Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2009 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin, w okresie od 10.11.09 r. do 13.11.09 r. przeprowadził kontrolę w Szkole Podstawowej nr 53 w Szczecinie przy ul. Budzysza Wosia 8/9, zwaną dalej SP nr 53, w temacie realizacji procedur w zakresie celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków, na podstawie co najmniej 5% wydatków za 2009 r. oraz realizacji zadań dotyczących przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz przekazywania do Urzędu Miasta informacji o wynikach kontroli prowadzonych przez organy kontroli zewnętrznej.
Ocena kontrolowanego zagadnienia, wnioski i zalecenia pokontrolne zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 25 listopada 2009 r.

W toku kontroli dotyczącej realizacji procedur w zakresie celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków, na podstawie wydatków w wysokości 180.328,19 zł, tj. 5,58 % ogółu wydatków zaplanowanych w 2009 r., stwierdzono, że:
1. Przy dokonywaniu wydatków nie zachowano niektórych procedur określonych w obowiązujących przepisach prawa i przyjętych uregulowaniach wewnętrznych, w tym:
• we wszystkich 27. skontrolowanych przypadkach zapis księgowy, dotyczący faktur uregulowanych przelewem, nie zawierał wskazania daty sporządzenia dowodu księgowego, co niezgodne było z przepisem art. 23 ust. 2 pkt. 2 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz. U. z 2009 r., Nr 152, poz. 1223 ze zm.);
• w przypadku wszystkich objętych badaniem wyciągów bankowych (19)
i raportów kasowych (3) podpis osoby sporządzającej dekretację, dotyczył również sprawdzenia dokumentu, co nie zostało jednak uregulowane w dokumentacji dotyczącej kontroli i obiegu dokumentów. Dodatkowo w dokumentacji SP nr 53 nie określono osoby odpowiedzialnej za dokonywanie kontroli ww. dokumentów. Powyższe uzupełnione zostało w trakcie kontroli;
• 2 faktury (nr 9/01/2009 z 15.01.09 r. i nr 0001/04/09/FVS z 06.04.09 r.) spośród 30. skontrolowanych zostały uregulowane po terminie (średnio 10 dni opóźnienia), co było niezgodne z postanowieniami art. 35 ust. 3 pkt. 3 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249, poz. 2104 ze zm.), zw. dalej uofp, wg którego wydatki publiczne powinny być dokonywane w wysokości i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań. Powyższe może skutkować naliczeniem przez kontrahentów odsetek ustawowych w łącznej kwocie 156,83 zł;
• stwierdzono księgowania zdarzeń gospodarczych do niewłaściwych okresów sprawozdawczych – na 30 skontrolowanych dokumentów stwierdzono 8 przypadków, kiedy faktura zaksięgowana została w koszty miesiąca, w którym wpłynęła do jednostki, mimo iż wystawiona została w miesiącu wcześniejszym. Powyższy sposób ujmowania kosztów uregulowany został w dokumentacji SP nr 53 w trakcie kontroli.
2. Zatwierdzona przez dyrektora SP nr 53 dokumentacja dot. procedur kontroli finansowej spełniała wymogi określone art. 47 ust. 2 uofp. Nie uwzględniała jednak standardów ustalonych Komunikatem Nr 13 Ministra Finansów z dnia 30 czerwca 2006 r. w sprawie standardów kontroli finansowej w jednostkach sektora finansów publicznych (Dz. Urz. MF Nr 7, poz. 58). Powyższe uzupełnione zostało w trakcie kontroli.
3. Dyrektor SP nr 53 nie zrealizował w 2009 r. zadania dotyczącego przekazywania wyników kontroli prowadzonych przez organy kontroli zewnętrznej do Wydziału Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta, zgodnie z wymogami określonymi
w § 12 Załącznika Nr 1 do Zarządzenia Nr 399/03 Prezydenta Miasta Szczecina z dnia 10 lipca 2003 r. w sprawie zasad i trybu przeprowadzania kontroli.
4. Dyrektor SP nr 53 zrealizował w I-szym półroczu 2009 r. zadania dotyczące sporządzania i przekazywania do wydziału nadzorującego Urzędu Miasta informacji o występowaniu lub niewystępowaniu transakcji podejrzanych, w związku
z wymogami ustalonymi Zarządzeniem Nr 289/05 Prezydenta Miasta Szczecina z dnia 10 czerwca 2005 r. w sprawie przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz przeciwdziałaniu finansowania terroryzmu (obecnie Zarządzenie Nr 70/09 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 20 lutego 2009 r.)
Prezydent Miasta zalecił:
1. Dokonywanie zapisów księgowych w księgach rachunkowych jednostki ze wskazaniem daty sporządzenia dowodu księgowego.
2. Terminowe regulowanie zobowiązań jednostki.
3. Każdorazowe informowanie o kontrolach przeprowadzanych w jednostce przez organy kontroli zewnętrznej.