Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2008 roku

Realizacja Projektu pn. „Aktywna Integracja w Szczecinie” w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego.

Miejski Ośrodek Pomocy Rodzinie w Szczecinie, ul. Sikorskiego 3

W grudniu 2008 r. Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego przeprowadził kontrolę w Miejskim Ośrodku Pomocy Rodzinie w Szczecinie, przy ul. Sikorskiego 3 zwanym dalej MOPR, w zakresie realizacji Projektu pn. „Aktywna Integracja w Szczecinie” w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego.

 

            Kontrola nie wykazała istotnych nieprawidłowości, realizacja Projektu przebiegała zasadniczo zgodnie z umową i harmonogramem określonym we wniosku aplikacyjnym, a stwierdzone niedociągnięcia, pozostają bez wpływu na jego realizację.

Podkreślenia wymaga, że wszystkie rozliczenia związane z Projektem prowadzone były na wydzielonym rachunku bankowym, a wydatki w zakresie objętym kontrolą tj. 439 139,17 zł dokonywane były w terminach i wysokościach określonych w harmonogramie oraz ujmowane w wyodrębnionej ewidencji księgowej. Wszystkie dowody księgowe zostały sprawdzone pod względem merytorycznym, formalnym i rachunkowym oraz zatwierdzone do zapłaty przez osoby upoważnione. Dokumentacja dotycząca zrealizowanego Projektu przechowywana jest w siedzibie MOPR.

W trakcie przeprowadzonej kontroli stwierdzono jednak, że :

kwota wydatków kwalifikowanych wskazana we wniosku o płatność za okres 01.03-30.05.2008 r., dotycząca wynagrodzeń pracowników socjalnych była wyższa od kwoty wynagrodzeń wskazanej na listach płac o 359,60 zł w marcu 2008 r. oraz o 931,50 zł w kwietniu 2008 r. W kolejnych miesiącach kwota wydatków kwalifikowanych opisywana w listach płac, różniła się natomiast od kwoty faktycznie wynikającej z dokumentu o wysokość składek na Fundusz Pracy. Fakt rozbieżności kwoty wynagrodzeń o składki na Fundusz Pracy, do których odprowadzania zobligowany jest pracodawca nie został opisany na dokumencie płacowym.

            Ustalono ponadto, że w opisie faktury VAT nr FVS-000450/08 z dnia 06.05.2008 r., dotyczącej opłaty za wynajem pomieszczeń oraz media nie wskazano numeru umowy, na podstawie której dokonano płatności. Stwierdzono również, że wystawca faktury – Zachodniopomorskie Centrum Edukacyjne zamieścił na fakturze zapis : „faktura zgodnie z umową nr ZCE/189/04/2008”, podczas gdy umowa najmu będąca w posiadaniu MOPR została oznaczona numerem 27 A.

W teczkach z dokumentacją Beneficjentów końcowych stwierdzono z kolei brak zaświadczeń o ukończonych kursach (16 spośród 19 skontrolowanych teczek) oraz kwartalnych rozliczeń Beneficjenta (10 spośród 19 skontrolowanych teczek). W teczkach nie zamieszczono notatek służbowych wyjaśniających brak zaświadczeń oraz rozliczeń. Braki w dokumentacji pozostają w sprzeczności z § 7 ust. 2 załącznika nr 1 do zarządzenia z dnia 04.03.2008 r. Nr 1/08/POKL Dyrektora MOPR, zgodnie z którym teczka z dokumentacją Beneficjenta powinna zawierać m.in.: kopie zaświadczeń o ukończeniu kursów oraz kwartalne rozliczenia.

Na stronie internetowej MOPR nie zamieszczono obowiązujących logotypów, stanowiących jeden z elementów promocji, co jest niezgodne z § 19 ust. 4 umowy o dofinansowanie, wg którego Beneficjent oświadcza, że zapoznał się z treścią „Wytycznych w zakresie informacji i promocji” oraz zobowiązuje się podczas realizacji Projektu systemowego przestrzegać określonych w nich reguł informowania o Projekcie systemowym i oznaczenia Projektu systemowego.

Nie sporządzano na bieżąco, tj. w okresach miesięcznych raportów z prowadzonego monitoringu Projektu, co pozostaje w sprzeczności z punktem 3.4 wniosku o dofinansowanie Projektu, wg którego zaplanowano monitoring m.in. za pomocą miesięcznych raportów.

W oszacowaniu wartości zamówienia nie wskazano parametrów sprzętu komputerowego, jaki jednostka zamierzała nabyć oraz wskazano w sposób bardzo ogólny podstawę dokonanej wyceny.

            Przedstawiając powyższe oceny i uwagi Prezydent Miasta zalecił Dyrektorowi MOPR :

 

W kolejnych latach realizacji Projektu Prezydent Miasta zalecił ponadto :

1)     sporządzać na bieżąco raporty dotyczące monitoringu realizowanego Projektu,

2)     wprowadzić obowiązek okresowej weryfikacji teczek z dokumentacją Beneficjentów, prowadzonych przez pracowników socjalnych zatrudnionych w celu realizacji Projektu,

3)     rozważyć wprowadzenie kart dla realizowanych kursów z oznaczeniem rodzaju kursu, w którym Beneficjent bierze udział, czasu jego trwania, ew. rezygnacji, zawieszenia terminu ukończenia (ułatwienie monitoringu uczestnictwa w kursie),

4)     w przypadku zakupów dokonywanych na podstawie zawartych umów każdorazowo zamieszczać w opisie faktur numer zawartej umowy na podstawie której dokonano wydatku,

5)     rzetelnie opisywać szacowanie wartości zamówienia w przypadku realizacji zakupów na podstawie ustawy PZP.