Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2009 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin, w dniach 3.09. - 6.10.2009 r. przeprowadził kontrolę w Domu Pomocy Społecznej „Dom Kombatanta” ul. Krucza 17 w Szczecinie, zw. dalej DPS, w zakresie gospodarki finansowo – księgowej za 2008 r. Wyniki kontroli przedstawione zostały w protokole kontroli P/32/09 podpisanym w dniu 23 października 2009 r.
W wyniku kontroli ujawniono niżej wymienione nieprawidłowości i uchybienia w sposobie gospodarowania środkami finansowymi, które powstały wskutek niedostatecznej kontroli głównego księgowego nad obszarem finansowo – rachunkowym a dyrektora DPS nad całością występujących zdarzeń gospodarczych.
W toku badania funkcjonującego w DPS systemu rachunkowości stwierdzono, że jednostka nie spełniała niektórych wymogów nałożonych na nią ustawą z dnia 29.09.1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz.U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223 ze zm.), zwaną dalej uor, pod kątem prowadzenia ksiąg rachunkowych. Zapisy księgowe nie zawierały daty dokonania operacji gospodarczej a jedynie datę zapisu, co było niezgodne z art. 23 ust. 2 uor pkt 1 – 2 i 4, według którego zapis księgowy powinien zawierać co najmniej datę dokonania operacji gospodarczej, określenie rodzaju  numer identyfikacyjny dowodu księgowego stanowiącego podstawę zapisu oraz jego datę, jeżeli różni się ona od daty dokonania operacji, kwotę i datę zapisu. Stwierdzono ponadto dokonywanie w dokumentach księgowych poprawek zapisu przez zamazywanie, skreślanie i użycie korektora bez podpisu i umieszczania daty obok skorygowanej wartości, co było niezgodne z art. 25 ust. 1 pkt 1 uor, wg którego stwierdzone błędy w zapisach poprawia się przez skreślenie dotychczasowej treści i wpisanie nowej, z zachowaniem czytelności błędnego zapisu, oraz podpisanie poprawki i umieszczenie daty. Powyższe dotyczyło m.in. następujących dokumentów: wyciąg bankowy nr 218/2008 na dzień 3.12.2008 r., wyciąg bankowy nr 199/2008 na dzień 6.11.2008 r., faktura VAT nr 271/2008/09 z dnia 30.09.2008 r., faktura VAT nr 864/08/2008 z dnia 22.12.2008 r., faktura VAT nr 1414/08/FVS z dnia 18.12.2008 r. oraz niżej opisane księgi inwentarzowe.

Osobą odpowiedzialną w DPS za prowadzenie rachunkowości i gospodarkę finansową był główny księgowy.
W toku kontroli wykazano, że zarządzona przez dyrektora i przeprowadzona w grudniu 2008 r. inwentaryzacja majątku jednostki w części dotyczącej pozostałych środków trwałych (wyposażenie) nie została rozliczona z uwagi na rozbieżności, które wystąpiły z porównania stanu rzeczywistego z księgowym pozostałych środków trwałych, a co za tym idzie niemożność dokonania rzetelnej i prawidłowej wyceny zawartości arkuszy spisowych, terminowego rozliczenia i zakończenia inwentaryzacji oraz ujęcia jej wyników w księgach rachunkowych 2008 r. Stała Komisja Inwentaryzacyjna i główny księgowy w protokole z rozliczenia wyników inwentaryzacji, podpisanym dnia 20.03.2009 r., uznała za niemożliwe rozliczenie inwentaryzacji środków trwałych w używaniu (wyposażenie) z uwagi na: wystąpienie poważnych rozbieżności pomiędzy wartością wyceny składników wskazanych w spisach z natury a wartością środków wynikającą z ewidencji księgowej oraz niemożność zidentyfikowania