Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2022 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego UM Szczecin (zw. dalej WKiAW) w okresie od 21 lipca 2022 r. do 16 sierpnia 2022 r. przeprowadził kontrolę w Przedszkolu Publicznym Nr 77 w Szczecinie, przy ul. Hożej 8-10 (zw. dalej PP77), w zakresie gospodarki finansowo – księgowej, w tym wynagrodzeń osobowych i spraw kadrowych za 2021 r.

Opis stanu faktycznego stwierdzonego w toku kontroli został ujęty w protokole kontroli podpisanym w dniu 17 sierpnia 2022 r. Ocena kontrolowanej działalności, wnioski i zalecenia pokontrolne zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 5 września 2022 r.

I. Ocena ogólna kontrolowanej działalności

W wyniku kontroli przeprowadzonej w PP77 w zakresie gospodarki finansowo – księgowej, w tym wynagrodzeń osobowych i spraw kadrowych za 2021 r. stwierdzono nieprawidłowości polegające m.in. na:

• niezgodności sprawozdań Sb-27S i Rb-28S z ewidencją księgową,
• braku ujęcia w ewidencji księgowej wartości niematerialnych i prawnych o wartości 5.260,52 zł,
• niewłaściwym dokumentowaniu inwentaryzacji rocznej w zakresie weryfikacji salda nieprowadzonego konta 020,
• nieterminowym regulowaniu zobowiązań,
• nieterminowym dokonaniu wpłat podatku naliczonego VAT na konto Gminy Miasto Szczecin,
• błędach w prowadzeniu ksiąg rachunkowych – w ewidencji kosztów, przychodów i rozrachunków,
• niewykorzystaniu uprawnień przysługujących wierzycielowi w celu przeciwdziałania opóźnieniom w zapłatach w transakcjach handlowych,
  • błędnym naliczaniu dodatku stażowego (1 przypadek),
  • braku potwierdzania kontroli merytorycznej i formalno – rachunkowej faktur sprzedażowych oraz braku dekretowania tych dokumentów,
  • wskazywaniu na fakturach sprzedażowych terminu płatności niezgodnego z zawartymi umowami,
  • dokumentowaniu przeprowadzanych analiz rynku na niewłaściwym wzorze,
  • niezgodności obowiązującej polityki rachunkowości (wprowadzonej Zarządzeniem Nr 10/2021 kierownika jednostki: PP77 z dnia 30.04.2021 r. w sprawie wprowadzenia polityki rachunkowości, zwany dalej polityką rachunkowości z 2021 r.) z art. 10 ust. 1 pkt 3 lit. c ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2021 r. poz. 217 ze zm.), zwanej dalej uor,w zakresie niewykazania programu Płace i Kadry firmy Vulcan oraz wersji i daty rozpoczęcia eksploatacji żadnego stosowanego w PP77 systemu informatycznego,
  • braku ujęcia dowodów sprzedażowych w wykazie dowodów finansowo – księgowych,
  • niewypełnieniu zapisu pkt 3.1. ppkt 3 obowiązującej Instrukcji kasowej w zakresie zawarcia umowy zgodnej z załącznikiem do instrukcji oraz braku stosownego oświadczenia.

Nie stwierdzono nieprawidłowości w zakresie:

• kontroli merytorycznej i finansowej faktur zakupowych oraz dekretowania tych dokumentów,
• sporządzania notatek służbowych z analizy rynku,
• terminowego regulowania zobowiązań jednostki, w tym z tytułu składek ZUS i podatku dochodowego od osób fizycznych,
• prowadzenia dokumentacji kadrowej stanowiącej podstawę naliczania wynagrodzeń,
• naliczania wynagrodzeń za pracę, za czas choroby, dodatkowego wynagrodzenia rocznego, a także dodatków za godziny ponadwymiarowe i doraźne,
• udokumentowania inwentaryzacji rocznej w zakresie spisów z natury (magazyny i kasa) oraz weryfikacji sald kont dot. środków trwałych i wyposażenia,
• sporządzania i przekazywania do wydziału nadzorującego Urzędu Miasta informacji o występowaniu lub niewystępowaniu transakcji podejrzanych, w związku z wymogami ustalonymi przez Prezydenta Miasta Szczecin w Zarządzeniu Nr 307/18 z dnia 13 lipca 2018 r. w sprawie przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu,
• realizacji postanowień § 8 i 9 Załącznika Nr 1 do Zarządzenia Nr 78/16 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 1 marca 2016 r. w sprawie zasad i trybu przeprowadzenia kontroli, zwanego dalej zarządzeniem nr 78/16.

 II. Oceny cząstkowe

1. Dochody i należności

1.1. Wykonanie dochodów

Według sprawozdania rocznego Rb-27S z wykonania planu dochodów budżetowych, dochody otrzymane w PP77 w 2021 r. wyniosły ogółem 100.275,87zł. Stanowiły one w rozdziale 80104: w § 0660 - dochód otrzymany z tytułu opłat za przedszkole w wys. 99.450,93 zł, w § 0970 - wynagrodzenie płatnika za terminowe odprowadzanie podatku dochodowego i wynagrodzenie płatnika za terminowe odprowadzanie składek ZUS – łącznie 600,96 zł, w § 0940 – wpływy z rozliczeń / zwrotów z lat ubiegłych w wys. 223,85 zł i w § 0920 – odsetki bankowe w wys. 0,13 zł.

