Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2008 roku

Nr kontroli: P/11/08

Gospodarka finansowo – księgowa za 2007 r.

Gimnazjum Nr 18 w Szczecinie, ul. Witkiewicza 14

Wyniki kontroli: INFORMACJE - USTALENIA

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin, w dniach
30.05. – 19.06.2008 r. przeprowadził kontrolę w Gimnazjum Nr 18 ul. Witkiewicza 40 w Szczecinie, zw. dalej gimnazjum, w zakresie gospodarki finansowo – księgowej za 2007 r. Wyniki kontroli przedstawione zostały w protokole kontroli P/11/08 podpisanym w dniu 2 lipca 2008 r.

Kontrola wykazała szereg nieprawidłowości w wykonaniu ww. planu finansowego Gimnazjum Nr 18. Oprócz uchybień natury formalnej stwierdzono również błędy merytoryczne i rachunkowe. Polegały one przede wszystkim na niedostosowaniu planu kont do obowiązujących przepisów prawa, dowolnym kwalifikowaniu wydatków na paragrafy wg klasyfikacji budżetowej, błędach księgowych, nieaktualizowaniu na bieżąco funkcjonujących w placówce zarządzeń i regulaminów pod kątem obowiązujących przepisów oraz uchybieniach w kontroli dowodów księgowych. Przyczyną wyżej wymienionych oraz niżej opisanych nieprawidłowości było nie stosowanie funkcjonujących w gimnazjum procedur, nieznajomość obowiązujących zarządzeń Prezydenta Miasta oraz niedostateczna kontrola głównego księgowego nad obszarem finansowo – rachunkowym a Dyrektora szkoły nad całością występujących zdarzeń gospodarczych.

W toku badania funkcjonującego w gimnazjum systemu rachunkowości stwierdzono, że szkoła nie spełniała wszystkich wymogów nałożonych na nią ustawą z dnia 29.09.1994 r. o rachunkowości (j.t.Dz.U. z 2002 r, Nr 76, poz.694 ze zm.), zwaną dalej uor, pod kątem dostępnej dokumentacji opisującej politykę rachunkowości, przyjętego planu kont oraz prowadzenia ksiąg rachunkowych. Dokumentacja przyjętych zasad rachunkowości, opatrzona podpisem dyrektora szkoły, nie zawierała załącznika nr 6 - zabezpieczenie mienia będącego własnością szkoły, w tym miejscu znajdował się załącznik nr 6 – opis systemu ochrony danych i zbiorów. Zawierała załącznik nr 7 – wykaz mechanizmów kontroli finansowej, którego nie przywołano w zarządzeniu.

Zatwierdzona przez dyrektora szkoły dokumentacja dotycząca planu kont nie zawierała opisu kont, podczas gdy według art.10 ust.1 pkt 3 lit.a uor, jednostka powinna posiadać dokumentację opisującą przyjęte zasady rachunkowości, w szczególności dotyczące sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w tym zakładowego planu kont, ustalającego wykaz kont księgi głównej, przyjęte zasady klasyfikacji zdarzeń, zasady prowadzenia kont ksiąg pomocniczych oraz ich powiązania z kontami księgi głównej.

Przyjęty plan kont nie zawierał konta 980 – plan finansowy wydatków budżetowych, w budżecie nie prowadzono ewidencji na kontach zespołu 7, nie prowadzono również analityki do kont przychodowych zespołu 7 rachunku dochodów własnych. Taki stan świadczył o odstępstwie od § 11 ust. 2 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28.07.2006 r. o szczegółowych zasadach rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz.U. Nr 142, poz. 1020.), wg którego plany kont stanowią podstawę do opracowania zakładowych planów kont. Według § 12 ust.1 pkt 1 ww. rozporządzenia, ustalając zakładowy plan kont, należy kierować się zasadą, że podane w planie kont konta należy traktować jako standardową liczbę kont, która może być ograniczona jedynie o konta służące do księgowania operacji gospodarczych niewystępujących w jednostce lub placówce albo uzupełniona o konta zgodne co do treści ekonomicznej z odpowiednimi kontami planu kont.