wielu składników tego samego rodzaju z powodu niezamieszczenia w spisach numerów inwentarzowych. W związku z tym inwentaryzacja ww. środków nie została zaliczona jako wykonana zgodnie z wymogami. Wg wyjaśnień głównego księgowego ostatnią inwentaryzację metodą spisu z natury środków trwałych i pozostałych środków trwałych przeprowadzono i rozliczono wg stanu na 31.12.2004 r., natomiast stanów magazynowych na dzień 31.12.2006 r. i ich stan rzeczywisty był zgodny ze stanem księgowym. W związku z wystąpieniem uzasadnionych przyczyn braku możliwości terminowego rozliczenia i zakończenia inwentaryzacji pozostałych środków trwałych (wyposażenia) w DPS za 2008 r. dyrektor zarządził odstąpienie od rozliczenia inwentaryzacji wg stanu na 31.12.2008 r. w części dotyczącej pozostałych środków trwałych i przeprowadzenie spisu z natury wyposażenia w okresie od 1 do 30 listopada 2009 r. oraz rozliczenie inwentaryzacji wg stanu na 31.10.2009 r. Powyższe narusza art. 26 ust. 1 pkt 1 uor, według którego jednostki przeprowadzają na ostatni dzień każdego roku obrotowego inwentaryzację środków trwałych, z wyjątkiem środków, do których dostęp jest znacznie utrudniony - drogą spisu ich ilości z natury, wyceny tych ilości, porównania wartości z danymi ksiąg rachunkowych oraz wyjaśnienia i rozliczenia ewentualnych różnic.
Kontrola ksiąg inwentarzowych wykazała, że zapisy w nich zawarte nie w każdym przypadku umożliwiały identyfikację wpisanego środka względem dowodu księgowego. Nie był wykazany stan posiadanych środków w podziale na kategorie
a poszczególne lata nie były podsumowane. Zapisów dokonywano niechronologicznie. W prowadzonych ręcznie księgach inwentarzowych pozostawiane były ponadto wolne pozycje, w których dokonywano niechronologicznych zapisów, bądź zapisów ołówkiem bez określonej wartości.
W księgach tych dokonywano skreśleń i używano korektora bez umieszczania daty i podpisu. Było to niezgodne z art. 23 ust. 1 uor, według którego zapisów w księgach rachunkowych dokonuje się w sposób trwały, bez pozostawiania miejsc pozwalających na późniejsze dopiski lub zmiany a według art. 24 ust. 1 uor księgi rachunkowe, w tym m.in. księgi pomocnicze (inwentarzowe) powinny być prowadzone rzetelnie, bezbłędnie, sprawdzalnie i bieżąco. W DPS osobą odpowiedzialną za prowadzenie ksiąg inwentarzowych była st. inspektor ds. gospodarczych – koordynator zespołu.
W toku kontroli wydatków budżetowych za 2008r. ustalono, że na 126 skontrolowanych faktur na łączną kwotę 950.620,99 zł (12% ogółu wydatków):
• w 17. przypadkach na łączną kwotę 287.992,81 zł stwierdzono, że podpisane przez dyrektora, z-cę dyrektora i głównego księgowego notatki służbowe uzasadniające wybór wykonawcy w podstawie prawnej przywoływały nieaktualne Zarządzenie Nr 162/04 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 27.04.2004 r. W 2008 r. kwestie prawidłowości postępowania w przypadku dokonywania wydatków przekraczających 3 tys. zł brutto i nieprzekraczających kwoty 14 tys euro regulował