Według sprawozdania RB-34S z wykonania dochodów i wydatków na wyodrębnionym rachunku dochodów (zw. dalej wrd) w rozdziale 80104, dochody PP77 w 2021 r. wyniosły ogółem 316.000,01 zł, przy czym największy udział w dochodach miały wpływy z opłat za korzystanie z wyżywienia, których wykonanie wyniosło 311.433,91 zł (98,6% dochodów ogółem).  

Kontrolą objęto:

1. dochody z tytułu odpłatności za korzystanie z wychowania przedszkolnego i z wyżywienia w kwocie ogółem 4.126,50 zł (§ 0660, § 0670) za miesiąc listopad 2021 r. dot. 25. dzieci uczęszczających do grupy II w placówce przy ul. Hożej,
2. 2 umowy najmu obowiązujące w 2021 r. (z jednym kontrahentem),
3. 5 dowodów księgowych wystawionych w 2021 r. tytułem najmu (wszystkie).

W toku kontroli 5. faktur dotyczących wynajmu, ustalono, że:

1. żadna faktura sprzedażowa nie zawierała wskazań dekretacyjnych zarówno w zakresie kont księgowych, jak i klasyfikacji budżetowej, nie zawierała podpisu potwierdzającego sprawdzenie pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym, nie posiadała również wskazania symbolu i numeru dowodu księgowego, pod którym wprowadzona została do ksiąg rachunkowych, co było niezgodne z art. 21 ust 1 pkt 6 uor, wg którego dowód księgowy powinien zawierać co najmniej stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania. Obowiązujące w PP77 procedury nie przewidywały odrębnych zasad obiegu i kontroli dla dowodów finansowo – księgowych dotyczących sprzedaży, w związku z czym główny księgowy nie powinien zaewidencjonować faktury sprzedaży bez stosownego potwierdzenia kontroli i akceptacji, co miało miejsce w jednostce.

W ocenie kontroli dyrektor, jako osoba kierująca przedszkolem, jest odpowiedzialny za prowadzenie dokumentacji kontroli zarządczej, w tym procedury wewnętrzne, instrukcje, wytyczne, dokumenty określające zakres obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności pracowników i inne dokumenty wewnętrzne, co wynika ze standardu kontroli zarządczej nr 10 zawartego w grupie C – Mechanizmy kontroli, o którym mowa w Załączniku do Komunikatu Nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych (Dz. Urz. MF z 2009 r. Nr 15, poz. 84), zw. dalej komunikatem w sprawie standardów kontroli zarządczej,

• w 3 przypadkach wskazany termin płatności był niezgodny z zapisami umownymi. Na fakturach wskazywane były terminy 21 dni i 26 dni a w jednym przypadku termin pokrywał się z datą wystawienia dokumentu, wg zawartych umów natomiast, faktury powinny być regulowane w ciągu 14 dni od daty ich wystawienia,
• w jednym przypadku na fakturze nie został wskazany NIP nabywcy mimo, że nabywca, jako przedsiębiorca, działał w charakterze podatnika VAT.

Kontrola ewidencji faktur sprzedażowych wykazała, że:

• w księdze rachunkowej wrd, rozrachunki dot. paragrafów dochodowych (§ 0750 – dochody z najmu i dzierżawy i § 0970 – wpływy z różnych dochodów) księgowane były na koncie 201 – rozrachunki z dostawcami podczas, gdy wg planu kont i zasad klasyfikacji zdarzeń gospodarczych (dział 5 części obligatoryjnej polityki rachunkowości z 2021 r.), do ewidencji należności uzyskiwanych w ramach rachunku dochodów własnych służy konto 202 – rozrachunki z odbiorcami,
• odsetki naliczane kwartalnie od nieuregulowanych faktur wystawionych w 2021 r., zaewidencjonowane zostały na koncie 760 – pozostałe przychody operacyjne, w § 0970 - przychody z różnych wpływów podczas, gdy powinny zostać ujęte na koncie 750 – przychody finansowe, w § 0920 – pozostałe odsetki.

Osobą odpowiedzialną za wystawianie faktur oraz za ewidencję dochodów odpowiedzialny był główny księgowy.

Nieuregulowane faktury za wynajem, wystawione w 2021 r. w łącznej kwocie 1.070,10 zł, zostały wykazane w rocznych sprawozdaniach: Rb-34S i Rb-N jako należności wymagalne na dzień 31.12.2021 r.

1.2. Należności

W rocznym sprawozdaniu z wykonania planu dochodów budżetowych Rb-27S na dzień 31.12.2021 r. wykazano należności w łącznej wys. 9.511,70 zł, w tym: 9.440 zł w § 0660 - wpływy z opłat za korzystanie z wychowania przedszkolnego i 71,70 zł w § 0970 – wynagrodzenie płatnika za terminowe odprowadzanie podatku dochodowego i składek ZUS. Wykazano również nadpłatę w wys. 741,96 zł w § 0660.

W rocznym sprawozdaniu Rb-34S z wykonania dochodów i wydatków na wrd, na dzień 31.12.2021 r. wykazane zostały należności w łącznej kwocie 37.200,88 zł (w tym należności z tytułu wyżywienia w przedszkolu § 0670 – 34.282,95 zł i z tytułu wynajmu § 0750 – 2.917,93 zł).

W kwartalnym sprawozdaniu o stanie należności Rb-N, na dzień 31.12.2021 r. wykazanonależności:

- wymagalne z tytułu dostaw towarów i usług w wys. 1.414,50 zł,

- pozostałe należności w wys. 45.355,73 zł, w tym:

- z tytułu dostaw towarów i usług w wys. 45.223,05 zł,

- z tytułu innych niż wymienione wyżej w wys. 132,68 zł (z tytułu śmierci pracownika).

