Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2022 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego UM Szczecin (zw. dalej WKiAW) w okresie od dnia 11.05.2022 r. do dnia 24.05.2022 r. przeprowadził kontrolę w Miejskim Ośrodku Pomocy Rodzinie, ul. Sikorskiego 3, 70-323 Szczecin w zakresie prawidłowości przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego na świadczenie usług opieki i wsparcia w mieszkaniach chronionych dla osób w podeszłym wieku.

Opis stanu faktycznego stwierdzonego w toku kontroli został ujęty w protokole kontroli podpisanym w dniu 24 maja 2022 r. Ocena kontrolowanej działalności i wnioski pokontrolne zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 7 czerwca 2022 r.

I. Ocena ogólna kontrolowanej działalności

Kontrola w Miejskim Ośrodku Pomocy Rodzinie (zw. dalej Zamawiającym) w zakresie prawidłowości przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego na świadczenie usług opieki i wsparcia w mieszkaniach chronionych dla osób w podeszłym wieku, nie wykazała nieprawidłowości ani uchybień, w szczególności w zakresie zastosowanych przepisów ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych (Dz.U. z 2021 r. poz. 1129 ze zm.) (zw. dalej pzp) dotyczących udzielania zamówień na usługi społeczne.

 1. Organizacja udzielenia zamówienia publicznego

Kontrolą objęto postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego pn.: „Świadczenie usług opieki i wsparcia w mieszkaniach chronionych dla osób w podeszłym wieku”. Ww. postępowanie na usługi społeczne zostało przeprowadzone w trybie przetargu nieograniczonego. Szacunkowa wartość zamówienia wyniosła 3 891 348,00 zł.

Zarządzeniem nr 76/2020 Dyrektora Miejskiego Ośrodka Pomocy Rodzinie w Szczecinie z dnia 30.12.2020 r. w sprawie regulaminu pracy komisji przetargowej w Miejskim Ośrodku Pomocy Rodzinie w Szczecinie wprowadzono pisemną, wewnętrzną procedurę tj. Regulamin pracy Komisji Przetargowej powoływanej do przygotowania i przeprowadzenia postępowań o udzielenie zamówienia publicznego na dostawy, usługi lub roboty budowlane w Miejskim Ośrodku Pomocy Rodzinie. Dokument ten określał m. in. zasady powoływania i skład komisji do przeprowadzenia postępowań, których wartość jest równa lub przekracza kwotę 130 000,00 zł netto, reguły podejmowania decyzji przez komisję, w tym zadania przewodniczącego komisji oraz zasady otwierania i badania ofert.

Ponadto Zarządzeniem nr 46A/2021 Dyrektora Miejskiego Ośrodka Pomocy Rodzinie w Szczecinie z dnia 19.10.2021 r. w sprawie powołania Komisji Przetargowej do przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego o wartości większej od kwot określonych na podstawie art. 2 ust. 1 pkt 1 ustawy Prawo zamówień publicznych na usługi społeczne, prowadzonego w trybie przetargu nieograniczonego na „Świadczenie usług opieki i wsparcia w mieszkaniach chronionych dla osób w podeszłym wieku”, powołano Komisję w składzie 4 osób.

Zgodnie z pełnomocnictwem WO-I.0052.1.888.2021.KO z dnia 30 grudnia 2021 r., udzielono Dyrektorowi MOPRpełnomocnictwa do zawarcia umowy na „Zapewnienie opieki i wsparcia w mieszkaniach chronionych – wspomaganych dla osób w podeszłym wieku”. Kwota zobowiązania z tytułu umowy nie mogła przekroczyć kwoty łącznej w wysokości 4 454 118,00 zł.

 Nie stwierdzono uchybień w powyższym obszarze

 2. Przygotowanie postępowania o zamówienie publiczne

Postępowanie o udzielenie zamówienia na usługi społeczne, przeprowadzono w trybie przetargu nieograniczonego na podstawie art. 132 w związku z art. 359 ust. 1 pzp. Według art. 359 ust. 1 pzp przy udzielaniu zamówień na usługi społeczne i inne szczególne usługi stosuje się przepisy ustawy właściwe dla zamówień klasycznych, o wartości równej lub przekraczającej progi unijne - jeżeli wartość zamówienia wyrażona w złotych jest równa lub przekracza równowartość kwoty 750 000 euro, z uwzględnieniem zmian wynikających z rozdziału 4 Zamówienia na usługi społeczne i inne szczególne usługi. Zgodnie natomiast z art. 132 pzp, przetarg nieograniczony to tryb udzielenia zamówienia, w którym w odpowiedzi na ogłoszenie o zamówieniu oferty mogą składać wszyscy zainteresowani wykonawcy.

