Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2010 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin, w dniach 25.02. – 2.03.2010 r. przeprowadził kontrolę w Przedszkolu Publicznym Nr 60 ul. Romera 5 w Szczecinie, zw. dalej PP 60, w temacie realizacji procedur w zakresie celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków, na podstawie co najmniej 5 % wydatków za 2009 r. oraz realizacji zadań dot. przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz przekazywania do Urzędu Miasta informacji o wynikach kontroli prowadzonych przez organy kontroli zewnętrznej. Wyniki kontroli przedstawione zostały w protokole kontroli P/30/10 podpisanym w dniu 2 marca 2010 r. Ocena kontrolowanego zagadnienia, wnioski i zalecenia pokontrolne zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 15 marca 2010 r.
W toku kontroli dotyczącej realizacji procedur w zakresie celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków, na podstawie wydatków w wysokości 61.736,52 zł, tj. 5,2 % ogółu wydatków wykonanych w 2009 r. w wysokości 1.182.512,51 zł stwierdzono, że:
Przy dokonywaniu wydatków nie zachowano niektórych procedur, określonych w obowiązujących przepisach prawa i przyjętych regulaminach w tym:
• 5 z 15. objętych badaniem dowodów księgowych na łączną kwotę 35.174,28 zł (faktury nr: 55796/12/SRZ/08, 1075/01/SRZ/09, 5745/02/SRZ/09, 12603/03/SRZ/09, 60771/11/SRZ/09) główny księgowy ujął w koszty w miesiącu następującym po tym, którego dotyczyły, co było niezgodne z art. 20 ust. 1 ustawy z dnia 29.09.1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223 ze zm.) zwanej dalej uor, według którego do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym. Przy czym w przypadku faktury nr 55796/12/SRZ/08 na kwotę 6.371,29 zł ewidencji dokonano w styczniu 2009 r., pomimo, że fakturę wystawiono w grudniu 2008 r. i stanowiła koszt roku poprzedniego, co było niezgodne z art. 6 ust. 1 uor, według którego w księgach rachunkowych jednostki należy ująć wszystkie osiągnięte, przypadające na jej rzecz przychody i obciążające ją koszty związane z tymi przychodami dotyczące danego roku obrotowego, niezależnie od terminu ich zapłaty. Nie została ona wykazana jako zobowiązanie roku 2008 w sprawozdaniu Rb-34. Dostępna dokumentacja nie regulowała kwestii ujmowania w ewidencji dowodów księgowych, które wpłynęły do jednostki w trakcie roku obrachunkowego, po zamknięciu okresu sprawozdawczego, którego dotyczyły.
• Zapisy księgowe nie zawierały daty dokonania operacji gospodarczej a jedynie datę zapisu, co było niezgodne z art. 23 ust. 2 pkt 1 uor, według którego zapis księgowy powinien zawierać co najmniej datę dokonania operacji gospodarczej.
• Wszystkie objęte badaniem dowody księgowe nie zawierały wskazania miesiąca zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księdze rachunkowej, co było niezgodne z art. 21 ust. 1 pkt 6 uor, wg którego dowód księgowy powinien zawierać co najmniej stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja).
• Wszystkie dokumenty księgowe poddane kontroli (15 pozycji) ewidencjonowane były z pominięciem konta 201 – „Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami” mimo, że według załącznika nr 2 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28.07.2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych ( Dz. U. Nr 142, poz. 1020 ze zm.), zwanego dalej rozp. o planach kont, konto 201 służy do ewidencji rozrachunków i roszczeń krajowych i zagranicznych z tytułu dostaw, robót i usług.
• Główny księgowy nie prowadził na koncie 132 – „Rachunek dochodów własnych jednostki budżetowej” ewidencji analitycznej wydatków wg klasyfikacji planu finansowego, co było niezgodne z treścią Załącznika nr 2 rozp. o planach kont, według którego konto 132 służy do ewidencji środków pieniężnych w podziale wg pozycji klasyfikacyjnych planu finansowego każdego tytułu dochodów własnych.
Zatwierdzone przez Dyrektor PP 60 zasady rachunkowości zawierały nieaktualną podstawę prawną i nie przywoływały metod ustalania wyniku finansowego, co naruszało art. 10 ust. 1 pkt 2 uor.
Dyrektor PP 60 nie opracowała procedur kontroli finansowej, co było niezgodne z ówcześnie obowiązującym art.47 ust.3 ustawy z dnia 30.06.2005 r. o finansach publicznych (Dz.U. Nr 249, poz. 2104 ze zm.), według którego kierownik jednostki ustala w formie pisemnej procedury kontroli finansowej, biorąc pod uwagę standardy ogłoszone przez Ministra Finansów w formie komunikatu oraz zapewnia ich przestrzeganie.
Dyrektor PP 60 poinformowała - w grudniu 2009 r. - o przeprowadzonej kontroli zewnętrznej, nie przesłała jednak informacji o wcześniej prowadzonych kontrolach, co było niezgodne z § 11 Załącznika nr 1 do Zarządzenia Nr 399/03 Prezydenta Miasta Szczecina z dnia 10 lipca 2003 r. w sprawie zasad i trybu przeprowadzania kontroli, wg którego w przypadku kontroli przeprowadzanych przez organy kontroli zewnętrznej kierownicy kontrolowanych jednostek zobowiązani są do niezwłocznego poinformowania Prezydenta Miasta Szczecin – za pośrednictwem Dyrektora Wydziału Kontroli i Audytu Wewnętrznego – o wszczęciu kontroli oraz jej zakresie.
Dyrektor PP 60 zrealizowała w 2009 r. zadania dotyczące sporządzania i przekazywania informacji o występowaniu lub niewystępowaniu transakcji podejrzanych, w związku z wymogami ustalonymi Zarządzeniami Prezydenta Miasta Szczecin: Nr 70/09 z dnia 20 lutego 2009 r. w sprawie przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz przeciwdziałaniu finansowania terroryzmu i Nr 579/09 z dnia 8 grudnia 2009 r. w sprawie Instrukcji postępowania w sprawie przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu. Stwierdzono jednak, że informacja za II półrocze została przesłana do Wydziału Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta zamiast do wydziału nadzorującego.
Przedstawiając powyższe oceny i uwagi Prezydent Miasta zalecił:
1. dokonywanie zapisów księgowych w księgach rachunkowych jednostki zgodnie z obowiązującymi przepisami oraz uzupełnienie w tym zakresie odpowiednich procedur,
2. prowadzenie ewidencji zgodnie z wytycznymi rozp. o planach kont,
3. uzupełnienie zasad rachunkowości o brakujące zapisy,
4. każdorazowe informowanie o kontrolach przeprowadzanych w jednostce przez organy kontroli zewnętrznej.