Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2008 roku

W czerwcu 2008 r. Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin (zw. dalej WKiAW) przeprowadził kontrolę wPrzedszkolu Publicznym nr 13 ul. Jodłowa 11 w Szczecinie (zw. dalej PP nr 13) w zakresie dostosowania systemu wewnętrznej kontroli finansowej do obowiązujących przepisów prawa i standardów kontroli finansowej oraz przestrzegania ww. procedur pod kątem wstępnej oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków, na przykładzie min. 5% wydatków 2007 r. (bez analizy wykonania całości budżetu za 2007 r.) oraz realizacji postanowień Zarządzenia Prezydenta Miasta Szczecin w sprawie przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz przeciwdziałaniu finansowaniu terroryzmu.

W wystąpieniu pokontrolnym z dnia 11.07.2008 r. przedstawiono ocenę badanych obszarów, dokonując poniższych ustaleń.

W zakresie objętym kontrolą stwierdzono uchybienia polegające na nieprzestrzeganiu niektórych przepisów w zakresie rachunkowości.

Zarządzeniem nr 76 Dyrektora PP nr 13 z dnia 01.03.2005 r. wprowadzono do stosowania zakładowy plan kont. W trakcie kontroli stwierdzono jednak, że w zakładowym planie kont nie ujęto opisu kont: 013 – pozostałe środki trwałe i 761 – pokrycie amortyzacji. W opisie planu kont ujęto natomiast konto 760 – pozostałe przychody i koszty, którego ten plan nie obejmował. Plan kont został zaktualizowany w dniu 01.09.2007 r., lecz w opisie kont syntetycznych brakowało konta 760 – pozostałe przychody i koszty. Ww. naruszało art. 10 ust. 1 pkt 3 lit. a ustawy z dnia 29.09.1994 r. o rachunkowości (j. t. Dz. U. z 2002 r., Nr 76, poz. 694) zw. dalej uor, który opisuje sposoby prowadzenia ksiąg rachunkowych, w tym co najmniej: zakładowego planu kont, ustalającego wykaz kont księgi głównej, przyjęte zasady klasyfikacji zdarzeń, zasady prowadzenia kont ksiąg pomocniczych oraz ich powiązania z kontami księgi głównej.

Stwierdzono również, że zapisy księgowe dokonywane na koncie 400 – koszty rodzajowe, nie zawierały określenia rodzaju i numeru identyfikacyjnego dowodu księgowego, stanowiącego podstawę zapisu ani jego daty, gdy różniła się ona od daty dokonania operacji. Naruszało to przepis art. 23 ust. 2 pkt 2 uor, według którego zapis księgowy powinien zawierać co najmniej: określenie rodzaju i numer identyfikacyjny dowodu księgowego stanowiącego podstawę zapisu oraz jego datę, jeżeli różni się ona od daty dokonania operacji.

Kontrola ustaliła również, że 19 spośród 62 poddanych kontroli dowodów księgowych posiadało błędy natury formalnej i nie wystawiono do nich not korygujących, pomimo nieprawidłowości m. in. brak wpisanej daty sprzedaży i wystawienia dokumentu oraz nazwy jednostki. Naruszało to art. 21 ust. 1 uor, według którego dowód księgowy powinien zawierać m. in.: określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej, datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą - także datę sporządzenia dowodu.

Kontrola terminów płatności faktur wykazała, że na 7 spośród 62 kontrolowanych przypadków kwota zapłaty została uregulowana po upływie terminu płatności od 4 do 17 dni, co stanowi praktykę narażającą jednostkę na obowiązek zapłaty ustawowych odsetek. 

W toku kontroli ustalono ponadto, że 21 z 62 faktur nie miało jednoznacznego potwierdzenia uregulowania zobowiązań z nich wynikających. Skutkować to może nieuregulowaniem faktury bądź opłaceniem jej dwukrotnie.

W trakcie kontroli ustalono, że 2 z 62 faktur zostały zaewidencjonowane w momencie zapłaty, a nie w momencie powstania zobowiązania, co ograniczyło możliwość bieżącej kontroli. Księgowania ww. faktur dokonano z pominięciem zespołu 2, co było niezgodne z przepisem pkt II.27 załącznika nr 2 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28.07.2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 142, poz. 1020), według którego ewidencja szczegółowa konta 201 powinna zapewniać możliwość ustalenia należności i zobowiązań krajowych i zagranicznych według poszczególnych kontrahentów.

Ustalono również, że 3 faktury wystawione przez jednego z dostawców PP nr 13 zaksięgowane zostały łącznie, czego skutkiem był brak wskazania w zapisie księgowym rzeczywistej daty dokumentu. Naruszało to art. 23 ust.2 uor, według którego zapis księgowy powinien zawierać co najmniej: datę dokonania operacji gospodarczej a także datę dokumentu, jeżeli różni się ona od daty dokonania operacji.

Kontrola ustaliła, że PP nr 13 stosowało klasyfikację budżetową na dziale 854 i rozdziale 85404. Było to niezgodne z regulacjami zawartymi w załączniku nr 2 do Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14.06.2006 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. nr 107, poz.726 ze zm.). W toku kontroli zmieniono błędną klasyfikację na prawidłową: dział 801 – oświata i wychowanie, rozdział 80104 – przedszkola.

Główna księgowa spełniała wymogi określone w art. 45 ust.2 ustawy z dnia 30.06.2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249, poz. 2104 ze zm.) dotyczące osób zajmujących stanowiska głównych księgowych w jednostce sektora finansów publicznych.

Ustalono również, że Dyrektor PP nr 13 wywiązała się z obowiązku sporządzania i przesyłania półrocznych informacji dotyczących transakcji podejrzanych, w związku z wprowadzoną Zarządzeniem Nr 289/05 Prezydenta Miasta Szczecina z dnia 10.06.2005 r. Instrukcją w sprawie przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz przeciwdziałaniu finansowania terroryzmu”. Według ww. informacji w gospodarstwie nie wystąpiły – w okresie objętym kontrolą – żadne transakcje finansowe, które nosiłyby znamiona transakcji podejrzanych.

W związku z poczynionymi ustaleniami kontroli Prezydenta Miasta Szczecin zalecił Dyrektorowi PP nr 13:

1.      zaktualizować plan kont o opis konta 760,

2.      dokonywać zapisów księgowych zgodnie z ustawą o rachunkowości,

3.      wystawiać noty korygujące do faktur z błędami formalnymi,

4.      regulować należności w terminach płatności.