W wyniku kontroli stwierdzono, że główny księgowy stosował praktykę dokonywania samowolnych przesunięć między paragrafami, tak aby wydatki przedstawione w sprawozdaniu Rb-28S odpowiadały wydatkom zatwierdzonym w planie finansowym, co świadczyło o nieprawidłowo przebiegającym procesie planowania. Środki ujęte w planie w §4210 zostały wykorzystane do października. Wydatki na materiały i wyposażenie do końca roku finansowane były z §6050, na którym znajdowały się środki w wysokości 20.000 zł, przeznaczone na projekt przystosowania placówki dla potrzeb osób niepełnosprawnych. Pisemna zgoda Wydziału Oświaty UM na wykorzystanie ww. środków finansowych na modernizację klasy integracyjnej i pomieszczeń kuchennych wpłynęła do jednostki w trakcie kontroli (dn. 13.06.2008 r.), tj. po 10-ciu miesiącach od daty sporządzenia przez dyrektora szkoły pisma z prośbą o możliwość ww. modernizacji. Posiadając jedynie telefoniczną zgodę Wydziału Oświaty UM dyrektor szkoły akceptowała w 2007 r. finansowanie ponadplanowych wydatków dotyczących innych paragrafów z §6050.

W wyniku kontroli ustalono, że roczne zestawienie sprawozdawcze obrotów i sald nie miało daty sporządzenia, co było niezgodne z art.13 ust.4 uor, według którego księgi rachunkowe, z uwzględnieniem techniki ich prowadzenia, powinny m.in. być: (...) wyraźnie oznaczone co do roku obrotowego, okresu sprawozdawczego i daty sporządzenia (...). Stwierdzono dokonywanie skreśleń zapisów oraz poprawek na dowodach księgowych za pomocą korektora, co było niezgodne z art.25 ust.1 uor, wg którego stwierdzone błędy w zapisach poprawia się: 1) przez skreślenie dotychczasowej treści i wpisanie nowej, z zachowaniem czytelności błędnego zapisu, oraz podpisanie poprawki i umieszczenie daty; poprawki takie muszą być dokonane jednocześnie we wszystkich księgach rachunkowych i nie mogą nastąpić po zamknięciu miesiąca lub 2) przez wprowadzenie do ksiąg rachunkowych dowodu zawierającego korekty błędnych zapisów, dokonywane tylko zapisami dodatnimi albo tylko ujemnymi.

Obowiązująca i przyjęta przez dyrektora szkoły instrukcja obiegu i kontroli dowodów księgowych była połączeniem dwóch dokumentów regulujących powyższą kwestie, które nie stanowiły logicznej całości. W instrukcji bez związku z poprzednimi zapisami i bez nagłówka, zaczynając od pkt. 2 wymieniano rodzaje i opis dowodów księgowych.

Gimnazjum nie miało ustalonych zasad ochrony i zabezpieczenia danych w tym archiwizacji baz, co naruszało art.10 ust.1, pkt 4 uor, wg którego jednostka powinna posiadać dokumentację opisującą przyjęte zasady rachunkowości, w szczególności dotyczące systemu służącego ochronie danych i ich zbiorów, w tym dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych i innych dokumentów stanowiących podstawę dokonanych w nich zapisów, a także z ust.2 ww. artykułu wg którego kierownik jednostki ustala w formie pisemnej i aktualizuje dokumentację, o której mowa w ust.1. Dyskietki z ewidencją za 2007 r. znajdowały się w biurku, w niezamkniętej szafce, były niekompletne (brakowało ewidencji za miesiąc sierpień i listopad, w ewidencji dotyczącej maja brakowało dyskietki nr 1 a w ewidencji dotyczącej czerwca – dyskietek nr 1 i 2). Powyższe było niezgodne z art.71 ust.2 uor, wg którego przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera ochrona danych powinna polegać na stosowaniu odpornych na zagrożenia nośników danych, na doborze stosownych środków ochrony zewnętrznej, na systematycznym tworzeniu rezerwowych kopii zbiorów danych zapisanych na nośnikach komputerowych, pod warunkiem zapewnienia trwałości zapisu informacji systemu rachunkowości, przez czas nie krótszy od wymaganego do przechowywania ksiąg rachunkowych, oraz na zapewnieniu ochrony programów komputerowych i danych systemu informatycznego rachunkowości, poprzez stosowanie odpowiednich rozwiązań programowych i organizacyjnych, chroniących przed nieupoważnionym dostępem lub zniszczeniem.

