Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2011 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin, w grudniu 2011 r. i styczniu 2012 r. przeprowadził kontrolę w Szkole Podstawowej Nr 14 w Szczecinie przy ul. Strzałowskiej 27a (zw. dalej SP nr 14) w zakresie gospodarki finansowo - księgowej za 2010 rok. Ocena kontrolowanego zagadnienia, wnioski i zalecenia pokontrolne zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 23.02.2012 r.  

SP nr 14 prowadziła działalność w formie jednostki budżetowej. W 2010 r. SP nr 14 uzyskała dochody w wysokości 149.746,88 zł,
w tym dochody własne stanowiły 146.754,51 zł. Wydatki budżetowe jednostki wyniosły 2.615.442,70 zł, co stanowiło 98,72% zaplanowanej kwoty, a wydatki finansowane z rachunku dochodów własnych wyniosły 148.802,11 zł, tj. 98,25 % zaplanowanych.

Ustalono, że dekretacja wszystkich skontrolowanych 20. faktur/rachunków i 10. dowodów „polecenie księgowania” oraz 36. (z 37. skontrolowanych) wyciągów bankowych nie zawierała wskazania kont ksiąg pomocniczych. Podpis głównego księgowego pod dekretacją wszystkich 37. objętych kontrolą wyciągów bankowych dotyczył również ich sprawdzenia, co nie zostało uregulowane
w procedurach dot. kontroli i obiegu dowodów księgowych. We wszystkich skontrolowanych przypadkach faktury (19) i dowody „polecenie księgowania” (10) dotyczące wynajmu pomieszczeń SP nr 14 nie zostały podpisane przez osobę sprawdzającą. Powyższe było niezgodne z postanowieniami art. 21 ust. 1 pkt 6 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz. U. z 2009 r., Nr 152, poz. 1223 ze zm.) (zw. dalej uor), wg którego dowód księgowy powinien zawierać co najmniej stwierdzenie sprawdzenia
i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja) oraz podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

Zapisy księgowe dotyczące 19. spośród 20. skontrolowanych faktur/rachunków nie zawierały wskazania daty dokonania operacji gospodarczej, a we wszystkich przypadkach również opisu operacji (dotyczy zapisów w księgach pomocniczych – konta 400 i 080 oraz w księdze głównej). Dodatkowo zapisy księgowe dotyczące wszystkich 19. objętych kontrolą faktur, w których ujęto dochody
z wynajmu pomieszczeń SP nr 14, nie zawierały wskazania numeru faktury (dot. zapisów w księdze głównej) i opisu operacji
(dot. zapisów w księgach pomocniczych). Ww. zapisy księgowe nie zawierały również w 14. przypadkach (na 19) wskazania daty dokonania operacji gospodarczej. Ustalono, że zapisy księgowe dot. wyciągów bankowych nie zawierały opisu operacji (zapisy
w księdze głównej dot.: wszystkich 19. wyciągów, w których ujęto skontrolowane dochody i wszystkich 18. wyciągów, w których ujęto skontrolowane wydatki oraz zapisy w księgach pomocniczych – konta 132 i 130 dot. 13 wyciągów z ww. 18) oraz wskazania numeru identyfikacyjnego dowodu księgowego (zapisy w księdze głównej dot.: wszystkich 19. wyciągów, w których ujęto skontrolowane dochody oraz zapisy w księgach pomocniczych – konta 132 i 130 dot. wszystkich 18. wyciągów, w których ujęto skontrolowane wydatki).

Stwierdzono także uchybienia w zapisach księgowych konta 201 „Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami” dot. objętych kontrolą 20. faktur i 18. wyciągów wydatkowych tj. brak zapisu w księgach pomocniczych – dot. 9. wyciągów i faktur, brak opisu operacji – dot. 6. faktur i 2. wyciągów, brak numeru identyfikacyjnego dowodu księgowego – dot. 5. wyciągów, brak daty dokonania operacji gospodarczej – dot. 6. faktur. Ustalono, ponadto że nie prowadzono na koncie 201 – „Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami” ewidencji analitycznej dotyczącej 5. kontrahentów z 15. skontrolowanych.

