Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2010 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin, w dniach 15.04. – 21.04.2010 r. przeprowadził kontrolę w Przedszkolu Publicznym Nr 49 ul. Marmurowej 7 w Szczecinie, zw. dalej PP 49, w temacie realizacji procedur w zakresie celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków, na podstawie co najmniej 5 % wydatków za 2009 r. oraz realizacji zadań dot. przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz przekazywania do Urzędu Miasta informacji o wynikach kontroli prowadzonych przez organy kontroli zewnętrznej. Wyniki kontroli przedstawione zostały w protokole kontroli P/46/10 podpisanym w dniu 21 kwietnia 2010 r. Ocena kontrolowanego zagadnienia, wnioski i zalecenia pokontrolne zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 24 maja 2010 r.
W toku kontroli dotyczącej realizacji procedur w zakresie celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków, na podstawie wydatków w wysokości 68.674,10 zł, tj. 8,75 % ogółu wydatków wykonanych w 2009 r. w wysokości 783.638,00 zł stwierdzono, że:
Przy dokonywaniu wydatków nie zachowano niektórych procedur, określonych w obowiązujących przepisach prawa i przyjętych regulaminach w tym:
• W 1. z 13. objętych badaniem dowodach księgowych na łączną kwotę 879,27 zł (faktura za wodę i ścieki nr: 038790/2009) została zaewidencjonowana w pełnej wysokości na § 4260 – zakup energii, co było niezgodne z Załącznikiem nr 4 do ówcześnie obowiązującego rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14.06.2006 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. Nr 107, poz. 726 ze zm.), wg którego do księgowania wody i ścieków służą paragrafy: 4260 w przypadku wody i 4300 w przypadku ścieków i opłaty abonamentowej.
• 8 z 13. objętych badaniem dowodów księgowych na łączną kwotę 24.203,10 zł (faktury nr: FA/010085/2009, FA/010084/2009, FA/ 009629/2009, 34907/07/SRZ/09, 5400015904, 29121/06/SRZ/09, 038790/2009, FA/7230/2009) główny księgowy ujął w koszty w miesiącu następującym po tym, którego dotyczyły, co było niezgodne z art. 20 ust. 1 ustawy z dnia 29.09.1994 r. o rachunkowości ( j.t. Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223 ze zm.) zwanej dalej uor, według którego do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym. Przy czym w przypadku faktury nr FA/7230/2009 na kwotę 11.529,00 zł, zobowiązanie w wysokości 5.529,00 zł nie zostało uiszczone do końca 2009 r. Nie zostało wykazane jako niewymagalne zobowiązanie roku 2009 w sprawozdaniu Rb-28S. Dostępna dokumentacja nie regulowała kwestii ujmowania w ewidencji dowodów księgowych, które wpłynęły do jednostki po zamknięciu okresu sprawozdawczego, którego dotyczyły.
• 8 z 13. objętych badaniem dowodów księgowych na łączną kwotę 18.203,10 zł (faktury nr: FA/010085/2009, FA/010084/2009, FA/ 009629/2009, 34907/07/SRZ/09, 5400015904, 29121/06/SRZ/09, 038790/2009, FA/7230/2009) zostało zapłaconych po terminie. Opóźnienie w płatnościach wyniosło od 6 do 33 dni. Takie postępowanie niesie za sobą ryzyko płacenia odsetek od nieterminowych płatności, które w tym przypadku wyniosłyby 133,97 zł.
• Stwierdzono także, że przy realizacji zamówienia dotyczącego remontu łazienki (umowa nr 1/2009 zawarta w dniu 6.08.2009 r. na kwotę 35.000 zł), Dyrektor PP 49 dopuściła się uchybień. Rachunki nr: 3/2009 z dnia 16.07.2009 r. na kwotę 5.000,00 zł i 4/2009 z dnia 28.07.2009 r. na kwotę 10.000 zł zapłacono przed podpisaniem ww. umowy, to jest odpowiednio 16.07.09. i 28.07.09 r. Zgodnie z paragrafem 11 ww. umowy zapłata powinna być zrealizowana na podstawie faktury końcowej za wykonane i odebrane roboty, będące przedmiotem odbioru końcowego. Protokół w sprawie odbioru końcowego spisano w dniu 28.08.2009 r. Należy jednak podkreślić, że przedmiot umowy został wykonany prawidłowo.
