Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2010 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin, w dniach od 19.04.2010 r. do 01.06.2010 r., z przerwą w dniu 19.05.2010 r. przeprowadził kontrolę w Zespole Szkół Nr 4 im. Armii Krajowej w Szczecinie przy ul. Kusocińskiego 3 (zw. dalej ZS4), w zakresie gospodarki finansowo – księgowej za 2009 r. Wyniki kontroli przedstawione zostały w protokole kontroli P/49/10 podpisanym w dniu 21. czerwca 2010 r.
ZS4 prowadził działalność w formie jednostki budżetowej i w 2009 r. uzyskał dochody budżetowe w wysokości 9 765, 26 zł, co stanowiło 46, 95% zaplanowanej kwoty. Wydatki budżetowe wg sprawozdania Rb-28S wyniosły 6 060 219, 00 zł,
co stanowiło 100% zaplanowanej kwoty. Wg sprawozdania Rb-34, ZS4 w 2009 r. uzyskał dochody jak i poniósł wydatki z rachunku dochodów własnych w wysokości 596 728, 03 zł, co stanowiło 100, 94% zaplanowanej kwoty (w tym stan środków pieniężnych na koniec okresu w wysokości 5 540, 36 zł).
W wyniku kontroli ujawniono nieprawidłowości w wykonaniu planu finansowego ZS4 na 2009 r., polegające przede wszystkim na niestosowaniu niektórych uregulowań zawartych w ustawie z dnia 29.09.1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz.U. z 2009 r., Nr 152, poz. 1223 ze zm.), zwanej dalej uor i niewłaściwym prowadzeniu ksiąg rachunkowych. Przyczyną powyższego była niewystarczająca kontrola głównego księgowego nad obszarem finansowo – rachunkowym a dyrektora szkoły nad całością występujących zdarzeń gospodarczych. Kontrola zgodności danych zawartych w planie finansowym, ewidencji księgowej i sprawozdawczości wykazała, że:
1/ dochody i wydatki budżetowe, dochody i wydatki rachunku dochodów własnych oraz dochody i wydatki programów unijnych, wynikających ze sprawozdań rocznych i ewidencji księgowej nie były zgodne, mimo że § 9 ust. 2 ówcześnie obowiązującego Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 27. czerwca 2006 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. Nr 115, poz. 781 ze zm.), zwanym dalej Rozporz. MF o sprawozdawczości, stanowił, iż kwoty wykazane w sprawozdaniach powinny być zgodne z danymi wynikającymi z ewidencji księgowej. Niezgodności dotyczyły:
a/ wydatków budżetowych wykonanych w rozdziale 80146 paragrafie 4300 (zakup usług pozostałych), które wg ewidencji stanowiły kwotę o 5, 34 zł. większą niż wykazana w sprawozdaniu Rb-28S.
b/ wykonanych w 2009 r. dochodów z tytułu odsetek bankowych w łącznej kwocie 77,26 zł. (nieujętych w planie finansowym rachunku dochodów własnych), które ewidencjonowano we właściwym wg załącznika Nr 3 do ówcześnie obowiązującego Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 czerwca 2006 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz.U. Nr 107, poz. 726 ze zm.), zwanym dalej Rozporz. MF o klasyfikacji, paragrafie 0920 (pozostałe odsetki) a wykazano w sprawozdaniu Rb-34 w paragrafie 0970 (wpływy z różnych dochodów);
c/ wydatków z programu unijnego rozdziału 85395 dot. składki na fundusz pracy i wynagrodzeń bezosobowych, dla których nie dostosowano analityki ewidencji księgowej. W planie finansowym i sprawozdaniu Rb-28S wydatki ujęto w paragrafach klasyfikacji budżetowej: 4128 i 4129 oraz 4178 i 4179, zaewidencjonowano natomiast łącznie w kwocie o 0, 85 zł. wyższej, w paragrafach: odpowiednio 4120 i 4170, co było niezgodne z §12 ust. 1 pkt. 5 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 142, 1020 ze zm.), zwanym dalej Rozporz. MF o rachunkowości, wg którego zakładowy plan kont powinien zapewniać możliwość sporządzenia sprawozdań finansowych, sprawozdań budżetowych lub innych sprawozdań określonych w odrębnych przepisach. Osobą odpowiedzialną w ZS4 za ewidencję zdarzeń gospodarczych dotyczących rachunku dochodów własnych i środków unijnych był specjalista ds. ekonomicznych;
2/ dane wykazane w sprawozdaniu Rb-23 o stanie środków na rachunkach bankowych na koniec grudnia 2009 r. nie były zgodne z pozostałą sprawozdawczością jednostki. Dochody wykonane wykazano w kwocie niższej o 996, 97 zł. niż wykazane w sprawozdaniu Rb-27, na co składały się dochody z tytułu: wynagrodzenia za terminowe przekazanie podatku dochodowego (ewidencja budżetowa rozdz. 80130 par. 0970) oraz odsetki bankowe (ewidencja programu unijnego rozdz. 85395 par. 0928). Wykonanie wydatków natomiast wykazano w kwocie o 17 920, 00 zł. niższej niż w sprawozdaniu Rb-28S, na co składały się wydatki wykonane w ramach programu unijnego (rozdz. 85395); co było niezgodne z instrukcją sporządzania sprawozdań budżetowych zawartą w § 5 Załącznika Nr 37 Rozporz. MF o sprawozdawczości, wg której we wskazanych miejscach sprawozdania Rb-23 należało wykazać dochody wykonane wg sprawozdania Rb-27 oraz wydatki wykonane wg sprawozdania Rb-28;
3/ w bilansie otwarcia ZS4 na koncie 130-001 (rachunek bieżący – środki budżetowe) figurowała kwota 2 594, 31 zł. nieprzekazanych do Urzędu Miasta Szczecin odsetek bankowych uzyskanych w listopadzie 2008 r. W 2009 r. ZS4 natomiast przekazał kwotę 8 768, 29 zł., mniejszą o 5, 34 zł. od uzyskanych przychodów z tytułu odsetek bankowych. W dokumentacji finansowo – księgowej ZS4 nie uregulowano terminu odprowadzania tych środków na rachunek bankowy jednostki samorządu terytorialnego;
4/ w planie finansowym dochodów własnych ZS4 na 2009 rok ujęto wykonywanie dochodów i wydatków w dziale 801 rozdziale 80130 klasyfikacji budżetowej, ewidencja księgowa dokonywana była natomiast w tym zakresie z podziałem
na dochody własne i środki żywności z dwoma odrębnymi rachunkami bankowymi - w ramach działu 801 rozdziału 80130 oraz działu 854 rozdziału 85410 klasyfikacji;
5/ dochodów, wykazanych w sprawozdaniu Rb-27S za 2009 r. w dziale 801 rozdziale 80130 paragrafie 0970 klasyfikacji budżetowej w kwocie 995,00 zł. (stanowiących wynagrodzenie w wysokości 0,3% przekazywanego podatku z tytułu terminowego przekazania), nie ewidencjonowano na koncie 750 (przychody i koszty finansowe), mimo że w planie kont ZS4 figurowało konto 750/80130/0970 (różne dochody 0,3 od podatku); co było niezgodne z opisem konta 750 ujętym w Załączniku Nr 2 do Rozporz. MF o rachunkowości, wg którego na stronie Ma konta 750 ujmuje się przychody z tytułu dochodów budżetowych oraz kwoty należne z tytułu operacji finansowych. Ewidencja szczegółowa do konta 750 powinna ponadto zapewnić wyodrębnienie przychodów z tytułu dochodów budżetowych wg pozycji planu finansowego;
