Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2022 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego UM Szczecin (zw. dalej WKiAW) w okresie od 17 sierpnia 2022 r. do 30 sierpnia 2022 r. przeprowadził kontrolę w Zespole Szkół Nr 2 im. Władysława Orkana, ul. Portowa 21, 70-833 Szczecin (zw. ZS2 lub jednostką) w zakresie gospodarowania mieniem.

Opis stanu faktycznego stwierdzonego w toku kontroli został ujęty w protokole kontroli podpisanym w dniu 30 sierpnia 2022 r. Ocena kontrolowanej działalności, wnioski i zalecenia pokontrolne zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 8 listopada 2022 r.

 I. Ocena ogólna kontrolowanej działalności

Kontrola w Zespole Szkół Nr 2 im. Władysława Orkana w Szczecinie w zakresie gospodarowania mieniem, wykazała nieprawidłowości polegające w szczególności na:

- braku aktualizacji stawki czynszu za wynajem lokalu mieszkalnego,

- nieaktualizowaniu stawek opłat niezależnych od wynajmującego lokal mieszkalny tj. za zużycie gazu, energię elektryczną, dostarczanie wody i odprowadzanie ścieków oraz gospodarowanie odpadami,

- zawieraniu umów najmu pomieszczeń/sal szkolnych pomimo braku stosownego upoważnienia,

- zawieraniu umów najmu z pominięciem procedury przetargowej,

- prowadzeniu ksiąg inwentarzowych w sposób nieodzwierciedlający stanu rzeczywistego,

- nieoznaczeniu wszystkich składników majątku w sposób umożliwiający ich identyfikację (np. numerami inwentarzowymi),

- nieprzekazywaniu Prezydentowi Miasta Szczecin rocznych informacji z realizacji Uchwały Rady Miasta Szczecin nr LXIII/1169/06 (Uchwała nr LXIII/1169/06 Rady Miasta Szczecin z dnia 16 października 2006 r. w sprawie określenia szczegółowych warunków korzystania z nieruchomości gminnych przez miejskie jednostki organizacyjne nie posiadające osobowości prawnej, z uwzględnieniem zmian do przedmiotowej uchwały, w szczególności obowiązującej od 3 lipca 2015 r. zmiany wprowadzonej uchwałą nr VIII/128/15 Rady Miasta Szczecin z dnia 26 maja 2015 r.) (zw. dalej uchwałą nr LXIII/1169/06).

 II. Oceny cząstkowe

1. Umowa najmu lokalu funkcyjnego.

 W dniu 21 grudnia 2012 r. między Zespołem Szkół Nr 2 w Szczecinie a B.D. zawarto umowę najmu lokalu mieszkalnego o powierzchni użytkowej 33,60 m2. Umowa została zawarta na czas oznaczony tj. od 01.01.2013 r. do dnia 31.12.2013, z przeznaczeniem na zaspokojenie potrzeb mieszkaniowych najemcy oraz osób pozostających z najemcą we wspólnym gospodarstwie domowym (umowa corocznie przedłużana aneksem na kolejny rok). Zgodnie z § 4 umowy najemca obowiązany był uiszczać czynsz miesięczny w kwocie 89,04 zł (2,65 zł x 33,60m2). Jako podstawę ustalenia wysokości czynszu wskazano zarządzenie Prezydenta Miasta Szczecin nr 462/12 z dnia 12 października 2012 r. (Zarządzenie nr 462/12 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 12 października 2012 r. w sprawie ustalenia wysokości stawek podstawowych za najem komunalnych lokali użytkowych w okresie od dnia 1 stycznia do dnia 31 grudnia 2013 r.) 

