Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2011 roku

W styczniu i lutym 2011r. Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego UM Szczecin przeprowadził kontrolę w Domu Pomocy Społecznej „ Dom Kombatanta i Pioniera Ziemi Szczecińskiej” przy ul. Romera 21-29 w Szczecinie, w zakresie prawidłowości przeprowadzenia procedury udzielania zamówień publicznych na remonty i inwestycje.

Opis stanu faktycznego, stwierdzonego w toku kontroli został ujęty w protokole z kontroli podpisanym w dniu 9 lutego 2011r. Ocena kontrolowanej działalności, wnioski i zalecenia pokontrolne zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 8 marca 2011 r.

W wyniku kontroli zamówienia publicznego udzielonego w trybie przetargu nieograniczonego na w na remont III i IV piętra segmentu B2 w Domu Pomocy Społecznej „Dom Kombatanta i Pioniera Ziemi Szczecińskiej” (kwota umowy - 417.341,36 zł brutto) stwierdzono jedynie uchybienia formalne pozostające bez wpływu na prawidłowość wyboru wykonawcy i zawarcie ważnej umowy w sprawie zamówienia publicznego.

Stwierdzono, że zabezpieczenie należytego wykonania umowy nr 04/AG/2010/ZP w wysokości 41.734,14 zł zostało wpłacone w dniu 7 lipca 2010r. do kasy DPS w gotówce, pomimo, że według art.148 ust. 3 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. prawo zamówień publicznych (j.t. Dz. U. z 2010 r., nr 113 poz. 759 ze zm.) zw. dalej pzp, w przypadku formy pieniężnej zabezpieczenia, winno być ono wpłacone przelewem na rachunek bankowy wskazany przez zamawiającego.Przyczyną ww było wpisanie w § 11 ust. 3 umowy z dnia 5 lipca 2010r. nr 04/AG/2010/ZP, że zapłata sumy zabezpieczenia nastąpi w gotówce.

Stwierdzono również, że nie wezwano do uzupełnienia następujących ofert:

• nr 2 – oinformacje dot. podstawy do dysponowania osobą w tabeli stanowiącej część załącznika nr 5 do SIWZ,
• nr 4 – o dokument pełnomocnictwa, pomimo, że według pkt. 1 w zw. z pkt 5 Rozdziału III SIWZ, dokument taki należało dołączyć do oferty,

Ww. naruszyło art. 26 ust. 3 pzp, według którego zamawiający wzywa wykonawców, którzy nie złożyli wymaganych pełnomocnictw, albo którzy złożyli wymagane przez zamawiającego oświadczenia i dokumenty, o których mowa w art. 25 ust. 1, zawierające błędy do ich złożenia w wyznaczonym terminie. Oferta nr 2 nie została ponadto odrzucona z uwagi na fakt, że jej treść nie odpowiadała treści SIWZ, co było niezgodne z art. 89 ust. 1 pkt 2 pzp.

Ustalono ponadto, że w pozostałym zakresie ww. procedurę przeprowadzono zgodnie z wymogami ustawy pzp oraz przepisów wykonawczych do ustawy, a w szczególności:

• sporządzono Specyfikację Istotnych Warunków Zamówienia zawierającą wszystkie wymagane przepisami elementy w tym m.in. nazwę (firmę) oraz adres zamawiającego, tryb udzielenia zamówienia, opis przedmiotu zamówienia, termin wykonania zamówienia, miejsce oraz termin składania i otwarcia ofert, 
• prawidłowo określono przedmiot zamówienia stosując nazwy i kody określone we Wspólnym Słowniku Zamówień,
• terminowo i kompletnie sporządzono ogłoszenia dot. przetargu,
• prawidłowo udokumentowano poszczególne etapy zamówienia sporządzając protokóły z postępowania w oparciu o odpowiednie wzory wskazane w przepisach,
• żądano wymaganej przepisami dokumentacji w tym m.in. oferty cenowej, wykazu wykonanych robót budowlanych w okresie ostatnich pięciu lat przed wszczęciem postępowania o udzielenie zamówienia, aktualnego odpisu z właściwego rejestru albo aktualnego zaświadczenia o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej;
• dochowano terminów określonych w przepisach w zakresie: składania ofert, związania ofertą, zawarcia umowy z wykonawcą.

W związku z poczynionymi ustaleniami kontroli, stosownie do § 37 ust. 3 Załącznika nr 2 do Zarządzenia w sprawie kontroli, Prezydent zalecił Dyrektorowi DPS ” Dom Kombatanta i Pioniera Ziemi Szczecińskiej”:

1. przestrzeganie przepisów ustawy dotyczących formy zabezpieczenia należytego wykonania umowy,
2. dokładne analizowanie ofert wszystkich wykonawców pod kątem zgodności z wymaganiami określonymi w SIWZ,
3. przestrzeganie przepisów ustawy pzp w szczególności w zakresie wzywania wykonawców,którzy w określonym terminie nie złożyli wymaganych przez zamawiającego pełnomocnictw albo złożyli oświadczenia lub dokumenty zawierające błędy dozłożenia brakujących dokumentów wyznaczonym terminie, jak i w zakresie odrzucania ofert nieodpowiadających treści SIWZ.