Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2010 roku

W marcu 2010 r. Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego UM Szczecin przeprowadził kontrolę w Miejskiej Bibliotece Publicznej zw. dalej MBP w zakresie prawidłowości przeprowadzenia w 2009 r. procedury udzielenia zamówienia publicznego na kompleksowe utrzymanie czystości w wytypowanych placówkach MBP w Szczecinie.
W wystąpieniu pokontrolnym przedstawiono ocenę badanych obszarów, dokonując poniższych ustaleń.
Kontrola nie wykazała nieprawidłowości w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego pod kątem przestrzegania przepisów prawa powszechnie obowiązującego oraz regulacji wewnętrznych jednostki. Stwierdzone uchybienia formalne nie miały wpływu na prawidłowość wyboru wykonawcy i zawarcie ważnej umowy w sprawie zamówienia publicznego.
Ustalono, że w przypadku oferty jednego z wykonawców zamawiający przeprowadził procedurę konwalidacji stosownie do art. 26 ust. 3 ustawy z dnia 29.01.2004 r. Prawo zamówień publicznych (j.t. Dz. U. z 2007, Nr 223, poz. 1655 ze zm.) zw. dalej p.z.p.u., z uwagi na nieprzedłożenie przez ww. wykonawcę dokumentów świadczących o spełnianiu warunku wykonania co najmniej dwóch prac podobnych. Następnie, pomimo uzupełnienia wymaganej dokumentacji, zamawiający odrzucił ofertę ww. wykonawcy wskazując, iż wykonawca pomimo wyraźnego zastrzeżenia w wezwaniu o konieczności wystawienia nowego dokumentu nie później niż w dniu w którym upłynął termin składania ofert tj. 15.04.2009 r., dostarczył dokument w dniu 17.04.2009 r. datowany na dzień 16.04.2009 r. Działanie zamawiającego należy uznać za sprzeczne z treścią art. 26 ust. 3 p.z.p.u. Brak było bowiem podstaw do odrzucenia oferty w sytuacji gdy wykonawca w wyznaczonym przez zamawiającego terminie uzupełnił dokumentację, która potwierdzała spełnianie przez wykonawcę warunków udziału w postępowaniu, nie później niż w dniu, w którym upłynął termin składania ofert. Kwestia datowania pisma (załącznika do oferty) miała
w tym przypadku charakter indyferentny tj. nie wpływający na ocenę „ważności” dokumentu. Z punktu widzenia art. 26 ust. 3 p.z.p.u. niezbędnym było bowiem wykazanie przez wykonawcę, że na dzień składania ofert wykonał on dwie prace podobne o zakresie rzeczowym i finansowym podanym przez zamawiającego w SIWZ. Uzupełnienie dokumentów wyszczególniało natomiast 3 prace, a każda z nich spełniała warunki postawione przez zamawiającego. Podkreślenia wymaga, iż błąd zamawiającego nie miał wpływu na wybór oferty oraz zawarcie ważnej umowy o zamówienie publiczne.
W toku kontroli ustalono, że akta sprawy nie zawierają bezpośredniego dowodu umieszczenia ogłoszenia o wszczęciu postępowania na stronie internetowej. Wskazać należy, iż uniemożliwia to wykazanie spełnienia przez zamawiającego wymogu art. 40 ust. 1 p.z.p.u. według którego zamawiający wszczyna postępowanie w trybie przetargu nieograniczonego, zamieszczając ogłoszenie o zamówieniu na stronie internetowej, art. 40 ust. 6 p.z.p.u. według którego ogłoszenia na stronie internetowej nie może zostać zamieszczone przed dniem jego zamieszczenia w Biuletynie Zamówień Publicznych, nie może zawierać innych informacji niż zamieszczone w BZP oraz musi zawierać informację o dniu jego zamieszczenia w BZP, a także art. 42 ust. 1 p.z.p.u. według którego SIWZ udostępnia się na stronie internetowej od dnia zamieszczenia ogłoszenia o zamówieniu w BZP. Ustalono również, że ogłoszenie o zamówieniu zamieszczone w miejscu publicznie dostępnym nie zawierało informacji o dniu jego zamieszczenia w BZP, co naruszało art. 40 ust. 6 pkt 2 p.z.p.u.