Bezpośrednia kontrola dochodów przeprowadzona na próbie w wysokości 146 053, 61 zł. tj. 24, 08% ogólnych dochodów jednostki oraz analiza zawartych przez ZS4 umów najmu wykazała, że:
1/ dochody budżetowe wykazane w rozdziale 85395 paragrafie 0928 klasyfikacji budżetowej ewidencjonowane były na koncie 750-85395-0920 (przychody - odsetki bankowe) w korespondencji z kontem 130-89395-0920 (rachunek bankowy - odsetki otrzymane), co było niezgodne z opisem kont zawartym w Załączniku Nr 2 do Rozporz. MF o rachunkowości, wg którego do ewidencji rozliczenia zrealizowanych przez jednostkę dochodów dotyczących funduszy pomocowych służyło konto 227 (rozliczenie dochodów ze środków funduszy pomocowych);
2/ dwie umowy najmu zawarte na czas nieokreślony nie zawierały zatwierdzenia radcy prawnego (stwierdzającego sprawdzenie pod kątem formalno – prawnym) a aneks nr 2 do jednej z tych umów nie zawierał również podpisu ówczesnego dyrektora ZS4, który został wymieniony w preambule umowy. Zgodnie z informacją Wydziału Oświaty Urzędu Miasta wszelkie umowy najmu pomieszczeń, gruntów i obiektów położonych na terenie szkół i placówek oświatowych wymagają zgody Wydziału Oświaty UM i zatwierdzenia ich pod względem formalno – prawnym przez radcę prawnego. Kontrola prowadzonej polityki dochodów z najmu pomieszczeń wykazała również błędy formalne, polegające na nienadawaniu umowom najmu kolejnych numerów, co utrudniało ich ewidencję, jak i sprawowanie nadzoru nad realizacją postanowień w nich zapisanych. Umowa zawarta ze szkołą tańca, zawierała ręcznie naniesioną poprawkę terminów używania pomieszczeń (z nieczytelnym podpisem), mimo że w umowie postanowiono, iż terminy korzystania z przedmiotu najmu ustalane powinny być na bieżąco w harmonogramach, będących załącznikami do umowy (do umowy nie załączono żadnych harmonogramów). Jedna z umów również nie zawierała załączników, o których mowa w jej treści. Powyższe wiąże się z niedostatecznym nadzorem Dyrektora ZS4, głównego księgowego ZS4 oraz kierownika administracyjno - gospodarczego nad zawieraniem umów;
3/ kontrola wykazała, że poddane kontroli faktury za najem wystawiane były przez specjalistę ds. kancelarii, w terminach, z terminem płatności i na kwoty czynszu niezgodne z zapisami umownymi, tj.:
a/ kwoty dot. najmu ujęte w 12. fakturach wystawionych dla firmy telefonicznej w 2009 r. naliczane były wg innego kursu USD, niż ustalony w umowie (różnica wyniosła łącznie 83,23 zł.). Wg tych faktur, terminem płatności było 14 dni od dnia ich wystawienia, a wg umowy terminem płatności było 14 dni od dnia otrzymania faktury (w dodatku ZS4 nie było w posiadaniu potwierdzeń odbioru ww. faktur);
b/ kwoty dot. najmu ujęte w fakturach wystawionych dla szkoły tańca w okresie od stycznia do sierpnia 2009 r. naliczane były na podstawie zaniżonych, w stosunku do określonych w umowie (w kwocie brutto) - stawek jednostkowych (netto), różnica wynosiła łącznie 35,32 zł. Liczba godzin użytkowania przedmiotu najmu wymieniona w 11. fakturach wystawionych w 2009 dla Szkoły Tańca, różniła się od liczby ustalonej w umowach, a nie wszystkie zmiany zostały uzgodnione na piśmie. W fakturach wystawionych w 2009 r. dla szkoły tańca, obok ustalonego w umowie czynszu za wynajem hal sportowych, ujmowano opłatę za użytkowanie pomieszczenia biurowego oraz za połączenia telefoniczne i część abonamentu telefonicznego, lecz nie zawarto umowy na najem pomieszczenia biurowego i używanie numeru telefonicznego;
c/ faktury z 2009 roku dot. najmu dla nauki jazdy, z 14-to dniowym terminem zapłaty od daty ich wystawienia, sporządzano w ostatnich dniach miesiąca, którego dotyczyły (za sierpień dopiero w miesiącu następnym), mimo że w zawartej umowie ustalono termin zapłaty za najem do 10-tego każdego miesiąca, za który następuje zapłata;
d/ faktury wystawiane z tytułu najmu w 2009 roku dla firmy handlowej, zawierały 14. dniowy termin zapłaty od daty wystawienia faktury, mimo, że w umowie ustalono termin: w ciągu siedmiu dni od daty wystawienia faktury;
powyższe wiąże się z niedostatecznym nadzorem głównego księgowego nad wystawianiem faktur;
4/ główny księgowy w 2009 r. nie naliczył i nie ujął w ewidencji odsetek od nieterminowo regulowanych należności z tytułu najmu, co było niezgodne z § 7 ust. 8 Rozporz. MF o rachunkowości, wg którego odsetki od należności i zobowiązań, w tym również tych, do których stosuje się przepisy dotyczące zobowiązań podatkowych, ujmuje się w księgach rachunkowych w momencie ich zapłaty lub w wysokości odsetek należnych na koniec kwartału. Potencjalne odsetki ustawowe, wg poddanej kontroli realizacji 57. faktur z 2009 r. dot. najmu, wyniosły łącznie 1 052, 61 zł. Przyczyną nienaliczania odsetek, była głównie chęć utrzymania stałej współpracy z kontrahentami, mimo częstego burzenia im planu pracy z powodów organizacyjnych ZS4;
5/ w 5. księgach inwentarzowych i na dowodach księgowych (5. fakturach, 28. wyciągach bankowych, 7. raportach kasowych, 3. poleceniach księgowania) dokonywano poprawek: pozycji księgowania, kont księgowych, treści zapisów i kwot, poprzez nanoszenie nowych cyfr na korygowane lub poprzez przekreślenie i naniesienie obok nowej wartości, bez daty i podpisu osoby odpowiedzialnej za naniesienie poprawki; co było niezgodne z art. 25 ust. 1 uor, wg którego stwierdzone błędy w zapisach poprawia się przez skreślenie dotychczasowej treści i wpisanie nowej, z zachowaniem czytelności błędnego zapisu, oraz podpisanie poprawki i umieszczenie daty; oraz stanowiło naruszenie art. 22 ust. 3 uor, wg którego błędy w dowodach wewnętrznych mogą być poprawiane przez skreślenie błędnej treści lub kwoty, z utrzymaniem czytelności skreślonych wyrażeń lub liczb, wpisanie treści poprawnej i daty poprawki oraz złożenie podpisu osoby do tego upoważnionej.
