Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2009 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin przeprowadził w dniach od 26 listopada do 30 listopada 2009 r. kontrolę w Przedszkolu Publicznym nr 80 ul. Łokietka 16 (zw. dalej PP nr 80) w temacie realizacji procedur w zakresie celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków, na podstawie co najmniej 5% wydatków za 2009 r. oraz realizacji zadań dotyczących przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz przekazywania do Urzędu Miasta informacji o wynikach kontroli prowadzonych przez organy kontroli zewnętrznej.
Wyniki kontroli przedstawione zostały w protokole kontroli P/54/09 podpisanym w dniu 30 listopada 2009 r. Ocena zawarta została w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 09 grudnia 2009 r.
W toku kontroli dotyczącej realizacji procedur w zakresie celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków, na podstawie wydatków w wysokości 64.529,09 zł, tj. 9,7 % ogółu wydatków poniesionych przez jednostkę
w okresie od 01.01.2009 r. do 31.10.2009 r. stwierdzono, że:
1. Przy dokonywaniu wydatków nie zachowano niektórych procedur określonych w obowiązujących przepisach prawa i uregulowaniach wewnętrznych, w tym:
• 2 z 8. objętych badaniem dowodów dotyczących zakupu materiałów, towarów i usług nie zawierały wskazań dekretacyjnych oraz podpisu osoby odpowiedzialnej za nie, potwierdzenia dokonanej kontroli merytorycznej
i formalno – rachunkowej oraz podpisu Głównego księgowego; było to niezgodne z zapisami art. 21 ust. 1 pkt 6 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości ( j.t. Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223 ze zm.) zw. dalej uor, wg których dowód księgowy powinien zawierać m.in. stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja) oraz podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania oraz z zapisami § 2 obowiązującej w PP nr 80 „Instrukcji kontroli i obiegu dokumentów księgowych”, wg których dowód księgowy zawiera co najmniej podpisy osób sprawdzających pod względem merytorycznym, formalno – rachunkowym oraz zatwierdzających dowód do realizacji,
• wszystkie objęte badaniem listy płac (27 list płac dla 2. pracowników) nie zawierały podpisów osoby odpowiedzialnej za dokonanie kontroli merytorycznej, co było niezgodne z zapisami części III D obowiązującej w PP nr 80 „Instrukcji kontroli i obiegu dokumentów księgowych”, wg których kontrola merytoryczna list płac wykonywana jest przez Dyrektora,
• przy naliczaniu dodatkowego wynagrodzenia rocznego za 2008 r. dla 1 pracownika z 2. objętych badaniem, nieprawidłowo ustalona została podstawa naliczania (od podstawy naliczenia nie odjęto przyznanej nagrody Dyrektora) w wyniku czego naliczone wynagrodzenie zostało zawyżone o kwotę 38,25 zł, co było niezgodne z zapisami art. 4 ust. 1 ustawy z dnia
12 grudnia 1997 r. o dodatkowym wynagrodzeniu rocznym dla pracowników jednostek sfery budżetowej (Dz. U. Nr 160, poz. 1080 ze zm.), wg których wynagrodzenie to ustala się uwzględniając wynagrodzenie i inne świadczenia ze stosunku pracy przyjmowane do obliczenia ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy, a także wynagrodzenie za urlop wypoczynkowy oraz wynagrodzenie za czas pozostawania bez pracy przysługujące pracownikowi, który podjął pracę w wyniku przywrócenia do pracy.
2. Zatwierdzona przez Dyrektora PP nr 80 dokumentacja nie spełniała niektórych wymogów, w tym:
• „Regulamin udzielania (…) zamówienia na dostawy, usługi i roboty o wartości nieprzekraczającej równowartości kwoty 14000 euro” nie zawierał opisu procedury dotyczącej analizy rynku i sporządzania notatki służbowej zgodnie
z zapisami § 11 ust. 4 Załącznika nr 1 do Zarządzenia Nr 235/08 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 29 maja 2008 r. w sprawie zasad wykonywania w Urzędzie Miasta Szczecin i jednostkach organizacyjnych Gminy Miasto Szczecin ustawy Prawo zamówień publicznych oraz Regulaminu Pracy Komisji Przetargowej Urzędu Miasta Szczecin,
• dokumentacja w postaci „Zasad rachunkowości”, „Instrukcji inwentaryzacyjnej”, „Instrukcji kontroli i obiegu dokumentów księgowych” zawierała nieaktualne wskazania dotyczące zastosowanej podstawy prawnej,
W toku kontroli dotyczącej wypełniania innych obowiązków ustalono, że:
1. Dyrektor PP nr 80 nie poinformował Prezydenta Miasta Szczecina – za pośrednictwem Dyrektora Wydziału Kontroli i Audytu Wewnętrznego – o kontrolach przeprowadzonych w PP nr 80 przez organy kontroli zewnętrznej w 2009 r., co było niezgodne z § 11 i § 12 Załącznika nr 1 do Zarządzenia Nr 399/03 Prezydenta Miasta Szczecina z dnia 10.07.2003 r. w sprawie zasad i trybu przeprowadzania kontroli.
2. Dyrektor PP nr 80 wywiązał się z obowiązku sporządzania informacji dotyczących transakcji podejrzanych, wynikającego z Zarządzenia Nr 70/09 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 20 lutego 2009 r. w sprawie przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz przeciwdziałaniu finansowaniu terroryzmu.

Prezydent Miasta Szczecin zalecił Dyrektorowi PP nr 80:
1. sporządzanie dokumentacji księgowej i naliczanie wynagrodzeń zgodnie z obowiązującymi przepisami,
2. każdorazowe informowanie o kontrolach przeprowadzonych przez organy kontroli zewnętrznej,
3. aktualizację i uzupełnienie dokumentacji jednostki dotyczącej: zasad rachunkowości, inwentaryzacji, kontroli i obiegu dokumentów oraz udzielania zamówień publicznych.