Kontroli poddano zgodność ww. danych wykazanych w sprawozdawczości z ewidencją księgową oraz terminy uregulowania należności.

W PP77, w stosunku do należności wymagalnych, były naliczane i ewidencjonowane jedynie odsetki ustawowe. Dotyczyło to 3 faktur za wynajem (w tym jedna z 2020 r.) w łącznej wys. 1.414,50 zł. Odsetki ustawowe na dzień 31.12.2021 r. wyniosły łącznie 75,03 zł. Zarówno należność, jak i odsetki zostały uregulowane w dniu 16.02.2022 r. (WB nr 30).

W toku kontroli należności z tytułu najmu stwierdzono, że w kontrolowanych przypadkach główny księgowy zaniechał skorzystania ze szczególnych uprawnień przysługujących wierzycielowi a wynikających z przepisów ustawy z dnia 8 marca 2013 r. o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych (Dz.U. z 2022 r. poz. 893), przede wszystkim: możliwości żądania od dłużników rekompensaty, o której mowa była w art. 10 ust. 1 ww. ustawy oraz możliwości naliczenia odsetek ustawowych w wysokości jak dla opóźnień w transakcjach handlowych. Według art. 10 ust. 1 ww. ustawy, wierzycielowi, od dnia nabycia uprawnienia do odsetek (…) przysługiwała od dłużnika, bez wezwania, równowartość kwoty 40 euro, stanowiąca rekompensatę za koszty odzyskiwania należności. W przypadku żadnej z opóźnionych płatności poddanych kontroli, najemca (będący przedsiębiorcą) nie został obciążony ww. rekompensatą. Wskazać należy także, że prawo do rekompensaty przysługiwało, pomimo nie podjęcia przez wierzyciela żadnych działań w celu odzyskania należności, a także wtedy gdy dłużnik dobrowolnie bez wezwania uregulował zaległość. Warunkiem naliczenia rekompensaty było wystąpienie wymagalności wierzytelności i możliwość naliczenia z tego tytułu odsetek. Zaznaczyć należy, że jednym z celów korzystania z uprawnienia do żądania rekompensaty jest m.in. spowodowanie terminowego regulowania przez dłużników wymagalnych należności (w tym także z umów o charakterze ciągłym jak umowa najmu).

Z uwagi na fakt, że faktury wystawiane za najem wskazywały różne terminy płatności (co zostało opisane w punkcie 1.1. wystąpienia), przyjmując każdorazowo umowny 14-dniowy termin płatności od wystawienia faktury, w 5 przypadkach wystąpiło przekroczenie terminu zapłaty (od 4 do 673 dni). Odsetki za opóźnienie w transakcjach handlowych w ww. przypadkach wyniosły łącznie 144,19 zł oraz 5-krotna rekompensata za koszty odzyskiwania należności stanowiąca równowartość kwoty 200 euro (wymagalna następnego dnia po terminie zapłaty).

Osobą odpowiedzialną za właściwą identyfikację należności był główny księgowy.

Wszystkie należności zostały uregulowane w 2022 r.

2. Wydatki i zobowiązania

2.1 Wykonanie wydatków

Zaplanowane wydatki budżetowe PP77 w wysokości 3.593.289,79 zł zrealizowane zostały w 100%.

PP77 w 2021 r. uzyskało dochody jak i poniosło wydatki z wrd w wysokości 316.000,01 zł, co stanowiło 67,69% zaplanowanej kwoty.

 W toku kontroli wydatków analizie poddano:

• 37 dowodów księgowych na łączną kwotę 182.593,86 zł, co stanowiło 5,1% wydatków budżetowych ogółem,
• 15 dowodów księgowych na łączną kwotę 26.174,87 zł, co stanowiło 8,3% wydatków wrd ogółem,
• 3 umowy (i 5 aneksów), stanowiące podstawę do wystawienia 6 dowodów księgowych,
• 12 notatek służbowych dokumentujących fakt przeprowadzenia analizy rynku.

Kontrolę przeprowadzono w zakresie przestrzegania ustalonych w jednostce procedur kontroli finansowej oraz sposobu ewidencjonowania i ujmowania dowodów w księgach rachunkowych jednostki.

W toku kontroli ustalono, że:

• w 2 przypadkach dowody księgowe nie zostały sprawdzone pod względem formalno – rachunkowym, co było niezgodne z pkt 3.1.2. i 3.1.4 obowiązującej procedury obiegu dokumentów FK, stanowiącej zał. 3 do Polityki rachunkowości z 2021 r., wg których kontroli formalnej i rachunkowej dowodu finansowo – księgowego dokonuje pracownik księgowości (PKs), a wg pkt 4.1. załącznika nr 6 do Polityki rachunkowości z 2021 r. – mapowanie stanowisk do ról biznesowych w kluczowych procesach, pracownikiem PKs, w procesie obsługi faktur zakupu, jest główny księgowy,
• w 5 przypadkach dowody księgowe zostały zapłacone po terminie, co było niezgodne z art. 44 ust. 3 pkt 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2022 r. poz. 1634 ze zm.), zwanej dalej uofp, wg którego wydatki publiczne powinny być dokonywane w wysokości i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań. Opóźnienie wyniosło od 3 do 58 dni,
• w jednym przypadku dowód księgowy za zakup sprzętu muzycznegozostał błędnie ujęty na koncie rozrachunkowym 201 w § 4210, natomiast prawidłowo w § 4240 na koncie 401 i 130,
• na koncie 401-(…)-4260-03 Koszty - zakup wody, księgowane były faktury dot. zakupu gazu i energii elektrycznej. Zakup energii elektrycznej powinien być ewidencjonowany na koncie 401-(…)-4260-01 a zakup gazu na koncie 401-(…)-4260-04,
• w 7 przypadkach na fakturach dot. zakupu środków żywności nie był każdorazowo wskazywany nr pozycji pod jaką przyjęto te artykuły do magazynu, w pozostałych przypadkach taka adnotacja się znajdowała.