Na podstawie § 5 umowy, najemca zobowiązany był do uiszczania zryczałtowanych opłat dodatkowych związanych z użytkowaniem lokalu takich jak koszty energii elektrycznej, centralnego ogrzewania (partycypacja w kosztach zużycia gazu), wywozu nieczystości, zimnej

i ciepłej wody, odprowadzania ścieków. Do kontroli nie przedłożono dokumentu stwierdzającego sposób naliczenia punktacji w odniesieniu do wynajmowanego przez jednostkę lokalu mieszkalnego, zgodnie z zasadami obowiązującymi na dzień zawarcia przedmiotowej umowy tj. zgodnie z uchwałą nr XLVII/1187/10 Rady Miasta Szczecin z dnia 24 maja 2010 r. (Uchwała nr XLVII/1187/10 Rady Miasta Szczecin z dnia 24 maja 2010 r. w sprawie uchwalenia wieloletniego programu gospodarowania mieszkaniowym zasobem Gminy Miasto Szczecin na lata 2010-2015 została zmieniona uchwałą nr XXIII/663/12 Rady Miasta Szczecin z dnia 22 października 2012 r. zmieniająca uchwałę w sprawie uchwalenia wieloletniego programu gospodarowania mieszkaniowym zasobem Gminy Miasto Szczecin na lata 2010-2015). Przedmiotowa umowa najmu wygasła 30.06.2021 r.

W toku kontroli stwierdzono, że jednostka przyjęła błędną podstawę prawną, określającą zasady obliczania czynszu dla najemcy lokalu mieszkalnego, tym samym nie aktualizowała obowiązującej dla lokali mieszkalnych stawki czynszu, w szczególności w latach 2020 – 2021 (zgodnie z zarządzeniem nr 523/18 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 7 grudnia 2018 r. w sprawie stawek czynszu w mieszkaniowym zasobie Gminy Miasto Szczecin w roku 2019, odstąpiono w roku 2019 od podwyższenia stawki czynszu za 1m2 powierzchni użytkowej lokali wchodzących w skład mieszkaniowego zasobu Gminy Miasto Szczecin). Miesięczne stawki czynszu za 1 m2 powierzchni użytkowej lokali wchodzących w skład mieszkaniowego zasobu Gminy należało ustalić przy wykorzystaniu metody punktowej oceny wartości użytkowej mieszkań, z zastosowaniem wzoru ustalonego uchwałą nr XXII/502/16 Rady Miasta Szczecin z dnia 6 września 2016 r. (Uchwała nr XXII/502/16 Rady Miasta Szczecin z dnia 6 września 2016 r. w sprawie uchwalenia wieloletniego programu gospodarowania mieszkaniowym zasobem Gminy Miasto Szczecin na lata 2016-2020) (zw. dalej uchwałą nr XXII/502/16) oraz uchwałą nr XXX/873/21 Rady Miasta Szczecin z dnia 29 czerwca 2021 r. (Uchwała nr XXX/873/21 Rady Miasta Szczecin z dnia 29 czerwca 2021 r. w sprawie uchwalenia wieloletniego programu gospodarowania mieszkaniowym zasobem Gminy Miasto Szczecin na lata 2021-2025). Zgodnie z § 6 ust. 1 wskazanej wyżej uchwały nr XXII/502/16, podwyżka czynszu powinna była nastąpić nie częściej niż raz w roku, z datą obowiązywania od dnia 1 marca danego roku i nie mogła przekroczyć 10%.

Zgodnie z przedłożoną do kontroli dokumentacją oraz fakturami VAT dot. najmu przedmiotowego lokalu, stawka czynszu nie zmieniła się w okresie od 1 stycznia 2020 r. – do 30 czerwca 2021 r. (do czasu wygaśnięcia umowy). Ze względu na brak uwzględnienia obowiązujących w tym czasie zasad wynajmowania lokali mieszkalnych przez jednostkę - w szczególności niedokonanie oceny punktowej lokalu - przez cały ww. okres, jednostka pobierała niezmiennie od najemcy czynsz miesięczny w kwocie 89,04 zł (2,65 zł x 33,60m2).