• Ustalono ponadto, że Dyrektor PP 49 dokonała zaciągnięcia zobowiązania z przekroczeniem upoważnienia. Stwierdzono bowiem , że faktura wystawiona w dniu 27.11.2009 r. oraz zatwierdzona do wypłaty przez Dyrektora i Głównego księgowego została opłacona w ustalonym przez kontrahenta terminie jedynie w części, tj. w kwocie 6.000 zł przewidzianej w planie finansowym jednostki. Pozostałe zobowiązanie w kwocie 5.529 zł, ze względu na brak środków finansowych ustalonych planem finansowym na 2009 rok, uregulowane zostało dopiero w dniu 13.01.2010 r. Powyższe niezgodne było z zakresem upoważnienia Dyrektora, które umożliwiało składanie oświadczeń woli w imieniu Gminy Miasto Szczecin w zakresie zwykłego zarządu mieniem miasta do kwot ujętych w planie finansowym jednostki oraz z art. 45 ust. 3 pkt. 3 ówcześnie obowiązującej ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych ( Dz. U. Nr 249, poz. 2104 ze zm.) zw. dalej uofp, wg którego złożenie podpisu głównego księgowego na dokumencie oznacza, że zobowiązania wynikające z operacji mieszczą się w planie finansowym jednostki. Według wyjaśnień Dyrektora, powyższa sytuacja podyktowana była koniecznością zabezpieczenia jednej z podstawowych funkcji placówki, jaką jest żywienie dzieci ( od września 2009 roku dodatkowego V – go oddziału, to jest trzydzieściorga przedszkolaków ).
• Wszystkie rachunki i raporty kasowe poddane kontroli (4 pozycje) ewidencjonowane były z pominięciem konta 201 – rozrachunki z odbiorcami i dostawcami mimo, że według załącznika nr 2 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28.07.2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych ( Dz. U. Nr 142, poz. 1020 ze zm.), konto 201 służy do ewidencji rozrachunków i roszczeń krajowych i zagranicznych z tytułu dostaw, robót i usług.
• Zapisy księgowe w księdze rachunkowej nie zawierały daty dokonania operacji gospodarczej a jedynie datę zapisu, co było niezgodne z art. 23 ust. 2 pkt 1 uor, według którego zapis księgowy powinien zawierać co najmniej datę dokonania operacji gospodarczej.
• Wydatek na kwotę 11.529,00 zł (faktura nr: FA/7230/2009) nie został poprzedzony analizą rynku i nie została sporządzona stosowna notatka służbowa, co było niezgodne z § 11 ust. 4 pkt 1 - 2 Załącznika nr 1 do Zarządzenia Prezydenta Miasta Szczecin nr 235/08 z dnia 29.05.2008 r. w sprawie zasad wykonywania w Urzędzie Miasta Szczecin i jednostkach organizacyjnych Gminy Miasto Szczecin ustawy Prawo zamówień publicznych oraz Regulaminu Pracy Komisji Przetargowej Urzędu Miasta Szczecin, zwanego dalej Zarządzeniem Prezydenta nr 235/08, które zobowiązywały kierowników jednostek, aby udzielając zamówienia przed zawarciem umowy dokonali analizy rynku oraz każdorazowo sporządzali notatkę służbową, w której udokumentowany zostanie fakt dokonania analizy rynku; notatka powinna również zawierać informację dotyczącą wartości szacunkowej zamówienia ze wskazaniem kursu euro.
