Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2009 roku

Nr kontroli: P/17/09

Gospodarka finansowo – księgowa za 2008 r.

Szkoła Podstawowa Nr 41, ul. Cyryla i Metodego 44 w Szczecinie

Wyniki kontroli: INFORMACJE - USTALENIA

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin, w dniach 28.05. - 26.06.2009 r. przeprowadził kontrolę w Szkole Podstawowej Nr 41 ul. Cyryla i Metodego 44 w Szczecinie, zw. dalej SP Nr 41, w zakresie gospodarki finansowo – księgowej za 2008 r. Wyniki kontroli przedstawione zostały w protokole kontroli P/17/09 podpisanym w dniu 7 lipca 2009 r.

W wyniku kontroli ujawniono nieprawidłowości w wykonaniu planu finansowego SP Nr 41, polegające przede wszystkim na niestosowaniu niektórych uregulowań zawartych w ustawie z dnia 29.09.1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz.U.
z 2002 r., Nr 76, poz. 694 ze zm.), zwanej dalej uor i niewłaściwym prowadzeniu ksiąg rachunkowych. Przyczyną powyższego była niewystarczająca kontrola głównego księgowego nad obszarem finansowo – rachunkowym a dyrektora szkoły nad całością występujących zdarzeń gospodarczych.

W toku badania funkcjonującego w SP Nr 41 systemu księgowego stwierdzono nieprawidłowe ewidencjonowanie kosztów polegające na ujmowaniu w księgach dokumentów księgowych dopiero w momencie ich zapłaty (powstania wydatku), co było niezgodne z art. 20 ust.1 uor, według którego do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym oraz z art. 23 ust. 2 uor, według którego zapis księgowy powinien zawierać co najmniej: datę dokonania operacji gospodarczej, określenie rodzaju i numer identyfikacyjny dowodu księgowego stanowiącego podstawę zapisu oraz jego datę, jeżeli różni się ona od daty dokonania operacji, zrozumiały tekst, skrót lub kod opisu operacji, z tym że należy posiadać pisemne objaśnienia treści skrótów lub kodów, kwotę i datę zapisu, oznaczenie kont, których dotyczy.

System zawierał informacje o operacjach gospodarczych, które dotyczyły wcześniejszego okresu sprawozdawczego, a które były każdorazowo wprowadzane do ewidencji w momencie zapłaty (data z wyciągu lub RK), co dowodziło, iż księgi rachunkowe nie były prowadzone bezbłędnie, bowiem według art. 24 ust. 3 uor księgi rachunkowe uznaje się za prowadzone bezbłędnie, jeżeli wprowadzono do nich kompletnie i poprawnie wszystkie zakwalifikowane do zaksięgowania w danym miesiącu dowody księgowe, zapewniono ciągłość zapisów oraz bezbłędność działania stosowanych procedur obliczeniowych.

Stwierdzono ponadto, że księgi rachunkowe nie były prowadzone bieżąco, bowiem intendent pobierający opłaty za obiady nie wpłacał gotówki do kasy w dniu powstania operacji gospodarczej. Było to niezgodne z art. 24 ust. 5 pkt 3 uor, według którego księgi rachunkowe uznaje się za prowadzone bieżąco, jeżeli ujęcie wpłat i wypłat gotówką, czekami i wekslami obcymi następuje w tym samym dniu, w którym zostały dokonane.

W wyniku kontroli stwierdzono dokonywanie skreśleń zapisów w dokumentach księgowych bez umieszczania daty obok skorygowanej wartości, co było niezgodne z art. 25 ust. 1 uor, wg którego stwierdzone błędy w zapisach poprawia się przez skreślenie dotychczasowej treści i wpisanie nowej, z zachowaniem czytelności błędnego zapisu, oraz podpisanie poprawki i umieszczenie daty.

W efekcie kontroli sprawozdań finansowych SP Nr 41 na dzień 31.12.2008 r. wykazano, że w sprawozdaniu Rb-34 w § 0750 (dochody z najmu i dzierżawy) części A (dochody) ujmowane były wartości netto czynszu za wynajem pomieszczeń, przy czym nie był wykazywany odprowadzany podatek VAT. Według Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14.06.2006 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz.U. Nr 107, poz. 726 ze zm.), zw. dalej Rozp. MF o klasyfikacji, do księgowania odprowadzanego podatku VAT służy § 4530.