§ 9 ust. 4 pkt 2 Załącznika nr 1 do Zarządzenia Prezydenta Miasta Szczecin nr 330/07 z dnia 15.06.2007 r. a następnie § 11 ust. 4 pkt 2 Załącznika nr 1 do Zarządzenia Prezydenta Miasta Szczecin nr 235/08 z dnia 29.05.2008 r. w sprawie zasad wykonywania w Urzędzie Miasta Szczecin i jednostkach organizacyjnych Gminy Miasto Szczecin ustawy Prawo zamówień publicznych oraz Regulaminu Pracy Komisji Przetargowej Urzędu Miasta Szczecin. Dotyczyło to m.in. zakupu: sprzętu kuchennego na łączną kwotę 16.895,66 zł, mebli do pokoi mieszkańców na łączną kwotę 20.520 zł, firan i bielizny pościelowej na łączną kwotę 29.925,87 zł, sprzętu komputerowego na łączną kwotę 16.652 zł,
• w 3. przypadkach na łączną kwotę 12.147,32 zł dokumenty nie zawierały wskazania miesiąca i podpisu pod dekretacją, a w jednym przypadku dokument nie posiadał także kwoty, co było niezgodne z art. 21 ust. 1 pkt 6 uor, według którego dowód księgowy powinien zawierać co najmniej stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania. Dotyczyło to następujących dokumentów: faktura VAT nr 2873/08 z dnia 23.10.2008 r., faktura VAT nr 1/10/08 z dnia 9.10.2008 r., polisa nr CZF 11600353 z dnia 3.12.2008 r.,
• w 2. przypadkach na łączną kwotę 4.911,99 zł dokumenty nie były zatwierdzone do wypłaty przez głównego księgowego, co było niezgodne z § 21 pkt 7 instrukcji obiegu, kontroli i archiwizowania dokumentów finansowo – księgowych w DPS stanowiącej Załącznik nr 5 do zarządzenia nr 16/07 Dyrektora DPS z dnia 5.12.2007 r. w sprawie zatwierdzenia zasad rachunkowości w DPS, według którego dowody stanowiące podstawę do wypłaty środków finansowych przed ich realizacją podlegają zatwierdzeniu przez kierownika jednostki i głównego księgowego lub osoby przez nich upoważnione. Dotyczyło to następujących dokumentów: faktura VAT nr 60007811 z dnia 22.12.2008 r. i polisa nr CZF 11600353 z dnia 3.12.2008 r.,
• w jednym przypadku faktura VAT nr 60007811 z dnia 22.12.2008 r. na kwotę 1.310,99 zł nie była sprawdzona pod względem formalno – rachunkowym, co było niezgodne z § 21 pkt 2 ww. instrukcji obiegu, kontroli i archiwizowania dokumentów finansowo – księgowych w DPS, według którego dowody winny być sprawdzone pod względem formalno – rachunkowym,
• w 4 przypadkach na łączną kwotę 21.480,28 zł dowody księgowe posiadały pieczęć z datą przelewu niezgodną z faktyczną datą dokonania przelewu wynikającą z ewidencji. Dotyczyło to następujących dokumentów: faktura VAT nr 580/06/2008
z dnia 25.06.2008 r., faktura VAT nr 1192/MAG/2008 z dnia 26.11.2008 r., faktura VAT nr C/01494/10/08 z dnia 31.10.2008 r. i faktura VAT nr 1/10/08 z dnia 9.10.2008 r. W 8 przypadkach na łączną kwotę 117.332,06 zł data przelewu w ewidencji księgowej była niezgodna z faktyczną datą dokonania przelewu wynikającą z wyciągu bankowego, co naruszało art. 24 ust. 2 uor, wg którego księgi rachunkowe uznaje się za rzetelne, jeżeli dokonane w nich zapisy odzwierciedlają stan rzeczywisty. Dotyczyło to m.in. następujących dokumentów: faktura VAT nr 68/10/08 z dnia 21.10.2008 r., faktura VAT nr 1/12/08 z dnia 22.12.2008 r., faktura VAT nr 770/2008 z dnia 12.12.2008 r., faktura VAT nr 2008/G/732 z dnia 17.12.2008 r.
W wyniku kontroli wydatków rachunku dochodów własnych za 2008r. stwierdzono, że na 9 skontrolowanych faktur na łączną kwotę 48.214,40 zł (65% ogółu wydatków RDW) w przypadku faktury VAT nr 4/10/08 z dnia 31.10.2008 r. na kwotę 11.021 zł nie dokonano sprawdzenia pod względem formalno – rachunkowym, faktura ponadto nie posiadała wskazania miesiąca i podpisu pod dekretacją, co naruszało uregulowania przytoczone wyżej.