• We wszystkich trzech objętych kontrolą przypadkach, dotyczących udzielenia zamówienia do kwoty 14.000 euro ( remont łazienki, remont dachu, zakup mebli ) w notatkach służbowych szacunkową wartość zamówień przeliczono po niewłaściwym kursie euro, dotyczyło to umów: nr 1/2009 zawartej w dniu 6.08.2009 r. na kwotę 35.000 zł brutto – kurs euro 3,7703 zł, nr 2/2009 zawartej w dniu 29.10.2009 r. na kwotę 15.000 zł brutto – kurs euro 4,10 zł, zamówienia na meble „ Moje Bambino” z dnia 16.07.2009 r. na kwotę 10.300 zł brutto - kurs euro 3,701 zł, co stoi w sprzeczności z § 11 ust. 4 pkt 3 Załącznika nr 1 do Zarządzenia Prezydenta nr 235/08, według którego zamawiający ustala szacunkową wartość zamówienia przyjmując kurs euro określony w rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów. W 2009 r. średni kurs złotego w stosunku do euro stanowiący podstawę przeliczania wartości zamówień publicznych wynosił 3,8771 zł i był określony Rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 19.12. 2007 r. w sprawie średniego kursu w stosunku do euro stanowiącego podstawę przeliczania wartości zamówień publicznych (Dz.U. Nr 241, poz. 1763).
• Wszystkie objęte badaniem faktury i rachunki (13 pozycji) nie zawierały daty potwierdzenia ich kontroli pod względem merytorycznym i formalno- rachunkowym. Powyższe nie wyczerpuje znamion zapisu zawartego w części II pkt 8 i 9 obowiązującej w PP 49 instrukcji obiegu i kontroli dokumentów finansowo – księgowych wprowadzoną zarządzeniem Dyrektora PP 49, według którego na potwierdzenie sprawdzenia dokumentu pod względem merytorycznym pracownik, któremu powierzono ten zakres kontroli umieszcza swój podpis wraz z pieczątką imienną - sprawdzono pod względem merytorycznym – data i podpis. Podobnie w przypadku kontroli formalno – rachunkowej dowodów księgowych, na dowód sprawdzenia dokumentu pracownik zamieszcza na nim datę oraz swój podpis z pieczątką służbową – sprawdzono pod względem formalnym i rachunkowym. Wszystkie objęte kontrolą dowody księgowe (13 pozycji) nie zawierały daty zatwierdzenia przez Dyrektora do zapłaty. W związku z czym nie można stwierdzić czy przy dokonywaniu ww. czynności kontrolnych została zachowana odpowiednia chronologia, którą narzuca obowiązująca w PP 49 instrukcja obiegu i kontroli dokumentów finansowo – księgowych, co z kolei podważa jej zasadność.
• Wszystkie objęte badaniem faktury (13 pozycji) nie zawierały informacji o źródłach finansowania poszczególnych wydatków. Instrukcja obiegu i kontroli dokumentów nie regulowała kwestii sposobu oznaczania dowodów księgowych pod kątem źródeł ich finansowania (wydatki budżetowe, rachunek dochodów własnych, czy ZFŚS). Przez co nie można stwierdzić jednoznacznie, z jakich źródeł zostały zapłacone ww. wydatki.
Zatwierdzona przez Dyrektora PP 49 dokumentacja nie spełniała niektórych wymogów, w tym:
• Procedury udzielania zamówień publicznych były niezgodne z zapisami obowiązującego Zarządzenia Prezydenta Miasta Szczecin nr 235/08. Nie było regulaminu pracy komisji przetargowej, co było niezgodne z § 10 ust. 5 Załącznika Nr 1 ww. zarządzenia.
