Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2008 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin, w okresie od 21 maja do 12 czerwca 2008 r. przeprowadził kontrolę w gospodarstwie pomocniczym – Warsztaty Szkoleniowe Ośrodka Kształcenia Praktycznego Zachodniopomorskiego Centrum Edukacyjnego w Szczecinie ul. Hoża 6 (zw. dalej Warsztatami ZCE) w zakresie prawidłowości gospodarowania środkami finansowymi za okres 2006 r. – I-szy kwartał 2008 r.

Ocena kontrolowanego zagadnienia, wnioski i zalecenia pokontrolne zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 20 sierpnia 2008 r.  

Gospodarstwo ZCE prowadziło w kontrolowanym okresie działalność w formie gospodarstwa pomocniczego, które tworzą warsztaty poligraficzne i warsztaty mechaniczne. W 2007 r. Gospodarstwo ZCE uzyskało przychody w wysokości 486.523,60 zł, natomiast w I kwartale 2008 r. przychody w kwocie 70.958,80 zł. Koszty w 2007 r. wyniosły 489.449,16 zł, co stanowiło 92,70 % zaplanowanej kwoty, a koszty poniesione w I kwartale 2008 r. wyniosły 55.210,34 zł, tj. 10,24% zaplanowanych.

Wynik finansowy Gospodarstwa ZCE za 2006 i 2007 rok wyniósł odpowiednio –32.312,00 zł (strata) i – 2.925,56 zł (strata). Powstawanie strat spowodowane było przede wszystkim tym, iż koszty własne realizacji zleceń warsztatów poligraficznych, ujęte w możliwej do zaakceptowania przez zleceniodawcę cenie oraz określone w arkuszach kalkulacji wstępnej, które stanowiły podstawę wystawienia faktur, zostały określone na niższym poziomie niż rzeczywiście poniesione koszty.

W związku z ponoszonymi stratami, od początku 2007 r. do Wydziału Oświaty Urzędu Miasta Szczecin kierowane były kilkakrotnie prośby, dotyczące zgody na likwidację Gospodarstwa ZCE - pozostawały jednak bez odpowiedzi. W dniu 28.12.07 r. Prezydent Miasta Szczecin wyraził zgodę na likwidację z dniem 31.12.07 r. Gospodarstwa ZCE, jednak pismo w tej sprawie dostarczone zostało do ZCE dopiero w dniu 07.01.08 r. W tej sytuacji podjęta została decyzja o wygaszeniu z dniem 01.05.08 r. działalności warsztatów poligraficznych oraz o całkowitej likwidacji Gospodarstwa ZCE z dniem 31.12.08 r.

W związku z utratą płynności finansowej, spowodowaną stratami generowanymi przez warsztaty poligraficzne, zobowiązania Gospodarstwa ZCE w kontrolowanym okresie regulowane były nieterminowo. Na podstawie kontroli 92 dowodów księgowych stwierdzono bowiem, iż płatności dotyczące zobowiązań dokonywane były z opóźnieniem kilkudniowym a nawet 6-miesięcznym w stosunku do ustalonego terminu zapłaty. Powyższe było przyczyną naliczenia odsetek przez kontrahentów z tytułu nieterminowo regulowanych płatności w łącznej kwocie 259,98 zł lub może w dalszym ciągu (do momentu przedawnienia) stanowić podstawę do ich naliczenia. Według informacji pisemnej od kontrahenta odsetki w kwocie 169 zł zostały anulowane, natomiast wg wyjaśnień z-cy dyrektora ds. Ośrodka Kształcenia Praktycznego pozostałe roszczenia zostały warunkowo uchylone. 

Kontrola w zakresie przychodów wykazała, iż na wszystkich badanych arkuszach kalkulacji wstępnej (54 szt.) nie było podpisu zleceniodawcy, dotyczącego akceptacji sporządzonej przez wykonawcę kalkulacji, mimo że według części II instrukcji regulującej zasady kontroli i obiegu dokumentacji Gospodarstwa ZCE zamówienia zewnętrzne powinny zawierać niezbędne dane, tj.: m.in. zgodę na kalkulację wykonawcy.

Nie sporządzono ponadto arkuszy kalkulacji wynikowej, dotyczących realizacji 103 zleceń (na 139) w okresie od początku 2007 r. do końca I kwartału 2008 r. Było to niezgodne z postanowieniami części IV ww. instrukcji, wg których arkusz kalkulacyjny służy do opracowania kalkulacji wstępnej i wynikowej, którą sporządza kierownik poligrafii. Na podstawie kontroli 36 arkuszy kalkulacji wynikowej, dotyczących realizacji zleceń warsztatów poligraficznych, stwierdzono ponadto, że Gospodarstwo ZCE poniosło z tego tytułu stratę w łącznej kwocie - 4.192,34 zł. Stwierdzono ponadto, że zostały one sporządzone przez głównego księgowego, natomiast wg części IV ww. instrukcji, kalkulacje sporządza kierownik poligrafii.   

W jednym przypadku (na 54 skontrolowane) kontrola wykazała, iż kontrahentowi wystawiona została faktura na kwotę 1.065 zł, mimo że według arkusza kalkulacji wstępnej, na podstawie którego sporządzane były faktury, cena realizacji zlecenia określona została w wysokości 1.163 zł.