Kontrola realizacji zapisów § 13 Załącznika nr 1 do Zarządzenia nr 657/20 Prezydenta Miasta z dnia 28 grudnia 2020 r. w sprawie zasad wykonywania w Urzędzie Miasta Szczecin i jednostkach organizacyjnych Gminy Miasto Szczecin ustawy Prawo zamówień publicznych oraz Regulaminu Pracy Komisji Przetargowej Urzędu Miasta Szczecin (ze zmianą wprowadzoną zarządzeniem nr 39/21 z dnia 26 stycznia 2021 r.) wykazała, że wszystkie notatki służbowe potwierdzające przeprowadzenie analizy rynku zostały sporządzone na wzorze dla zamówień do kwoty 30.000 euro podczas, gdy ww. zarządzeniem nr 657/20 wprowadzony został limit 130.000 zł netto, przy czym należy dodać, że jako podstawa prawna udzielenia zamówienia, wskazywane każdorazowo było właściwe obowiązujące ww. zarządzenie.

Według standardu kontroli zarządczej nr 14 lit. d zawartego w grupie C – Mechanizmy kontroli, o którym mowa w Załączniku do komunikatu w sprawie standardów kontroli zarządczej, w jednostce powinny istnieć mechanizmy kontroli dotyczące operacji finansowych i gospodarczych odnośnie ich weryfikacji przed i po realizacji.

Osobą odpowiedzialną w PP77 za realizację wydatków oraz prowadzenie ewidencji był główny księgowy.

Poza wyżej wskazanymi przypadkami, faktury wydatków budżetowych i z wrd były sprawdzone pod względem merytorycznym, formalno – rachunkowym, były poddane wstępnej kontroli finansowej przez głównego księgowego i zatwierdzone do zapłaty przez dyrektora. Były również zadekretowane poprzez wydruk z programu księgowego.

Wszystkie zakupy na kwotę przekraczającą 3.000 zł poprzedzone były analizą rynku, na potwierdzenie której każdorazowo sporządzane były notatki służbowe (zawierające stwierdzony wyżej błąd).

W 2 umowach dyrektor przywołał nieaktualne pełnomocnictwo Prezydenta Miasta Szczecin Nr WO-I.0052.1.738.2013.KO z dnia 19.09.2013 r. mimo, że w 2021 r. posiadał pełnomocnictwo do dokonywania wszystkich czynności faktycznych i prawnych związanych z udzieleniem zamówienia publicznego znak: WO-I.0052.1.932.2020.MJ z dnia 31.12.2020 r.

2.2. Zobowiązania

W rocznym sprawozdaniu z wykonania wydatków budżetowych Rb-28S na dzień 31.12.2021 r. wykazane zostały zobowiązania niewymagalne w łącznej kwocie 250.426,12 zł, uregulowane w 2022 r.

W rocznym sprawozdaniu Rb-34S na dzień 31.12.2021 r. wykazano zobowiązania niewymagalne w kwocie 22.073,44 zł (w tym: wobec wychowanków § 0670 – 958,49 zł, wobec kontrahentów / dostawców § 4220 – 20.853,50 zł i tytułem podatku VAT § 4530 – 261,45 zł).

W kwartalnym sprawozdaniu o stanie zobowiązań Rb-Z na dzień 31.12.2021 r. nie wykazano zobowiązań wymagalnych.

Kontroli poddano zgodność danych wykazanych w sprawozdawczości z ewidencją księgową.

Nie stwierdzono nieprawidłowości w powyższym zakresie.

Kwoty zobowiązań zostały prawidłowo zidentyfikowane i ujęte w sprawozdaniach PP77 za 2021 r. Wszystkie zostały uregulowane w 2022 r.

3. Zatrudnienie i wynagrodzenia

Kontroli poddano akta osobowe 5 z 66 pracowników zatrudnionych w 2021 r., pod względem prawidłowości zaszeregowania, zajmowanego stanowiska, posiadanego wykształcenia, przyznanych dodatków oraz zakresu obowiązków zatrudnionych pracowników, zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami.

Kontrolę prawidłowości naliczania wynagrodzeń przeprowadzono dla tych samych pracowników, których akta osobowe poddano kontroli. Kontroli poddano wynagrodzenia na kwotę ogółem 256.011,05 zł, w tym wynagrodzenia osobowe na kwotę 244.101,29 zł (10% ogólnej kwoty wynagrodzeń osobowych wynoszącej 2.403.361 zł zaewidencjonowanej w § 4010 wg sprawozdania Rb-28S) oraz wynagrodzenia z tytułu dodatkowego wynagrodzenia rocznego na kwotę ogółem 11.909,76 zł (8% ogólnej kwoty dodatkowego wynagrodzenia rocznego wynoszącej 153.921,07 zł zaewidencjonowanej w § 4040 wg sprawozdania Rb-28S).

Kontroli poddano prawidłowość naliczania: wynagrodzenia chorobowego (4. pracowników), wynagrodzenia za godziny ponadwymiarowe i doraźne (2. pracowników)oraz dodatkowego wynagrodzenia rocznego za 2020 r., wypłaconego w 2021 r. (4. pracowników).

