Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2022 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego UM Szczecin (zw. dalej WKiAW) w okresie od 4 do 18 maja 2022 r. przeprowadził kontrolę w Radzie Osiedla Śródmieście Zachód, ul. W. Łokietka 22 (zw. dalej RO), w zakresie gospodarki finansowej.

Opis stanu faktycznego stwierdzonego w toku kontroli został ujęty w protokole kontroli podpisanym w dniu 18 maja 2022 r. Ocena kontrolowanej działalności, wnioski i zalecenia pokontrolne zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 21 czerwca 2022 r.

I. Ocena ogólna kontrolowanej działalności

W wyniku kontroli przeprowadzonej w RO w zakresie gospodarki finansowej, stwierdzono nieprawidłowości polegające na:

• niesporządzeniu sprawozdania z wykonania planu finansowego za I półrocze 2021 r.,
• niewypełnianiu obowiązujących zasad opisywania dowodów księgowych potwierdza-jących wydatki poniesione przez RO,
• nadawaniu uchwałom RO numeracji niezgodnej ze schematem wskazanym w Statucie stanowiącym Załącznik nr 1 do Uchwały nr XXIX/761/17 Rady Miasta Szczecin z dnia 25 kwietnia 2017 r. w sprawie Statutu Osiedla Miejskiego Śródmieście Zachód (zw. dalej Statutem).

Nie stwierdzono nieprawidłowości w zakresiezgodności treści ekonomicznej wydatkówzrealizowanych w 2021 r. z zakresem zadań wymienionych w § 7 Statutu.

II. Oceny cząstkowe

1. Wydatki budżetowe

Plan wydatków budżetowych RO na 2021 r. wyniósł 9.602 zł (Załącznik nr 13 do Uchwały nr XXIII/687/20 Rady Miasta Szczecin z dnia 24 listopada 2020 r. w sprawie budżetu Miasta Szczecin na 2021 r. ze zm.), co stanowiło 3,6% wydatków zaplanowanych dla wszystkich 37. rad osiedli w kwocie ogółem 269.946 zł. Wykonanie wydatków RO za 2021 r. wyniosło ogółem 9.601,20 zł (3,9% wydatków wykonanych we wszystkich 37. radach osiedli w kwocie ogółem 248.112,84 zł).

Kontroli poddano wydatki poniesione w 2021 r. przez RO w ramach zaplanowanego budżetu oraz wydatki poniesione na rzecz RO przez Wydział Gospodarki Komunalnej Urzędu Miasta Szczecin (zw. dalej WGK) na kwotę łączną 8.757,21 zł, tj. wydatki, które w latach poprzednich były realizowane w ramach budżetu zaplanowanego przez RO, w tym:

• 13 dowodów potwierdzających wydatki poniesione na rzecz RO na kwotę łączną 11.977,35 zł, na podstawie wniosków złożonych przez RO,
• 63 dowody źródłowe dotyczące diet wypłaconych na kwotę łączną 10.567,48 zł (9.601,20 zł wg sprawozdania z wykonania planu finansowego RO).

W toku kontroli dowodów księgowych potwierdzających wydatki poniesione na rzecz RO stwierdzono, że w opisach wszystkich 13. dowodów nie wskazano paragrafu klasyfikacji budżetowej, co było niezgodne z §10 ust. 1 pkt 2 „Procedury prowadzenia gospodarki finansowej Osiedli - jednostek pomocniczych Gminy Miasto Szczecin”, stanowiącej załącznik do Zarządzenia Nr 222/20 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 12 maja 2020 r. w sprawie procedury prowadzenia gospodarki finansowej Osiedli – jednostek pomocniczych Gminy Miasto Szczecin (zw. dalej procedurą prowadzenia gospodarki finansowej), wg którego opis podlegających rozliczeniu dowodów księgowych winien zawierać wskazanie paragrafu klasyfikacji budżetowej.