Kontrola wydatków budżetowych za 2007r. wykazała, że na 30 skontrolowanych faktur na łączną kwotę 85.611,04 zł, w 15. przypadkach nie było opisu faktury (faktury na łączną kwotę 53.385 zł), w 6. przypadkach nie było podpisu dyrektora (faktury na łączną kwotę 23.316,22 zł), w 5. przypadkach nie było podpisu głównego księgowego (faktury na łączną kwotę 29.649,15 zł). Powyższe było niezgodne z pkt 2 rozdziału D o kontroli i weryfikacji dowodów księgowych, obowiązującej w gimnazjum instrukcji sporządzania, kontroli i obiegu dowodów księgowych, wg którego dokumenty księgowe winne być wstępnie i bieżąco kontrolowane pod względem formalnym, rachunkowym i merytorycznym. W 5. przypadkach ewidencji dokonano na niewłaściwym paragrafie (faktury na łączną kwotę 8.036 zł), w 5. przypadkach nie było oznaczenia paragrafu, z którego pochodził wydatek (faktury na łączną kwotę 28.883,34 zł). Faktury za wodę i ścieki ewidencjonowane były w § 4260 - zakup energii, a według Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14.06.2006 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz.U. Nr 107, poz. 726 ze zm.), zw. dalej Rozp. MF w sprawie klasyfikacji, do księgowania wody i ścieków służą paragrafy: 4260 w przypadku wody i 4300 w przypadku ścieków. Faktura nr 112/2007 za stoły i krzesła przyjęta została w §6050 podczas, gdy według Rozp. MF w sprawie klasyfikacji, do księgowania wyposażenia służy §4210. W wyniku badania ewidencji kosztów, w §6050 ujawniono przypadek wydatku nie popartego żadnym dokumentem księgowym. Pod wskazaną pozycją dziennika (nie opisaną w ewidencji) nie było dokumentu potwierdzającego wydatek w zaksięgowanej wysokości. W dokumentacji były faktury remontowe zadekretowane na §4210 i §4270. Powyższe świadczy o niespełnianiu kryterium sprawdzalności ksiąg rachunkowych i naruszeniu art.24 ust.4 pkt 1 uor, wg którego księgi rachunkowe uznaje się za sprawdzalne, jeżeli umożliwiają stwierdzenie poprawności dokonanych w nich zapisów, stanów (sald) oraz działania stosowanych procedur obliczeniowych, a w szczególności udokumentowanie zapisów pozwala na identyfikację dowodów i sposobu ich zapisania w księgach rachunkowych na wszystkich etapach przetwarzania danych.

W gimnazjum nie sporządzano ponadto notatek służbowych z analizy rynku dla wydatków powyżej 3 tys. zł mimo, że taki obowiązek został nałożony na dyrektora szkoły Zarządzeniami Prezydenta Miasta Szczecin nr 371/06 z dnia 7.07.2006 r. oraz nr 330/07 z dnia 15.06.2007 r. w sprawiezasad wykonywania w Urzędzie Miejskim
i jednostkach organizacyjnych Gminy Miasto Szczecin ustawy prawo zamówień publicznych oraz Regulaminu Pracy Komisji Przetargowej Urzędu Miejskiego.

Kontrola wydatków z rachunku dochodów własnych za 2007r. na łączną kwotę 21.568,57 zł (11,5% wszystkich wydatków tego okresu) wykazała, że na 7 skontrolowanych faktur w 2. przypadkach w ewidencji zaksięgowane zostały, bez opisu pozycji, wydatki opatrzone numerami pozycji, pod którymi nie było dokumentów potwierdzających dokonanie wydatków (w ewidencji 2 dokumenty z §4300 na łączną kwotę 1.984,88 zł, w dokumentacji zaś zbiór faktur na łączną kwotę 731,58 zł). W jednym przypadku faktura na kwotę 695,40 zł nie była sprawdzona pod względem formalno rachunkowym ani zatwierdzona do wypłaty, była ponadto zadekretowana na §4750 a zaksięgowana w §4300. Powyższe również świadczy o niespełnianiu kryterium sprawdzalności ksiąg rachunkowych.