Powyższe było niezgodne z następującymi przepisami: art. 23 ust. 2 pkt 1 – 3 uor, wg których zapis księgowy powinien zawierać datę dokonania operacji gospodarczej, określenie rodzaju i numer identyfikacyjny dowodu księgowego stanowiącego podstawę zapisu oraz jego datę, jeżeli różni się ona od daty dokonania operacji oraz zrozumiały tekst, skrót lub kod opisu operacji, art. 16 ust. 1 uor,
wg którego konta ksiąg pomocniczych zawierają zapisy będące uszczegółowieniem i uzupełnieniem zapisów kont księgi głównej
i prowadzi się je w ujęciu systematycznym jako wyodrębniony system ksiąg, kartotek (zbiorów kont), komputerowych zbiorów danych, uzgodniony z saldami i zapisami na kontach księgi głównej oraz ówcześnie obowiązującym załącznikiem nr 2 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 142, poz. 1020 ze zm.), zw. dalej rozporządzeniem w sprawie planów kont, wg którego ewidencja szczegółowa prowadzona do konta 201 powinna zapewnić możliwość ustalenia należności i zobowiązań krajowych i zagranicznych według poszczególnych kontrahentów.

Ustalono ponadto, iż w kontrolowanym okresie nie sporządzono zestawienia sald kont ksiąg pomocniczych na koniec 2010 roku, co było niezgodne z zapisami art. 18 ust. 2 uor, wg którego co najmniej na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych sporządza się zestawienia sald wszystkich kont ksiąg pomocniczych. Ewidencja analityczna dochodów prowadzona przez głównego księgowego nakontach 130 – „Rachunek bieżący jednostki budżetowej” i 132 – „Rachunek dochodów własnych jednostki budżetowej” nie uwzględniała klasyfikacji budżetowej. Powyższe niezgodne było z postanowieniami ww. rozporządzenia w sprawie planów kont dotyczącymi sposobu prowadzenia ewidencji na poszczególnych kontach.

W toku kontroli dokumentacji dot. dochodów z wynajmu pomieszczeń ustalono, że na wszystkich 10. objętych kontrolą fakturach (dot. kontrahenta nr 1) nie wskazano daty otrzymania dokumentu przez kontrahenta, co uniemożliwiało ustalenie terminu płatności zgodnie z postanowieniami umowy. Stwierdzono ponadto, że w 3. przypadkach (na 9. skontrolowanych) termin płatności wskazany na fakturach (kontrahent nr 2) był niezgodny z terminem wskazanym w umowie, zawartej z kontrahentem.

W 4. przypadkach (na 5 objętych próbą) zobowiązania dot. zrealizowanych w 2010 r. wydatków nie zostały poprzedzone kontrasygnatą głównego księgowego, co było niezgodne z art. 46 ust. 3 ustawy z dnia 08 marca 1990 r. o samorządzie gminnym
(j.t. Dz. U. z 2001 r., Nr 142, poz. 1591 ze zm.), wg którego, jeżeli czynność prawna może spowodować powstanie zobowiązań pieniężnych, do jej skuteczności potrzebna jest kontrasygnata skarbnika gminy (głównego księgowego budżetu) lub osoby przez niego upoważnionej.

Według art. 4 ust. 5 uor dyrektor SP nr 14 jako kierownik jednostki ponosi odpowiedzialność za wykonywanie obowiązków
w zakresie rachunkowości określonych ustawą, w tym z tytułu nadzoru. Według zapisów grupy C – „Mechanizmy kontroli” punktu 14. załącznika do Komunikatu Nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych - Dz. Urz. MF Nr 15, poz. 84 powinny istnieć m.in. następujące mechanizmy kontroli dotyczące operacji finansowych i gospodarczych: rzetelne i pełne dokumentowanie i rejestrowanie operacji finansowych i gospodarczych, weryfikacja operacji finansowych i gospodarczych przed i po realizacji.