W toku kontroli dokumentacji kadrowo - płacowej stwierdzono, że w przypadku jednego pracownika naliczono w 2021 r. dodatek stażowy w wys. 16% (w miesiącach styczeń – listopad) i 17% w grudniu. Wg dokumentów zgromadzonych w aktach osobowych, pracownik powinien mieć naliczany dodatek w wys. 17% w miesiącach styczeń – sierpień 2021 r. i 18% począwszy od września.

Osobą odpowiedzialną w PP77 za sprawy kadrowe i naliczanie wynagrodzeń był referent ds. kadr i płac.

W trakcie kontroli referent ds. kadr i płac skorygował ustawienia programu kadrowego w zakresie dokumentów, które program pobiera do wyliczenia dodatku stażowego i dokonał wyrównania dodatku za okres 01.2020 r. – 07.2022 r. w łącznej wys. 999,48 zł.

W pozostałych przypadkach akta osobowe (aktualne wynagrodzenie, zajmowane stanowisko, przyznane dodatki) były zgodne z danymi stanowiącymi podstawę naliczania wynagrodzeń (regulamin wynagradzania, listy płac).

W toku kontroli stwierdzono, że dyrektor powierzył głównemu księgowemu obowiązki i odpowiedzialność wymienione w art. 54 ust. 1 uofp.

Wszystkie listy płac zawierały potwierdzenia dokonanych kontroli i akceptacji.

Kontrola prawidłowości naliczania wynagrodzenia za godziny ponadwymiarowe i doraźne nie wykazała nieprawidłowości.

Wynagrodzenie za czas choroby naliczane było prawidłowo.

We wszystkich przypadkach poddanych kontroli, podstawa do naliczenia dodatkowego wynagrodzenia rocznego oraz kwota wynagrodzenia brutto ustalone zostały prawidłowo.

4. Podatek dochodowy, składki ZUS i podatek Vat

 Według deklaracji PIT-4R za 2021 r., naliczony został podatek dochodowy od osób fizycznych w kwocie ogółem 190.085zł, uregulowany w całości.

Według deklaracji ZUS P DRA za poszczególne miesiące 2021 r. naliczone składki ubezpieczeń społecznych i Funduszu Pracy wyniosły ogółem 824.850,78 zł i również
w całości zostały uregulowane.

Według deklaracji JPK_V7 za 2021 r., kwota podatku do zapłaty wyniosła 762,27 zł, dla podatku należnego w kwocie ogółem 755,95 zł i korekty podatku naliczonego za 2020 r. w kwocie ogółem - 6,32 zł.

Kontroli poddano 6 faktur zaewidencjonowanych w rejestrze sprzedaży za 2021 r. w zakresie ich zgodności z zapisami zarządzenia Nr 439/16 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 25 listopada 2016 r. w sprawie centralizacji rozliczeń podatku od towarów i usług Gminy Miasto Szczecin, z uwzględnieniem zmian,zw. dalej ówczesnym zarządzeniem w sprawie centralizacji VAT oraz Zarządzeniem Nr 136/21 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 22 marca 2021 r. w sprawie centralizacji rozliczeń podatku od towarów i usług Gminy Miasto Szczecin, zw. dalej zarządzeniem w sprawie centralizacji VAT z 2021 r.

W toku kontroli stwierdzono, że kwota podatku VAT podlegającego wpłacie nie była przekazywana na konto Gminy Miasto Szczecin do 10 dnia każdego miesiąca za miesiąc poprzedni. Wpłaty po terminie wystąpiły w miesiącach: kwietniu – 13.04.2021 r. (za II), maju – 12.05.2021 r. (za IV), lipcu - 15.07.2021 r. (za VI), styczniu 2022 r. – 13.01.2022 r. (za XII), co było niezgodne z § 9 w powiązaniu z § 6 ust. 1 załącznika nr 1 do zarządzenia w sprawie centralizacji VAT z 2021 r.

Ustalono ponadto, że VAT należny (od faktur sprzedażowych) błędnie zaewidencjonowany został na koncie 225-WW-02 – Rozrachunki z budżetami - naliczony podatek VAT, natomiast konto 225-WW-01 – Rozrachunki z budżetami – należny podatek VAT nie wykazało obrotów w 2021 r.

Błędy dotyczące faktur za wynajem, zaewidencjonowanych w rejestrze sprzedaży zostały wymienione w części 1.1. wystąpienia.

Osobą odpowiedzialną w PP77 za wystawianie faktur sprzedaży, prowadzenie rejestru sprzedaży i ewidencję VAT oraz pozostałych danin publiczno-prawnych był główny księgowy.

Podatek dochodowy od osób fizycznych i składki ZUS za poszczególne miesiące 2021 r. regulowane były w terminach wynikających z zapisów art. 38 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz.U. z 2021 r. poz. 1128 ze zm.) oraz art. 47 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz.U. z 2022 r. poz. 1009 ze zm.).

W 2021 r. jednostka korzystała z możliwości pomniejszenia o wynagrodzenie płatnika zobowiązań z tytułu terminowego wpłacania podatku dochodowego od osób fizycznych i prawidłowo wypłaconych świadczeń ZUS w razie choroby i macierzyństwa na podstawie art. 28 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz.U. z 2021 r. poz. 1540 ze zm.) oraz art. 3 ust. 2 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych.

W PP77 w 2021 r. nie stosowano odliczeń podatku VAT.

Korekta podatku naliczonego za 2020 r.: w kwocie -6,32 zł od pozostałych nabyć, ujęta zostały w deklaracji JPK_V7 za styczeń 2021 r.