W wyniku kontroli ujawniono błędnie przyjęte przez głównego księgowego w ewidencji, na koncie 400 §4210, nieodpłatne otrzymanie środków trwałych w wyniku darowizny z Europejskiego Funduszu Społecznego oraz przejęcia wyposażenia z likwidowanej SP nr 4 na łączną kwotę 410.572,05 zł. Operacja przyjęcia nieodpłatnie środka trwałego powinna przebiegać przy użyciu konta 760 – pozostałe przychody. Księgowanie na koncie kosztowym wywołało na koniec roku saldo w wysokości 410 tys zł i wpłynęło na pogorszenie wyniku finansowego jednostki o taką wartość. Zaniżenie wyniku finansowego za 2007 r. powinno zostać skorygowane w roku bieżącym zgodnie z zapisem art.54 ust. 2 i 3 uor, według których jeżeli jednostka otrzymała informacje o zdarzeniach, o których mowa w ust. 1, po zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego, to ich skutki ujmuje w księgach rachunkowych roku obrotowego, w którym informacje te otrzymała. Jeżeli w danym roku obrotowym lub przed zatwierdzeniem sprawozdania finansowego za ten rok obrotowy jednostka stwierdziła popełnienie w poprzednich latach obrotowych błędu podstawowego, w następstwie którego nie można uznać sprawozdania finansowego za rok lub lata poprzednie za spełniające wymagania określone w art. 4 ust. 1, to kwotę korekty spowodowanej usunięciem tego błędu odnosi się na kapitał (fundusz) własny i wykazuje jako "zysk (strata) z lat ubiegłych".

Kontrola ustaliła, że w gimnazjum nie stosowano dokumentów OT i LT w celu przyjęcia środka trwałego na stan i likwidacji środka trwałego. Było to niezgodne z przyjętą przez dyrektora szkoły instrukcją sporządzania, kontroli i obiegu dowodów księgowych, według której, w punkcie 7 opisującym dowody dotyczące środków trwałych, przyjęcie środka trwałego potwierdza się dokumentem OT a likwidację środka dokumentem LT. Księga środków trwałych zawierała ponadto wpisy nabytych środków, które wg definicji zawartej w art.3 ust.1 pkt 15 uor nie były środkami trwałymi.

W toku kontroli stwierdzono, że część istniejących i przyjętych przez dyrektora szkoły zarządzeń, instrukcji i procedur nie posiadała numeru oraz daty wprowadzenia ich w życie. Na podstawie takich dokumentów trudno stwierdzić z jakim dniem zaczęły obowiązywać i czy przyjęte podstawy prawne były aktualne w danym okresie.

W wyniku kontroli procesu udzielania zamówień publicznych stwierdzono, że w gimnazjum wystąpiły zamówienia o wartości szacunkowej nie przekraczającej 6.000 euro (do dnia 11.06.2007 r.) i 14.000 euro (od dnia 11.06.2007 r.), czyli wyłączone z ustawy z dnia 29.01.2004 r. Prawo zamówień publicznych (j.t.Dz.U. z 2006 r. Nr 164, poz.1163 ze zm). W gimnazjum nie został opracowany regulamin postępowania w sprawach zamówień publicznych a istniejący regulamin pracy komisji przetargowej oparty był na nieaktualnej podstawie prawnej. Nie sporządzano notatek służbowych dla wydatków przekraczających 3 tys. zł.

Kontrola prowadzonej w gimnazjum polityki dochodów z najmu pomieszczeń wykazała występujące błędy formalne polegające na nienadawaniu umowom najmu kolejnych numerów (w 4 przypadkach na 10 skontrolowanych umów). Stwierdzono, że w ogóle nie zawierano umów w przypadkach wynajmowania pomieszczeń na kilka godzin jednego dnia. Powyższe poddaje w wątpliwość prowadzony nadzór kierownika administracyjno – gospodarczego i głównego księgowego nad wystawianymi umowami oraz kontrolę ewidencjonowanych faktur.