W wyniku kontroli akt osobowych i wynagrodzeń 6. pracowników (13 % pracowników), stwierdzono 3 przypadki, w których nieprawidłowo przyznano, naliczono i wypłacono kwotę dodatku za wysługę lat. Ustalono bowiem, iż w miesiącach VIII-X.10 r. wypłacono pracownikowi zatrudnionemu na stanowisku pomocy kuchennej dodatek za wysługę lat w wysokości niższej niż wynikający z ustalonego na podstawie świadectw pracy stażu (łącznie 40,71 zł). Stwierdzono ponadto, że w 2 przypadkach (nauczyciel, pomoc kuchenna) nieprawidłowo ustalono kwotę zmniejszenia wynagrodzenia za okres urlopu bezpłatnego, co spowodowane było błędnym obliczeniem przez głównego księgowego stawki za nieprzepracowany dzień, która ustalona została
w sposób stosowany przy zmniejszeniu wynagrodzenia za okres zwolnienia lekarskiego. Było to niezgodne z zapisami § 11 ust. 1 i § 12 ust. 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 29 maja 1996 r. w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy oraz wynagrodzenia stanowiącego podstawę obliczania odszkodowań, odpraw, dodatków wyrównawczych do wynagrodzenia oraz innych należności przewidzianych w kodeksie pracy (Dz. U. Nr 62, poz. 289 ze  zm.), wg których w celu obliczenia wynagrodzenia, ustalonego w stawce miesięcznej w stałej wysokości, za przepracowaną część miesiąca, jeżeli pracownik za pozostałą część tego miesiąca otrzymał wynagrodzenie określone w art. 92 Kodeksu pracy, miesięczną stawkę wynagrodzenia dzieli się przez 30 (...), natomiast w celu obliczenia wynagrodzenia, ustalonego w stawce miesięcznej w stałej wysokości, za przepracowaną część miesiąca, jeżeli pracownik w tym miesiącu był nieobecny w pracy z innych przyczyn niż niezdolność do pracy spowodowana chorobą, i za czas tej nieobecności nie zachowuje prawa do wynagrodzenia - miesięczną stawkę wynagrodzenia dzieli się przez liczbę godzin przypadających do przepracowania w danym miesiącu. 

Ustalono również, że kwota przyznanego nauczycielowi dodatku za wychowawstwo w okresie 02.02.2010 r. - 31.08.2010 r. ustalona została w wysokości niższej niż wynikało to z obowiązujących przepisów (o 9,58 zł/m-c). Dodatkowo wynagrodzenie z tytułu przyznanego dodatku wypłacone zostało w łącznej kwocie za ww. okres dopiero w miesiącu sierpniu 2010 r. Powyższe było niezgodne z postanowieniami załącznika nr 1 do Uchwały Nr II/N/848/09 Rady Miasta Szczecin z dnia 15 kwietnia 2009 r. w sprawie ustalenia regulaminu określającego wysokość oraz szczegółowe warunki przyznawania nauczycielom dodatków: za wysługę lat, motywacyjnego, funkcyjnego, za warunki pracy oraz nagród i warunki obliczania i wypłacania wynagrodzenia za godziny ponadwymiarowe i godziny doraźnych zastępstw.

Osobą, której powierzone zostały obowiązki dotyczące prowadzenia ksiąg rachunkowych jednostki oraz sporządzania list płac był główny księgowy.

Dyrektor SP nr 14 zrealizował w 2010 r. zadania dotyczące sporządzania i przekazywania informacji o występowaniu lub niewystępowaniu transakcji podejrzanych, w związku z wymogami ustalonymi Zarządzeniem Nr 579/09 Prezydenta Miasta Szczecin
z dnia 8 grudnia 2009 r. w sprawie Instrukcji postępowania w sprawie przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu. Ustalono jednak, że w ww. informacjach sporządzanych i przekazywanych po zamknięciu półrocza wskazywano błędnie okres, którego dotyczyły (kwartał II i IV).

Prezydent Miasta zalecił:

1. Aktualizację i uzupełnienie dokumentacji, dotyczącej m.in. zasad (polityki) rachunkowości, obiegu i kontroli dokumentów oraz inwentaryzacji zgodnie z obowiązującymi przepisami. 
2. Dokonywanie dekretacji i sprawdzenia dowodów księgowych zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami
   i uregulowaniami wewnętrznymi.
3. Dostosowanie prowadzonej ewidencji w księgach rachunkowych do obowiązujących przepisów.
4. Sporządzanie zestawień obrotów i sald zgodnie z uor.
5. Przyznawanie, naliczanie oraz wypłacanie wynagrodzeń zgodnie z obowiązującymi przepisami w tym zakresie.
6. Przestrzeganie zapisów realizowanych umów w zakresie terminów płatności.
7. Każdorazowe dokumentowanie dokonania przez głównego księgowego kontrasygnaty w przypadkach skutkujących powstaniem zobowiązania pieniężnego.
8. Prawidłowe wskazywanie w informacjach o występowaniu lub niewystępowaniu transakcji podejrzanych okresu, którego dotyczą.