Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2009 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin, w dniach 17 – 23 września 2009 r. przeprowadził kontrolę w Zespole Szkół nr 6, ul. Sowińskiego 3 w Szczecinie (zw. dalej ZS nr 6) w zakresie prawidłowości przeprowadzenia procedury udzielenia zamówienia publicznego w trybie przetargu nieograniczonego na zakup i dostawę artykułów żywnościowych – nr sprawy 389/2008.
Opis stanu faktycznego, stwierdzonego w toku kontroli został ujęty w protokole z kontroli podpisanym w dniu 24 września 2009 r. Ocena kontrolowanej działalności, wnioski i zalecenia pokontrolne zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 22 października 2009 r.
Kontrola prawidłowości przeprowadzenia procedury udzielenia zamówienia publicznego na zakup i dostawę artykułów żywnościowych wykazała nieprawidłowości oraz uchybienia polegające na nieprzestrzeganiu niektórych zasad udzielania zamówień publicznych określonych ustawą z dnia 29.01.2004 r. Prawo Zamówień Publicznych (j.t. Dz. U. z 2007 r. Nr 223, poz. 1655 ze zm.) zw. dalej pzp, dot. w szczególności niezgodności treści oferty z SIWZ, niezamieszczeniu w BZP ogłoszenia o udzieleniu zamówienia, braku wszystkich wymaganych przepisami elementów w ogłoszeniu o wszczęciu postępowania zamieszczonym na stronie internetowej jak i w miejscu publicznie dostępnym.
W toku kontroli stwierdzono, że oferta jednego z wykonawców nie została odrzucona pomimo, że jej treść nie odpowiadała treści specyfikacji istotnych warunków zamówienia, czym naruszono art. 89 ust. 1 pkt 2 pzp. Powyższy wykonawca złożył ofertę równoważną, w której zaproponował m.in.:
- ćwiartkę świeżą tylną w zamian za udka drobiowe wskazane w SIWZ (ćwiartka tylnia wskazana została w SIWZ w osobnej pozycji),
- karczek pieczony z przyprawami w zamian za schab różny w przyprawach wskazany w SIWZ,
- łopatkę pieczoną z przyprawami w zamian za szynkę staropolską pieczoną wskazaną w SIWZ,
- szynkę łezkę w zamian za polędwice typu kurpiowska wskazaną w SIWZ,
- pasztet a’la kaczka w zamian za pasztet borowikowy wskazany w SIWZ,
- pasztet jabłkowo rodzynkowy w zamian za pasztet z zielonym pieprzem wskazany w SIWZ.
Ww. zamienniki nie stanowiły produktu równoważnego, za który uznaje się zgodnie z zapisem zawartym w SIWZ produkt posiadający takie same walory smakowe i jakościowe co produkt wskazany w SIWZ. Przyczyną powyższego był brak szczegółowej analizy przez komisję przetargową oferty, co z kolei spowodowane było faktem, że oferta nie uzyskała maksymalnej liczby punktów w kryterium cena. Podkreślić należy, iż w wyniku przeprowadzonego postępowania oferta ww. wykonawcy nie została wybrana z uwagi na fakt, iż nie przedstawiała najniższej ceny, w związku z tym nie zachodziły przesłanki do unieważnienia przetargu.
Ustalono ponadto, że nie zamieszczono ogłoszenia o udzieleniu zamówienia w Biuletynie Zamówień Publicznych, co stanowiło naruszenie art. 95 ust. 1 pzp, wg którego ww. ogłoszenie należy zamieszczać niezwłocznie po zawarciu umowy
w przypadku gdy wartość zamówienia jest mniejsza niż kwoty określone w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 pzp. W dokumentacji przetargowej brak było też potwierdzenia zamieszczenia ogłoszenia w BZP, pomimo że według art. 12 ust. 3 zamawiający jest obowiązany udokumentować zamieszczenie ogłoszenia w BZP, w szczególności przechowywać dowód jego zamieszczenia.
Ogłoszenie o wszczęciu postępowania zamieszczone na stronie internetowej nie zawierało adresu strony internetowej na której zamieszczony był SIWZ, określenia przedmiotu oraz wielkości lub zakresu zamówienia, z podaniem informacji
o możliwości składania ofert częściowych ani opisu warunków udziału w postępowaniu oraz opisu sposobu dokonywania oceny spełniania tych warunków, informacji o przewidywanych zamówieniach uzupełniających, o których mowa w art. 67 ust. 1 pkt 6 i 7. Ogłoszenie o wszczęciu postępowania zamieszczone w miejscu publicznie dostępnym nie zawierało natomiast adresu zamawiającego, określenia wielkości lub zakresu zamówienia, z podaniem informacji o możliwości składania ofert częściowych, terminu wykonania zamówienia, opisu warunków udziału w postępowaniu oraz opis sposobu dokonywania spełnienia tych warunków, kryteriów oceny ofert i ich znaczenia, miejsca i terminu składania ofert, terminu związania ofertą ani informacji o przewidywanych zamówieniach uzupełniających,
o których mowa w art. 67 ust. 1 pkt 6 i 7. Powyższe było niezgodne z art. 41 pzp. Ww. ogłoszenie nie zawierało ponadto informacji o dniu jego zamieszczenia w Biuletynie Zamówień Publicznych, co stanowiło naruszenie art. 40 ust. 6 pkt 3 pzp.
Stwierdzono też, iż w informacji o wyborze najkorzystniejszej oferty zamieszczonej na stronie internetowej nie zamieszczono nazwy, siedziby i adresów wykonawców, którzy złożyli oferty wraz ze streszczeniem oceny i porównania złożonych ofert zawierającym punktację przyznaną ofertom co było niezgodne z art. 92 ust. 2 pzp.
W pozostałym obszarze objętym badaniem przestrzegano przepisów ustawy pzp oraz przepisów wykonawczych a w szczególności terminowo publikowano ogłoszenie o zamówieniu, sporządzono na odpowiednich drukach protokół
z postępowania, zawarte z wykonawcami umowy zgodne były z treścią ofert jakie złożyli.
Osobą odpowiedzialną za kwestie związane z przeprowadzaniem zamówień publicznych w ZS nr 6 był Kierownik administracyjno – gospodarczy.

Prezydent zalecił Dyrektorowi ZS nr 6:
1. każdorazowo odrzucać oferty wykonawców których treść nie odpowiada treści SIWZ,
2. przestrzegać przepisów pzp w zakresie publikacji ogłoszenia o udzieleniu zamówienia w BZP,
3. zamieszczać wszystkie informacje wymagane ustawą pzp w ogłoszeniu o wszczęciu postępowania jak i w informacji o wyborze najkorzystniejszej oferty.