W wyniku kontroli wynagrodzeń i polityki kadrowej stwierdzono, że zarówno w obowiązującym Regulaminie Pracy, jak i Regulaminie Wynagrodzeń nie było informacji o dacie wejścia w życie dokumentu oraz daty jego podpisania. Listy płac nie były podpisywane pod sprawdzeniem merytorycznym. W wyniku kontroli wynagrodzeń 10. pracowników nie stwierdzono uchybień.

Kontrola ustaliła, że obowiązujące w gimnazjum i przyjęte przez dyrektora szkoły procedury kontroli finansowej opierały się na nieaktualnej podstawie prawnej. W 2007 r. procedury kontroli finansowej regulowała ustawa z 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz.U. nr 249, poz.2104), zwana dalej uofp oraz Standardy kontroli finansowej w jednostkach sektora finansów publicznych stanowiące Załącznik do Komunikatu nr 13 Ministra Finansów z dnia 30.06.2006 r.

Główna księgowa pracująca w gimnazjum od 1.02.2008 r. spełniała wymogi określone w art. 45 ust.2 uofp, dotyczące osób zajmujących stanowiska głównych księgowych. Główna księgowa pracująca w kontrolowanym okresie również spełniała wymogi określone w art. 45 ust.2 uofp.

W toku kontroli stwierdzono, że został wypełniony obowiązek sporządzania i przesyłania informacji dotyczących transakcji podejrzanych w związku z wprowadzoną Zarządzeniem Nr 289/05 Prezydenta Miasta Szczecina z dnia 10.06.2005 r. instrukcją w sprawie przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz przeciwdziałaniu finansowania terroryzmu. Według ww. informacji w gimnazjum nie wystąpiły – w okresie objętym kontrolą – żadne transakcje finansowe, które nosiłyby znamiona transakcji podejrzanych. Informacje błędnie wysyłane były do Wydziału Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta, podczas gdy adresatem powyższych informacji wg ww. zarządzenia powinien być Wydział Oświaty Urzędu Miasta.

Przedstawiając powyższe oceny i uwagi Prezydent Miasta zalecił:

1. uzupełnić obowiązującą dokumentację opisującą zasady rachunkowości,

2. dostosować zakładowy plan kont do obowiązujących przepisów, wprowadzić do stosowania konto 980, konta zespołu 7 do ewidencji dochodów budżetowych oraz klasyfikacji budżetowej do kont zespołu 7,

3. uzupełnić obowiązującą instrukcję obiegu i kontroli dowodów księgowych,

4. przestrzegać zasad prowadzenia ksiąg rachunkowych zgodnie z uor,

5. ewidencjonować wydatki na właściwych celowo paragrafach zgodnie z Rozp. MF w sprawie klasyfikacji,

6. skorygować wynik finansowy roku 2007,

7. sporządzać notatki służbowe dot. wydatków przekraczających 3 tys. zł,

8. przeprowadzić inwentaryzację drogą spisu z natury rzeczowych składników aktywów obrotowych oraz środków trwałych wraz z weryfikacją ksiąg inwentarzowych i powiązaniem zapisów z kontami księgi głównej,

9. stosować dokumenty OT i LT w gospodarce środkami trwałymi,

10. opracować regulamin postępowania w sprawach zamówień publicznych i zaktualizować obowiązujący regulamin pracy komisji przetargowej,

11. wprowadzić nadzór nad zawieranymi umowami najmu,

12. poprawnie adresować informacje dotyczące transakcji podejrzanych,

13. uzupełnić istniejące procedury i instrukcje pod kątem dat.

informacja o wytworzeniu danych

udostępnił:: Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego
wytworzono:: 2008/08/21
odpowiedzialny/a:: Janusz Kwidziński
wprowadził/a:: Janusz Kwidziński
dnia:: 2008/08/21 12:24:43

historia zmian

historia zmian:
Wprowadził	Data modyfikacji	Rodzaj modyfikacji
Janusz Kwidziński	2008/08/21 12:24:43	Wprowadzenie informacji o przeprowadzonej kontroli