Jednocześnie analiza wystawianych przez ZS2 faktur, dotyczących opłat eksploatacyjnych za wynajem lokalu mieszkalnego wykazała, że jednostka w badanym okresie nie dokonywała aktualizacji zryczałtowanych opłat niezależnych od ZS2. Kontrola wykazała również, że jednostka nie przedkładała Prezydentowi Miasta Szczecin rocznych informacji z realizacji uchwały nr LXIII/1169/06, czym naruszono § 11 tejże uchwały, według którego kierownik jednostki organizacyjnej zobowiązany jest do przedkładania Prezydentowi Miasta Szczecin w terminie do 30 kwietnia każdego roku rocznych informacji z realizacji niniejszej uchwały.

Ponadto jednostka, w ocenie kontroli nie powinna była przedłużać wynajmu lokalu mieszkalnego, aż do 30 czerwca 2021 r., Zgodnie bowiem z § 7 ust. 1 pkt 3 uchwały nr XXII/502/16 Rady Miasta Szczecin, w latach 2016-2020 planowano stopniowe zmniejszanie zasobu mieszkaniowego Gminy w związku ze zmianą klasyfikacji użytkowej lokali, w tym sukcesywną likwidacją mieszkań w placówkach oświatowych - łącznie około 30 lokali rocznie.

 2. Umowy najmu/dzierżawy lokali użytkowych/powierzchni obowiązujące w jednostce, w okresie objętym kontrolą.

 Kontrolą objęto ponadto 4 umowy na wynajem powierzchni użytkowych, zawartych lub kontynuowanych przez ZS2 w latach 2020 - 2022. W analizie umów uwzględniono podstawę ich zawarcia oraz sposób realizacji. Zgodnie z upoważnieniem nr 60/06 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 20 lutego 2006 r., udzielono Dyrektorowi ZS2 upoważnienia do składania oświadczeń woli w imieniu Gminy Miasto Szczecin w zakresie zwykłego zarządu mieniem miasta, obejmujących statutową działalność jednostki - do kwot ujętych w planie finansowym jednostki oraz do udzielania pełnomocnictw procesowych w zakresie obejmującym statutową działalność jednostki.

W wyniku kontroli stwierdzono, że Dyrektor zawarł łącznie 5 umów najmu (w tym umowa najmu lokalu mieszkalnego), pomimo braku stosownego upoważnienia. Upoważnienie, nr 60/06 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 20 lutego 2006 r., uprawniało Dyrektora do składania oświadczeń woli w imieniu Gminy Miasto Szczecin jedynie w zakresie zwykłego zarządu mieniem miasta, obejmujących statutową działalność jednostki. Należy przy tym wskazać, że nieruchomość została oddana ZS2 w trwały zarząd, decyzją z dnia 11 stycznia 2005 r., znak WGN.II.MN.72244-20/04 na cele oświatowe, tj. związane z funkcjonowaniem i realizacją zadań statutowych. Zawarcia umów najmu nie sposób uznać za czynność zwykłego zarządu mieniem miasta, obejmującą statutową działalność jednostki.

W powyższym przypadku konieczne było uzyskanie pełnomocnictwa do zawierania umów najmu lub dzierżawy nieruchomości oddanych jednostce w trwały zarząd bądź przekazywania tych nieruchomości do używania wyłącznie w celu prowadzenia gabinetów profilaktyki zdrowotnej lub pomocy przedlekarskiej albo w innych szczególnie uzasadnionych przypadkach - zgodnie z zasadami wynikającymi z uchwały nr LXIII/1169/06.

Kontrola stwierdziła ponadto, że zawarcie 2 umów najmu (umowa z dnia 23.12.2013 podpisana z J. D. oraz umowa z dnia 01.09.2021 r. podpisana z A. M.) nastąpiło z kolei z pominięciem procedury przetargowej. Według § 4 ust. 1 uchwały nr LXIII/1169/06, oddanie przez jednostkę organizacyjną nieruchomości w najem lub dzierżawę następuje w drodze przetargu zgodnie z przepisami ustawy o gospodarce nieruchomościami. Zgodnie natomiast z § 4 ust. 3 uchwały nr LXIII/1169/06 oddając nieruchomość w najem lub dzierżawę, kierownik jednostki organizacyjnej może odstąpić od przeprowadzenia przetargu w przypadku gdy zajdzie jedna z poniższych okoliczności:

 1) w wynajmowanej lub wydzierżawianej nieruchomości będzie prowadzona działalność charytatywna, opiekuńcza, wychowawcza, oświatowa, lecznicza lub sportowo-turystyczna nie mająca charakteru działalności komercyjnej,

2) umowa najmu lub dzierżawy ma być zawarta na okres nie dłuższy niż jeden miesiąc.

