Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2009 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin, w okresie od 02.12.09 r. do 07.12.09 r. przeprowadził kontrolę w Szkole Podstawowej nr 42 w Szczecinie przy ul. Hożej 25, zwanej dalej SP nr 42, w temacie realizacji procedur w zakresie celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków, na podstawie co najmniej 5% wydatków za 2009 r. oraz realizacji zadań dotyczących przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz przekazywania do Urzędu Miasta informacji o wynikach kontroli prowadzonych przez organy kontroli zewnętrznej.

Ocena kontrolowanego zagadnienia, wnioski i zalecenia pokontrolne zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 23 grudnia 2009 r.

W toku kontroli dotyczącej realizacji procedur w zakresie celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków, na podstawie wydatków w wysokości 109.146,34 zł, tj. 5,18 % ogółu wydatków zaplanowanych w 2009 r., stwierdzono, że przy dokonywaniu wydatków nie zachowano niektórych procedur określonych w obowiązujących przepisach prawa i przyjętych uregulowaniach wewnętrznych, w tym:
• w 35. przypadkach (na 37 skontrolowanych) zapisy księgowe dotyczące faktur nie zawierały wskazania daty dokonania operacji gospodarczej. Dodatkowo we wszystkich 28. skontrolowanych przypadkach, zapisy księgowe w księgach pomocniczych dotyczące wyciągów bankowych nie zawierały wskazania numeru identyfikacyjnego dowodu. Zapisy księgowe w księgach pomocniczych nie zawierały wskazania numeru z dziennika. Stwierdzono ponadto 6 przypadków rozbieżności dat, wskazanych w księdze głównej i księgach pomocniczych. Powyższe było niezgodne z przepisem art. 23 ust. 2 pkt. 1 i 2 oraz art. 16 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz. U. z 2009 r., Nr 152, poz. 1223 ze zm.), zw. dalej uor;
• we wszystkich skontrolowanych przypadkach (28) na wyciągach bankowych nie było podpisu osoby sprawdzającej. Dekretacja dowodów księgowych we wszystkich 65. przypadkach dokonywana była z pominięciem podpisu osoby odpowiedzialnej oraz bez wskazania miesiąca i kont ksiąg pomocniczych. Dodatkowo dekretacja wyciągów bankowych dokonywana była zbiorczo, bez wskazania sposobu ujęcia w księgach rachunkowych poszczególnych operacji. Powyższe było niezgodne z art. 21 ust. 1 pkt. 6 uor, który stanowił, że dowód księgowy powinien zawierać ww. elementy. W dokumentacji SP nr 42 stwierdzono ponadto uchybienia dotyczące określenia osób odpowiedzialnych za dokonywanie kontroli dowodów księgowych;
• we wszystkich przypadkach poprawy błędów na dowodach księgowych i w księgach rachunkowych (na 35 skontrolowanych) dokonywano bez wskazania daty naniesienia poprawki, a w 5. przypadkach również bez złożenia podpisu osoby odpowiedzialnej. Powyższe niezgodne było z postanowieniami art. 22 ust. 3 i art. 25 ust. 1 pkt. 1 uor;
• stwierdzono księgowania zdarzeń gospodarczych do niewłaściwych okresów sprawozdawczych – na 37 skontrolowanych faktur stwierdzono 24 przypadki, kiedy faktura zaksięgowana została w koszty miesiąca, w którym wpłynęła do jednostki, mimo iż dotyczyła kosztów poprzedniego miesiąca. Powyższe było niezgodne z art. 20 ust. 1 uor, wg którego do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym;