Zgodnie z zasadami wskazanymi Radom przez WGK w piśmie w sprawie budżetu 2021 r., wydatki dotyczące obsługi i funkcjonowania RO oraz działalności na rzecz mieszkańców realizowane były na podstawie składanych przez Rady wniosków w sprawie finansowania działania, z budżetu przewidzianego na zadanie „Obsługa organizacyjno – techniczna Rad Osiedli” tj. odmiennie niż w latach poprzednich, gdzie wydatki na ww. cele realizowane były z budżetu ustalonego odrębnie dla każdej Rady. Z kolei wydatki z tytułu diet wykazane zostały w sprawozdaniu rocznym z wykonania planu finansowego w wysokości, która nie obejmowała wyrównania diet przysługującego radnym w związku ze zmianą wysokości diety obowiązującą od sierpnia 2021 r.

Objęte badaniem wydatki potwierdzone były dokumentami źródłowymi (faktury, noty księgowe, rachunki, listy wypłat), które ujęte zostały w ewidencji księgowej Urzędu Miasta Szczecin.

Wszystkie dowody księgowe podlegające rozliczeniu zawierały podpisy oraz pieczątki Przewodniczącego i Skarbnika RO.

Kontrola wykazała, że jako osoba pobierająca diety, Przewodniczący RO złożył stosowne oświadczenie, czym wypełnił zapisy § 12 ust. 3 procedury prowadzenia gospodarki finansowej, wg których wypłaty diet na rzecz Przewodniczącego RO oraz członków Zarządu Osiedla realizowane są po uprzednim złożeniu w Wydziale jednorazowego oświadczenia, zgodnie ze wzorem stanowiącym załącznik nr 5 do procedury.

Przewodniczący RO złożył także oświadczenie woli w zakresie zwykłego zarządu przekazanym Osiedlu mieniem komunalnym, czym wypełnił zapisy § 34 ust. 1 Statutu RO.

Roczna kwota diet wypłaconych Przewodniczącemu RO w 2021 r. nie przekroczyła 30% rocznej diety Przewodniczącego Rady Miasta, tj. kwoty 12.078,59 zł, czym wypełniono zapisy § 25 ust. 4 Statutu RO.

We wszystkich przypadkach złożone zostały do WGK listy wypłat diet, zgodne ze wzorem stanowiącym załącznik nr 4 do procedury gospodarki finansowej.

2. Plany, zmiany i sprawozdawczość  

Plan rzeczowo – finansowy na 2021 r. w kwocie ogółem 9.602 zł, przyjęty uchwałą RO nr 24/2020 z dnia 1.12.2020 r., nie podlegał w trakcie roku żadnym zmianom.

W toku kontroli porównano wartość wydatków ogółem poniesionych przez RO w 2021 r. z wykonaniem wydatków RO przedstawionym w sprawozdawczości Osiedla z wykonania planu finansowego oraz z wykonaniem wydatków jednostek pomocniczych Miasta Szczecin publikowanym w ramach „Sprawozdania z wykonania budżetu za 2021 r.”W toku kontroli sprawdzono także terminowość i kompletność sprawozdań składanych przez RO.

Kontrola wykazała, że RO nie sporządziła sprawozdania z wykonania planu finansowego za pierwsze półrocze, które zgodnie z § 13 ust. 1 pkt 1 procedury prowadzenia gospodarki finansowejnależało sporządzić i przedłożyć do WGK w terminie do dnia 31 lipca 2021 r.

Sprawozdanie roczne z wykonania planu finansowego za 2021 r. przekazane zostało do WGK w dniu 3.01.2022 r. czyli w terminie wskazanym w § 13 ust. 1 pkt 2 procedury prowadzenia gospodarki finansowej (termin do dnia 15 lutego 2022 r.).