W toku kontroli ustalono również, że pismo informujące jednego z wykonawców, a także informacja o wyniku postępowania zamieszczona na stronie internetowej oraz w miejscu publicznie dostępnym nie zawierały informacji o punktacji przyznanej pozostałym (za wyjątkiem wykonawcy którego oferta została wybrana) wykonawcom, czy naruszono art. 92 ust. 1 pkt 1 w zw. z ust. 2 p.z.p.u.
Zamawiający nie posiada również dowodu przekazania SIWZ temu z wykonawców, który pisemnie zwrócił się o jej udostępnienie.
Ustalono również, że zwrot wadium nastąpił po upływie 14 dni od dnia zawarcia umowy o zamówienie publiczne, co przy braku okoliczności wyłączających działanie zamawiającego – w ocenie kontroli – naruszyło art. 46 ust. 1 pkt 2 p.z.p.u. (w brzmieniu na dzień po zmianie ustawy z dniem 24.10.2008 r.), według którego zamawiający zwraca niezwłocznie wadium, jeżeli zawarto umowę w sprawie zamówienia publicznego.
Obowiązujący regulamin udzielania zamówień publicznych w MBP w Szczecinie (wraz z regulaminem pracy komisji przetargowej – załącznik nr 6 do regulaminu) wprowadzony zarządzeniem nr 51/2007 z dnia 09.10.2007 r. z datą obowiązywania od dnia podpisania, zawierał nieaktualne na dzień zakończenia kontroli zapisy dot. terminu zawarcia umowy, zmian postanowień zawartych umów w stosunku do treści ofert, zakresu danych pism o wyniku postępowania oraz właściwego rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów w sprawie protokołu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego.
Ustalono również, że zapisy zawartej w dniu 28.04.2009 r. umowy nr 18/04/2009 nie spełniają ówcześnie obowiązującego wymogu z art. 85 ust. 1 w zw. z art. 4 ust. 1 pkt 8 ustawy z dnia 30.06.2005 r. o finansach publicznych (Dz. U nr 249, poz. 2104 ze zm.), według którego jednostki sektora finansów publicznych nie mogą zaciągać zobowiązań finansowych, których wartość nominalna należna do zapłaty w dniu wymagalności, wyrażona w złotych, nie została ustalona w dniu zawierania transakcji.
W pozostałym zakresie w badanym obszarze przestrzegano wymogów określonych przepisami p.z.p.u. oraz rozporządzeń wykonawczych do ww. ustawy.
W szczególności zachowano zasadę jawności postępowania poprzez m.in. terminowość i kompletność ogłoszeń o udzieleniu zamówienia i zawarciu umowy, dokumentowanie postępowania protokołami zgodnie z art. 96 p.z.p.u. oraz rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 16.10.2008 r. w sprawie protokołu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego (Dz. U. Nr 188, poz. 1154). Przestrzegano również zasady równości poprzez zapewnienie wszystkim wykonawcom dostępu do istotnych dla postępowania informacji w jednakowym czasie oraz stosowanie kryteriów nie ograniczających ich udziału w postępowaniu. Zamawiający w sposób prawidłowy ocenił ponadto ważność przedłożonej przez wybranego wykonawcę oferty (oferta cenowa, KRS, zaświadczenia z ZUS i US itd.) oraz przestrzegał nakazów dot. zawiadamiania wykonawców o rozstrzygnięciu postępowania (zawiadomienie o wyborze oferty). Zakres świadczenia wykonawcy wynikający z zawartej umowy był zgodny z treścią jego oferty, co odpowiadało art. 140 ust. 1 p.z.p.u., według którego zakres świadczenia wykonawcy wynikający z umowy jest tożsamy z jego zobowiązaniem zawartym w ofercie.

W związku z poczynionymi ustaleniami kontroli, stosownie do § 37 ust. 3 Załącznika nr 2 do Zarządzenia w sprawie kontroli, Prezydent zalecił Dyrektorowi MBP aby:
1. przestrzegał właściwych przepisów w sprawie zamówień publicznych, zwłaszcza w zakresie podstaw odrzucenia ofert wykonawców, danych ujawnianych w informacjach o wyniku postępowania oraz terminu zwrotu wadium,
2. dokumentował w należytej formie fakt zamieszczenia ogłoszenia na stronach internetowych oraz przekazania SIWZ na pisemny wniosek wykonawcy,
3. zaktualizował regulamin udzielania zamówień publicznych w MBP.