• Procedury kontroli finansowej nie regulowały kwestii badania i porównywania stanu faktycznego ze stanem wymaganym w zakresie pobierania, gromadzenia i zwrotu środków publicznych i nie uwzględniały standardów kontroli finansowej, co było niezgodne z ówcześnie obowiązującym art. 47 ust. 2 pkt 2 i ust. 3 uofp, według których kontrola finansowa obejmuje ww. kwestie pobierania, gromadzenia i zwrotu środków publicznych a kierownik jednostki ustala w formie pisemnej procedury kontroli finansowej, biorąc pod uwagę standardy ogłoszone przez Ministra Finansów w formie komunikatu oraz zapewnia ich przestrzeganie.
• Plan kont nie zawierał opisu zasad klasyfikacji zdarzeń dla konta 950, co było niezgodne z art. 10 ust. 1 pkt 3 lit. a uor, według którego jednostka powinna posiadać dokumentację opisującą zasady rachunkowości w szczególności dotyczące sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w tym co najmniej zakładowego planu kont, ustalającego wykaz kont księgi głównej, przyjęte zasady klasyfikacji zdarzeń, zasady prowadzenia kont ksiąg pomocniczych oraz ich powiązania z kontami księgi głównej.
Powyższe dokumenty nie zawierały podpisów pracowników zobligowanych do ich stosowania. Z uwagi na fakt, że ww. dokumenty określają zadania i odpowiedzialność pracowników zatrudnionych na stanowiskach związanych bezpośrednio z ich realizacją (osoby uczestniczące w procesie kontroli i obiegu dokumentów, zadania kasjera) wymagane jest pisemne potwierdzenie przyjęcia ww. regulacji do stosowania przez merytorycznie odpowiedzialnych pracowników. Ponadto w dokumentach: „Plan kont dla PP 49”, „Opis systemu przetwarzania danych”, „Procedury udzielania zamówień publicznych w PP 49” brak dat: wprowadzenia i przyjęcia do stosowania.
Dyrektor nie poinformowała o przeprowadzonych w jednostce kontrolach zewnętrznych, co było niezgodne z § 11 Załącznika nr 1 do Zarządzenia Nr 399/03 Prezydenta Miasta Szczecina z dnia 10 lipca 2003 r. w sprawie zasad i trybu przeprowadzania kontroli, wg którego w przypadku kontroli przeprowadzanych przez organy kontroli zewnętrznej kierownicy kontrolowanych jednostek zobowiązani są do niezwłocznego poinformowania Prezydenta Miasta Szczecin – za pośrednictwem Dyrektora Wydziału Kontroli i Audytu Wewnętrznego – o wszczęciu kontroli oraz jej zakresie.
W 2009 r. Dyrektor zrealizowała zadania dotyczące sporządzania i przekazywania do wydziału nadzorującego Urzędu Miasta informacji o występowaniu lub niewystępowaniu transakcji podejrzanych, w związku z wymogami ustalonymi Zarządzeniami Prezydenta Miasta Szczecin: Nr 70/09 z dnia 20 lutego 2009 r. w sprawie przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz przeciwdziałaniu finansowania terroryzmu i Nr 579/09 z dnia 8 grudnia 2009 r. w sprawie Instrukcji postępowania w sprawie przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu.
Przedstawiając powyższe oceny i uwagi Prezydent Miasta zalecił:
1. dokonywanie zapisów księgowych w księgach rachunkowych jednostki zgodnie z obowiązującymi przepisami oraz uzupełnienie w tym zakresie odpowiednich procedur,
2. terminowe regulowanie płatności,
3. zaciąganie zobowiązań jednostki zgodnie z zakresem upoważnienia oraz terminowe ich regulowanie,
4. przestrzeganie zapisów zawartych umów,
5. uzupełnienie zasad rachunkowości, instrukcji obiegu i kontroli dokumentów oraz regulaminu zamówień publicznych o brakujące zapisy,
6. aktualizację i uzupełnienie dokumentacji pod kątem obowiązujących podstaw prawnych,
7. wymaganie przyjmowania do wiadomości przez merytorycznych pracowników wprowadzanych zarządzeń i instrukcji,
8. każdorazowe informowanie o kontrolach przeprowadzanych w jednostce przez organy kontroli zewnętrznej.