5. Sprawozdawczość

W toku kontroli badaniem objęto następujące sprawozdania: Rb-27S, Rb-28S, Rb-34S, Rb-Z i Rb-N, sporządzone na dzień 31.12.2021 r.

Według rocznego sprawozdania Rb-27S z wykonania planu dochodów budżetowych, plan dochodów na dzień 31.12.2021 r. wyniósł 127.245 zł i nie uległ zmianie w porównaniu z planem na dzień 1.01.2021 r., a wykonanie dochodów na dzień 31.12.2021 r. wyniosło 100.275,87 zł i było niższe od ww. planu o 26.969,13 zł.

Według rocznego sprawozdania Rb-28S z wykonania planu wydatków budżetowych:

1. Plan wydatków na dzień 31.12.2021 r. wyniósł 3.593.515 zł i wzrósł w porównaniu z planem na dzień 1.01.2021 r. o 957.800 zł (plan na 1.01.2021 r. w kwocie 2.635.715 zł).
2. Wykonanie wydatków na dzień 31.12.2021 r. wyniosło 3.593.289,79 zł i było mniejsze od ww. planu po zmianach o 225,21 zł.

Według sprawozdań RB-34S z wykonania dochodów i wydatków na wrd, plan dochodów i wydatków na dzień 31.12.2021 r. wyniósł łącznie 466.840 zł i był niższy w porównaniu z planem na dzień 1.01.2021 r. o 50.000 zł, a wykonanie dochodów i wydatków na dzień 31.12.2021 r. wyniosło łącznie 316.000,01 zł i było mniejsze od ww. planu o 150.839,99 zł.

W toku kontroli dokonano porównania danych wykazanych w sprawozdaniach budżetowych sporządzonych na dzień 31.12.2021 r. z ewidencją księgową.

W toku kontroli zgodności danych wykazanych w:

1. sprawozdaniu Rb-28S z ewidencją księgową na koncie 130-BB-01 – Rachunek bieżący jednostki – wydatki stwierdzono, że obroty na koncie 130-BB-01 były niższe o kwotę 460 zł. Obroty konta 130-BB-01 wyniosły 3.592.829,79 zł, natomiast wykonanie wydatków wykazanych w sprawozdaniu Rb-28S wyniosło 3.593.289,79 zł.
2. sprawozdaniu Rb-27S z ewidencją księgową na koncie 130-BB-02 - Rachunek bieżący jednostki – dochodystwierdzono, że obroty na koncie 130-BB-02 były niższe o 385,62 zł. Obroty konta 130-BB-02 wyniosły 99.890,25 zł, natomiast wykonanie dochodów wykazanych w sprawozdaniu Rb-27S zamknęło się w kwocie 100.275,87 zł.

 Jako przyczynę ww. rozbieżności główny księgowy wskazał ujęcie w ewidencji zapisów technicznych (in minus), które następnie błędnie zostały pobrane przez program FK do tworzenia sprawozdań.

Wg opisu do konta 130, zawartego w Załączniku nr 3 do rozporządzenia Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 13 września 2017 r. w sprawie rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczpospolitej Polskiej (Dz. U. z 2020 r., poz. 342 ze zm.), konto służy do ewidencji stanuśrodków pieniężnych oraz obrotów na rachunku bankowym z tytułu wydatków i dochodów (wpływów) budżetowych objętych planem finansowym. Zapisy na koncie 130 są dokonywane na podstawie dokumentów bankowych. Na koncie 130 obowiązuje zachowanie zasady czystości obrotów, co oznacza, że stosowana technika księgowości ma zapewnić możliwość prawidłowego ustalenia wysokości tych obrotów oraz niezbędne dane do sporządzenia sprawozdań finansowych, budżetowych lub innych określonych w odrębnych przepisach. Dopuszczalne jest stosowanie innych niż dokumenty bankowe dowodów księgowych, jeżeli jest to konieczne dla zachowania czystości obrotów. Ewidencja szczegółowa do konta 130 jest prowadzona w szczegółowości planu finansowego dochodów i wydatków budżetowych.

Według standardu kontroli zarządczej nr 14 lit. d zawartego w grupie C – Mechanizmy kontroli, o którym mowa w Załączniku do komunikatu w sprawie standardów kontroli zarządczej, w jednostce powinny istnieć mechanizmy kontroli dotyczące operacji finansowych i gospodarczych odnośnie ich weryfikacji przed i po realizacji.

Osobą odpowiedzialną w PP77 za sporządzanie sprawozdań oraz prowadzenie ewidencji księgowej był główny księgowy.

W pozostałym zakresie sprawozdania jednostki były zgodne z ewidencją księgową.

6. Inwentaryzacja

W toku kontroli sprawdzono wypełnienie przez jednostkę zapisów art. 26 ust. 3 uor, w zakresie częstotliwości inwentaryzacji, a także sposób jej przeprowadzenia oraz sporządzenia dokumentacji potwierdzającej wykonanie i rozliczenie inwentaryzacji na dzień 31.12.2021 r. Sprawdzono również, czy czynności inwentaryzacyjne zostały zrealizowane zgodnie z obowiązującą w PP77 instrukcją inwentaryzacyjną.