W dwóch ww. przypadkach, pomimo braku wypełnienia jednej

z powyższych przesłanek, jednostka zdecydowała się odstąpić od przeprowadzenia przetargu.

Stwierdzono jednocześnie, że poddane kontroli umowy zawierały zapis o prawie do naliczenia przez wynajmującego odsetek ustawowych w razie opóźnień w zapłacie należności wynikających z umowy. Jednakże w sytuacji, gdy najemcą był podmiot prowadzący działalność gospodarczą, nie zawarto w umowie zapisów o naliczaniu odsetek ustawowych za opóźnienie w transakcjach handlowych oraz naliczaniu rekompensaty za koszty odzyskiwania należności. Trzeba  przy tym zaznaczyć, że wzory umów najmu sal szkolnych, ustalone przez wydział nadzorujący tj. Wydział Oświaty Urzędu Miasta Szczecin ww. zapisy zawierają, jednak jednostka z odpowiedniego wzoru nie skorzystała.

 3. Inwentaryzacja majątku.

Zgodnie z art. 26 ust. 3 pkt 3 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz.U. z 2021 r. poz. 217 ze zm.) (zw. dalej uor) termin i częstotliwość inwentaryzacji, określone w ust. 1, uważa się za dotrzymane, jeżeli inwentaryzację nieruchomości zaliczonych do środków trwałych oraz inwestycji, jak też znajdujących się na terenie strzeżonym innych środków trwałych oraz maszyn i urządzeń wchodzących w skład środków trwałych w budowie - przeprowadzono raz w ciągu 4 lat.

Według dokumentacji przedstawionej do kontroli, inwentaryzacja o której mowa powyżej, przeprowadzona została przez jednostkę w drodze spisu z natury, w dniach 05.11 – 30.11.2019 r., na podstawie zarządzenia nr 3/2019/2020 Dyrektora Zespołu Szkół Nr 2 w Szczecinie z dnia 05.11.2019 r. Kontroli poddano dokumentację potwierdzającą wykonanie czynności inwentaryzacyjnych, w tym w szczególności: 29 arkuszy spisu z natury oraz zestawienie nadwyżek i niedoborów składników majątkowych w ZS2.

Dodatkowo do kontroli przedłożono księgi inwentarzowe w wersji elektronicznej. Zestawienie zawierało następujące pozycje: Lp., Datę przyjęcia, Nazwę, Opis, Numer inwentarzowy, Jednostkę, Powierzchnię, Wartość, Umiejscowienie. Kontroler działając w obecności kierownika gospodarczego Zespołu Szkół Nr 2 w Szczecinie dokonał w dniu 24 sierpnia 2022 r. oględzin terenu szkoły oraz poszczególnych jednostek inwentaryzacyjnych. Analizą objęto 32 składniki majątku jednostki.

W wyniku oględzin terenu szkoły oraz poszczególnych jednostek inwentaryzacyjnych, przeprowadzonych w dniu 24.08.2022 r. stwierdzono, że położenie 14 obiektów ujętych w księgach inwentarzowych, było niezgodne ze stanem faktycznym. Jednocześnie zgodnie z informacją uzyskaną w czasie kontroli, ze względu na prowadzone w jednostce remonty, nie prowadzono na bieżąco ewidencji przemieszczania składników majątku lub też nie sporządzano protokołów zmiany położenia miejsc, w których przedmiot znajdował się zgodnie z księgą inwentarzową.

