Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2011 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin przeprowadził w dniach od 26 stycznia do 10 lutego 2011 r. kontrolę w III Liceum Ogólnokształcącym przy ul. Pomorskiej 150 (zw. dalej III LO) w temacie gospodarowania Zakładowym Funduszem Świadczeń Socjalnych w 2010 r. (zw. dalej ZFŚS) .

Wyniki kontroli przedstawione zostały w protokole kontroli P/6/11 podpisanym w dniu 21 lutego 2011 r. Ocena zawarta została w wystąpieniu pokontrolnym z dnia  23 marca 2011 r.

W wyniku przeprowadzonej kontroli nie stwierdzono znaczących nieprawidłowości, a jedynie uchybienia, które nie miały istotnego wpływu na gospodarowanie środkami ZFŚS.Kontrolą objęto wszystkie świadczenia jakie zostały wypłacone z ZFŚS w 2010 r., na kwotę ogółem 148.581,65 zł.

 W wyniku kontroli 12. wniosków i umów dotyczących zwrotnej pomocy finansowej udzielonej na cele mieszkaniowe w kwocie 36.000,00 zł stwierdzono, że:

1. wnioski nie zawierały: stosownych dat (7 wniosków), wskazania dotyczącego przeznaczenia środków (4 wnioski); 1 wniosek zawierał datę akceptacji Komisji socjalnej i Dyrektora III LO wcześniejszą od daty wniosku,
2. umowy zawierały: błędne wskazania stanowisk służbowych (3 umowy).

Powyższe było niezgodne m.in. z obowiązującym w III LO wzorem wniosku stanowiącym Załącznik nr 2 do „Regulaminu Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych III Liceum Ogólnokształcącego im. Mikołaja Kopernika w Szczecinie”, zwanego dalej Regulaminem.

W toku kontroli pozostałych  świadczeń, przeprowadzonej na podstawie 172. wniosków, 3. faktur zakupu oraz pozostałych dowodów księgowych ustalono, że:

1. wnioski nie zawierały: daty (60 wniosków), uzasadnienia (132 wnioski), podpisu wnioskodawcy (3 wnioski), adresu wnioskodawcy (10 wniosków), określenia rodzaju świadczenia (5 wniosków), określenia adresata wniosku w postaci III LO (2 wnioski), podpisu 1 członka Komisji socjalnej (1 wniosek),
2. wnioski zawierały: uzasadnienie niezgodne z faktycznie przyznanym świadczeniem (4 wnioski),
3. w 1. przypadku wypłacono świadczenia z tytułu dopłaty do paczek świątecznych dla dzieci niezgodnie ze świadczeniem przyznanym (przyznano 160,00 zł, wypłacono 162,00 zł),
4. w dokumentacji III LO nie było wniosków pracowników o dofinansowanie uczestnictwa w imprezie kulturalnej - spektakl teatralny.

Powyższe było niezgodne m.in. z wzorami dokumentów stanowiących załączniki do Regulaminu, a mechanizmy kontroli stosowane w przypadku wymienionych dokumentów przez członków Komisji socjalnej i przez Dyrektora III LO, które powinny zostać zweryfikowane, nie w pełni spełniły swoją rolę. Wg zapisów standardu nr 14 zawartego w Komunikacie Nr 23 Ministra Finansów z dn. 16 grudnia 2009 r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych (Dz. Urz. MF. Nr 15, poz. 84) mechanizmy te winny m.in. służyć rzetelnemu i pełnemu dokumentowaniu i rejestrowaniu operacji finansowych i gospodarczych,
a także do weryfikacji tych operacji przed i po realizacji.

Do faktury nr 146 z dn.12.10.2010 r. wystawionej tytułem dopłaty do pobytu szkoleniowo – wypoczynkowego, sporządzony został „Protokół zamówienia publicznego, którego wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 14.000 euro”. Protokół nie zawierał informacji dotyczącej wartości szacunkowej zamówienia ze wskazaniem kursu euro, a wg zapisów §11 ust. 4 Załącznika Nr 1 do Zarządzenia Nr 235/08 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 29 maja 2008 r., udzielając zamówienia każdorazowo należy sporządzać notatkę służbową, która powinna zawierać m.in. informację dotyczącą wartościszacunkowej zamówienia
ze wskazaniem kursu euro.

Roczne sprawozdanie z podziału funduszu socjalnego przedstawione w Protokole Nr 12/2010 z posiedzenia Komisji socjalnej przy III LO w Szczecinie z dn. 20.12.2010 r. zdaniem kontrolującego zostało sporządzone nieprecyzyjnie m.in. z uwagi na:

1. nieuwzględnienie kwoty środków na początek okresu (bilans otwarcia) i na koniec okresu (bilans zamknięcia),
2. uwzględnienie kwoty przydzielonych pożyczek mieszkaniowych, z pominięciem kwoty pożyczek spłaconych,
3. uwzględnienie kosztów poniesionych na imprezę kulturalną i wyjazd integracyjny w pełnej wysokości (na podstawie faktur zakupu), bez uwzględnienia odpłatności pracowników,
4. nieuwzględnienie bankowych kosztów i oprocentowania.

Prezydent Miasta Szczecin zalecił  Dyrektorowi III LO:

1. Sporządzanie wniosków zgodnie z obowiązującym regulaminem i  wzorem dokumentu,
2. Weryfikację dokumentacji związanej  z wydatkowaniem środków z ZFŚS przed i po realizacji operacji finansowych,
3.  Sporządzanie notatek służbowych z analizy runku zgodnie z obowiązującymi przepisami.