Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2011 roku

W okresie od 19.04.2011 r. do 05.05.2011 r. Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego UM Szczecin przeprowadził kontrolę w Domu Pomocy Społecznej „Dom Kombatanta i Pioniera Ziemi Szczecińskiej” przy ul. Romera 21/29 w Szczecinie, w zakresie prawidłowości przeprowadzania procedury udzielania zamówień publicznych na zakup i dostawę artykułów żywnościowych a także ochronę i dozór obiektu w latach 2009 – 2010.

Opis stanu faktycznego, stwierdzonego w toku kontroli został ujęty w protokole z kontroli doręczonym w dniu 1 czerwca 2011 r. Ocena kontrolowanej działalności, wnioski i zalecenia pokontrolne zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 13 lipca 2011 r.

Kontrola prawidłowości przeprowadzenia procedury udzielenia 4. zamówień publicznych w latach 2009 r. i 2010 r. w zakresie dostawy artykułów żywnościowych a także ochrony i dozoru obiektu wykazała nieprawidłowości i uchybienia nie mające wpływu na wynik postępowania.

Stwierdzono, że przy ustalaniu wartości szacunkowej zamówień nr ZP/19/AG/09, ZP/05/AG/10, ZP/08/AG/10 uwzględniono średnioroczny wskaźnik cen towarów i usług konsumpcyjnych ogółem z poprzedniego okresu w stosunku do realizowanych dostaw, co było niezgodne z art. 34 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (j.t. Dz. U. z 2010 r., Nr 113 poz. 759, ze zm.)zw. dalej pzp, wg którego przy ustalaniu wartości zamówienia uwzględnienia się prognozowany na dany rok średnioroczny wskaźnik cen towarów i usług konsumpcyjnych ogółem.

Ustalono również, że nie wezwano wykonawców do uzupełnienia ofert nr  3  i 1 w prowadzonych postępowaniach odpowiednio nr ZP/08/AG/10 i ZP/05/AG/10 o dokument pełnomocnictwa, pomimo, że według pkt. 1 w zw. z pkt 5 Rozdziału III SIWZ, dokument taki należało dołączyć do oferty. Ww. naruszyło art. 26 ust. 3 pzp, według którego zamawiający wzywa wykonawców, którzy nie złożyli wymaganych pełnomocnictw, do ich złożenia w wyznaczonym terminie.

W toku kontroli ustalono, że w postępowaniach nr ZP/08/AG/10 i ZP/05/AG/10  informacja o wyborze najkorzystniejszej oferty przesłana do wykonawców nie zawierała zapisu dot. terminu, określonego zgodnie z art. 94 ust. 1 lub 2 pzp, po którego upływie umowa w sprawie zamówienia publicznego może być zawarta, czym naruszono art. 92 ust. 1 pkt 4 pzp, który wskazywał na taką konieczność.

W postępowaniu nr ZP/05/AG/10 ogłoszenie o udzieleniu zamówienia opublikowano w Biuletynie Zamówień Publicznych dopiero w dniu 03.01.2011 r. podczas gdy umowa nr 10/AG/2010 zawarta została z wykonawcą w dniu 29.11.2010 r. tym samym naruszając dyspozycję wynikającą z art. 95 ust. 1 pzp, wg którego zamawiający niezwłocznie po zawarciu umowy w sprawie zamówienia publicznego zamieszcza ogłoszenie o udzieleniu zamówienia w BZP.

W toku kontroli stwierdzono, że w postępowaniu nr ZP/17/AG/09 zamawiający nie udokumentował faktu przedłożenia do wglądu przez wykonawcę oryginału pełnomocnictwa/upoważnienia do reprezentowania firmy. W ofercie wykonawcy znajdowała się jedynie kserokopia pełnomocnictwa niepoświadczona za zgodność z oryginałem przez notariusza. Według pkt. 5 Rozdziału I SIWZ upoważnienie do podpisania oferty musi być dołączone do oferty w oryginale lub kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez notariusza. Naruszono jednocześnie zasadę określoną w art. 9 ust. 1 pzp wskazującą, iż postępowanie o udzielenie zamówienia, z zastrzeżeniem wyjątków określonych w ustawie, prowadzi się z zachowaniem formy pisemnej.

Ustalono ponadto drobne uchybienia formalne polegające na niewskazaniu w protokole z postępowania nr ZP/17/AG/09 daty ustalenia wartości zamówienia, czym naruszono zapisy § 2 pkt 2 Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 16 października 2008 r. w sprawie protokołu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego (Dz. U. Nr 188, poz. 1154). W ogłoszeniach o zamówieniu jako stronę na której dostępna była Specyfikacja Istotnych Warunków Zamówienia wskazano www.dps.romera.szczecin.pl, a stroną na której zamawiający zamieszczał SIWZ była strona www.bip.dps.romera.szczecin.pl. W ogłoszeniu o udzieleniu zamówienia błędnie wskazano natomiast ilość otrzymanych w postępowaniu ofert jak i cenę netto oferty z najniższą ceną (dot. postępowania nr ZP/19/AG/09).

W związku z poczynionymi ustaleniami kontroli, stosownie do § 37 ust. 3 Załącznika nr 2 do Zarządzenia w sprawie kontroli, Prezydent zalecił stworzenie systemu kontroli zarządczej, który zapewni:

1. Ustalanie wartości zamówienia przy uwzględnieniu prognozowanego na dany rok średnioroczny wskaźnik cen towarów i usług konsumpcyjnych ogółem,
2. Wzywanie wykonawców, którzy w określonym terminie nie złożyli wymaganych pełnomocnictw do złożenia brakujących dokumentów,
3. przestrzeganie przepisów ustawy pzp w szczególności w zakresie danych zawieranych w informacji o wyborze najkorzystniejszej oferty, niezwłocznego publikowania ogłoszeń o udzieleniu zamówienia po zawarciu umowy z wykonawcą, pisemności postępowania, informacji zawieranych w protokole postępowania,
4. Właściwe wskazywanie strony w ogłoszeniu o zamówieniu na której dostępna będzie SIWZ