, który obciążał konto „Akademii Ujarzmionego Hałasu”, a dotyczył zajęć tanecznych dla uczestników „Centrum Seniora”. W sprawozdaniach z wykonania ww. zadań, złożonych do Wydziału Zdrowia i Polityki Społecznej Urzędu Miasta Szczecin powyższy rachunek ujęty został prawidłowo. Faktura nr 60138366 natomiast, została ujęta w ewidencji w udziale: 300 zł – udział UM i 9,62 zł udział własny DK, podczas gdy w sprawozdaniu zadania „Akademia Ujarzmionego Hałasu” jej udział był następujący: 0 zł – udział UM i 309,62 zł udział własny DK.  Przyczyną ww. niezgodności sprawozdania z ewidencją księgową była niewłaściwa dyspozycja księgowania wystawiona przez starszego specjalistę w zakresie działalności podstawowej.

Zwracając uwagę na wszystkie wyżej wymienione nieprawidłowości - według standardu kontroli zarządczej „Mechanizmy kontroli -szczegółowe mechanizmy kontroli dotyczące operacji finansowych i gospodarczych” zawartego w załączniku do Komunikatu Nr 23 Ministra Finansów z dnia 16.12.2009 r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych (Dz.Urz.MF. z 2009 Nr 15, poz.84), zwanym dalej standardami kontroli zarządczej, dyrektor powinien zapewnić m.in. rzetelne i pełne dokumentowanie i rejestrowanie operacji finansowych i gospodarczych.

Ustalono ponadto, że w dniu 2.04.2010 r. (WB 46) zostały zapłacone ustawowe odsetki za niezapłacone zobowiązanie wobec kontrahenta (faktury nr 4378/10 z 31.01.10 r. na kwotę 9.388,31 zł i  nr 7815/10 z 28.02.10 r. na kwotę 8.301,56 zł)– nota odsetkowa nr 10458 na kwotę 162,93 zł. Ponadto w dniach: 5.11.2009 r., 8.03.2010 r. i 2.04.2010 r. zostały zapłacone ustawowe odsetki za niezapłacone zobowiązanie wobec kolejnego kontrahenta (faktury nr: FVE 1210070177 z 8.10.09 r. na kwotę 2.447,25 zł, FVE 1210079572 z 8.02.10 r. na kwotę 1.787,70 zł, FVE 1670001692 z 26.02.10 r. na kwotę 4.054,85 zł i FVE 1750017014 z 29.01.10 r. na kwotę 3.138,35 zł.)– nota odsetkowa nr NO11997554na kwotę 71,95 zł. Powyższe naruszało art. 44 ust. 3 pkt 3 ustawy z dnia 27.08.2009 r. o finansach publicznych (Dz.U. Nr 157, poz. 1240 ze zm.), zwanej dalej uofp, według którego wydatki publiczne powinny być dokonywane w wysokości i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań. Według standardu kontroli zarządczej „Mechanizmy kontroli - szczegółowe mechanizmy kontroli dotyczące operacji finansowych i gospodarczych” weryfikacja operacji finansowych i gospodarczych powinna się odbywać przed i po realizacji.

W toku kontroli stwierdzono niespójność pomiędzy niektórymi postanowieniami regulaminów organizacyjnego i wynagradzania obowiązujących w DK. W regulaminie organizacyjnym nie ujęto bowiem stanowiska specjalista ds. administracyjno – gospodarczych, które występuje w regulaminie wynagradzania.
W regulaminie organizacyjnym występuje ponadto stanowisko gł. specjalista ds. organizacji imprez, które w regulaminie wynagradzania brzmi gł. specjalista ds. organizacji imprez masowych. Ujawniono również, że załącznik nr 3 do regulaminu wynagradzaniaprzewidywał dodatek funkcyjny na stanowisku starszy specjalista w zakresie działalności podstawowej – kat. zaszeregowania VIII. Wg Załącznika nr 2 natomiast ww. stanowisko miało kat. zaszeregowania od XIV do XV.

Powyższe nieprawidłowości w zakresie dokumentacji odnoszą się do standardu  kontroli zarządczej „Mechanizmy kontroli -dokumentowanie systemu kontroli zarządczej”, według którego m.in. dokumentacja powinna być spójna i dostępna dla wszystkich osób, dla których jest niezbędna.