Bezpośrednia kontrola wydatków przeprowadzona na próbie w wysokości 719 217, 16 zł., tj. 10, 81% ogólnych wydatków jednostki, wykazała, że:
1/ dowody księgowe oznaczano kolejnymi numerami operacji gospodarczych z systemu księgowego, dokonywano wskazań kont księgowych, ale nie umieszczano na nich oznaczenia miesiąca, w którym dowody zostały zaewidencjonowane, nie zamieszczano też podpisu; w 4. przypadkach na 85 skontrolowanych faktur nie wskazano również paragrafu klasyfikacji budżetowej, z którego miał zostać poniesiony wydatek; było to niezgodne z zapisami art. 21 ust. 1 pkt 6 uor, wg których dowód księgowy powinien zawierać m.in. wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych oraz podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania;
2/ wszystkie poddane kontroli wyciągi bankowe nie zawierały potwierdzenia dokonanej kontroli formalno - rachunkowej, a przy wykazaniu kont - nie było podpisów osoby odpowiedzialnej za te wskazania, co było niezgodne z przywołanym wcześniej art. 21 ust. 1 pkt. 6 uor;
3/ 24 faktury dotyczące wydatków ZS4 wykonanych w 2009 r. na łączną kwotę 213 666, 60 zł., nie zawierały podpisu dokumentującego sprawdzenie pod względem merytorycznym; na 4. dowodach na łączną kwotę 22 187, 78 zł., nie było podpisu dokumentującego przeprowadzenie kontroli formalno - rachunkowej; a na fakturze na kwotę 5 966,00 zł. nie było zatwierdzającego do wypłaty podpisu Dyrektora ZS4; co było niezgodne z obowiązującą w ZS4 instrukcją obiegu i kontroli dokumentów. Dokonanie kontroli merytorycznej i formalno rachunkowej oraz zatwierdzenia do wypłaty pozostałych dowodów księgowych, dokumentowane było złożeniem nieczytelnych podpisów, a w dokumentacji systemu rachunkowości ZS4 nie zawarto wykazu wzorów podpisów osób upoważnionych do dokonywania ww. czynności;
4/ wszystkie poddane kontroli faktury nie miały uzupełnionej daty zatwierdzenia kwoty do zapłaty. Takie postępowanie uniemożliwiało ustalenie momentu zatwierdzenia sum wynikających z dokumentu do wypłaty a tym samym podważa stosowaną metodę sprawdzenia dokumentów. Dostępna dokumentacja nie regulowała kwestii zatwierdzania dowodów księgowych do zapłaty;
5/ w 4. przypadkach zużycie środków czystości nie zostało ujęte w księgach ZS4 w miesiącu, którego dotyczyło (opóźnienie wynosiło nawet cztery miesiące), w tym w 2. przypadkach zestawienia rozchodów zostały sporządzone za okresy dwumiesięczne; co było niezgodne z art. 20 ust.1 uor, wg którego do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należało wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym. Główną przyczyną powyższego stanu było czasochłonne sprawdzanie dokumentacji magazynowej, która była sporządzana ręcznie, mimo że ZS4 systematycznie ponosił wydatki na zakup prawa do użytkowania pakietu programów komputerowych, służących m.in. do zarządzania magazynami i elektronicznymi rejestrami stanów magazynowych;
6/ dowody źródłowe w postaci zbiorczych list wypłat (np. comiesięczne listy wypłat stypendiów socjalnych) wprowadzane były do raportów kasowych kwotami łącznymi, pod inną datą niż daty dokonanych wypłat; było to niezgodne z zapisami art. 24 ust 5 pkt 3 uor, wg których księgi rachunkowe uznaje się za prowadzone bieżąco, jeżeli ujęcie m.in. wpłat i wypłat gotówką następowało w tym samym dniu, w którym zostały dokonane. Wszystkie poddane kontroli raporty kasowe podpisane przez kasjera, nie zawierały podpisu głównego księgowego ani innych osób zatrudnionych w komórce księgowości ZS4, dokumentującego dokonanie sprawdzenia, jak również dekretacji i przeksięgowania oraz uzgodnienia analitycznego, o których mowa w załączniku nr 14 do obowiązującej w ZS4 instrukcji obiegu i kontroli dokumentów. Zaewidencjonowane w raportach rozchodowe dowody kasowe nie były oznaczone w sposób określony w instrukcji kasowej ZS4, tzn. poprzez podanie na nich daty, numeru i pozycji raportu kasowego. W ZS4 osobą odpowiedzialną za prowadzenie kasy była starsza księgowa;