W toku kontroli przeanalizowano dokumentację dotyczącą czynności inwentaryzacyjnych przeprowadzonych na dzień 31.12.2021 r., w tym: protokoły weryfikacji sald kont m.in.: 011, 013, 020, 071, 072, 201, 202, 225, 229, 231, protokoły z inwentaryzacji gotówkiw kasie oraz art. spożywczych w magazynach (przy ul. Hożej i w Filii PP77 przy ul. Stołczyńskiej), potwierdzenie sald: rachunków bankowych oraz odbiór potwierdzeń sald od kontrahentów, a także wykaz należności i zobowiązań na dzień 31.12.2021 r. z budżetu, WRD i ZFŚS.

W PP77 nie była prowadzona ewidencja wartości niematerialnych i prawnych (WNiP) na koncie 020. Do protokołu weryfikacji konta 020 dołączony został wydruk z ewidencji składników majątku (z programu Progman Majątek), wg którego stan składników majątku o rodzaju „wartości niematerialne i prawne” wyniósł 5.260,52 zł (majątek przyjęty na stan w latach 2015-2019). Nie było wydruku z ewidencji księgowej konta 020 z uwagi na jego brak. Tym samym weryfikacja salda konta została przeprowadzona niezgodnie z § 5 st. 1 pkt 1 w związku z § 2 ust. 1 pkt 2 Zarządzenia wewnętrznego Nr 46/2021 dyrektora PP77 z dnia 29.12.2021 r. w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji skład-ników majątkowych w PP77, wg którego metodą weryfikacji sald należy zinwentaryzować wartości niematerialne i prawne, a weryfikacja polega na porównaniu danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami. Inwentaryzacja WNiP została ponadto nieprawidłowo udokumentowana, co naruszyło art. 27 uor, wg którego przeprowadzenie i wyniki inwentaryzacji należy odpowiednio udokumentować i powiązać z zapisami ksiąg rachunkowych. Ujawnione w toku inwentaryzacji różnice między stanem rzeczywistym a stanem wykazanym w księgach rachunkowych należy wyjaśnić i rozliczyć w księgach rachunkowych tego roku obrotowego, na który przypadał termin inwentaryzacji. Powyższe nie zostało wykonane mimo, że wzałączniku nr 2 – Pkt.II.1.1. Informacji dodatkowej do bilansu za 2021 r. dot. głównych składników aktywów trwałych, wskazana została wartość na koniec roku obrotowego: wartości niematerialnych i prawnych (5.260,52 zł) i środków trwałych (17.496.354,32 zł, w tym: wyposażenie w wys. 337.594,60 zł).

Należy podkreślić, że w polityce rachunkowości wprowadzonej w 2021 r., w części 5.1.1. – Zakładowy plan kont oraz części 5.1.2. – zasady klasyfikacji zdarzeń gospodarczych, przyjęte zostało do stosowania konto 020 - wartości niematerialne i prawne oraz określone zasady ewidencji na koncie.

Ostatni pełny spis z natury majątku PP77 przeprowadzony został w 2020 r.

Dyrektor wydał stosowne zarządzenie w sprawie inwentaryzacji na dzień 31.12.2021 r.

Wartość środków pieniężnych wynikająca z ostatnich raportów kasowych oraz wyciągów bankowych za 2021 r. była zgodna z księgami rachunkowymi. Stany magazynowe nie wykazały różnic między wykonanym spisem z natury a ewidencją w programie magazynowym i na koncie 310 – magazyn żywnościowy.

7. Dokumentacja finansowo – księgowa

W toku kontroli analizie poddano niżej wymienione procedury z zakresu finansowo – księgowego, obowiązujące w jednostce:

• Polityka rachunkowości – zarządzenie nr 5/2018 z dnia 9.01.2018 r., od 4.05.2021 r. zarządzenie nr 10/2021 z dnia 30.04.2021 r. (załącznik nr 2),
• Metody wyceny aktywów i pasywów oraz sposób ustalania wyniku finansowego – § 22 polityki rachunkowości z 2018 r. i rozdział 4 polityki rachunkowości z 2021 r.,
• Zakładowy Plan Kont – załącznik nr 9 do polityki rachunkowości z 2018 r. i rozdział 5.1 polityki rachunkowości z 2021 r.,
• Zasady sporządzania, obiegu i kontroli oraz przechowywania i zabezpieczania dokumentów księgowych i ksiąg rachunkowych - zarządzenie nr 9/2018 z dnia 9.01.2018 r.,
• Procedura obiegu dowodów finansowo - księgowych – zał. nr 3 do polityki rachunkowości z 2021 r.,
• Instrukcja kasowa – zarządzenie nr 6/2018 z dnia 9.01.2018 r. i załącznik nr 5 do polityki rachunkowości z 2021 r.,
• Instrukcja inwentaryzacyjna – zarządzenie nr 10/2018 z dnia 9.01.2018 r. i załącznik nr 4 do polityki rachunkowości z 2021 r.,
• Zasady rozliczeń podatku od towarów i usług – zarządzenie nr 7/2018 z dnia 9.01.2018 r.,
• Regulamin funkcjonowania zamówień publicznych o wartości do 130 tys. zł - zarządzenie nr 3/2021 z dnia 26.01.2021 r.,
• Regulamin kontroli zarządczej - zarządzenie nr 14/2018 z dnia 9.01.2018 r.

 W toku analizy dokumentacji finansowo – księgowej stwierdzono, że:

• w części 3 załącznika nr 6 do polityki rachunkowości z 2021 r., stanowiącej wykaz dowodów finansowo – księgowych stosowanych w jednostce, nie ujęto dowodów sprzedażowych (wystawianych przez PP nr 77 np. za wynajem),
• w polityce rachunkowości z 2021 r. został ujęty opis systemu informatycznego jedynie jako wskazanie programu Progman Finanse Premium wraz z modułami,wdrożonego we wszystkich jednostkach oświatowych Gminy Miasto Szczecin (działającego w chmurze). Nie została określona wersja ww. oprogramowania i data rozpoczęcia jego eksploatacji, nie było ponadto wykazu pozostałych programów stosowanych w PP77 (np. Vulcan w zakresie kadrowo – płacowym).