Ww. postępowanie przygotowano zgodnie z wymogami pzp, a w szczególności:

- przed wszczęciem postępowania o udzielenie zamówienia, dokonano analizy potrzeb i wymagań, uwzględniając rodzaj i wartość zamówienia,

- sporządzono specyfikację warunków zamówienia (zw. dalej SWZ) zawierającą wszystkie wymagane przepisami elementy,

- zapewniono jawność postępowania, z zachowaniem formy pisemnej, w języku polskim (zamawiający zapewnił na stronie internetowej prowadzonego postępowania bezpłatny, pełny, bezpośredni i nieograniczony dostęp do specyfikacji warunków zamówienia, od dnia publikacji ogłoszenia o zamówieniu w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej nie krócej niż do dnia udzielenia zamówienia),

- żądano wymaganej przepisami dokumentacji, zgodnej przede wszystkim z pzp oraz rozporządzeniem Ministra Rozwoju, Pracy i Technologii z dnia 23 grudnia 2020 r. w sprawie podmiotowych środków dowodowych oraz innych dokumentów lub oświadczeń, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy,

- dochowano terminów określonych w przepisach w zakresie: składania ofert, związania ofertą, zawarcia umowy z wykonawcą,

- zamawiający udostępnił ogłoszenie na stronie internetowej prowadzonego postępowania, a także przekazał Urzędowi Publikacji UE w celu publikacji w Dzienniku Urzędowym UE.

 Nie stwierdzono uchybień w powyższym obszarze.

 3. Przebieg postępowania o zamówienie publiczne, jego rozstrzygniecie oraz zawarcie umowy z wyłonionym wykonawcą

W toku kontroli przeprowadzono badanie zgodności z przepisami pzp czynności związanych z przeprowadzeniem i rozstrzygnięciem postępowania o zamówienie publiczne, a także analizę umowy podpisanej z wykonawcą. Dodatkowo badaniu poddano złożoną przez wykonawcę w toku postępowania  dokumentację, przy uwzględnieniu kryteriów określonych w ogłoszeniu i SWZ.

W niniejszym postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego na świadczenie usług opieki i wsparcia w mieszkaniach chronionych dla osób w podeszłym wieku, została złożona oferta przez jednego wykonawcę, na kwotę łączną 4 454 118,00 zł.

Otwarcie oferty nastąpiło niezwłocznie po upływie terminu składania ofert oraz nie później niż następnego dnia po dniu, w którym upłynął termin składania ofert, zachowując zasadę jawności. Zamawiający, najpóźniej przed otwarciem ofert, które nastąpiło dnia 16.11.2021 r., udostępnił na stronie internetowej prowadzonego postępowania informację o kwocie, jaką zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia, tj. dnia 15.11.2021 r.

W badanym postępowaniu komisja przetargowa prawidłowo dokonała oceny oferty, nie stwierdzając konieczności wykluczenia wykonawcy lub odrzucenia oferty.

Wszystkie czynności zamawiającego zostały udokumentowane zgodnie z przepisami pzp, w tym w szczególności sporządzano protokół z postępowania. W prawidłowy sposób poinformowano wykonawcę o wyborze oferty (zawiadomienie to zostało przesłane przy użyciu środków komunikacji elektronicznej).

Ponadto zgodnie z art. 81 pzp, zamawiający przekazał Prezesowi Urzędu Zamówień Publicznych informację o złożonej ofercie, nie później niż w terminie 7 dni od dnia otwarcia oferty.

Zamawiający zawarł umowę w sprawie zamówienia publicznego w terminie nie krótszym niż 10 dni od dnia przesłania zawiadomienia o wyborze najkorzystniejszej oferty. Umowa z wyłonionym w postępowaniu wykonawcą została zawarta na czas oznaczony tj. na okres od 01.01.2022 r – do 30.09.2022 r. Warunki umowy były zgodne z ofertą i postanowieniami określonymi w SWZ. Treść umowy przewidywała postanowienia określające w szczególności:

1)         planowany termin zakończenia usługi;

2)         warunki zapłaty wynagrodzenia;

3)         łączną maksymalną wysokość kar umownych, których mogą dochodzić strony.

Jednocześnie Zamawiający zgodnie z art. 265 ust. 1, nie później niż w terminie 30 dni od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia przekazał do publikacji Urzędowi Publikacji Unii Europejskiej ogłoszenie o udzieleniu zamówienia zawierające informację o wynikach tego postępowania.

 Nie stwierdzono uchybień w powyższym obszarze.

 II. Uwagi i zalecenia

Zaleceń pokontrolnych nie wydano.