Na podstawie kontroli 25 dowodów księgowych ustalono ponadto, że w Gospodarstwie ZCE nie naliczono i nie ujęto w ewidencji odsetek od nieterminowo regulowanych należności z tytułu zrealizowanych zleceń w łącznej kwocie 61,86 zł, co było niezgodne z § 7 ust. 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 142, poz. 1020 ze zm.), zw. dalej rozporządzeniem w sprawie zasad rachunkowości oraz planów kont, wg którego odsetki od należności i zobowiązań, w tym również tych, do których stosuje się przepisy dotyczące zobowiązań podatkowych, ujmuje się w księgach rachunkowych w momencie ich zapłaty lub w wysokości odsetek należnych na koniec kwartału.

Kontrola 157 dowodów księgowych (faktur dotyczących zobowiązań i należności, list płac, wyciągów bankowych i raportów kasowych) wykazała, iż w 60 przypadkach nie było na dokumencie podpisu świadczącego o dokonaniu kontroli merytorycznej, a w 66 podpisu dotyczącego dokonania kontroli formalno – rachunkowej. W 41 przypadkach nie wskazano na dowodach sposobu ujęcia ich w księgach rachunkowych (dekretacji). Dodatkowo dekretacja 28 dokumentów nie została podpisana przez osobę sporządzającą, a w 109 przypadkach nie została określona przy niej data ujęcia dowodów w księgach rachunkowych Gospodarstwa ZCE. Nie dokonano ponadto sprawdzenia wszystkich skontrolowanych wyciągów bankowych (13) i raportów kasowych (4). W 3 przypadkach nie było na dokumencie także podpisu z-cy dyrektora ZCE ds. OKP, dotyczącego zatwierdzenia do zapłaty.

We wszystkich przypadkach (na 3 skontrolowane), rachunki dotyczące realizacji umów zleceń nie zostały opatrzone datą otrzymania dokumentu, co uniemożliwiało wskazanie terminu płatności tych rachunków, określonego jako 14 dni od otrzymania rachunku.

Ustalono, że przy zakupie materiałów do realizacji zleceń, na kwotę powyżej 3000 zł, we wszystkich spośród 7 badanych przypadków nie dokonano analizy rynku. Stanowiło to naruszenie postanowienia § 9 ust. 4 pkt 1 załącznika nr 1 do zarządzenia nr 371/06 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 7 lipca 2006 r.
w sprawie zasad wykonywania w Urzędzie Miasta i jednostkach organizacyjnych Gminy Miasto Szczecin ustawy prawo zamówień publicznych oraz Regulaminu Pracy Komisji Przetargowej Urzędu Miasta (obecnie zarządzenie nr 330/07Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 15 czerwca 2007r.), wg którego udzielając zamówienia powyżej 3.000 zł, przed zawarciem umowy zamawiający powinien dokonać analizy rynku, która polega w szczególności na zebraniu ofert od minimum dwóch potencjalnych wykonawców.

Dodatkowo stwierdzono, iż w sprawozdaniu Rb – Z o stanie zobowiązań gospodarstwa pomocniczego za okres od początku roku do końca I kwartału 2008 r. zostały wykazane zobowiązania niewymagalne w łącznej wysokości 9.977,96 zł oraz dwukrotnie ujęto zobowiązania z tytułu umów zleceń na łączną kwotę 3.663 zł. Powyższe niezgodne było z § 12 ust. 1 pkt 4 załącznika nr 34 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 27 czerwca 2006 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. Nr 115, poz. 781 ze zm.), zw. dalej rozporządzeniem w sprawie sprawozdawczości finansowej, wg którego w układzie przedmiotowym prezentowane są zobowiązania wymagalne rozumiane jako wszystkie bezsporne zobowiązania, których termin płatności dla dłużnika minął, a które nie zostały przedawnione, ani umorzone.

Kontrola wykazała również, że w Gospodarstwie ZCE nie było opracowanych pisemnych procedur dotyczących kontroli finansowej w jednostkach sektora finansów publicznych dotyczących procesów gromadzenia i rozdysponowywania środków publicznych oraz gospodarowania mieniem do czego zobowiązywał art. 47 ust. 3 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249, poz. 2104 ze zm.), według którego procedury kontroli finansowej ustala w formie pisemnej kierownik jednostki, biorąc pod uwagę standardy, o których mowa w art. 63 ust. 1 pkt 1 powyższej ustawy.

Dodatkowo ewidencja szczegółowa Gospodarstwa ZCE prowadzona na kontach zespołu 7 – „Przychody i koszty ich uzyskania” nie uwzględniała klasyfikacji budżetowej, mimo że wg załącznika nr 2 do rozporządzenia w sprawie zasad rachunkowości oraz planów kont, ewidencję szczegółową prowadzi się według pozycji planu finansowego oraz stosownie do potrzeb planowania, analizy i sprawozdawczości.

Ze względu na decyzję o likwidacji Gospodarstwa ZCE, Prezydent Miasta zalecił dokonanie wyrównania wysokości odprawy pieniężnej przyznanej pracownikowi, zatrudnionemu na stanowisku introligator.