Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2011 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin, w okresie 12.2011 – 01.2012 r. przeprowadził kontrolę w Szkole Podstawowej Nr 2 ul. B. Śmiałego 42 - 43 w Szczecinie, zw. dalej SP nr 2, w temacie: gospodarki finansowo – księgowej za 2010 rok. Wyniki kontroli przedstawione zostały w protokole kontroli podpisanym w dniu 21 luty 2012 r. Ocena kontrolowanego zagadnienia, wnioski i zalecenia pokontrolne zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 09 marca 2012 r.

            W 2010 r. SP nr 2 uzyskała dochody w wysokości 1.048,16 zł, w tym dochody własne w kwocie 141,19 zł. Wydatki budżetowe jednostki wyniosły 871.456,00 zł, co stanowiło 100% zaplanowanej kwoty, a wydatki finansowane z rachunku dochodów własnych wyniosły 2.722,04 zł, tj. 35,90 % zaplanowanych.

            W toku kontroli funkcjonującego w SP nr 2 systemu rachunkowości stwierdzono, że opracowane w szkole zasady gospodarki finansowej obowiązujące w 2010 r. nie zawierały opisu metody ustalania wyniku finansowego, przyjętych zasad klasyfikacji zdarzeń, zasad prowadzenia kont ksiąg pomocniczych oraz ich powiązań z kontami księgi głównej. Zasady obowiązujące w 2010 r. nie zawierały ponadto opisu programu księgowego i płacowegofirmy VULCAN, stosowanego do naliczania wynagrodzeń, opisu systemu przetwarzania danych oraz zasad przechowywania i ochrony danych księgowych. Przytoczona powyżej dokumentacja nie zawierała również numerów licencji oraz określenia wersji oprogramowania służącego do prowadzenia ewidencji księgowej. Powyższe było niezgodne z art. 10 ust. 1 pkt  2 – 3 ustawy z dnia 29 września 1994 r.
o rachunkowości (j.t. Dz. U. z 2009 r., Nr 152, poz. 1223 ze zm.), zwanej dalej uor, wg którego jednostka powinna posiadać dokumentację opisującą w języku polskim przyjęte przez nią zasady (politykę) rachunkowości, zawierającą m.in. wymienione elementy.

           Zakładowy Plan Kont obowiązujący w 2010 r. nie zawierał stosowanych w ewidencji kont analitycznych, w tym m.in. 130-001, 202-015, 201-001, 225-001. Dodatkowo w księdze głównej dotyczącej środków budżetowych Główny księgowy nie prowadził ewidencji na koncie 998 – zaangażowanie wydatków budżetowych roku bieżącego. Powyższe było niezgodne z § 12 ust. 1 pkt 1  ówcześnie obowiązującego rozporządzenia Ministra Finansów z dn. 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek finansów publicznych (Dz. U. Nr 142, poz. 1020 ze zm.), zwanego dalej rozporządzeniem w sprawie zasad rachunkowości, 
wg którego ustalając zakładowy plan kont należy kierować się m.in. zasadą, że konta wskazane w planach kont należy traktować jako standardową liczbę kont, która może być ograniczona jedynie o konta służące do księgowania operacji gospodarczych niewystępujących w jednostce oraz postanowieniami załącznika Nr 2 ww. rozporządzenia, wg którego konto 998 służy m.in. do ewidencji prawnego zaangażowania wydatków budżetowych ujętych w planie finansowym jednostki budżetowej.

       Główny księgowy nie prowadził analityki do niektórych kont, w tym m.in. do kont dotyczących rozrachunków z pracownikami (wg pracowników), rozrachunków z kontrahentami (wg kontrahentów). Było to niezgodne z art. 17 ust.1 pkt 2 i 3 uor, wg którego konta ksiąg pomocniczych prowadzi się w szczególności dla rozrachunków z kontrahentami oraz rozrachunków z pracownikami.

        Ustalono ponadto, iż w kontrolowanym okresie 4 z 24 zestawień obrotów i sald za poszczególne miesiące 2010 r. zostało sporządzonych nieterminowo. Było to niezgodne z art. 24 ust. 5 pkt 2 uor, który stanowi, że księgi rachunkowe uznaje się za prowadzone na bieżąco, jeżeli zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej są sporządzane przynajmniej za poszczególne okresy sprawozdawcze, nie rzadziej niż na koniec miesiąca, w terminie obowiązujących jednostkę sprawozdań finansowych. Dodatkowo nie sporządzono zestawienia sald kont ksiąg pomocniczych na koniec 2010 roku, co było niezgodne z zapisami
art. 18 ust. 2 uor, wg którego co najmniej na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych sporządza się zestawienia sald wszystkich kont ksiąg pomocniczych.

