Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2009 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin, w dniach 01.12.2009 r. – 22.01.2010 r.. przeprowadził kontrolę w Zarządzie Dróg i Transportu Miejskiego w Szczecinie, ul. Klonowica 5 (zw. dalej ZDiTM) w zakresie wydatków na utrzymanie dróg, oczyszczanie ulic oraz oświetlenie ulic i zieleni w pasie drogowym w 2008 r.
Opis stanu faktycznego, stwierdzonego w toku kontroli został ujęty w protokole z kontroli podpisanym w dniu 4 lutego 2010 r. Ocena kontrolowanej działalności, wnioski i zalecenia pokontrolne zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 23 lutego 2010 r.
Środki na finansowanie zadań statutowych ZDiTM w zakresie m.in. planowania, utrzymania i ochrony dróg i obiektów mostowych; organizacji, nadzoru i kontroli oczyszczania ulic w okresie letnim i zimowym; utrzymania zieleni w pasach drogowych oraz oświetlenia ulic, placów i dróg w mieście Szczecin przekazane, zostały w oparciu o Porozumienia nr WGKiOŚ 8/2008 z dnia 02.01.2008 r. oraz WGKiOŚ 22/2008 z dnia 02.01.2008 r. zawarte z Gminą Miasto Szczecin. Umowy na realizację ww. celów zawierane były z kontrahentami po uprzednim przeprowadzeniu odpowiedniej procedury z zakresu zamówień publicznych (dot. wartości zamówienia pow. kwoty 14.000 euro). Wypłata środków finansowych następowała na podstawie faktur i not księgowych wystawianych przez ZDiTM w terminie 8 dni od daty ich wpływu do WGKiOŚ.
W toku kontroli wydatków w wysokości 25.215.432,05 zł na utrzymanie dróg, oczyszczanie ulic oraz oświetlenie ulic i zieleni w pasie drogowym, ustalono, że faktury w 2008 r. były wystawiane zgodnie z umowami zawieranymi przez ZDiTM
z wykonawcami realizującymi w/w zadania. Nieprawidłowości i uchybienia natomiast dotyczyły m.in. przesyłania zawiadomień o wyborze najkorzystniejszej oferty, ustalania wartości zamówienia, sporządzania protokołów z przeprowadzonych zamówień publicznych oraz płatności zobowiązań po terminie wynikającym z zawartych umów.
Ustalono, że w zawiadomieniu o wyborze najkorzystniejszej oferty przesłanym przy piśmie nr ZDiTM/DZP/MSP/500-123/08 z dnia 26.11.2008 r. (dot. postępowania nr DZP/84/PN/08) nie zawarto informacji (firmy, siedziby i adresu wykonawcy, wraz ze streszczeniem oceny) na temat wykonawcy biorącego udział w postępowaniu. Przedmiotowych danych nie zawarto także w informacji zamieszczonej w miejscu publicznie dostępnym w swojej siedzibie jak i na stronie internetowej. Powyższe niezgodne było z art. 92 ust 1 pkt 1 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. prawo zamówień publicznych (j.t. Dz. U. z 2007 r. Nr 223, poz. 1655 ze zm.) zwanej dalej pzp., który wskazuje na konieczność zamieszczania ww. informacji. Analogiczna sytuacja miała miejsce w przypadku postępowań:
- nr DZP/37/PN/08 - brak ww. informacji w zawiadomieniach przesłanych przy pismach nr ZDiTM/DZP/MSP/500-51-52/08 z dnia 08.07.2008 r. na temat wykonawcy biorącego udział w postępowaniu,
- nr DZP//04/PN/08 – brak ww. informacji w zawiadomieniach przesłanych przy pismach nr ZDiTM/DZP/MSP/500-07/08 z dnia 05.03.2008 r. na temat wykonawcy biorącego udział w postępowaniu.
W przypadku natomiast zawiadomienia przesłanego przy piśmie nr ZDiTM.DZP.BN.500-97/08 z dnia 29.10.2008 r. (dot. postępowania nr DZP/48/PN/08) nie zawarto uzasadnienia dokonanego wyboru najkorzystniejszej oferty na co wskazuje art. 92 ust. 1 pkt 1 ustawy pzp.
W wyniku kontroli stwierdzono, że ustalenie wartości zamówienia nr ZP/47/PN/06 (dokonane w dniu 07.06.2006 r.) nastąpiło wcześniej niż 3 miesiące przed wszczęciem postępowania (17.10.2006 r.), czym naruszono przepisy art. 35 ust. 1 ustawy pzp, który wskazywał, iż ustalenia wartości zamówienia dokonuje się nie wcześniej niż 3 miesiące przed dniem wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia, jeżeli przedmiotem zamówienia są dostawy lub usługi.
Ustalono, że w protokołach z przeprowadzonych zamówień:
- nr ZP/47/PN/06 niewypełniony został pkt 13 ust. 3 w zakresie daty przekazania informacji o wyborze najkorzystniejszej oferty,
- nr ZP/47/PN/06, ZP/112/PN/06, ZP/73/PN/07 niewypełniony został pkt 15 dot. protestów i odwołań. Natomiast w przypadku protokołu z zamówienia nr DZP/37/PN/08 w pkt 10 wskazano, iż w postępowaniu nie wniesiono protestów, podczas gdy taki protest złożył jeden z wykonawców,
- nr ZP/47/PN/06, ZP/73/PN/07 w których pkt 22, a w postępowaniu nr DZP/84/PN/08 pkt 11 nie zawierały informacji o zawarciu umowy w sprawie zamówienia publicznego,
- nr DZP/84/PN/08, DZP/48/PN/08, DZP/37/PN/08, DZP/04/PN/08 pkt 4 nie zawierał wskazania miejsca składania ofert.