W 2021 r. zmianie uległ sposób prezentacji danych w załączniku nr 2.14. do „Sprawozdania z wykonania budżetu za 2021 r.” dotyczącym wykonania wydatków jednostek pomocniczych Miasta Szczecin za 2021 rok. W załączniku, w dziale 750 – Administracja publiczna wykazane zostały jedynie wydatki z tytułu diet (bez wyrównania), a kwoty ogółem poniesionych wydatków dotyczących obsługi i funkcjonowania Rad oraz działalności na rzecz mieszkańców (w tym wyrównania z tytułu diet) wykazane zostały w pkt. 4.3.11 sprawozdania – Rozwój społeczeństwa obywatelskiego (wcześniej w załączniku nr 2.14 jako wydatki rozdziału 75022 oraz 75095 w zakresie diet).  

3. Ewidencja i prowadzenie dokumentacji finansowo - księgowej

Kontroli poddano sposób księgowania wydatków RO w Urzędzie Miasta Szczecin.

Nie stwierdzono nieprawidłowości w tym zakresie.

Ewidencja wydatków RO prowadzona była m.in. na dwóch rozdziałach klasyfikacji budżetowej: 75022 – Rady gmin (miast i miast na prawach powiatu) i 75095 – Pozostała działalność. Ewidencja wypłacanych diet prowadzona była przy wykorzystaniu konta rozrachunkowego 240 – Pozostałe rozrachunki, zgodnie z zasadami rachunkowości.

4. Pozostałe ustalenia

W toku kontroli uchwał dotyczących realizacji planu finansowego w 2021 r., sprawdzono m.in.:

• kompletność publikowania na stronie BIP podjętych przez RO uchwał i informacji o działalności RO,
• terminowość przekazywania podjętych uchwał do WGK.

Numery uchwał RO nadane zostały niezgodnie ze schematem wskazanym w § 16 ust. 3 Statutu, wg którego podjęte uchwały opatruje się datą i numerem, na który składa się cyfra arabska określająca kolejny numer uchwały od początku kadencji Rady, ukośnik prawy oraz dwie cyfry arabskie roku podjęcia, np.: 12/07. Rok natomiast wskazywany był w numerach uchwał nadanych przez RO jako cztery cyfry.

Na stronie internetowej RO (http://srodmiesciezachod.osiedla.szczecin.pl), w zakładce: Dokumenty RO/Uchwały, w kolumnie Tytuł, nie były publikowane tytuły uchwał a jedynie powielany był ich numer z pierwszej kolumny.

W toku kontroli stwierdzono, że na stronie internetowej RO opublikowane były m.in. Statut RO, uchwały za 2021 r., protokoły z posiedzeń oraz sprawozdanie z wykonania planu finansowego za 2021 r.

Kontrola terminowości przekazywania uchwał do WGK wykazała, żeuchwały dotyczące gospodarki finansowej przekazane zostały w terminie wskazanym w § 39 Statutu RO, według którego Przewodniczący przekazuje uchwały organów Osiedla w terminie 14. dni od dnia ich podjęcia komisji rewizyjnej Rady Miasta, za pośrednictwem Wydziału Urzędu obsługującego Osiedle.  

W trakcie kontroli, na stronie internetowej RO w kolumnie Tytuł, dokonano zmiany prezentacji tytułów uchwał.

III. Uwagi i zalecenia

Przedstawiając powyższe oceny i uwagi, stosownie do § 35 ust. 4 Załącznika Nr 2 do Zarządzenia w sprawie kontroli Prezydent Miasta zalecił Przewodniczącemu RO:

1. Sporządzanie sprawozdań z wykonania planu finansowego zgodnie z zasadami wskazanymi w § 13 procedury prowadzenia gospodarki finansowej.
2. Opisywanie dowodów księgowych potwierdzających wydatki poniesione przez RO, zgodnie z obowiązującą procedurą prowadzenia gospodarki finansowej.
3. Nadawanie uchwałom numeracji zgodnie ze schematem wskazanym w § 16 ust. 3 Statutu.