         Zapisy księgowe dotyczące wszystkich skontrolowanych dokumentów księgowych (faktury, rachunki) nie zawierały opisu operacji i daty dokonania operacji gospodarczej, a jedynie datę dokonania zapisu. Powyższe było niezgodne z art. 23 ust. 2 pkt 1 – 3 uor, wg którego zapis księgowy powinien zawierać co najmniej datę dokonania operacji gospodarczej oraz określenie rodzaju i numer identyfikacyjny dowodu księgowego stanowiącego podstawę zapisu oraz jego datę, jeżeli różni się ona od daty dokonania operacji oraz zrozumiały tekst, skrót lub kod opisu operacji, z tym że należy posiadać pisemne objaśnienia treści skrótów lub kodów.

        W trakcie kontroli ustalono, że Główny księgowy nie stosował zasad ochrony i zabezpieczenia danych w tym archiwizacji baz oraz przenoszenia treści ksiąg na inny komputerowy nośnik danych. Było to niezgodne z zapisami art. 71 ust. 1 - 2 uor,
wg którego dokumentację, w tym m.in. księgi rachunkowe, dowody księgowe, dokumenty inwentaryzacyjne należy przechowywać w należyty sposób i chronić przed niedozwolonymi zmianami, nieupoważnionym rozpowszechnianiem, uszkodzeniem lub zniszczeniem. Przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera ochrona danych powinna polegać na stosowaniu odpornych na zagrożenia nośników danych, na doborze stosownych środków ochrony zewnętrznej, na systematycznym tworzeniu rezerwowych kopii zbiorów danych zapisanych na informatycznych nośnikach danych, pod warunkiem zapewnienia trwałości zapisu informacji systemu rachunkowości, przez czas nie krótszy od wymaganego do przechowywania ksiąg rachunkowych, oraz na zapewnieniu ochrony programów komputerowych i danych systemu informatycznego rachunkowości, poprzez stosowanie odpowiednich rozwiązań programowych i organizacyjnych, chroniących przed nieupoważnionym dostępem lub zniszczeniem.

         Wg standardów kontroli zarządczej nr 13 i 15 zawartych w grupie C – Mechanizmy kontroli, o których mowa w załączniku do Komunikatu Nr 23 Ministra Finansów z dnia 16. grudnia 2009 r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych (Dz. Urz. MF Nr 15, poz. 84), zwanego dalej komunikatem w sprawie standardów kontroli zarządczej, ochrona zasobów polega na tym, aby dostęp do zasobów jednostki miały wyłącznie upoważnione osoby oraz na określeniu  mechanizmów kontroli dotyczących systemów informatycznych w sposób zapewniający bezpieczeństwo danych i systemów informatycznych.

         Podczas kontroli ustalono, że w 2010 r. wystąpiła niezgodność danych w ewidencji księgowej z danymi wynikającymi ze  sprawozdań rocznych:

1. wg sprawozdania Rb - 28 s wykonanie wydatków w rozdziale 80101 § 4010 na dzień 31.12.2010 r. wyniosło 613.890,00 zł,
a wg ewidencji  księgowej 613.880,00 zł. Powyższa różnica wynikała z nieprawidłowego ujęcia wydatków przez Głównego księgowego;

2. wg sprawozdania Rb – 34 wykonanie wydatków na dzień 31.12.2010 r. w rozdziale 80101:

- § 4210 wyniosło 1.335,06 zł, a wg ewidencji 1.035,06 zł, - § 4280 wyniosło 0,00 zł, a wg ewidencji 118,00 zł,

3. wg sprawozdania Rb – 34 wykonanie dochodów na dzień 31.12.2010 r. w rozdziale 80101 § 0960 wyniosło 141,19 zł, natomiast wg ewidencji 0,00 zł. Różnice w sprawozdaniu Rb – 34 wynikały z niewskazania przez Głównego księgowego paragrafu klasyfikacji budżetowej przy ewidencji dochodów i wydatków. Powyższe było niezgodne z § 9 ust. 2 rozporządzenia Ministra Finansów  z dnia 3 lutego 2010 r.  w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. Nr 20, poz. 103 ), zwanego dalej rozporządzeniem w sprawie sprawozdawczości, według którego kwoty wykazane w sprawozdaniach powinny być zgodne
z danymi wynikającymi z ewidencji księgowej.

          W toku kontroli wybranych wydatków, zrealizowanych w 2010 r., ustalono, że: 

1. 6 z 39. objętych badaniem dowodów księgowych na łączną kwotę 879,10 zł (faktury nr: 151076538, 836/04/GK/2010, 1784/08/GK/2010, 2419/11/GK/2010, 324/12/10, 0012127260/12) zostało zapłaconych po terminie. Opóźnienie w płatnościach wyniosło od  2 do 45 dni. Takie postępowanie niesie za sobą ryzyko płacenia odsetek od nieterminowych płatności oraz narusza postanowienia art. 44 ust. 3 pkt 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240 ze zm.),
wg którego wydatki publiczne powinny być dokonywane w wysokości i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań.

2. Faktury/rachunki zakupu, których płatność realizowana były w formie gotówkowej nie były ewidencjonowane na koncie 201. Obowiązek ewidencji faktur na koncie 201 – rozrachunki z odbiorcami i dostawcami, bez względu na zastosowaną formę płatności wynikał z opisu do tego konta zawartego w rozporządzeniu w sprawie zasad rachunkowości.