W wyniku kontroli akt osobowych wszystkich pracowników DK oraz prawidłowości naliczania wynagrodzeń 4. pracowników stwierdzono niżej wymienione uchybienia:

1.   umowa o pracę instruktora ds. działalności podstawowej przyznawała jej IX kat. zaszeregowania, co było niezgodne z regulaminem wynagrodzeń DK, wg którego na tym stanowisku obowiązywała kat. zaszeregowania od XI do XII,

2.         akta starszego specjalisty ds. działalności podstawowej nie zawierały dokumentu zmieniającego stanowisko ze starszego specjalisty w zakresie działalności podstawowej na starszego specjalistę ds. działalności podstawowej. Oba stanowiska występują w dokumentacji zamiennie,

3.         pracownicy przebywający na zwolnieniu lekarskim do 30 dni mieli pomniejszany dodatek stażowy proporcjonalnie do pomniejszonej za czas nieobecności płacy zasadniczej, co naruszało § 4 ust. 4 Rozporządzenia Ministra Kultury i Sztuki z dnia 23.04.1999 r. (Dz.U. Nr 45, poz. 446 ze zm.) w sprawie zasad wynagradzania pracowników zatrudnionych w instytucjach kultury prowadzących w szczególności działalność w zakresie upowszechniania kultury, według którego dodatek za wysługę lat wypłaca się za wszystkie dni pracy oraz dni usprawiedliwionej nieobecności w pracy, za które pracownikowi przysługuje wynagrodzenie lub zasiłek z ubezpieczenia społecznego,

4.         od lutego 2010 r. główny księgowy naliczał sobie dodatek funkcyjny w wysokości 30% mimo, że wg angażu zawartego w aktach osobowych został mu przyznany dodatek funkcyjny w wysokości 40%.

W toku kontroli dokumentacji księgowej dotyczącej wynagrodzeń bezosobowych stwierdzono uchybienia polegające na błędnym kwalifikowaniu wydatków do poszczególnych imprez, np.:

1.         w przypadku listy płac bezosobowych nr 105 – jako koszty programu Akademia Ujarzmionego Hałasu w ewidencji ujęto kwotę 4.800 zł, podczas gdy z treści umów i rachunków wynikało, że wynagrodzenie za realizację ww. imprezy wyniosło łącznie 5.200 zł, jako koszty programu Centrum Seniora w ewidencji ujęto kwotę 3.400 zł, podczas gdy z treści umów i rachunków wynikało, że wynagrodzenie za realizację ww. imprezy wyniosło łącznie 2.600 zł,

2.         w przypadku listy płac bezosobowych nr 70 - jako koszty imprezy Realny Piknik w ewidencji ujęto kwotę 8.040 zł, podczas gdy z treści umów i rachunków wynikało, że wynagrodzenie za realizację ww. imprezy wyniosło łącznie 8.710 zł,

3.         w przypadku listy płac bezosobowych nr 51 - jako koszty imprezy Brzdąc 2010 w ewidencji ujęto kwotę 1.200 zł, podczas gdy z treści umów i rachunków wynikało, że wynagrodzenie za realizację ww. imprezy wyniosło łącznie 1.550 zł,

4.         w przypadku listy płac bezosobowych nr 151 - jako koszty związane z pozostałą działalnością DK w ewidencji ujęto kwotę 6.990 zł, podczas gdy z treści umów i rachunków wynikało, że 340 zł dotyczy imprezy Mikołajki 2009 i winno zostać przeksięgowane na konto zawierające koszty związane z tą imprezą.

Według standardu kontroli zarządczej „Mechanizmy kontroli - szczegółowe mechanizmy kontroli dotyczące operacji finansowych i gospodarczych” weryfikacja operacji finansowych i gospodarczych powinna się odbywać przed i po realizacji.

Główny księgowy spełniał wymogi określone w art. 54 ust. 2 uofp, dotyczącym osób zajmujących stanowiska głównych księgowych.

Podkreślenia wymaga, że w pozostałym - objętym badaniem – zakresie nie stwierdzono istotnych nieprawidłowości. W przypadku skontrolowanych imprez kulturalnych, tj. 8 koncertów w 2009 r. i 7 koncertów w 2010 r., zorganizowanych w ramach działalności statutowej, każdorazowo sporządzane były umowy a ponadto przyniosły zysk w łącznej wysokości odpowiednio 15.998,67 zł w 2009 r. i 9.591,39 zł w 2010 r. Działalność gastronomiczna (bufet) natomiast prowadzona była w sposób przejrzysty (oddzielna kasa fiskalna, wyodrębniona ewidencja księgowa) oraz pozwoliła na wypracowanie zysku w 2009 r. w wysokości 39.030,69 zł netto oraz 44.845,74 zł netto w roku 2010.

Przedstawiając powyższe oceny i uwagi Prezydent Miasta zalecił:

1. uzupełnienie dostępnej dokumentacji księgowej o brakujące zapisy,
2. dokonywanie ewidencji zgodnie z obowiązującymi przepisami,
3. zwiększenie nadzoru nad poprawnym kwalifikowaniem dowodów do księgowania,
4. ustalenie szczegółowych zasad obrotu gotówkowego, szczególnie pod kątem stosowanych dokumentów księgowych oraz zasad sporządzania raportów kasowych,
5. ujednolicenie regulaminów: organizacyjnego i wynagrodzeń w zakresie stanowisk,
6. dostosowanie notatek służbowych z przeprowadzanych analiz rynku do obowiązujących przepisów,
7. terminowe regulowanie zobowiązań,
8. weryfikację akt osobowych i prawidłowe naliczanie wynagrodzeń.