W toku kontroli wydatków budżetowych za 2008r. ustalono, że na 39 skontrolowanych faktur na łączną kwotę 469.565,21 zł (16% ogółu wydatków):

· faktury za wodę i ścieki przyjmowane były w §4260, podczas gdy według Rozp. MF o klasyfikacji do księgowania wody i ścieków służą paragrafy: 4260 w przypadku wody i 4300 w przypadku ścieków,

· w 7. przypadkach na łączną kwotę 35.122,33 zł ewidencji dokonano w miesiącu sprawozdawczym następującym po miesiącu zaistnienia operacji gospodarczej, przy czym w dwóch przypadkach (faktura nr 45057/12/SRZ/07 i nr 175004503) ewidencji dokonano w styczniu 2008 r., pomimo, że faktury wystawiono w grudniu 2007 r. i stanowiły koszty roku poprzedniego. Obie faktury nie były wykazane jako niewymagalne zobowiązanie roku 2007 w sprawozdaniu Rb-28S,

· w 5. przypadkach na łączną kwotę 73.162,53 zł stwierdzono niesporządzenie, bądź niewłaściwe sporządzenie notatki służbowej z dokonanej analizy rynku. Kwestie prawidłowości postępowania w przypadku dokonywania wydatków przekraczających 3 tys. zł brutto i nieprzekraczających kwoty 14 tys euro regulował § 9 ust. 4 pkt 2 Załącznika nr 1 do Zarządzenia Prezydenta Miasta Szczecin nr 330/07 z dnia 15.06.2007 r. a obecnie z § 11 ust. 4 pkt 2 Załącznika nr 1 do Zarządzenia Prezydenta Miasta Szczecin nr 235/08 z dnia 29.05.2008 r. w sprawie zasad wykonywania w Urzędzie Miasta Szczecin i jednostkach organizacyjnych Gminy Miasto Szczecin ustawy Prawo zamówień publicznych oraz Regulaminu Pracy Komisji Przetargowej Urzędu Miasta Szczecin, które zobowiązywały kierowników jednostek, aby udzielając zamówienia każdorazowo sporządzali notatkę służbową, w której udokumentowany zostanie fakt dokonania analizy rynku; notatka powinna również zawierać informację dotyczącą wartości szacunkowej zamówienia ze wskazaniem kursu euro. W styczniu 2009 r. wprowadzono do stosowania regulamin, w którym ustalony został wzór prawidłowej notatki służbowej,

· w 2. przypadkach na łączną kwotę 3.549 zł dokumenty nie zawierały dekretacji, co było niezgodne z art. 21 ust. 1 pkt 6 uor, według którego dowód księgowy powinien zawierać co najmniej stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania,

· w jednym przypadku faktura na kwotę 81,74 zł była zadekretowana i przyjęta do ewidencji w różnych paragrafach.

W wyniku kontroli wydatków rachunku dochodów własnych za 2008r. stwierdzono, że na 15 skontrolowanych faktur na łączną kwotę 26.330,61 zł (21% ogółu wydatków RDW):

· w dwóch przypadkach faktury na łączną kwotę 874,77 zł były zadekretowane i przyjęte do ewidencji w różnych paragrafach,

· w jednym przypadku faktura na kwotę 4.799,48 zł nie zawierała dekretacji i nie była sporządzona notatka służbowa z analizy rynku, co było niezgodne z wyżej przytoczonym art. 21 ust. 1 pkt 6 uor oraz § 9 ust. 4 pkt 2 Załącznika nr 1 do Zarządzenia Prezydenta Miasta Szczecin nr 330/07 z dnia 15.06.2007 r. a obecnie
z § 11 ust. 4 pkt 2 Załącznika nr 1 do Zarządzenia Prezydenta Miasta Szczecin nr 235/08 z dnia 29.05.2008 r.,

· w jednym przypadku faktura za badania lekarskie pracowników na kwotę 181 zł została błędnie zaewidencjonowana w § 4300 – zakup usług pozostałych, podczas gdy według Rozp. MF o klasyfikacji do ewidencji usług medycznych służy § 4280.

