Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2008 roku

W maju 2008 r. Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin, przeprowadził kontrolę w Dziennym Domu Pomocy Społecznej ul. Łukasiewicza 6 w zakresie dostosowania systemu wewnętrznej kontroli finansowej do obowiązujących przepisów prawa i standardów kontroli finansowej oraz przestrzegania ww. procedur pod kątem wstępnej oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków, na przykładzie min. 5% wydatków 2007 r. (bez analizy wykonania całości budżetu za 2007 r.) oraz realizacji postanowień Zarządzenia Prezydenta Miasta Szczecina w sprawie przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz przeciwdziałaniu finansowaniu terroryzmu.

 

 

W toku kontroli stwierdzono nieprawidłowości polegające na zatrudnianiu w okresie kontrolowanym na stanowisku głównego księgowego osoby nie posiadającej stosownych kwalifikacji w myśl ustawy z dnia 30.06.2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. nr 249, poz. 2104 ze zm.). Kwestia ta została uregulowana w wyniku realizacji zaleceń pokontrolnych po przeprowadzonej przez WKiAW kontroli w 2007 r. W dniu 01.10.2007 r. zatrudniono na stanowisko głównego księgowego osobę spełniającą ww. kwalifikacje.

            W trakcie kontroli stwierdzono również uchybienia natury formalnej polegające m.in. na nieprzestrzeganiu niektórych przepisów w zakresie rachunkowości i nieaktualizowaniu regulaminów.

Stwierdzono, że w zakładowym planie kont jednostki, wprowadzonym zarządzeniem kierownika DDPS nr 03/2002 z dnia 12.02.2002 r. (ze zmianami), nie ujęto konta 201 – rozrachunki z odbiorcami i dostawcami, co było niezgodne z przepisami załącznika nr 2 oraz § 12 ust. 1 pkt 1 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28.07.2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. nr 142, poz. 1020) zw. dalej rozporządzeniem z dnia 28.07.2006 r., wg których do ewidencji rozrachunków i roszczeń krajowych i zagranicznych z tytułu dostaw, robót i usług, w tym również zaliczek na poczet dostaw, robót i usług oraz kaucji gwarancyjnych służy konto 201 – rozrachunki z odbiorcami i dostawcami a podane w planach kont stanowiących załącznik do rozporządzenia konta należy traktować jako standardową liczbę kont, która może być ograniczona jedynie o konta służące do księgowania operacji gospodarczych niewystępujących w jednostce lub placówce. Wg pkt II. 27 załącznika nr 2 rozporządzenia z dnia 28.07.2006 r., ewidencja szczegółowa konta 201 powinna zapewniać ponadto możliwość ustalenia należności i zobowiązań krajowych i zagranicznych według poszczególnych kontrahentów.

Ustalono również, że ewidencja faktur wystawionych przez kontrahentów DDPS dokonywana była w momencie zapłaty, a nie w momencie powstania zobowiązania, co ograniczało możliwość ich bieżącej kontroli.

Stwierdzono również, że zapisy na koncie 234 – pozostałe rozrachunki z pracownikami – nie odzwierciedlały po stronie Ma wydatków uregulowanych przez pracowników w imieniu jednostki oraz zwrotu środków pieniężnych dokonywanych pracownikom, podczas gdy wg pkt II. 38 załącznika nr 2 rozporządzenia z dnia 28.07.2006 r. ewidencja szczegółowa konta 234 powinna zapewniać możliwość ustalania stanu należności, roszczeń i zobowiązań z poszczególnymi pracownikami według tytułów rozrachunków.

W toku kontroli ustalono, że zapisy obowiązującego zarządzenia kierownika DDPS nr 10/2005 dot. prowadzenia gospodarki finansowej i przestrzegania procedur kontroli zgodnych z powszechnie uznanymi standardami nie spełniały wymagań określonych w ustawie z dnia 29.09.1994 r. o rachunkowości (j. t. Dz. U. z 2002 r., Nr 76, poz. 694 ze zm.) zw. dalej u.o.r., dot. obowiązkowej treści polityki rachunkowości. W ww. zarządzeniu nie określono bowiem roku obrotowego i wchodzących w jego skład okresów sprawozdawczych, metod wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego a także sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w tym wykazu ksiąg rachunkowych i opisu systemu przetwarzania danych, co naruszało przepis art. 10 ust. 1 pkt 1-3 u.o.r., według którego polityka rachunkowości w jednostce powinna zawierać m. in. ww. elementy. Według art. 10 ust. 2 u.o.r. to na kierowniku jednostki spoczywa obowiązek ustalenia w formie pisemnej polityki rachunkowości w sposób odpowiadający przepisom ustawy.