7/ zasadą było ujmowanie faktur w księgach z datą ich zapłaty. Skontrolowane faktury (85 szt.) zostały pogrupowane i załączone do wyciągu bankowego, w którym ujęto zapłaty za te faktury oraz zaewidencjonowane łącznie, mimo że dotyczyły różnych okresów sprawozdawczych, co było niezgodne z art. 20 ust.1 uor, wg którego do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należało wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym. Grupy dokumentów zaksięgowano łącznie w księgach rachunkowych, bez sporządzania zbiorczych dowodów księgowych, co było niezgodne z art. 20 ust. 3 pkt.1 uor, wg którego służyły one do dokonania łącznych zapisów zbioru dowodów źródłowych, które musiały być w dowodzie zbiorczym pojedynczo wymienione. Wszystkie wyciągi bankowe oznaczone zostały kolejnymi numerami pozycji księgowych, natomiast faktury nie zawierały takiego oznaczenia. Przyczyną powyższego było przede wszystkim pominięcie konta rozrachunkowego (201) przy wskazaniu dot. księgowania faktur, co było niezgodne z Załącznikiem nr 2 do Rozporz. o rachunkowości, wg którego ewidencja szczegółowa prowadzona do konta 201 powinna zapewnić możliwość ustalenia należności i zobowiązań krajowych i zagranicznych wg poszczególnych kontrahentów;
8/ stosowane w ZS4 druki rozliczenia zaliczki nie zawierały numeru identyfikacyjnego dowodu oraz daty pobranej zaliczki, a wystawiane polecenia księgowania - nie zawierały nazwy i adresu dokonującego operacji gospodarczej, numeru identyfikacyjnego, podpisów sprawdzającego i zatwierdzającego (PK z dn. 28.02.2009 r. nie zawierało żadnego podpisu), nie były podsumowane, a księgowania były zamieszczone w kwotach zbiorczych na poszczególne konta lub paragrafy, (PK z dn. 31.01.2009 r. i 28.02.2009 r.). Powyższe było niezgodne z art. 21 ust 1 pkt 1- 2 i 5 - 6 uor, wg których dowód księgowy powinien zawierać m.in. określenie numeru identyfikacyjnego, określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej, podpis wystawcy dowodu, stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych, podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania;
9/ 26 z 85. objętych badaniem dowodów księgowych (faktur) na łączną kwotę 241 051, 89 zł zostało zapłaconych po wyznaczonym terminie płatności (opóźnienie wynosiło od 1 do 104 dni), co było niezgodne z ówcześnie obowiązującym art. 35 ust. 3 pkt. 3 ustawy z dnia 30. czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249, poz. 2104 ze zm.), zwanej dalej uofp, wg którego wydatki publiczne powinny być dokonywane m.in. w terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań. W 2009 r. ZS4 zostało obciążone odsetkami za nieterminowe wpłaty w łącznej kwocie 24,09 zł., które ujęto w ewidencji rachunku dochodów własnych;
10/ stwierdzono nieprawidłowe zakwalifikowanie faktur (nr: Fa2008/00096752 oraz nr Fa00194554/2008 z dn.18.12.2008 r.) na łączną kwotę 126, 81 zł. do ujęcia w księgach 2009 roku, mimo że stanowiły koszt roku poprzedniego, co było niezgodne z art. 6 ust. 1 uor, wg którego w księgach rachunkowych jednostki należało ująć wszystkie osiągnięte, przypadające na jej rzecz przychody i obciążające ją koszty związane z tymi przychodami dotyczące danego roku obrotowego, niezależnie od terminu ich zapłaty;
11/ w księgach rachunkowych dot. funduszu socjalnego, ujęte zostały 3. faktury (nr 00873/2009, nr 08824/2009 i nr 10996/2009) na łączną kwotę 135, 00 zł. za wjazd minibusem na cmentarz oraz faktury (nr 4/2008, nr 24/2009, nr 64/2009 i nr 69/2009) na łączną kwotę 650,00 zł. za zakup wieńców na pogrzeb byłych pracowników; co było niezgodne z zapisami art. 8. ust. 1 ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (j.t. Dz. U. z 1996 r. Nr 70 poz. 335 ze zm.), zwanej dalej ustawą o funduszu, wg których przyznawanie ulgowych usług i świadczeń oraz wysokość dopłat z funduszu uzależniało się od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z funduszu;
12/ dwukrotnie ujęto w ewidencji dot. funduszu socjalnego, przekazanie środków w łącznej kwocie 1 111, 14 zł. (wyciągi bankowe nr 57/2009 i nr 58/2009) z tytułu wypłaty świadczenia urlopowego (nota księgowa nr 8/09 na kwotę 555, 57 zł.); natomiast faktura EKB-5006344/2009 z dn. 14.12.2009 r. mimo że, została zadekretowana w §4210 w części dotyczącej prenumeraty czasopism w kwocie 236,00 zł., została zapłacona i zaewidencjonowana w kwocie o 5, 00 zł. wyższej niż wynikała z faktury; co było niezgodne z art. 22 ust 1 uor, wg którego dowody uznaje się za rzetelne jeżeli są zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, którą dokumentują;
