Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2011 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin, w dniach  19.09. – 14.10.2011 r. przeprowadził kontrolę w Zespole Szkół Ogólnokształcących Nr 1 w Szczecinie, ul. Ofiar Oświęcimia 14, zwanym dalej ZSO, w zakresie gospodarki finansowo – księgowej za 2010 r.  Wyniki kontroli przedstawione zostały w protokole kontroli P/37/11podpisanym w dniu 24 października 2011 r. Ocena kontrolowanego zagadnienia, wnioski i zalecenia pokontrolne zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 15.11.2011 r.

ZSO prowadził działalność w formie jednostki budżetowej. Szkoła uzyskała w 2010 r. dochody budżetowe w wysokości 3.377,81 zł, co stanowiło 129,9% zaplanowanej kwoty. Wydatki budżetowe wyniosły 3.360.109,60zł, co stanowiło 100% zaplanowanej kwoty. Według sprawozdania Rb-34 ZSO w 2010 r. uzyskał dochody jak i poniósł wydatki z rachunku dochodów własnych w wysokości 122.615,92 zł, co stanowiło 84% zaplanowanej kwoty (w tym stan środków pieniężnych na koniec okresu w wysokości 16,68 zł). Od dnia 1.09.2011 r. dyrektor ZSO przebywa na rocznym urlopie zdrowotnym.

W wyniku kontroli ujawniono niżej wymienione nieprawidłowości i uchybienia w sposobie gospodarowania środkami finansowymi, które powstały wskutek niewystarczającej znajomości obowiązujących przepisów prawa.

W toku badania funkcjonującego w ZSO systemu rachunkowości stwierdzono, że jednostka nie spełniała niektórych wymogów nałożonych na nią ustawą z dnia 29.09.1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz.U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223 ze zm.), zwaną dalej uor, pod kątem opracowanej dokumentacji. Obowiązująca polityka rachunkowości miała nieaktualną podstawę prawną, nie zawierała daty wprowadzenia jej w życie oraz potwierdzenia zapoznania się z dokumentem przez pracowników merytorycznych. Powyższe stoi w sprzeczności z art. 10 ust. 1 i 2 uor, według których jednostka powinna posiadać dokumentację opisującą w języku polskim przyjęte przez nią zasady (politykę) rachunkowości a kierownik jednostki powinien ją aktualizować. Według standardów kontroli zarządczej „Mechanizmy kontroli - dokumentowanie systemu kontroli zarządczej” oraz „Mechanizmy kontroli - mechanizmy kontroli dotyczące systemów informatycznych”  zawartych w załączniku do Komunikatu Nr 23 Ministra Finansów z dnia 16.12.2009 r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych (Dz.Urz.MF z 2009 r. Nr 15 Poz. 84), zwanym dalej standardami kontroli zarządczej, dyrektor ZSO powinna zadbać o aktualizowanie informacji wynikających z przepisów uor a dokumentacja powinna być dostępna dla wszystkich osób, dla których jest niezbędna.

Osobą odpowiedzialną w ZSO za prowadzenie rachunkowości i gospodarkę finansową był główny księgowy.

W toku kontroli ksiąg inwentarzowych wykazano, żena dzień 31.12.2010 r. księgi inwentarzowe nie były podsumowane i nie były uzgodnione z ewidencją księgową, co było niezgodne z art. 27 ust. 1 uor, według którego przeprowadzenie i wyniki inwentaryzacji należy odpowiednio udokumentować i powiązać z zapisami ksiąg rachunkowych (pełen spis z natury został przeprowadzony i rozliczony w ZSO na dzień 31.12.2009 r.).W ZSO osobą odpowiedzialną za prowadzenie ksiąg inwentarzowych był kierownik administracyjno - gospodarczy. Według standardu kontroli zarządczej „Mechanizmy kontroli - nadzór” dyrektor ZSO powinien egzekwować od pracowników realizację zadań przypisanych im w zakresie obowiązków.

