Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2007 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin, w okresie od 12 kwietnia do 17 maja 2007 r. przeprowadził kontrolę w Szkole Podstawowej Nr 37 w Szczecinie przy ul. L. Rydla 6, zwaną dalej SP nr 37, w zakresie gospodarki finansowo- księgowej za okres 2006 r. (bez procedur ustawy – Prawo Zamówień Publicznych).

Ocena kontrolowanego zagadnienia, wnioski i zalecenia pokontrolne zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 10 lipca 2007 r.  

 Szkoła Podstawowa Nr 37 prowadzi działalność w formie jednostki budżetowej, której organami są: Dyrektor, Rada edagogiczna, Samorząd Uczniowski i Rada Szkoły. W 2006 r. według sprawozdań SP nr 37 uzyskało dochody w wysokości 356.087,13 zł, w tym dochody własne stanowiły 349.888 zł. Wydatki budżetowe szkoły wyniosły 5.182.059,07 zł, co stanowiło 100 % zaplanowanej kwoty, a wydatki finansowane z rachunku dochodów własnych wyniosły 316.854 zł, tj. 99,19% zaplanowanych.

Kontrola wykazała, że przy zakupie środków trwałych, wyposażenia oraz usług na kwotę powyżej 3000 zł, w 2 na 10 badanych przypadkach nie dokonano analizy rynku, w 1 przypadku nie sporządzono notatki służbowej z dokonania analizy rynku, a dodatkowo w 3 przypadkach zastosowano nieprawidłowy kurs euro. Stanowiło to naruszenie postanowienia § 9 ust. 4 pkt 1 - 3 załącznika nr 1 do zarządzenia nr 162/04 Prezydenta Miasta Szczecina z dnia 27 kwietnia 2004 r. w sprawie zasad wykonywania w Urzędzie Miejskim i jednostkach organizacyjnych Gminy Miasto Szczecin ustawy prawo zamówień publicznych oraz Regulaminu Pracy Komisji Przetargowej Urzędu Miejskiego (obecnie zarządzenie nr 330/07 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 15 czerwca 2007r.), wg którego udzielając zamówienia powyżej 3.000 zł należy przestrzegać następujących zasad: przed zawarciem umowy zamawiający powinien dokonać analizy rynku w celu wybrania takiego wykonawcy, który zapewni odpowiednią jakość i korzystną cenę przedmiotu zamówienia przy uwzględnieniu wszystkich potrzeb zamawiającego, każdorazowo należy sporządzać notatkę służbową, w której udokumentowany zostanie fakt dokonania analizy rynku, zamawiający ustala szacunkową wartość zamówienia, przyjmując kurs euro określony w Rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów, wydanym na podstawie art. 35 ust. 3 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo Zamówień Publicznych (j.t. Dz. U. z 2006r., Nr 164, poz. 1163 ze zm.).

Według § 1 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 maja 2006 r. w sprawie średniego kursu złotego w stosunku do euro stanowiącego podstawę przeliczania wartości zamówień publicznych (Dz. U. Nr 87, poz. 610), średni kurs złotego w stosunku do euro wynosił 4,3870. Osobą odpowiedzialną za prowadzenie powyższej dokumentacji był kierownik gospodarczy.

Kontrola w zakresie wydatków dokonywanych w SP nr 37 wykazała ponadto, że w 5 przypadkach na 17 skontrolowanych, nie zaewidencjonowano zakupionego wyposażenia o łącznej wartości 10.488,75 zł jako pozostały środek trwały.
W 2 przypadkach (na 17) wyposażenie w kwocie 2.059,36 zł zostało wpisane do księgi inwentarzowej jednak nie zostało zaksięgowane na koncie 013 – „Pozostałe środki trwałe”, co było przyczyną niezgodności wartości pozostałych środków trwałych, wynikającej z ewidencji w księdze głównej, prowadzonej przez główną księgową i księgach inwentarzowych, prowadzonych przez kierownika gospodarczego. Powyższe było niezgodne z art. 16 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz. U. z 2002 r., Nr 76, poz. 694 ze zm.) (zw. dalej uor), wg którego konta ksiąg pomocniczych powinny zawierać zapisy będące uszczegółowieniem i uzupełnieniem zapisów kont księgi głównej i art. 24 ust. 1 - 2 uor, który stanowił, iż dokonane w księgach rachunkowych zapisy powinny odzwierciedlać stan rzeczywisty. Naruszało to również zapisy zarządzenia Nr 2/02 dyrektora SP nr 37 z dnia 12.11.2002 r., wg których prowadzi się ewidencję ilościowo – wartościową składników majątkowych: o wartości jednostkowej przekraczającej kwotę 500 zł, sprzętu komputerowego z wyłączeniem klawiatur, myszy i innych drobnych elementów, sprzętu RTV, księgozbiorów, wartości niematerialnych i prawnych, innych urządzeń i maszyn posiadających indywidualne cechy identyfikacyjne (np. nr fabryczny) oraz wartościowego sprzętu muzycznego.