13/ każdorazowo w badanym okresie, w przypadku zakupów powyżej kwoty 3.000 zł, sporządzana była notatka służbowa dokumentująca fakt dokonania analizy rynku, jednakże nie umieszczano na niej daty sporządzenia i wskazania kursu euro, co było niezgodne z § 11 ust. 4 pkt. 2 Załącznika Nr 2 do Zarządzenia Prezydenta Miasta Szczecin nr 235/08 z dnia 29.05.2008 r. w sprawie zasad wykonywania w Urzędzie Miasta Szczecin i jednostkach organizacyjnych Gminy Miasto Szczecin ustawy Prawo zamówień publicznych oraz Regulaminu Pracy Komisji Przetargowej Urzędu Miasta Szczecin (zmienione Zarządzeniem nr 582/08 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 23 grudnia 2008 r.), zwanego dalej Zarządzeniem w sprawie zamówień, który zobowiązywał kierowników jednostek, aby udzielając zamówienia każdorazowo sporządzali notatkę służbową, która powinna zawierać informację dotyczącą wartości szacunkowej zamówienia ze wskazaniem kursu euro. Uchybienie to było spowodowane błędnym opracowaniem wzoru notatki służbowej z dokonania analizy rynku, zawartego w obowiązujących w ZS4 procedurach udzielania zamówień publicznych;
14/ stwierdzono nieprawidłowości w klasyfikowaniu wydatków m.in.:
a/ wydatki ujęte w 7. skontrolowanych fakturach (nr 020998/2009, nr 028853/2009, nr 034578/2009, nr 043011/2009, nr 057470/2009, nr 071721/2009, nr 076617/2009) dot. opłat abonamentowych i ścieków, w łącznej kwocie 11 270, 15 zł. ewidencjonowano łącznie z wydatkami na zakup wody w § 4260 (zakup energii), a wg Załącznika nr 4 do Rozporz. MF o klasyfikacji, księgowań dot. ścieków i opłat abonamentowych należało dokonywać w paragrafie 4300 (zakup usług pozostałych);
b/ w miesiącu styczniu 2009 r. ujęto we właściwym wg Załącznika Nr 4 Rozporz. MF o klasyfikacji paragrafie 3240 wydatki związane z wypłatą stypendiów socjalnych dla uczniów w łącznej kwocie 3 850, 00 zł., natomiast lista wypłat (znak: Woś-IV/BT/ZS Nr 4/74/3/2009 z dn. 12.01.2009 r.) oraz środki na wypłatę stypendiów socjalnych przekazane zostały przez Wydział Oświaty Urzędu Miasta Szczecin w paragrafie 3260 (inne formy pomocy dla uczniów) z objaśnieniem „stypendia socjalne (BE-48/Gmina-1) -klasyfikacja zastępcza”. W miesiącu lutym 2009 r. dokonano zmiany w planie finansowym ZS4 przenosząc ww. wydatki do prawidłowego paragrafu klasyfikacji budżetowej;
c/ wydatki ujęte w 4. poddanych kontroli fakturach (nr: FSC01070705/001/09,
FSC01070705/004/09, FSC01070705/006/09 i FSC01070705/008/09) dot. połączeń internetowych w łącznej kwocie 393, 00 zł., ewidencjonowano wraz z wydatkami dot. połączeń telefonicznych w paragrafie 4370 (opłaty z tytułu zakupu usług telekomunikacyjnych telefonii stacjonarnej), a wg Załącznika Nr 4 Rozporz. MF o klasyfikacji wydatki na usługi dostępu do sieci Internet ujmowało się w paragrafie 4350;
d/ wydatek na kwotę 5 502, 20 zł. dot. zakupu rejestratora przemysłowego (faktura nr 465/2009) ujęto w paragrafie 4300 (zakup usług pozostałych) w kwocie 5 500,00 zł i paragrafie 4210 (zakup materiałów i wyposażenia) w kwocie 2, 20 zł., a wg Załącznika Nr 4 Rozporz. MF o klasyfikacji, zakup wyposażenia ujmowało się w paragrafie 4210;
e/ wydatek na kwotę 366, 00 zł. dot. usługi utrzymania serwera zs4.nazwa.pl (udokumentowany fakturą proforma nr 195056/pro/2009 – brak faktury VAT w dokumentacji ZS4), ujęto w paragrafie 4750 (zakup akcesoriów komputerowych, w tym programów i licencji energii), a wg Załącznika Nr 4 Rozporz. MF o klasyfikacji powyższą usługę ujmowało się w paragrafie 4300 (zakup usług pozostałych);
15/ ZS4 w 2009 r. posługiwał się numerem identyfikacyjnym NIP, który został nadany (przed dokonaniem zmian organizacyjnych i zmiany nazwy szkoły Uchwałą Rady Miasta z dnia 29.05.2000 r.) podmiotowi o nazwie: Zespół Szkół Kolejowych im. Armii Krajowej w Szczecinie (decyzja z dnia 18.12.1996 r.), co naruszało art. 9 ust. 1 ustawy z dnia 13.10.1995 r. o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników (j.t. Dz. U. z 2004 r. Nr 269, poz. 2681 ze zm.), zwaną dalej ustawą o zasadach ewidencji, wg którego podatnicy mają obowiązek aktualizowania danych objętych zgłoszeniem identyfikacyjnym przez dokonanie zgłoszenia aktualizacyjnego do właściwego naczelnika urzędu skarbowego. W związku z powyższym wszystkie faktury zakupu za 2009 r. zawierały nazwy ZS4 niezgodne z brzmieniem nazwy jednostki zawartej w decyzji o nadaniu numeru identyfikacji podatkowej NIP. 36 skontrolowanych faktur nie zawierało ponadto prawidłowej nazwy (nadanej ZS4 Uchwałą Rady Miasta Szczecin i widniejącej w zaświadczeniu o numerze identyfikacyjnym REGON) lub prawidłowego nr NIP, a do dokumentów nie wystawiono not korygujących błędne dane, co było niezgodne z § 15 ust. 1 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu podatku, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 212 poz. 1337), wg którego nabywca towaru lub usługi może wystawić notę korygującą jeżeli otrzymał fakturę zawierającą pomyłki dotyczące jakiejkolwiek informacji wiążącej się m.in. z nabywcą.