          W wyniku kontroli wykonywania obowiązków w zakresie udzielania zamówień publicznych do 14 tys. euro ustalono,
że w 2010 r. ówczesny Dyrektor SP nr 2 nie przeprowadził analizy rynku. Było to niezgodne z zapisami § 11 ust. 4 pkt 2 Załącznika nr 1 do Zarządzenia Nr 235/08 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 29 maja 2008 r. w sprawie zasad wykonywania w Urzędzie Miasta Szczecin i jednostkach organizacyjnych Gminy Miasto Szczecin ustawy Prawo zamówień publicznych oraz Regulaminu Pracy Komisji Przetargowej Urzędu Miasta Szczecin, wg którego przed zawarciem umowy zamawiający powinien dokonać analizy rynku w celu wybrania takiego wykonawcy, który zapewni odpowiednią jakość i korzystną cenę przedmiotu zamówienia przy uwzględnieniu wszystkich potrzeb zamawiającego Przyczyną powyższego było m.in. nieustalenie w jednostce odpowiednich procedur dotyczących zamówień publicznych.

          Wg standardów kontroli zarządczej nr 11 i 14 zawartych w grupie C – Mechanizmy kontroli komunikatu w sprawie standardów kontroli zarządczej, Dyrektor powinien prowadzić nadzór nad wykonaniem zadań w celu ich oszczędnej, efektywnej
i skutecznej realizacji oraz zapewnić m.in. rzetelne i pełne dokumentowanie i rejestrowanie operacji finansowych
i gospodarczych.

          Wynagrodzenia pracowników SP nr 2 naliczane były przez Starszego księgowego pracownika Ogólnokształcącej Szkoły Muzycznej I Stopnia. W wyniku kontroli wynagrodzeń 5. losowo wybranych pracowników SP nr 2, stwierdzono nieprawidłowość
w zakresie naliczenia dodatkowego wynagrodzenia rocznego za 2009 r. Starszy księgowy błędnie obliczył podstawę dodatkowego wynagrodzenia rocznego  za 2009 r. wypłaconą 15.02.2010 r. nauczycielowi, zaliczając do podstawy wynagrodzenia dodatkowego wynagrodzenie za okres przebywania na urlopie zdrowotnym z etatu uzupełniającego (2/18 etatu). Spowodowało to nadpłatę dodatkowego wynagrodzenia rocznego w wysokości 100,96 zł. Powyższe stało w sprzeczności z art. 4 ust. 1 ustawy z dnia 12 grudnia 1997 r. o dodatkowym wynagrodzeniu rocznym dla pracowników sfery budżetowej (Dz. U. Nr 160, poz. 1080 ze zm.), wg którego wynagrodzenie roczne ustala się uwzględniając m.in. wynagrodzenie i inne świadczenia ze stosunku pracy przyjmowane do obliczenia ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy oraz § 6 pkt 4 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (Dz. U. Nr 2 poz. 14 ze zm.),
wg którego wynagrodzenie za czas urlopu wypoczynkowego, ustala się z wyłączeniem m.in. wynagrodzenia za czas innej usprawiedliwionej nieobecności w pracy.

          Wg standardu kontroli zarządczej nr 11 zawartego w grupie C – Mechanizmy kontroli, komunikatu w sprawie standardów kontroli zarządczej, należy prowadzić nadzór nad wykonaniem zadań w celu m.in. ich skutecznej realizacji.

          W odniesieniu do niektórych, stwierdzonych w toku kontroli uchybień i nieprawidłowości w dokumentacji finansowo - księgowej (m.in.  notatki służbowe z przeprowadzonej analizy rynku, dokumentacja stanowiąca podstawę do naliczania wynagrodzeń), która winna podlegać weryfikacji, mechanizmy kontroli stosowane przez pracowników szkoły i przez ówczesnego oraz obecnego Dyrektora, nie w pełni spełniły swoją rolę. Wg zapisów standardu nr 14 zawartego w grupie C – Mechanizmy kontroli komunikatu w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych mechanizmy te winny m.in. zapewnić rzetelne i pełne dokumentowanie i rejestrowanie operacji finansowych i gospodarczych, a także służyć do weryfikację tych operacji przed i po realizacji.

      Przedstawiając powyższe oceny i uwagi, Prezydent Miasta zalecił:

1. wykazywanie w sprawozdaniach budżetowych danych zgodnych z danymi wynikającymi z prowadzonej ewidencji,

2. dokonywanie zapisów księgowych zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami,

3. przyznawanie, naliczanie i wypłacanie wynagrodzeń zgodnie z obowiązującymi przepisami,

4. każdorazowe sporządzanie notatek służbowych z analizy rynku, zgodnie
   z obowiązującymi przepisami,

5. sporządzenie, uzupełnienie i aktualizację dokumentacji dotyczącej zasad rachunkowości, zamówień publicznych, kontroli zarządczej,

6. terminowe regulowanie płatności.