Ustalono również, że funkcjonujące w DDPS zarządzenie dot. kontroli finansowej wraz z instrukcją sporządzania, kontroli i obiegu dowodów księgowych nie zawierało wzorów podpisów osób odpowiedzialnych za wskazania dot. objęcia dowodów księgowych kontrolą pod względem merytorycznym, formalnym i rachunkowym. Taka informacja dałaby jasny obraz przebiegu kontroli dokumentów finansowo – księgowych pod kątem odpowiedzialności pracowników za poszczególne etapy kontroli.

Stwierdzono ponadto, że dokumentacja jednostki nie zawierała informacji świadczących o zapoznaniu się:

·        z zarządzeniem kierownika DDPS wprowadzającym instrukcję kasową – przez głównego księgowego i starszego instruktora ds. kulturalno oświatowych,

·        z zarządzeniem kierownika DDPS wprowadzającym instrukcję sporządzania, obiegu i kontroli dokumentów – przez głównego księgowego i starszego instruktora ds. kulturalno oświatowych,

·        z zarządzeniem kierownika DDPS wprowadzającym procedury kontroli finansowe j– przez głównego księgowego i starszego instruktora ds. kulturalno oświatowych,

·        z zarządzeniem kierownika DDPS dot. utworzenia rachunku dochodów własnych – przez głównego księgowego,

·        z zarządzeniem kierownika DDPS dot. prowadzenia gospodarki finansowej i przestrzegania procedur kontroli zgodnych z powszechnie uznanymi standardami – przez głównego księgowego,

·        z zarządzeniem kierownika DDPS dot. ustalenia wysokości pogotowia kasowego – przez głównego księgowego i starszego instruktora ds. kulturalno oświatowych,

·        z zarządzeniem Prezydenta Miasta Szczecina nr 34/06 dot. regulaminu organizacyjnego DDPS – przez pracowników jednostki,

·        z zarządzeniem kierownika DDPS wprowadzającym zmiany
w strukturze organizacyjnej i regulaminie wynagradzania – przez pracowników jednostki,

·        z zarządzeniami kierownika DDPS dot. zakładowego planu kont – przez głównego księgowego.

Ustalono również, że kierownik DDPS wywiązał się z obowiązku sporządzania i przesyłania do Wydziału Kontroli i Audytu Wewnętrznego półrocznych informacji dotyczących transakcji podejrzanych, zgodnie z Zarządzeniem Nr 289/05 z dnia 10.06.2005 r. Prezydenta Miasta Szczecina w sprawie wprowadzenia „Instrukcji postępowania w sprawie przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz przeciwdziałaniu finansowania terroryzmu”. Według ww. informacji w DDPS nie wystąpiły – w okresie objętym kontrolą – żadne transakcje finansowe, które nosiłyby znamiona transakcji podejrzanych.

W związku z poczynionymi ustaleniami kontroli Prezydent Miasta Szczecin zalecił kierownikowi DDPS aby:

1.      zaktualizował zakładowy plan kont o konto 201,

2.      do rozliczeń z pracownikami z tytułu zakupów stosował konto 234,

3.      uzupełnił zarządzenie nr 10/2005 o: określenie roku obrotowego i wchodzących w jego skład okresów sprawozdawczych, metody wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego, wykaz ksiąg rachunkowych i o opis systemu przetwarzania danych,

4.      uzupełnił regulamin kontroli wewnętrznej o wzory podpisów (parafek) osób upoważnionych do kontroli dokumentów księgowych pod względem merytorycznym, formalnym i rachunkowym,

5.      udokumentował w formie pisemnej fakt zapoznania się pracowników merytorycznych DDPS z regulaminem organizacyjnym i ww. zarządzeniami kierownika jednostki. Ww. zasadę stosował przy każdej zmianie dokumentów dot. organizacji jednostki.