W wyniku kontroli akt osobowych, prowadzonych przez specjalistę ds. kadr i spraw socjalnych Panią i wynagrodzeń pracowników ZS4 za 2009 r., naliczanych przez starszą księgową, stwierdzono, że:
1/ w aktach osobowych pracowników ZS4 nie było potwierdzeń zapoznania się ze Statutem Szkoły oraz obowiązującymi Regulaminami: pracy i wynagrodzenia, premiowania i zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, a w dokumentacji pracowników zatrudnionych przed dniem 01.09.2000 r. (datą dokonania ostatniej zmiany nazwy szkoły) nie było informacji o zmianie nazwy szkoły – zakładu pracy i pracodawcy;
2/ w aktach osobowych nauczyciela dyplomowanego ZS4 nie było zapytania o karalność z Krajowego Rejestru Sądowego (od dnia 23.08.2008 r.), a w aktach osobowych portiera ZS4 nie było aneksu do umowy o pracę, w związku ze zmianą stanowiska pracy ze sprzątaczki na portiera zgodnie z faktycznym zakresem obowiązków, nie było też udokumentowania posiadania wykształcenia podstawowego, potwierdzającego spełnienie minimalnych wymagań kwalifikacyjnych zawartych
w Załączniku Nr 3 do Ponadzakładowego Układu Zbiorowego Pracy dla pracowników niebędących nauczycielami, zatrudnionych w szkołach i placówkach oświatowych prowadzonych przez Miasto Szczecin zawartego w dniu 8 stycznia 1997 r. w Szczecinie (ze zm.), zwanego dalej puzp;
3/ w aktach osobowych Głównego księgowego nie było informacji o pełnej zdolności do czynności prawnych oraz korzystaniu z pełni praw publicznych, potwierdzającej spełnienie wymogów określonych w art. 45 ust. 2 pkt 2 uofp, dotyczących osób zajmujących takie stanowisko, a w pozostałych poddanych kontroli aktach osobowych pracowników samorządowych nie było informacji o pełnej zdolności do czynności prawnych oraz korzystaniu z pełni praw publicznych, potwierdzającej spełnienie wymogów określonych w art. 6 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 21.11.2008 r. o pracownikach samorządowych (Dz.U. Nr 223, poz. 1458), zwanej dalej ustawą o pracownikach;
4/ w zakresie prawidłowości naliczania i wypłacania wynagrodzeń nie stwierdzono istotnych uchybień, ustalono jedynie, że na liście płac Nr 85/12/2009 nie było podpisów dokumentujących przeprowadzenie kontroli merytorycznej, formalno - rachunkowej oraz podpisu głównego księgowego ZS4 i zatwierdzenia Dyrektora ZS4, co było niezgodne z obowiązującą w ZS4 instrukcją obiegu i kontroli dokumentów;
5/ stwierdzono nieprawidłowości w ewidencjonowaniu (błędna dekretacja) i odprowa-dzaniu podatku dochodowego od osób fizycznych potrącanego od wypłaconych wynagrodzeń w 2009 r. W dniu 01.02.2010 r. (datą złożenia deklaracji PIT-4R
za 2009 r.), uzgodniono saldo rozrachunków z tego tytułu z Urzędem Skarbowym i dokonano wpłat zaległości za 2009 r. w łącznej kwocie 16 517, 00 zł. wraz z odsetkami za zwłokę w kwocie 849,00 zł. W 2009 roku ZS4 dokonywał zapłaty składek ZUS w kwotach niezgodnych z wynikającymi z miesięcznych deklaracji ZUS P DRA, co wg wyjaśnienia głównego księgowego ZS4, spowodowane było dokonywaniem w ciągu roku korekt deklaracji za lata wcześniejsze, zaś składek ZUS za grudzień 2009 r. nie odprowadzono w terminie - zapłaty dokonano w dniu 12.01.2010 r. Powyższe naruszyło zapis art. 35 ust. 3 pkt. 3 uofp, wg którego wydatki publiczne powinny być dokonywane m.in. w terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań.
Ustalenia kontroli odnoszące się do wykonywania obowiązków w zakresie inwentaryzacji majątku ZS4 wykazały, że:
1/ z racji nieuzgadniania stanów środków trwałych między księgami inwentarzowymi a ewidencją księgową (dot. budżetu i dochodów własnych), nie był znany faktyczny stan majątku ZS4, gdyż kontrola wykazała znaczne rozbieżności w tym zakresie. Ustalono (wg stanu na dzień 31.12.2009 r.), że prowadzone ewidencje syntetyczne środków trwałych były niezgodne z ewidencją analityczną prowadzoną ręcznie w 4. księgach środków trwałych o kwotę 31 665, 68 zł.; ewidencje syntetyczne pozostałych środków trwałych i ewidencja analityczna prowadzona ręcznie w 9. księgach inwentarzowych, różniły się o kwotę 139 754, 57 zł.; natomiast ewidencje zbiorów bibliotecznych były niezgodne z zapisami w księgach inwentarzowych o kwotę 7 517, 02 zł. Stwierdzono ponadto, że w ZS4 nie prowadzono ewidencji syntetycznej i analitycznej wartości niematerialnych i prawnych. Powyższe było niezgodne z art. 16 ust. 1 w związku z art. 17 ust. 1 pkt 1 uor, wg którego konta ksiąg pomocniczych prowadzonych w szczególności dla środków trwałych, w tym także środków trwałych w budowie, wartości niematerialnych i prawnych oraz dokonywanych od nich odpisów amortyza-cyjnych lub umorzeniowych, powinny zawierać zapisy będące uszczegółowieniem i uzupełnieniem zapisów kont księgi głównej, a wg art. 24 ust. 1 - 2 uor dokonane w księgach rachunkowych zapisy powinny odzwierciedlać stan rzeczywisty. Księgi inwentarzowe prowadzone ręcznie nie były podsumowane za poszczególne lata - sumowania ksiąg za 2009 rok dokonane były na załączonych do ksiąg wydrukach z maszyny liczącej i nie były uzgodnione z ewidencją księgową. Powyższe świadczy
o niespełnianiu kryterium sprawdzalności ksiąg rachunkowych i naruszeniu art. 24 ust. 4 pkt 1 i 2 uor, wg którego księgi rachunkowe uznawało się za sprawdzalne, jeżeli umożliwiały stwierdzenie poprawności dokonanych w nich zapisów, stanów (sald) oraz działania stosowanych procedur obliczeniowych, a w szczególności udokumentowanie zapisów pozwalało na identyfikację dowodów i sposobu ich zapisania w księgach rachunkowych na wszystkich etapach przetwarzania danych oraz jeżeli zapisy uporządkowane były chronologicznie i systematycznie wg kryteriów klasyfikacyjnych umożliwiających sporządzenie obowiązujących jednostkę sprawozdań finansowych oraz dokonanie rozliczeń finansowych. W ZS4 osobą odpowiedzialną za prowadzenie ksiąg inwentarzowych była starsza księgowa, która prowadziła ręczną ewidencję, mimo że ZS4 systematycznie ponosił wydatki na zakup prawa do użytkowania pakietu programów komputerowych, służących m.in. do gromadzenia informacji o wyposażeniu, wykonywaniu inwentaryzacji, prowadzenia ewidencji środków trwałych oraz obliczania odpisów amortyzacyjnych. W związku z ww. nieprawidłowościami, w trakcie kontroli w ZS4 podsumowano księgi inwentarzowe i rozpoczęto pełną inwentaryzację środków trwałych;
2/ dokumentacja dotycząca wielkości zobowiązań i należności na koniec 2009 r. sporządzona została w postaci pism informujących wydział nadzorujący, a nie protokołów z inwentaryzacji, nie było też udokumentowania uzgodnienia wykazanych w pismach wielkości z ewidencją księgową; co było niezgodne z art. 27 ust. 1 uor, wg którego przeprowadzenie i wyniki inwentaryzacji należy odpowiednio udokumentować i powiązać z zapisami ksiąg rachunkowych;
3/ uzgodnienia stanu kont bankowych dokonano poprzez naniesienie adnotacji: „zg.” na wyciągach bankowych z dnia 31.12.2009 r, mimo iż jednostka otrzymała z banku potwierdzenie sald rachunków na dzień 31.12.2009 r., a wg zapisów art. 26 ust 1 pkt 2 uor jednostki przeprowadzają inwentaryzację aktywów finansowych zgromadzonych na rachunkach bankowych drogą otrzymania od banków potwierdzeń prawidłowości wykazanego w księgach rachunkowych jednostki stanu tych aktywów.