Ustalono również, że na 1 rachunku (na 57 badanych dokumentów księgowych) na kwotę 848 zł nie było podpisów głównego księgowego i kierownika jednostki oraz podpisów potwierdzających dokonanie kontroli pod względem merytorycznym i formalno – rachunkowym, mimo że załącznik nr 2 do zarządzenia dyrektora SP nr 37 w sprawie kontroli finansowej stanowił, iż dokumenty księgowe winny być kontrolowane wstępnie, bieżąco i następnie pod względem formalnym, rachunkowym i merytorycznym, a dokumenty wydatku wolne od wad i sprawdzone przedstawia się do zatwierdzenia głównemu księgowemu i kierownikowi jednostki.

             Kontrola wykazała w 4 przypadkach (na 57) uchybienia, dotyczące sposobu ujęcia wydatków SP nr 37 w poszczególnych paragrafach klasyfikacji budżetowej. Stwierdzono bowiem, że wydatek na zakup materiałów do remontu pomieszczeń szkoły na łączną kwotę 2.727,49 zł ujęto w § 427, zakup blatów do stolików na kwotę 331,05 zł w § 424, a zakup taczki wraz z transportem, którego wartość (61 zł) uwzględniona została w wartości zakupu przy wpisie do księgi inwentarzowej, w § 421, podczas gdy według załącznika nr 4 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 września 2004 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych - Dz. U. Nr 209, poz. 2132 ze zm. (obecnie rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 14 czerwca 2006 r. – Dz. U. Nr 107, poz. 726 ze zm.), wydatki na zakup usług transportowych ujmuje się w paragrafie 430, a na zakup materiałów i wyposażenia w § 421.

Kontrola w zakresie umów najmu wykazała uchybienie polegające na braku zatwierdzenia formalno – prawnego radcy prawnego na 2 (spośród 42 skontrolowanych) umowach realizowanych przez SP nr 37 w 2006 r. Zgodnie z informacją Wydziału Oświaty Urzędu Miasta wszelkie umowy najmu pomieszczeń, gruntów i obiektów położonych na terenie szkół i placówek oświatowych wymagają zgody Wydziału Oświaty i zatwierdzenia ich pod względem formalno – prawnym przez radcę prawnego Urzędu Miasta.

Ustalono, że nie została zawarta pisemna umowa najmu z jednym z kontrahentów. SP nr 37 jako samorządowa jednostka budżetowa, gospodarująca środkami publicznymi zgodnie ze standardami kontroli finansowej była zobowiązana do rzetelnego i pełnego dokumentowania operacji finansowych i gospodarczych, tj. m.in. stosowania pisemnej formy zawieranych umów.

 Ustalono także, że w SP nr 37 główna księgowa nie naliczyła i nie ujęła w ewidencji odsetek od nieterminowo uregulowanych należności z tytułu najmu i dzierżawy w łącznej kwocie 263,48 zł, co było niezgodne z § 7 ust. 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych - Dz. U. Nr 153, poz. 1752 ze zm. (obecnie rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. - Dz. U. Nr 142, poz. 1020), zw. dalej rozporządzeniem w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont, wg którego odsetki od należności i zobowiązań, w tym również tych, do których stosuje się przepisy dotyczące zobowiązań podatkowych, ujmuje się w księgach rachunkowych w momencie ich zapłaty lub w wysokości odsetek należnych na koniec kwartału.

Kontrola wykazała niezgodności wydatków budżetowych oraz dochodów i wydatków rachunku dochodów własnych, wynikających ze sprawozdań rocznych i ewidencji księgowej, mimo że § 9 ust. 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 19 sierpnia 2005 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej - Dz. U. Nr 170, poz. 1426 (obecnie rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 27 czerwca 2006 r.) stanowił, że kwoty wykazane w sprawozdaniach powinny być zgodne z danymi wynikającymi z ewidencji księgowej. Niezgodności spowodowane były przede wszystkim nieprawidłowym ujęciem w ewidencji księgowej dofinansowania obozów sportowych i półkolonii w łącznej kwocie 3.326 zł oraz sposobem księgowania zwrotu kosztów za posiłki personelu kuchni. Stwierdzono bowiem, że koszty związane z przygotowaniem posiłków dla personelu kuchni w łącznej kwocie 3.616 zł zaewidencjonowane zostały w 2006 r. dwukrotnie, tj. w § 4220 przy ewidencji zużycia artykułów spożywczych i w § 3020, co było niezgodne z przyjętymi zasadami ewidencji.

Stwierdzono, że stawka żywieniowa za obiad dla pracowników SP nr 37 ustalona została w wysokości 5 zł (przy kosztach na poziomie 3 zł), co stanowiło naruszenie zapisu art. 19 ust. 2 Ponadzakładowego Układu Zbiorowego Pracy zawartego w dniu 8 stycznia 1997 r. ze zmianami z dnia 2 lipca 1999 r. (zw. dalej Ponadzakładowym Układem Zbiorowym Pracy), wg którego pracownicy mogą korzystać z wyżywienia prowadzonego przez szkoły za odpłatnością ustaloną wg zasady koszt zakupu surowca zużytego do przyrządzania posiłków podwyższony o 20%.