Powyższe było niezgodne z art. 10 ust. 1 pkt 3 lit. c oraz ust. 2 uor, wg którego jednostka powinna posiadać dokumentację opisującą w języku polskim przyjęte przez nią zasady (politykę) rachunkowości, a w szczególności dotyczące sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w tym co najmniej opisu systemu informatycznego, zawierającego wykaz programów, procedur lub funkcji a ponadto określenie wersji oprogramowania i daty rozpoczęcia jego eksploatacji. Kierownik jednostki ustala w formie pisemnej i aktualizuje ww. dokumentację,

• kasjernie zawarł z dyrektorem umowy o odpowiedzialności materialnej za mienie powierzone z obowiązkiem wyliczenia się (zgodnie z załącznikiem do instrukcji kasowej) oraz nie złożył oświadczenia o znajomości przepisów i procedur w zakresie dokonywania i dokumentowania operacji kasowych i transportu gotówki, czego obowiązek wynikał z pkt 3.1. ppkt 3 Instrukcji kasowej, stanowiącej zał. nr 5 do Polityki rachunkowości z 2021 r.

W ww. procedurach obowiązujących w PP77 nie stwierdzono zapisów, mających negatywny wpływ na realizację procesów związanych z gospodarką finansowo – księgową jednostki.

8. Inne obszary

W toku kontroli sprawdzono, czy dyrektor wywiązał się z przekazywania informacji dotyczących:

• występowania w jednostce transakcji podejrzanych,
• kontroli zewnętrznych przeprowadzonych w jednostce w 2021 r., zgodnie z wymogami § 8 i § 9 Załącznika Nr 1 do zarządzenia nr 78/16.

Nie stwierdzono nieprawidłowości w powyższym zakresie.

 Zgodnie z Zarządzeniem Prezydenta Miasta Szczecin Nr 307/18, pismami: z dnia 2.07.20210 r. i z dnia 5.01.2022 r. dyrektor poinformował Wydział Oświaty UM Szczecin o braku transakcji podejrzanych.

Według oświadczenia dyrektora z dnia 21.07.2022 r., w 2021 r. organy kontroli zewnętrznej przeprowadziły w placówce jedną kontrolę – Powiatowa Stacja Sanitarno – Epidemiologiczna (w dniu 20.05.2021 r.). Dyrektor przekazał do WKiAW informację zgodnie z § 8 i § 9 Załącznika Nr 1 do Zarządzenia Nr 78/16.

III. Uwagi i zalecenia

Przedstawiając powyższe oceny i uwagi, stosownie do § 35 ust. 4 Załącznika Nr 2 do Zarządzenia w sprawie kontroli Prezydent Miasta zalecił dyrektorowi PP77:

1. Ewidencjonować wartości niematerialne i prawne na koncie 020.
2. Weryfikować saldo konta 020 poprzez porównanie ewidencji składników majątku z ewidencją księgową.
3. Zachowywać czystość zapisów na koncie 130 i weryfikować jego zgodność ze sprawozdaniami budżetowymi.
4. Prowadzić ewidencję księgową na kontach kosztowych, przychodowych i rozrachunkowych na podstawie prawidłowo sporządzonych dowodów księgowych, poddanych każdorazowo kontroli merytorycznej i formalno – rachunkowej oraz zadekretowanych.
5. Każdorazowo wskazywać na fakturach sprzedażowych NIP nabywcy oraz terminy płatności zgodne z zapisami umownymi.
6. Ewidencjonować należności uzyskiwane w ramach wrd na koncie 202.
7. Ewidencjonować odsetki od niezapłaconych w terminie faktur na koncie 750 w § 0920.
8. Ewidencjonować VAT należny i naliczony na właściwych kontach analitycznych konta 225.
9. Terminowo regulować zobowiązania.
10. Stosować zapisy § 13 Załącznika Nr 1 do Zarządzenia nr 657/20 (ze zmianą wprowadzoną zarządzeniem nr 39/21) w zakresie notatek służbowych z analizy rynku.
11. Terminowo dokonywać wpłat podatku VAT na konto Gminy Miasto Szczecin.
12. Klasyfikować i ewidencjonować koszty zgodnie z opisem paragrafów wynikającym z obowiązujących przepisów oraz zgodnie z przyjętą analityką kont.
13. Stosować możliwości prawne wynikające z przepisów ustawy o opóźnieniach w transakcjach handlowych, przede wszystkim w zakresie naliczania rekompensaty i wysokości odsetek ustawowych za opóźnienie w transakcjach handlowych.
14. Informować najemców będących przedsiębiorcami, że w przypadku nieterminowego regulowania przez nich należności, jednostka korzystać będzie z możliwości prawnych wynikających z przepisów ustawy o opóźnieniach w transakcjach handlowych, przede wszystkim w zakresie naliczania rekompensaty i wysokości odsetek ustawowych za opóźnienie w transakcjach handlowych.
15. Wypełnić zapisy pkt 3.1. obowiązującej Instrukcji kasowej.
16. Uzupełnić obowiązującą politykę rachunkowości w zakresie wykazu dowodów finansowo – księgowych, a także stosowanych programów, ze wskazaniem ich wersji i daty rozpoczęcia ich eksploatacji.