• w 5. przypadkach (na 37 skontrolowanych) ujawniono uchybienia, dotyczące sposobu ujęcia wydatków SP nr 42 w poszczególnych paragrafach klasyfikacji budżetowej. Stwierdzono bowiem, że wydatki na: zakup tonerów do drukarek na kwotę 336,72 zł ujęte zostały w § 421 oraz odprowadzenie ścieków i opłata abonamentowa na łączną kwotę 2.434,95 zł w § 426. Powyższe niezgodne było z postanowieniami załącznika nr 4 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 czerwca 2006 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. Nr 107, poz. 726 ze zm.), wg którego wydatki na: zakup tonerów do drukarek ujmuje się w § 475, a zakup usług pozostałych, w tym odprowadzenie ścieków w § 430.
Zatwierdzona przez dyrektora SP nr 42 dokumentacja dotycząca procedur kontroli finansowej nie uwzględniała standardów ustalonych Komunikatem Nr 13 Ministra Finansów z dnia 30 czerwca 2006 r. w sprawie standardów kontroli finansowej w jednostkach sektora finansów publicznych (Dz. Urz. MF Nr 7, poz. 58), co było niezgodne z postanowieniami art. 47 ust. 3 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249, poz. 2104 ze zm.). Procedury postępowania w sprawach zamówień publicznych nie zawierały ponadto procedur dot. zamówień o wartości szacunkowej poniżej 14.000 euro. Dodatkowo dokumentacja SP nr 42 nie zawierała opisu metody ustalania wyniku finansowego oraz opisu systemu przetwarzania danych. Zakładowy plan kont jednostki nie zawierał następujących kont: 221 – „Należności z tytułu dochodów budżetowych”, 810 – „Dotacje budżetowe oraz środki z budżetu na inwestycje” oraz 980 – „Plan finansowy wydatków budżetowych”, mimo że konta zawarto w załączniku nr 2 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 142, poz. 1020 ze zm.). Powyższe naruszyło postanowienia art. 10 ust. 1 pkt. 2 i pkt. 3 lit. c uor oraz § 12 ust. 1 pkt. 1 ww. rozporządzenia. Podstawę prawną procedur wewnętrznej kontroli finansowej, w tym procedur postępowania w sprawach zamówień publicznych oraz instrukcji obiegu i kontroli dokumentów, instrukcji w sprawie przeprowadzania i rozliczania inwentaryzacji a także metod wyceny aktywów i pasywów, obowiązujących w SP nr 42, stanowiły ponadto nieobowiązujące już przepisy.
Informacje dotyczące wszczęcia i wyników kontroli prowadzonych w okresie styczeń – październik 2009 r. przez organy kontroli zewnętrznej przekazywane były do Wydziału Oświaty Urzędu Miasta. Było to niezgodne z postanowieniami §§ 11 i 12 Załącznika Nr 1 do Zarządzenia Nr 399/03 Prezydenta Miasta Szczecina z dnia 10 lipca 2003 r. w sprawie zasad i trybu przeprowadzania kontroli. Informacja dotycząca kontroli zewnętrznej przeprowadzonej w listopadzie 2009 r. została już przekazana do prawidłowej jednostki organizacyjnej Urzędu Miasta tj. do Wydziału Kontroli i Audytu Wewnętrznego.
Dyrektor SP nr 42 zrealizował w I-szym półroczu 2009 r. zadania dotyczące sporządzania i przekazywania do wydziału nadzorującego Urzędu Miasta informacji o występowaniu lub niewystępowaniu transakcji podejrzanych, w związku z wymogami ustalonymi Zarządzeniem Nr 70/09 Prezydenta Miasta Szczecina z dnia 20 lutego 2009 r. w sprawie przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz przeciwdziałaniu finansowania terroryzmu.

Prezydent Miasta zalecił:
1. Aktualizację i uzupełnienie dokumentacji SP nr 42, dotyczącej m.in. zasad (polityki) rachunkowości, procedur kontroli finansowej, obiegu i kontroli dokumentów, inwentaryzacji zgodnie z obowiązującymi przepisami.
2. Dokonywanie zapisów księgowych w księgach rachunkowych jednostki zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami.
3. Dokonywanie kontroli, dekretacji dokumentów księgowych, poprawy popełnionych na nich błędów zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami.