Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2010 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin, w dniach 13.10.-03.11.2010 r. przeprowadził kontrolę wZarządzie Budynków i Lokali Komunalnych przy ulicy Mariackiej 25 w Szczecinie, zw. dalej ZBiLK, w zakresie gospodarowania komunalnym lokalem użytkowym położonym przy al. Wojska Polskiego 192, wybranych zagadnień finansowych za lata 2009 – 2010 i gospodarowania Zakładowym Funduszem Świadczeń Socjalnych za lata 2009 - 2010.

Opis stanu faktycznego, stwierdzonego w toku kontroli został ujęty w protokole z kontroli podpisanym w dniu 9 grudnia 2010 r. Ocena kontrolowanej działalności, wnioski i zalecenia pokontrolne zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 31 stycznia 2011 r.

Kontrola podjęta na podstawie skargi najemcy lokalu uzytkowego przy al. Wojska Polskiego 192 nie potwierdziła zarzutów w niej podnoszonych.

Ustalono jednakże, że umowy o najem lokalu użytkowego przy al. Wojska Polskiego 192 zawarte zostały w dniu 22.04.2008 r. oraz w dniu 18.03.2009 r. pomimo, że na dzień podpisywania umów nie została zapłacona przez Najemców kaucja gwarancyjna, co było niezgodne z § 15 ust. 1 umowy z dnia 22.04.2008 r. oraz zapisami „Protokołu z negocjacji” z dnia 17.03.2009 r., wg których przed podpisaniem umowy najmu przyszli najemcy zobowiązani byli do zapłaty kaucji gwarancyjnej. Ww. kaucja zapłacona została dopiero w dniach 04.06.2008 r. i 07.04.2009 r. tj. 43 i 20 dni po zawarciu umów. Stwierdzono jednocześnie, że ubezpieczenie lokalu od ognia, wody i innych zdarzeń losowych zawarte zostało przez Najemcę dopiero 06.06.2008 r. tj. 31 dni po terminie wskazanym w § 18 umowy najmu z dnia 22.04.2008 r. Niedochowano także postanowień zapisu § 1 ust. 4 umowy z dnia 22.04.2008 r., wg którego wydanie przedmiotu najmu Najemcy miało nastąpić w terminie do dnia 30.04.2008 r., podczas gdy protokół zdawczo – odbiorczy sporządzony został dopiero w dniu 17.06.2008 r. tj. 48 dni po wskazanym w umowie terminie.

Stwierdzono ponadto, że według stanu na dzień 02.11.2010 r. nie było wyraźnego oznaczenia nieruchomości zawierającego co najmniej nazwę najemcy oraz godziny otwarcia, co było niezgodne z § 1 ust. 6 umowy najmu lokalu użytkowego z dnia 18.03.2009 r. Brak było ponadto oznak wskazujących na prowadzenie działalności gospodarczej w przedmiotowym lokalu, co z kolei może być przesłanką do wypowiedzenia umowy najmu w oparciu o § 12 ust. 5 powyższej umowy.

Ustalono ponadto, że w dwóch przypadkach notatki sporządzone na druku „Protokołu przyjęcia podania – skargi – wniosku wniesionego ustnie” z dnia 05.05.2003 r. i 11.04.2005 r. nie zawierały podpisu osoby sporządzającej.

W protokole zdawczo odbiorczym jak i w zgłoszeniu wolnego lokalu użytkowego z dnia 15.01.2008 r. błędnie wskazany został adres lokalu na al. Wojska Polskiego. Ww. błąd powielony był ponadto w: piśmie nr ZBiLK/PU/HO/311/08 z dnia 28.03.2008 r., ZBiLK/PU/HO/580/08 z dnia 06.06.2008 r., protokole z dnia 26.03.2008 r., ogłoszeniu dotyczącym przetargu ustnego na najem przedmiotowego lokalu opublikowanym w dniu 04.03.2008 r. w Gazecie Wyborczej jak i umieszczonym na tablicy ogłoszeń ZBiLK.

Nie potwierdziły się zarzuty skarżącej dotyczące nieuzasadnionych powodów wypowiedzenia umowy najmu na dzień 15.01.2005 r. W aktach sprawy nie było dokumentu w postaci wypowiedzenia umowy najmu lokalu użytkowego ze skutkiem na dzień 15.01.2005 r. Natomiast pismem nr ZBiLK/SLU/MK/3121/04 z dnia 27.12.2004 r. ZBiLK wypowiedział umowę najmu lokalu ze skutkiem na dzień 31.01.2005 r. na podstawie §12 ust. 1 pkt 6 umowy najmu z dnia 15.06.1992 r., który wskazywał, że Wynajmujący może wypowiedzieć najem bez zachowania terminu wypowiedzenia w sytuacji kiedy Najemca dopuszcza się zwłoki z zapłatą czynszu lub opłat za świadczenia co najmniej za dwa miesiące i nie ureguluje należności w wyznaczonym mu przez Wynajmującego dodatkowym terminie, nie krótszym niż jeden miesiąc. W oparciu o dokumentację uzyskaną w ZBiLK, wezwania takie wystawione zostały w dniach 10.12.2003 r., 02.06.2004 r. oraz 18.10.2004 r.
W ocenie kontrolujących podstawy do wypowiedzenia umowy najmu przedmiotowego lokalu użytkowego istniały już od 2000 r. z uwagi na fakt, że zaległości czynszowe powstały już na koniec poszczególnych lat: 2000 r. – 569,03 zł, 2001 r. – 590,35 zł, 2002 r. – 1.159,90 zł, 2003 r. – 1.717,53 zł, 2004 r. – 1.786,76 zł.