Zatwierdzona przez Dyrektora ZS4 dokumentacja polityki rachunkowości oraz finansowo – księgowa, obowiązująca w ZS4 w 2009 r., nie spełniała niektórych wymogów, w tym:
1/ dokumenty, tworzące politykę rachunkowości ZS4, nie zawierały opisu programowych zasad ochrony danych (w tym metod zabezpieczenia dostępu do danych i systemu ich przetwarzania) dot. oprogramowania komputerowego stosowanego do prowadzenia ksiąg rachunkowych ZS4, oraz wskazania daty rozpoczęcia eksploatacji programu komputerowego Vulcan kadry i płace, co naruszyło art. 10 ust. 1 pkt 3 lit. c uor, wg którego polityka rachunkowości powinna zawierać ww. elementy, a wg art. 10 ust. 2 uor, kierownik jednostki miał obowiązek ustalić w formie pisemnej i aktualizować ww. dokumentację;
2/ w aktualizacji zakładowego planu kont z dn. 01.01.2002 r. ustalono, że ewidencja księgowa prowadzona jest do czterech odrębnych rachunków bankowych (w tym m.in.: środki specjalne), mimo że księgi rachunkowe ZS4 prowadzone były w 2009 r. przy użyciu komputera (program księgowy Qwant wersja 33.00) do 5. rachunków bankowych: budżet (JB2009), programy unijne (UNIJ2009)), dochody własne (DOCH09), środki żywnościowe (Z-2009) oraz zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (FS2009);
3/ w sposobie prowadzenia ksiąg rachunkowych ustalono, że ZS4 prowadzi księgi rachunkowe w oparciu o zakładowy plan kont, stanowiący załącznik do „zarządzenia” (którego nie było w dokumentacji), a załączony wykaz kont syntetycznych był niedostosowany do wymogów Załącznika nr 2 Rozporz. MF o rachunkowości, ponieważ nie zawierał: konta 020 - wartości niematerialne i prawne, 080 - inwestycje (środki trwałe w budowie), 132 – rachunki dochodów własnych jednostek budżetowych, 137 - rachunki środków funduszy pomocowych, 228 – rozliczenie wydatków ze środków funduszy pomocowych, 290 - odpisy aktualizujące należności oraz 980 – plan finansowy wydatków budżetowych; a konta te dotyczyły operacji gospodarczych występujących w jednostce. W ZS4 w rzeczywistości funkcjonowało 5 odrębnych planów kont dla 5. rachunków bankowych;
4/ zarządzenie Dyrektora ZS4 z dnia 30.04.2005 r. w sprawie wprowadzenia zasad prowadzenia rachunkowości nie zawierało wspomnianych w treści zarządzenia zasad, a instrukcja ewidencji i kontroli druków ścisłego zarachowania, instrukcja magazynowa oraz instrukcja kasowa - opisane były jako załączniki do zarządzenia Dyrektora ZS4 z dnia 31.12.2001 r., którego nie było w dokumentacji ZS4;
5/ instrukcja inwentaryzacyjna nie zawierała dat sporządzenia i wprowadzenia oraz nie była przez Pana podpisana, nie opracował Pan również procedur wewnętrznej kontroli finansowej, co było niezgodne z art. 47 ust. 3 w związku z art. 63 ust. 1 pkt 1 uofp, wg których kierownik jednostki ustalał w formie pisemnej procedury kontroli finansowej, biorąc pod uwagę standardy kontroli finansowej określone w formie komunikatu oraz ogłoszone w Dzienniku Urzędowym Ministra Finansów oraz zapewniał ich przestrzeganie;
6/ dokumenty ZS4, tj.: sposób prowadzenia ksiąg rachunkowych, ogólne zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych, system ochrony danych, obowiązujące metody wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego nie zawierały daty sporządzenia, nie wskazywały daty wejścia w życie i nie były zatwierdzone (podpisane) przez Pana, a dokumenty: ogólne zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych, system ochrony danych, aktualizacja zakładowego planu kont z dn. 01.01.2002 r. obowiązujące metody wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego oraz aktualizacja instrukcji obiegu i kontroli dokumentów – nie zawierały lub zawierały nieaktualną podstawę prawną, co naruszało art. 10 ust 2 uor, wg którego kierownik jednostki miał obowiązek ustalić w formie pisemnej i aktualizować ww. dokumentację. Powyższe miało wpływ na niedostosowanie ww. dokumentacji do obowiązujących wymogów: t.j.: nieujęcie sprawozdań Rb-27S, Rb-N, Rb-Z i Rb-34, w katalogu sporządzanych przez ZS4 sprawozdań budżetowych, co było niezgodne z obowiązkiem wynikającym z § 4 pkt. 2 lit. b i f Rozporz. MF o sprawozdawczości; wśród wymienionych elementów, które powinien zawierać prawidłowy dowód księgowy, stwierdzający fakt dokonania operacji gospodarczej, nie wyszczególniono elementów, o których mowa w art. 21 ust. 1 i 1a uor, t.j.: określenia rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego, daty dokonania operacji oraz stwierdzenia zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania;
7/ zaktualizowana instrukcja obiegu i kontroli dokumentów (bez dat sporządzenia i obowiązywania) oraz instrukcja inwentaryzacyjna nie były podpisane przez pracowników zobligowanych do ich stosowania. Z uwagi na fakt, że ww. dokumenty określają zadania i odpowiedzialność pracowników uczestniczących w procesie kontroli i obiegu dokumentów oraz inwentaryzacji, pisemne potwierdzenie przyjęcia ww. regulacji do stosowania przez merytorycznie odpowiedzialnych pracowników, świadczyłoby o spełnieniu wymogu zawartego w § 9 regulaminu pracy i wynagrodzenia ZS4, wg którego pracownik powinien zapoznać się z regulaminem pracy i innymi regulaminami oraz instrukcjami obowiązującymi na jego stanowisku pracy.