W toku kontroli dokumentacji księgowej dotyczącej rozliczeń z ZUS oraz Urzędem Skarbowym stwierdzono niezgodność dat przelewu składek ubezpieczeniowych i należnego podatku w miesiącu październiku 2008 r. między ewidencją (3.10.2008 r.) a wyciągiem bankowym (27.10.2008 r.), co naruszało ww. art. 24 ust. 2 uor.
W trakcie kontroli procesu udzielania zamówień publicznych o wartości szacunkowej nie przekraczającej 14.000 euro, czyli wyłączonych z ustawy z dnia 29.01.2004 r. Prawo zamówień publicznych (j.t. Dz.U. z 2007 r. Nr 223, poz.1655 ze zm), zwanej dalej pzp stwierdzono, że w DPS wystąpiły przypadki, gdzie proces ten przebiegał nieprawidłowo. W wyniku analizy 6. z 12. umów na zakup artykułów spożywczych stwierdzono, że dyrektor udzielił zamówienia publicznego wykonawcy, który nie został wybrany w trybie określonym w ustawie pzp. Umowy zostały zawarte na podstawie analizy rynku, z której każdorazowo była sporządzana notatka służbowa przywołująca w podstawie prawnej nieaktualne Zarządzenie Nr 162/04 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 27.04.2004 r. Umowy o numerach: 2/2008, 3/2008 i 4/2008 zostały zawarte 9.01.2008 r. na okres od 16.01.2008 r. do 15.01.2009 r. z jednym wykonawcą na artykuły spożywcze o łącznej wartości 129.876,10 zł netto, tj. 29.604,76 euro (kurs euro 4,3870), co naruszało art. 34 ust. 1 pzp, wg którego podstawą ustalenia wartości zamówienia na usługi lub dostawy powtarzające się okresowo jest łączna wartość zamówień tego samego rodzaju. Wszystkie trzy ww. umowy dotyczyły zakupu produktów przeznaczonych do spożycia, dostępnych u jednego wykonawcy co wskazuje na fakt, iż jest to zamówienie jednego rodzaju. Podział asortymentu na 3 odrębne umowy nie był uzasadniony merytorycznie, a co za tym idzie narusza art. 32 ust. 2 pzp, według którego zamawiający nie może w celu uniknięcia stosowania przepisów ustawy dzielić zamówienia na części lub zaniżać jego wartości.
Analogicznie zostało przeprowadzone postępowanie z umowami o numerach: 33/2008 z dnia 30.09.2008 r., 34/2008 z dnia 1.10.2008 r. i 35/2008 z dnia 1.10.2008 r., zawartymi w efekcie wypowiedzenia warunków umów przez ww. wykonawcę. Ww. umowy zostały podpisane na okres od 6.10.2008 r. do 5.10.2009 r. ponownie z jednym wykonawcą na te same artykuły spożywcze o łącznej wartości 115.391,35 zł netto, tj. 29.762,28 euro (kurs euro 3,8771), co naruszało ww. art. 34 ust. 1 pzp
w powiązaniu z art. 32 ust. 2 pzp.
Wszystkie wyżej wymienione umowy zawierały zapis, że w sprawach nieuregulowanych umową stosuje się przepisy ustawy Prawo zamówień publicznych, podczas gdy umowy zawarte zostały w trybie postępowania o udzielenia zamówienia o wartości poniżej 14.000 zł, a zatem poniżej progu warunkującego stosowanie ww. ustawy.
W trakcie kontroli stwierdzono, że na 27 skontrolowanych umów dotyczących wydatków zarówno do 14.000 euro, jak i poprzedzonych procedurą przetargową, w 19 przypadkach dyrektor zawarł je nie posiadając stosownego upoważnienia Prezydenta Miasta Szczecin. Tym samym naruszył dyspozycję art. 36 ust. 1 w zw. z art. 193 i art. 188 ust. 2 pkt 3 ustawy z dnia 30.06.2005 r. o finansach publicznych (Dz.U. Nr 249, poz. 2104 ze zm.) zwanej dalej uofp, według których kierownik jednostki budżetowej może zaciągać zobowiązania pieniężne do wysokości kwot wydatków określonych w zatwierdzonym planie finansowym jednostki a zaciągnięcie zobowiązania, którego realizacja w roku następnym była niezbędna dla zapewnienia ciągłości działania jednostki i termin zapłaty upływał w roku następnym, jest możliwe jedynie w oparciu o szczególne upoważnienie Prezydenta Miasta Szczecin wydane w trybie art. 188 ust. 2 pkt 3 ww. ustawy.