W przypadku postępowania nr ZP/73/PN/07 w punkcie 9. podpunkt 3 protokołu wskazano, iż bezpośrednio przed otwarciem ofert zamawiający podał kwotę jaką zamierza przeznaczyć na finansowanie zamówienia w wysokości 6.045.961,91 zł brutto (część I – 5.133.748,04 zł brutto; część II – 912.213,87 zł brutto). W punkcie 2 protokołu wskazano wartość zamówienia na kwotę 10.852.986,13 zł (część I lewobrzeże – 9.209.206,27 zł; prawobrzeże – 1.643.640,86 zł). Powyższa wartość zamówienia dotyczyła okresu od 01.12.2007 r. do 31.12.2009 r., a nie zmienionego przez Komisję Przetargową okresu od 01.12.2007 r. do 31.12.2008 r. (Protokół nr 2 z ustaleń Komisji Przetargowej z dnia 12.10.2007 r.), na który to, w wyniku przeprowadzonego postępowania, zawarta została umowa z Wykonawcą. Brak było ponadto podpisu kierownika zamawiającego lub osoby upoważnionej na 12 stronie protokołu. Powyższe uchybienia zostały skorygowane w trakcie trwania kontroli.
W protokołach z postępowań nr DZP/37/PN/08 oraz DZP/04/PN/08 w pkt 3 ujęte zostały także nieaktualne zarządzenia Dyrektora ZDiTM powołujące Komisje Przetargowe do przeprowadzenia procedury przetargowej wraz ze wskazaniem składu Komisji. Wzory protokołów z postępowania jak i zakres dodatkowych informacji zawartych w protokole określone zostały w odpowiednim rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów w sprawie protokołu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego.
Stwierdzono, że w dokumentacji dotyczącej postępowania nr DZP/95/WR/07 wskazano jako podstawę przeprowadzenia zamówienia z wolnej ręki art. 67 ust. 1 pkt 1 ustawy pzp. W związku z faktem, iż pkt 1 powyższego artykułu posiadał rozwinięcie literowe (a, b, c) w których wskazano szczegółowe przesłanki do zastosowania zamówienia z wolnej ręki, zastosowana przez ZDiTM podstawa nieprecyzyjnie określa przesłankę zastosowania wolnej ręki.
Ustalono ponadto, iż umowę nr ZDiTM 96-1/2008 zawarto dnia 31.10.2008 r., a więc dnia następnego od przekazania zawiadomienia o wyborze oferty, co było niezgodne z ówcześnie obowiązującym art. 94 ust. 1 ustawy pzp, który wskazywał,
iż Zamawiający zawiera umowę w sprawie zamówienia publicznego w terminie nie krótszym niż 7 dni od dnia przekazania zawiadomienia o wyborze oferty, nie później niż przed upływem terminu związania ofertą. Powyższe niezgodne było również
z zapisem rozdziału XIII ust. 2 SIWZ, w którym wskazano, iż „umowa zostanie zawarta w siedzibie zamawiającego, nie wcześniej niż w 8 dniu od daty przekazania zawiadomienia o wyborze oferty.”
W wyniku kontroli stwierdzono ponadto, iż zobowiązania wynikające z 9 na 651 poddanych kontroli faktur nr CJ0023 z dnia 31.01.2008 r., EX163/2008 z dnia 01.07.2008 r., 10/2008 z dnia 27.02.2008 r., 214/4/KON z dnia 28.04.2008 r., 215/4/KON z dnia 28.04.2008 r., 216/4/2008 z dnia 28.04.2008 r., 217/4/KON z dnia 28.04.2008 r., 218/4/KON z dnia 28.04.2008 r., FS/Z/199/2008 z dnia 30.06.2008 r. zapłacone zostały po terminie płatności wynikającym z zawartych z kontrahentami umów, czym naruszono ówcześnie obowiązujący przepis art. 35 ust. 3 pkt 3 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. nr 249, poz. 2104 ze zm.), który wskazywał, iż wydatki publiczne powinny być dokonywane w terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań. Powyższe nie skutkowało zapłatą przez ZDiTM odsetek od nieterminowych płatności.

Prezydent zalecił Dyrektorowi ZDiTM:
1. dokonywanie wydatków publicznych w terminach wynikających z zaciągniętych zobowiązań,
2. zamieszczanie kompletnych informacji w protokołach z postępowania o zamówienia publiczne zgodnie z rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów w sprawie protokołu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego,
3. przestrzeganie przepisów ustawy pzp w zakresie przesyłania zawiadomienia do wykonawców o wyborze najkorzystniejszej oferty jak i w zakresie ustalania wartości zamówienia,
4. precyzyjne wskazywanie w prowadzonej dokumentacji podstawy prawnej zastosowania zamówienia z wolnej ręki.