W trakcie kontroli nie stwierdzono by przedmiotowy lokal użytkowy został dobrowolnie wydany Wynajmującemu pod koniec 2004 r. (na co wskazywała Skarżąca) pomimo licznej korespondencji wzywającej do wydania lokalu (pisma z dnia 27.12.2004 r., 17.02.2005 r., 09.06.2005 r., 28.06.2005 r., 07.10.2005 r., 06.01.2006 r.). Podkreślić należy że w pismach z dnia 09.06.2005 r., 28.06.2005 r., 07.10.2005 r., 06.01.2006 r. informowano jednocześnie najemcę lokalu użytkowego, iż w przypadku niewydania przedmiotowego lokalu wolnego od osób i rzeczy wynajmującemu sprawa zostanie skierowana na drogę postępowania sądowego. Prowadzone postępowanie zakończyło się wydaniem przez Sąd Rejonowy w Szczecinie wyroku zaocznego nakazującego pozwanej wydanie przedmiotowego lokalu (Sygnatura akt I C 1369/06). Komisyjne przejęcie lokalu nastąpiło dopiero w dniu 15.01.2008 r. przy udziale Komornika oraz Policji (Protokół Zdawczo – Odbiorczy z dnia 15.01.2008 r.). Na fakt zajmowania lokalu przez Najemcę (wbrew twierdzeniom Skarżącej) wskazuje także złożony przez niego w dniu 10.08.2005 r. wniosek do protokołu z prośbą o przesunięcie terminu opuszczenia lokalu. Nadmienić należy, iż organem władnym do ewentualnego informowania o terminach rozpraw w zakresie prowadzonego postępowania był właściwy Sąd Rejonowy w Szczecinie.

W dniu 20.01.1997 r. na wniosek najemców lokali użytkowych przy al. Wojska Polskiego 192 oraz lokalu wolnostojącego o pow. 26,6 m² ówczesny Wiceprezydent Miasta wyraził zgodę na połączenie przedmiotach lokali, co zostało ujęte w aneksie nr 11 do umowy najmu lokalu. ZBiLK wyrażając swoje stanowisko w pismach z dnia 21.08.2003 r. i 11.09.2003 r. stał na stanowisku, iż ponowny podział na dwa odrębne lokale użytkowe nie leżał w interesie Gminy Miasto Szczecin z uwagi na obniżenie atrakcyjności przedmiotowego lokalu w części dotyczącej powierzchni 26,6 m². W sytuacji występującego konfliktu między małżonkami jak i orzeczonej w 2002 r. separacji, a w 2004 r. rozwodu, zasadne było dokonanie podziału lokalu użytkowego i dochodzenie praw Gminy oddzielnie w stosunku do każdego z najemców lokali użytkowych. Powyższe działanie uzasadniał także fakt, iż każdy z tych lokali użytkowany był oddzielnie przez najemców. Dopiero w dniu 28.07.2005 r. Oświadczeniem Woli nr 1108/WMiLU/05 Zastępca Prezydenta Miasta Anna Nowak dokonała podziału przedmiotowego lokalu na dwa odrębne lokale użytkowe uzasadniając powyższe konfliktem pomiędzy małżonkami jak i toczącymi się w związku z tym w sprawami sądowymi z ich powództwa.

Brak zgody na sprzedaż lokalu użytkowego w 1999 r. (na co wskazywała Skarżąca) spowodowana był prowadzeniem postępowania przez Powiatowego Inspektora Nadzoru Budowlanego w Szczecinie w zakresie zlokalizowanego na terenie nieruchomości przy al. Wojska Polskiego 192 warsztatu ślusarskiego, który stanowił część przynależną do ww. lokalu użytkowego (aneks nr 11 do umowy najmu z dnia 11.05.1992 r.).

Z uwagi na fakt, iż w aktach sprawy nie było dokumentów wskazujących na fakt aby najemca zwracał się w 2001 r. z prośbą o przeprowadzenie remontu tj. wykonanie izolacji, elektroiniekcji, wymiany podłóg, tynków i wymiany okien, a co za tym idzie brak także odmowy ze strony właściciela nieruchomości na przeprowadzenie powyższego w roku 2001 r., nie można dokonać jednoznacznej oceny w powyższym zakresie. Nadmienić należy, iż zgodnie z § 9 ust.3 umowy o najem przedmiotowego lokalu z dnia 11.05.1992 r. modernizacja lokalu w zakresie innym niż wskazany w umowie wymaga zgody Wynajmującego a według § 10 umowy roszczenie o zwrot nakładów nie przysługuje Najemcy w przypadku dokonania modernizacji lokalu bez wymaganej zgody.

Ustalenia w zakresie wybranych zagadnień finansowych za lata 2009 – 2010 i gospodarowania Zakładowym Funduszem Świadczeń Socjalnych za lata 2009 – 2010 zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym Z/10/10/1

Przedstawiając powyższe oceny i uwagi, stosownie do § 37 ust. 3 Załącznika Nr 2 do Zarządzenia w sprawie kontroli Prezydent zalecił:

1. Zapewnić przestrzeganie zapisów zawartych w umowach najmu jak i ustaleń zawartych w protokołach z negocjacji,
2. Podjąć działania zmierzające do przestrzegania zapisów umowy z dnia 18.03.2009 r. w szczególności w zakresie wymogów dot. oznaczenia lokalu jak i przesłanek wypowiedzenia umowy,
3. Każdorazowo opatrywać dokumenty sporządzane w ZBiLK podpisem osoby sporządzającej.