W toku kontroli wykazano, że realizując obowiązek wynikający z art. 58 ust. 3 ustawy z dnia 12.03.2004 r. o pomocy społecznej (j.t. Dz.U. z 2008 r. Nr 115, poz. 728 ze zm.), według którego dom pomocy społecznej pokrywa opłaty ryczałtowe
i częściową odpłatność do wysokości limitu ceny, przewidziane w przepisach o powszechnym ubezpieczeniu w NFZ, dyrektor zawarł w dniu 4.08.2008 r. umowę Nr 30/2008 z apteką na okres 9.08.2008 r. – 8.08.2009 r. na realizację recept oraz dostawę zamówionych leków i materiałów medycznych dla mieszkańców DPS.
W umowie nie została określona wartość zamówienia, co narusza art. 85 ust. 1 uofp, według którego jednostki sektora finansów publicznych, nie mogą zaciągać zobowiązań finansowych, których wartość nominalna należna do zapłaty w dniu wymagalności, wyrażona w złotych, nie została ustalona w dniu zawierania transakcji. Zawarcie umowy zostało ponadto poprzedzone analizą rynku, na podstawie której została podpisana przez dyrektora, z-cę dyrektora i głównego księgowego notatka służbowa, oparta na nieaktualnym Zarządzeniu Prezydenta Miasta Szczecin Nr 162/04 z dnia 27.04.2004 r., z szacunkową miesięczną wartością zamówienia ustaloną na kwotę 1.176,91 zł netto przy czym notatka nie określała szacunkowej wartości zamówienia przypadającej na cały okres trwania umowy (rok). Według ewidencji na koncie 402-01-4230 – zakup leków i artykułów medycznych wydatkowano w 2008 r. kwotę 95.229,76 zł. brutto, co dowodzi, iż dyrektor udzielił zamówienia publicznego wykonawcy, który nie został wybrany w trybie określonym w ustawie pzp. Powyższą umowę dyrektor zawarł nie posiadając wyżej opisanego upoważnienia Prezydenta Miasta do zaciągania zobowiązań pieniężnych, których realizacja w roku następnym była niezbędna dla zapewnienia ciągłości działania jednostki i termin zapłaty upływał w roku następnym.
Osobą odpowiedzialną za prowadzenie postępowań o udzielenie zamówień publicznych w DPS był z-ca dyrektora.
W trakcie kontroli 10. umów o dzieło zawartych z jednym wykonawcą na łączną kwotę 43.281 zł brutto (40.449,50 zł netto) wykazano, że została sporządzona tylko jedna notatka służbowa z udzielenia zamówienia do kwoty 14.000 euro potwierdzająca jego wybór jako wykonawcy prac malarskich z szacunkową wartością zamówienia ustaloną na kwotę 1.350 zł netto, czyli 1.447,50 zł brutto. Przyjmując wyjaśnienia z-cy dyrektora, że w notatce znalazł się błąd i że prawidłowa wartość zamówienia powinna wynieść 7.650 zł netto nie zmienia to faktu, że notatka zawierała jedynie wartość szacunkową malowania pokoju mieszkańca razem z łazienką, łazienki i korytarzy na jednej kondygnacji, podczas gdy wymalowano 64 pokoje, 2 łazienki, 2 przedpokoje, 2 pomieszczenia biurowe i korytarze na I piętrze, na co nie było sporządzonych kolejnych notatek uzasadniających wybór wykonawcy tym bardziej, że 9 z 10. umów zawartych było na kwotę przekraczającą 3.000 zł brutto. Powyższe było niezgodne z § 9 ust. 4 pkt 2 Załącznika nr 1 do Zarządzenia Prezydenta Miasta Szczecin nr 330/07 z dnia 15.06.2007 r. a następnie z § 11 ust. 4 pkt 2 Załącznika nr 1 do Zarządzenia Prezydenta Miasta Szczecin nr 235/08 z dnia 29.05.2008 r., które zobowiązywały kierowników jednostek, aby udzielając zamówienia każdorazowo sporządzali notatkę służbową, w której udokumentowany zostanie fakt dokonania analizy rynku; notatka powinna również zawierać informację dotyczącą wartości szacunkowej zamówienia ze wskazaniem kursu euro.