W wyniku kontroli polityki szkoły dotyczącej najmu pomieszczeń stwierdzono, że nie zawierano umów w przypadkach wynajmowania pomieszczeń na kilka godzin jednego dnia. Nie wystawiano każdorazowo faktur dokumentujących fakt sprzedaży (jedynie kwit KP). Powyższe wiąże się z ryzykiem niedostatecznego nadzoru kierownika administracyjno – gospodarczego i głównego księgowego nad wystawianymi umowami oraz kontrolą ewidencjonowanych faktur.

Stwierdzono również, że przyjęte i obowiązujące w SP Nr 41 procedury kontroli finansowej nie zawierały uregulowań ujętych w Standardach kontroli finansowej w jednostkach sektora finansów publicznych stanowiących Załącznik do Komunikatu nr 13 Ministra Finansów z dnia 30.06.2006 r. co było niezgodne z art. 47 ust. 3 w powiązaniu z art. 63 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 30.06.2005 r. o finansach publicznych (Dz.U. Nr 249, poz. 2104 ze zm.), według których kierownik jednostki ustala w formie pisemnej procedury kontroli finansowej, biorąc pod uwagę standardy kontroli finansowej określone w formie komunikatu oraz ogłoszone w Dzienniku Urzędowym Ministra Finansów oraz zapewnia ich przestrzeganie.

W wyniku kontroli 15 akt osobowych pracowników SP Nr 41 stwierdzono nieliczne uchybienia:

1. akta osobowe dwóch nauczycieli nie zawierały dokumentu informującego o zmianie wysokości wynagrodzenia w 2007 r.,

2. akta jednego nauczyciela nie zawierały dokumentu informującego o zmianie wysokości dodatku funkcyjnego za opiekę nad stażystą,,

3. w aktach głównej księgowej nie było dokumentu zmieniającego wysokość wynagrodzenia na kwotę 1.698,50 zł oraz dokumentu zmieniającego wysokość należnego dodatku za obsługę elektronicznych monitorów ekranowych.

W toku kontroli wynagrodzeń nie stwierdzono istotnych nieprawidłowości.

Główny księgowy spełniał wymogi określone w art. 45 ust.2 uofp, dotyczące osób zajmujących stanowiska głównych księgowych.

W toku kontroli stwierdzono, że Dyrektor SP Nr 41 wypełniła obowiązek sporządzania i przesyłania informacji do Wydziału Oświaty dotyczących transakcji podejrzanych w związku z wprowadzonym Zarządzeniem Nr 289/05 z dnia 10.06.2005 r. Prezydenta Miasta Szczecina w sprawie wprowadzenia „Instrukcji postępowania w sprawie przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz przeciwdziałaniu finansowania terroryzmu”. Według ww. informacji w SP Nr 41 nie wystąpiły – w okresie objętym kontrolą – żadne transakcje finansowe, które nosiłyby znamiona transakcji podejrzanych.

Przedstawiając powyższe oceny i uwagi Prezydent Miasta zalecił:

1. prowadzenie ksiąg rachunkowych zgodnie z zasadami określonymi w uor,

2. ewidencjonowanie wydatków na właściwych paragrafach zgodnie z Rozp. MF o klasyfikacji,

3. rzetelne sporządzanie sprawozdań finansowych,

4. wprowadzenie nadzoru nad zawieranymi umowami najmu,

5. uzupełnienie procedur kontroli finansowej,

6. bieżące uzupełnianie akt osobowych pracowników.

informacja o wytworzeniu danych

udostępnił:: Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego
wytworzono:: 2009/08/21
odpowiedzialny/a:: Janusz Kwidziński
wprowadził/a:: Janusz Kwidziński
dnia:: 2009/08/21 14:17:07

historia zmian

historia zmian:
Wprowadził	Data modyfikacji	Rodzaj modyfikacji
Janusz Kwidziński	2009/08/21 14:17:07	Wprowadzenie informacji o przeprowadzonej kontroli