W toku kontroli wydatków budżetowych za 2010r. ustalono, że na 48 skontrolowanych dowodów księgowych na łączną kwotę 198.235,17 zł:

• W 28. przypadkach na łączną kwotę 102.255,10 zł dowody księgowe zostały zaewidencjonowane w koszty miesiąca wpływu faktury do ZSO mimo, że data ich wystawienia była w miesiącu poprzednim.  Było to niezgodne z art. 20 ust. 1 uor, według którego do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym.
• W 9. przypadkach na łączną kwotę 10.433,26 zł dekretacja dowodów księgowych nie zawierała podpisu osoby odpowiedzialnej za wskazania, w 2. przypadkach na łączną kwotę 1.492,77 zł nie zawierała wskazania miesiąca ujęcia dowodu w księgach rachunkowych a w 3. przypadkach na łączną kwotę 5.016,16 zł nie zawierała sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (wskazanie kont).
  W jednym przypadku dowód nie był zadekretowany. Powyższe było niezgodne z art. 21 ust. 1 pkt 6 uor, według którego dowód księgowy powinien zawierać co najmniej stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

W wyniku kontroli wydatków rachunku dochodów własnych za 2010r. stwierdzono, że na 11 skontrolowanych faktur na łączną kwotę 20.860,35 zł:

• W 2. przypadkach na łączną kwotę 7.636,60 zł dowody księgowe zostały zaewidencjonowane w koszty miesiąca wpływu faktury do ZSO mimo, że data ich wystawienia była w miesiącu poprzednim, co było to niezgodne z wyżej cytowanym art. 20 ust. 1 uor.
• W jednym przypadku wydatek na kwotę 3.050 zł nie został poprzedzony analizą rynku i nie została sporządzona stosowna notatka służbowa, co naruszało § 11 ust. 4 pkt 1 i 3 Załącznika  nr 1 do Zarządzenia nr 235/08 Prezydenta Miasta
  w sprawie zasad wykonywania w Urzędzie Miasta Szczecin i jednostkach organizacyjnych Gminy Miasto Szczecin ustawy Prawo Zamówień Publicznych, według którego udzielając zamówienia, przed zawarciem umowy zamawiający powinien dokonać analizy rynku w celu wybrania takiego wykonawcy, który zapewni odpowiednią jakość i korzystną cenę przedmiotu zamówienia przy uwzględnieniu wszystkich potrzeb zamawiającego; analiza rynku polega w szczególności na zebraniu ofert (np. za pośrednictwem internetu czy faksu) od minimum dwóch potencjalnych wykonawców, każdorazowo należy sporządzać notatkę służbową, w której udokumentowany zostanie fakt dokonania analizy rynku, notatka powinna zawierać również informację dotyczącą wartości szacunkowej zamówienia ze wskazaniem kursu euro, zamawiający ustala wartość szacunkową zamówienia przyjmując kurs euro określony w Rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów, wydanym na podstawie art. 35 ust. 3 ustawy Prawo Zamówień Publicznych. 
• W 3. przypadkach na łączną kwotę 3.119,54 zł dekretacja dowodów księgowych nie zawierała podpisu osoby odpowiedzialnej za wskazania, w 2. przypadkach na łączną kwotę 4.041,86 zł nie zawierała wskazania miesiąca ujęcia dowodu w księgach rachunkowych a w 1. przypadku na kwotę 4.950 zł nie zawierała sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (wskazanie kont), co było niezgodne z wyżej cytowanym art. 21 ust. 1 pkt 6 uor.
• Stosowane dowody PK – polecenie księgowania nie miały nadanego numeru
  i daty wystawienia, co jest niezgodne z art. 20 ust. 2 i art. 21 ust. 1 pkt 1 i 4 uor, według których podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej. Dowód księgowy powinien zawierać co najmniej określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego oraz datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą - także datę sporządzenia dowodu.

Według standardu kontroli zarządczej „Mechanizmy kontroli -szczegółowe mechanizmy kontroli dotyczące operacji finansowych i gospodarczych”, dyrektor ZSO powinna zapewnić m.in. rzetelne i pełne dokumentowanie i rejestrowanie operacji finansowych i gospodarczych a weryfikacja operacji finansowych i gospodarczych powinna się odbywać przed i po realizacji.

W trakcie kontroli procesu udzielania zamówień publicznych o wartości szacunkowej nie przekraczającej 14.000 euro, czyli wyłączonych z ustawy z dnia 29.01.2004 r. Prawo zamówień publicznych (j.t. Dz.U. z 2010 r. Nr 113, poz.759 ze zm), zwanej dalej pzp stwierdzono, że w ZSO proces ten przebiegał nieprawidłowo w zakresie zawieranych umów. W wyniku analizy 3. objętych kontrolą umów  (nr: 3/2010 na kwotę 18.275 zł brutto, 7/2010 na kwotę 5.863,50 zł bruttoi 9/2010 na kwotę 6.689,50 zł brutto) stwierdzono, że wszystkie zawierały zobowiązanie wykonawcy do wykonania usługi w ciągu 30 dni kalendarzowych od dnia przekazania placu budowy. Dokumentacja nie zawierała potwierdzenia przekazania placu budowy z datą, od której powinno się liczyć umowne 30 dni na wykonanie prac.

