Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2008 roku

Nr kontroli: P/34/08

Dostosowanie systemu wewnętrznej kontroli finansowej do obowiązujących przepisów prawa i standardów kontroli finansowej oraz przestrzeganie ww. procedur pod kątem wstępnej oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków, na przykładzie min. 5% wydatków 2007 r. (bez analizy wykonania całości budżetu za 2007 r.) oraz realizacja postanowień Zarządzenia Prezydenta Miasta Szczecina w sprawie przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz przeciwdziałaniu finansowaniu terroryzmu.

Państwowe Ognisko Baletowe, ul. H. Pobożnego 3 w Szczecinie

Wyniki kontroli: INFORMACJE - USTALENIA

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin przeprowadził w dniach od 15 grudnia do 19 grudnia 2008 r. kontrolę w Państwowym Ognisku Baletowym ul. H. Pobożnego 3 (zw. dalej Ogniskiem) w zakresie dostosowania systemu wewnętrznej kontroli finansowej do obowiązujących przepisów prawa i standardów kontroli finansowej oraz przestrzegania ww. procedur pod kątem wstępnej oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków, na przykładzie min. 5% wydatków 2007 r. (bez analizy wykonania całości budżetu za 2007 r.) oraz realizacji postanowień Zarządzenia Prezydenta Miasta Szczecina w sprawie przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz przeciwdziałaniu finansowaniu terroryzmu.

Wyniki kontroli przedstawione zostały w protokole kontroli P/34/08 podpisanym w dniu 19 grudnia 2008 r. Ocena zawarta została w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 19 stycznia 2009 r.

W toku kontroli dotyczącej realizacji procedur w zakresie celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków, na podstawie wydatków w wysokości 65.456,78 zł, tj. 9,8 % ogółu wydatków poniesionych w 2007 r. w wysokości 667.457,70 stwierdzono że:

1. W jednostce nie prowadzono ksiąg rachunkowych, ujmujących zapisy zdarzeń w porządku chronologicznym i systematycznym, a w tym: dziennika, księgi głównej, ksiąg pomocniczych, zestawień obrotów i sald kont księgi głównej oraz sald kont ksiąg pomocniczych. Wykaz składników aktywów i pasywów (inwentarz) nie był prowadzony i aktualizowany od 2006 r.

Było to niezgodne z art. 11 – 20 ustawy z dnia 29.09.1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 ze zm.) zwanej dalej uor.

2. Przy dokonywaniu ww. wydatków nie zachowano niektórych procedur, w tym:

· wszystkie objęte badaniem dowody księgowe nie zawierały zakwalifikowania dokumentu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca, co było niezgodne z art. 21 uor, wg którego dowód księgowy powinien zawierać między innymi stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca,

· 7 z 8 objętych badaniem rozliczeń z tytułu podróży służbowych na terenie kraju na łączną kwotę 3.533,92 zł nie zawierało potwierdzenia dokonanej kontroli formalno-rachunkowej, zatwierdzenia do wypłaty lub podpisu delegowanego pracownika, co było niezgodne z art. 21 uor, wg którego dowód księgowy powinien zawierać między innymi podpis wystawcy dowodu oraz stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych - podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

Rozliczenie z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju na kwotę 274,00 zł (miejscowość: Koszalin, termin: 15.05.2007 r., cel: narada dyrektorów) nie zawierało podpisu pracodawcy na poleceniu wyjazdu służbowego, a w rozliczeniu z tytułu podróży służbowej na kwotę 615,09 zł (miejscowość: Gdynia, Gdańsk, termin: 15-16.06.2007 r., cel: spotkanie dyrektorów szkół) podpis pracodawcy na poleceniu wyjazdu służbowego został zastąpiony podpisem delegowanego pracownika. Było to niezgodne z § 2, 3 i 5 Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19.12.2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1990 ze zm.), wg którego pracodawca określa między innymi miejscowość rozpoczęcia i zakończenia podróży, termin i miejsce podróży oraz rodzaj środka transportu.

· do faktury na kwotę 22.510,00 nie sporządzono notatki służbowej dotyczącej analizy rynku, co było niezgodne z § 9 ust. 4 Załącznika Nr 1 do Zarządzenia Nr 371/06 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 07.07.2006 r. w sprawie zasad wykonywania w Urzędzie Miasta i jednostkach organizacyjnych Gminy Miasto Szczecin ustawy prawo zamówień publicznych oraz Regulaminu Pracy Komisji Przetargowej Urzędu Miasta.

Z uwagi na nieprowadzenie ksiąg rachunkowych nie sprawdzono kompletności i poprawności zapisów dowodów w księdze, zgodnie z wymogami art. 23 uor.

3. Zatwierdzona przez Dyrektora Ogniska dokumentacja nie spełniała niektórych wymogów określonych art. 10 ust.1 pkt 2 uor, art. 47 ust. 2 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249, poz. 2104 ze zm.) oraz nie uwzględniała standardów ustalonych Komunikatem Nr 13 Ministra Finansów z dnia 30 czerwca 2006 r. w sprawie standardów kontroli finansowej w jednostkach sektora finansów publicznych (Dz. Urz. MF Nr 7, poz. 58), w tym:

· nie uwzględniała opisu metody ustalania wyniku finansowego,

· nie uwzględniała procedur dotyczących pobierania i gromadzenia środków publicznych, zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków
ze środków publicznych, zwrotu środków publicznych, udzielania zamówień publicznych, zwrotu środków publicznych,

· zawierała rozbieżności pomiędzy Zakładowym Planem Kont, a zasadami klasyfikacji zdarzeń.

4. Nie zrealizowano w 2007 r. zadań dotyczących:

· przekazywania do Wydziału Kontroli i Audytu Wewnętrznego informacji o przeprowadzonych w Ognisku kontrolach zewnętrznych.

5. Stosowane nazewnictwo Ogniska było niejednolite: Państwowe Ognisko Baletowe (powierzenie stanowiska Dyrektora, upoważnienie dotyczące udzielania zamówień publicznych i do składania oświadczeń woli), Ognisko Baletowe (umowy o pracę, faktury, pieczątki).

Główna Księgowa Ogniska spełniała wymogi określone w art. 45 ust.2 uofp, dotyczące osób zajmujących stanowisko głównego księgowego w jednostce sektora finansów publicznych.

Prezydent Miasta Szczecin zalecił Dyrektorowi Ogniska:

1. założenie i prowadzenie ksiąg rachunkowych przy wykorzystaniu posiadanego oprogramowania,

2. bezwzględne przestrzeganie obowiązku uzyskania akceptacji pracodawcy zlecającego wyjazd - wydziału nadzorującego, przed rozpoczęciem podróży służbowej,

3. uzupełnienie i sporządzanie dokumentacji zgodnie z wymogami uor. oraz Zarządzenia Nr 371/06 Prezydenta Miasta Szczecin,

4. przekazywanie informacji o kontrolach zewnętrznych,

5. podjecie działań w kierunku ustalenia i stosowania jednolitej nazwy jednostki.

informacja o wytworzeniu danych

udostępnił:: Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego
wytworzono:: 2009/02/10
odpowiedzialny/a:: Janusz Kwidziński
wprowadził/a:: Janusz Kwidziński
dnia:: 2009/02/10 13:57:34

historia zmian

historia zmian:
Wprowadził	Data modyfikacji	Rodzaj modyfikacji
Janusz Kwidziński	2009/02/10 13:57:34	Wprowadzenie informacji o przeprowadzonej kontroli