8/ Pan Tadeusz Korabiewski spełniał wymogi określone w art. 45 ust. 2 ówcześnie obowiązującej uofp, dotyczące osób zajmujących stanowiska głównych księgowych;
9/ w dokumentacji ZS4 nie było udokumentowania powierzenia obowiązków Głównemu księgowemu, zgodnie z art. 45 ust. 1 uofp;
10/ Dyrektor ZS4 zrealizował w 2009 r. zadania dotyczące sporządzania informacji o występowaniu lub niewystępowaniu transakcji podejrzanych, w związku z wymogami ustalonymi Zarządzeniami Prezydenta Miasta Szczecin: Nr 70/09 z dnia 20.02.2009 r. w sprawie przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz przeciwdziałaniu finansowania terroryzmu i Nr 579/09 z dnia 8 grudnia 2009 r. w sprawie Instrukcji postępowania w sprawie przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu, jednak nie przekazał informacji do właściwego wydziału Urzędu Miasta Szczecin, a informacja za II półrocze 2009 r. nie została przekazana w obowiązującym terminie.

Przedstawiając powyższe oceny i uwagi, Prezydent Miasta Szczecin zalecił Dyrektorowi ZS4:
1. uwzględnianie, w procesie projektowania i dokonywania zmian planów finansowych jednostki, właściwie sklasyfikowanych (zgodnie z przepisami Rozporz. MF o klasyfikacji) dochodów i wydatków wykonywanych w jednostce;
2. dostosowanie planu kont i ewidencji księgowej do występujących w ZS4 zdarzeń gospodarczych, przy uwzględnieniu poszczególnych pozycji planu finansowego (sprawozdawczości) i wymogów zawartych w obowiązujących przepisach;
3. sporządzanie sprawozdań budżetowych zgodnie instrukcjami zawartymi w Rozporz. MF o sprawozdawczości, w taki sposób, by kwoty wykazane w sprawozdaniach były zgodne z danymi wynikającymi z ewidencji księgowej;
4. uregulowanie terminu odprowadzania na rachunek bankowy jednostki samorządu terytorialnego wykonanych dochodów budżetowych;
5. właściwe sporządzanie (poprzez uzyskiwanie zgody Wydziału Oświaty UM i zatwierdzanie przez radcę prawnego) i ewidencjonowanie umów dot. najmu;
6. obciążanie kontrahentów z tytułu najmu, zgodnie z zawartymi umowami oraz naliczanie odsetek ustawowych od nieterminowych płatności na rzecz ZS4;
7. sporządzanie wewnętrznych i zbiorczych dowodów księgowych; oznaczanie dowodów księgowych oraz dokonywanie poprawek zapisów w księgach rachunkowych i dowodach księgowych zgodnie z wymogami zawartymi w uor;
8. dokumentowanie przeprowadzonej kontroli oraz zatwierdzenia do wypłaty zgodnie z obowiązującą instrukcją obiegu i kontroli dokumentów, w sposób umożliwiający określenie terminu i identyfikację osób dokonujących ww. czynności;
9. wprowadzanie do ksiąg rachunkowych każdego zdarzenia, które nastąpiło w danym okresie sprawozdawczym, zgodnie z uor;
10. wdrożenie posiadanego oprogramowania do zarządzania majątkiem oraz magazynami;
11. regulowanie płatności zgodnie z wcześniej zaciągniętymi zobowiązaniami, a dla celów dowodowych, wszelkie uzgodnienia z kontrahentami w zakresie wydłużenia terminu płatności rachunków i faktur potwierdzać na piśmie;
12. ewidencjonowanie wydatków na właściwych paragrafach zgodnie z Rozporz. MF o klasyfikacji;
13. przeznaczanie środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych na cele określone w obowiązującym regulaminie, zgodnie z ustawą o funduszu;
14. dokonanie zgłoszenia aktualizacyjnego do właściwego naczelnika urzędu skarbowego, zgodnie z wymogami ustawy o zasadach ewidencji;
15. uzupełnienie akt osobowych głównego księgowego o dokumenty potwierdzające spełnienie wymogów określonych w art. 54 ust. 2 pkt 2 ustawy z dnia 27.08.2009 r. o finansach publicznych (Dz.U. Nr 157, poz. 1240), a pozostałych pracowników o brakujące dokumenty potwierdzające spełnienie wymogów kwalifikacyjnych;
16. prawidłowe ewidencjonowanie i terminowe odprowadzanie podatku od osób fizycznych i składek ZUS;
17. przeprowadzanie i dokumentowanie inwentaryzacji zgodnie z obowiązującymi przepisami uor i instrukcją inwentaryzacyjną;
18. ustalenie faktycznego stanu majątku ZS4 i dokonanie w tym zakresie korekt zapisów w księgach rachunkowych, by odzwierciedlały stan rzeczywisty;
19. aktualizację i uzupełnienie dokumentacji dotyczącej polityki rachunkowości zgodnie z wymogami uor, m.in. w zakresie wykazu ksiąg rachunkowych, opisu oprogramowania, zaktualizowania zakładowego planu kont i klasyfikacji zdarzeń;
20. zaktualizowanie i uzupełnienie pozostałej dokumentacji finansowo - księgowej, tj.: obowiązujące instrukcje i procedury wewnętrzne wraz z potwierdzeniami przyjęcia ich do stosowania przez pracowników oraz powierzenie obowiązków głównemu księgowemu ZS4 w zakresie ujętym w art. 54 ust 1 ustawy z dnia 27.08.2009 r. o finansach publicznych (Dz.U. Nr 157, poz. 1240);
21. stosowanie w praktyce przepisów wynikających z Zarządzenia w sprawie zamówień.