Stwierdzono również, że na dzień zakończenia kontroli, tj. 30.08.2022 r., nie wszystkie składniki majątku jednostki były oznaczone w sposób umożliwiający ich identyfikację (np. numerami inwentarzowymi, kodami kreskowymi itp.). 28 z 32 środków trwałych objętych oględzinami dnia 24.08.2022 r., nie posiadało oznaczeń identyfikacyjnych. Wśród tych przedmiotów były m.in. projektory o wartości 1 800 zł, czy tablica interaktywna o wartości 3 300 zł. Uniemożliwiało to identyfikację poszczególnych składników majątku i zestawienie ich z zapisami w księgach inwentarzowych, a w związku z tym nie było możliwości dokładnego ustalenia stanu faktycznego, ilości i rodzaju poszczególnych składników majątku znajdujących się w jednostce. Na przedstawionych do kontroli 27 arkuszach spisu z natury wskazano łącznie 2170 pozycji (liczby) składników majątku.

W opinii kontrolera, w przypadku gospodarowania tak dużą ilością składników majątku, nie ma możliwości powiązania zapisów ewidencji z danym, pojedynczym składnikiem majątku w sytuacji braku znaków go identyfikujących .

Inwentaryzacja składników mienia jednostki została przeprowadzona na dzień 31.12.2019 r. zgodnie z art. 26 i 27 uor, w szczególności inwentaryzację środków  trwałych oraz pozostałych środków  trwałych  w  używaniu  (wyposażenie) przeprowadzono metodą spisu z natury w oparciu o zarządzenie kierownika jednostki.

 4. Przeglądy budowlane i książka obiektu budowlanego.

Jednostka była zarządcą 9 obiektów budowlanych, dla których założono i prowadzono Książki obiektu budowlanego. Budynki szatni polowej oraz stolarni, w związku ze złym stanem technicznym od dnia 21.06.2010 r. zostały wyłączone z użytkowania. Stan budynków został potwierdzony odpowiednio protokołem PINB NR 147/07/2010 oraz PINB NR 149/07/2010  .

Nie stwierdzono uchybień w powyższym obszarze.

 Książki obiektów budowlanych zawierały wszystkie informacje wymagane Rozporządzeniem Ministra Infrastruktury z dnia 3 lipca 2003 r. w sprawie książki obiektu budowlanego (Dz.U. z 2003 r. Nr 120 poz.1134) w tym m. in. podstawowe dane identyfikujące obiekty, dane ogólne o obiektach, plany sytuacyjne obiektów, z zaznaczonymi granicami nieruchomości, określające również usytuowanie miejsc przyłączenia obiektów do sieci uzbrojenia terenu oraz armatury lub urządzeń przeznaczonych do odcięcia czynnika dostarczanego za pomocą tych sieci, a w szczególności gazu, energii elektrycznej i ciepła.

 III. Uwagi i zalecenia

Przedstawiając powyższe oceny i uwagi, stosownie do § 35 ust. 4 Załącznika Nr 2 do Zarządzenia w sprawie kontroli Prezydent Miasta Szczecin zalecił Dyrektorowi:

1.         odstąpić od wynajmowania lokalu mieszkalnego w przyszłości,

2.         nie zawierać umów najmu pomieszczeń/sal szkolnych bez stosownego, aktualnego upoważnienia do dokonywania tego rodzaju czynności,

3.         stosować zasady wynajmowania pomieszczeń/sal szkolnych zgodnie z uchwałą nr LXIII/1169/06, w szczególności w przedmiocie stosowania procedury przetargowej,

4.         doprowadzić księgi inwentarzowe do zgodności ze stanem rzeczywistym, w zakresie miejsca położenia składników majątku,

5.         oznaczyć składniki majątku w sposób umożliwiający ich identyfikacje (np. numerami inwentarzowymi),

6.         przedkładać Prezydentowi Miasta roczne informacje z realizacji uchwały nr LXIII/1169/06 Rady Miasta Szczecin (w sposób i terminach określonych uchwałą nr VIII/128/15 Rady Miasta Szczecin).