W wyniku kontroli zawartych umów najmu stwierdzono, że zawierają one nieprecyzyjne informacje dotyczące płatności i tak: umowa nr 3/2006 zawarta w dniu 1.09.2006 r. na wynajem powierzchni pod kopiarkę z automatem wrzutowym nie regulowała częstotliwości płatności czynszu, jak i nie zawierała informacji o tym, czy podana wartość podatku od nieruchomości zawiera podatek VAT, umowa nr 10/2008 zawarta w dniu 1.09.2008 r. na prowadzenie bufetu szkolnego nie była aktualizowana pod kątem zmieniającej się wysokości podatku od nieruchomości.

Poddane kontroli aneksy do umów najmu nr 10/2008, nr 3/2006, 8/2007 i umowy (nie było numeru) z dnia 10.09.2006 r. zostały podpisane po upływie terminu obowiązywania umów. Tym samym nie została zachowana ciągłość trwania ww. umów.

Zatwierdzona przez dyrektor ZSO dokumentacja nie spełniała niektórych wymogów, w tym:

• Regulamin pracy oraz regulamin premiowania posiadały nieaktualną podstawę prawną oraz nie zawierały podpisu dyrektora ZSO.
• Zarządzenia uzupełniające załącznik nr 3a do polityki rachunkowości,  zarządzenie uzupełniające zasady rachunkowości, zarządzenie w sprawie prowadzenia ewidencji środków czystości, zarządzenie zmieniające plan kont, instrukcja kasowa i zarządzenie zmieniające instrukcję kasową oraz regulamin pracy i regulamin premiowania nie wskazywały daty wejścia w życie.
• Nie został opracowany regulamin pracy komisji przetargowej, co było niezgodne z § 10 ust. 5 ww. Zarządzenia Prezydenta Miasta Szczecin Nr 235/08.
• Zarządzenie wprowadzające Zakładowy Plan Kont i zarządzenie zmieniające plan kont oraz zarządzenie w sprawie zasad wykonywania w ZSO ustawy prawo zamówień publicznych nie były podpisane przez pracowników zobligowanych do ich stosowania. Z uwagi na fakt, że ww. dokumenty określają zadania i odpowiedzialność pracowników zatrudnionych na stanowiskach związanych bezpośrednio z ich realizacją wymagane jest pisemne potwierdzenie przyjęcia ww. regulacji do stosowania przez merytorycznie odpowiedzialnych pracowników.

Powyższe nieprawidłowości w zakresie dokumentacji odnoszą się do standardu  kontroli zarządczej „Mechanizmy kontroli -dokumentowanie systemu kontroli zarządczej”, według którego m.in. dokumentacja powinna być spójna i dostępna dla wszystkich osób, dla których jest niezbędna.

Główny księgowy spełniał wymogi określone w ówcześnie obowiązującym art. 54 ust. 2 ustawy z dnia 27.08.2009 r. o finansach publicznych (Dz.U. Nr 157, poz. 1240 ze zm.), dotyczącym osób zajmujących stanowiska głównych księgowych.

W wyniku kontroli 9 akt osobowych pracowników ZSO oraz prawidłowości naliczania wynagrodzeń stwierdzono uchybienia wynikające z nieodpowiedniej organizacji pracy na stanowisku kierownika administracyjno – gospodarczego, odpowiadającego za kompletność akt osobowych pracowników i bieżące prowadzenie kadr. Brakujące dokumenty kadrowe zostały uzupełnione w trakcie kontroli, nie posiadały jednak numerów kolejnych odpowiadających chronologii właściwej dla dokumentów zawartych w aktach osobowych ww. pracowników.

Dyrektor ZSO zrealizowała w 2010 r. zadania dotyczące sporządzania i przekazywania do wydziału nadzorującego Urzędu Miasta informacji o występowaniu lub niewystępowaniu transakcji podejrzanych, w związku z wymogami ustalonymi Zarządzeniem Prezydenta Miasta Szczecin Nr 579/09 z dnia 8 grudnia 2009 r. w sprawie Instrukcji postępowania w sprawie przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu.

Przedstawiając powyższe oceny i uwagi Prezydent Miasta zalecił:

1. zaktualizowanie i uzupełnienie dostępnej dokumentacji o brakujące zapisy,
2. bieżące uzgadnianie ksiąg inwentarzowych z księgami rachunkowymi,
3. przestrzeganie zapisów uor,
4. precyzyjne określanie warunków zawieranych umów,
5. w przypadku podpisywania aneksów - zachowywanie ciągłości trwania zawartych umów,
6. uporządkowanie akt osobowych pod względem chronologii i kompletności dokumentów.