Funkcjonujące instrukcje: obiegu i kontroli dokumentów finansowo – księgowych, gospodarowania składnikami majątkowymi, inwentaryzacji i zasad odpowiedzialności za powierzone mienie w DPS oraz zakładowy plan kont, stanowiące załączniki do obowiązującej polityki rachunkowości, a także wprowadzona Zarządzeniem Nr 42/2008 Dyrektora DPS z dnia 17.11.2008 r. instrukcja w sprawie ewidencji i kontroli druków ścisłego zarachowania dla DPS w podstawie prawnej przywoływały uchylony Komunikat Nr 1 Ministra Finansów z dnia 30.01.2003 r. w sprawie ogłoszenia Standardów kontroli finansowej w jednostkach sektora finansów publicznych. W 2008 r. obowiązywały Standardy kontroli finansowej w jednostkach sektora finansów publicznych stanowiące Załącznik do Komunikatu nr 13 Ministra Finansów z dnia 30.06.2006 r.
Główny księgowy spełniał wymogi określone w art. 45 ust.2 uofp, dotyczące osób zajmujących stanowiska głównych księgowych.
W wyniku kontroli 20 akt osobowych pracowników DPS oraz prawidłowości naliczania wynagrodzeń nie stwierdzono istotnych uchybień.
W toku kontroli stwierdzono, że dyrektor wypełniał obowiązek sporządzania i przesyłania informacji do Wydziału Zdrowia i Opieki Społecznej dotyczących transakcji podejrzanych w związku z wprowadzonym Zarządzeniem Nr 289/05 z dnia 10.06.2005 r. Prezydenta Miasta Szczecina w sprawie wprowadzenia „Instrukcji postępowania w sprawie przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz przeciwdziałaniu finansowania terroryzmu”. Według ww. informacji w DPS nie wystąpiły – w okresie objętym kontrolą – żadne transakcje finansowe, które nosiłyby znamiona transakcji podejrzanych.
Przedstawiając powyższe oceny i uwagi Prezydent Miasta zalecił:
1. prowadzenie ksiąg rachunkowych zgodnie z zasadami określonymi w uor,
2. właściwą kontrolę i dekretowanie dowodów księgowych,
3. okazanie dokumentów potwierdzających przeprowadzenie inwentaryzacji pozostałych środków trwałych wraz z protokołem, rozliczeniem i wydrukiem z ksiąg rachunkowych potwierdzającym zgodność sald,
4. bieżące i rzetelne prowadzenie ksiąg inwentarzowych,
5. przestrzeganie uregulowań zawartych w Zarządzeniu Prezydenta Miasta Nr 235/08 z dnia 29.05.2008 r.,
6. przestrzeganie zapisów instrukcji obiegu, kontroli i archiwizowania dokumentów finansowo - księgowych,
7. rzetelne szacowanie wartości zamówienia w celu doboru właściwego trybu postępowania,
8. zweryfikowanie wzorów umów pod kątem zawartego w nich odniesienia do ustawy pzp,
9. zweryfikowanie sposobu pokrywania opłat za leki pod kątem przepisów prawa i w uzgodnieniu z Biurem Zamówień Publicznych Urzędu Miasta Szczecin,
10. zaktualizowanie wymienionych w wystąpieniu instrukcji.