            Kontrola wykazała przypadki dokonywania poprawy błędów w prowadzonych księgach głównych poprzez skreślanie kwot i cyfr (z utrzymaniem czytelności), bez wpisanej daty naniesienia poprawek (5 przypadków) lub zarówno daty jak i podpisu osoby odpowiedzialnej za naniesione poprawki (8 przypadków), co niezgodne było z art. 22 ust. 3 uor, według którego błędy w dowodach wewnętrznych mogą być poprawiane przez skreślenie błędnej treści lub kwoty, z utrzymaniem czytelności skreślonych wyrażeń lub liczb, wpisanie treści poprawnej i daty poprawki oraz złożenie podpisu osoby do tego upoważnionej.

            Stwierdzono także brak podpisów, potwierdzających zaopiniowanie wykazu przyznanych nauczycielom SP nr 37 nagród przez Radę Pedagogiczną i Związki Zawodowe, co niezgodne było z § 32 ust. 3 załącznika do uchwały nr XLVII/911/05 Rady Miasta Szczecin z dnia 13 grudnia 2005 r. w sprawie ustalenia regulaminu określającego wysokość oraz szczegółowe warunki przyznawania nauczycielom dodatków: za wysługę lat, motywacyjnego, funkcyjnego, za warunki pracy oraz nagród i niektórych innych świadczeń wynikających ze stosunku pracy obowiązującego od 1 stycznia 2006 r. do 31 grudnia 2006 r., wg którego przyznanie nauczycielowi nagrody dyrektora szkoły lub placówki wymaga zaopiniowania przez ww. organy.

W wyniku kontroli 17 akt osobowych pod względem prawidłowości zaszeregowania i naliczania wynagrodzeń zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami, stwierdzono uchybienia polegające w 3 przypadkach na wypłaceniu premii dodatkowych na łączną kwotę 1.170,80 zł, które nie zostały uwzględnione we wnioskach premiowych (główna księgowa, starsze księgowe), w 1 przypadku na wypłaceniu premii za 2 miesiące w łącznej kwocie 580,80 zł pracownikowi, który nie został ujęty na ww. wnioskach (administrator wynajmu pomieszczeń), w 1 przypadku na wypłaceniu za 2 miesiące premii innej niż wynikało to z ww. wniosków (starszy woźny) oraz w 2 przypadkach na przyznaniu premii wyższych niż umożliwiał to obowiązujący w SP nr 37 regulamin premiowania (sprzątaczka, konserwator boisk szkolnych). Powyższe niezgodne było z § 2 regulaminu premiowania pracowników nie będących nauczycielami przy SP nr 37, wg którego ustala się indywidualną premię miesięczną w wysokości od 0 do 20% oraz §10 instrukcji obiegu i kontroli dokumentów SP nr 37, który stanowił, że podstawę do sporządzenia listy płac z tytułu premii stanowią wnioski premiowe sporządzone i podpisane przez kierownika jednostki.

Kontrola wykazała 3 przypadki wypłacenia wyrównania, w którym nie zostały uwzględnione zwolnienia lekarskie (st. księgowa, sprzątaczka, szef kuchni) oraz 2 przypadki wypłacenia nagrody jubileuszowej w miesiącu następującym po miesiącu, w którym pracownik nabył prawo do tej nagrody (kierownik gospodarczy, konserwator boisk szkolnych). Było to niezgodne z art. 7 ust. 5 Ponadzakładowego Układu Zbiorowego Pracy, który stanowił, że wypłata nagrody jubileuszowej powinna nastąpić niezwłocznie po nabyciu przez pracownika prawa do tej nagrody.

Ustalono ponadto, że w aktach osobowych pracownika zatrudnionego na stanowisku sprzątaczki, nie było umowy o pracę, dotyczącej okresu zatrudnienia od 1.08.86 r. Stanowiło to naruszenie zapisu art. 94 pkt 9a ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (j.t. Dz. U. z 1998 r., Nr 21, poz. 94 ze zm.), zw. dalej kodeksem pracy, wg którego pracodawca jest obowiązany w szczególności do prowadzenia dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników. Stwierdzono również przypadek wypłacenia wynagrodzenia za miesiąc wrzesień dopiero w terminie wypłacania wynagrodzeń za miesiąc październik (administrator wynajmu pomieszczeń), mimo że art. 85 § 2 kodeksu pracy stanowił, że wynagrodzenie za pracę płatne raz w miesiącu wypłaca się z dołu, niezwłocznie po ustaleniu jego pełnej wysokości, nie później jednak niż w ciągu pierwszych 10 dni następnego miesiąca kalendarzowego.

W trakcie kontroli stwierdzono, że dyrektor SP nr 37 nie wywiązała się z obowiązku nałożonego art. 2 ust. 1 ustawy z dnia 25 sierpnia 2006 r. o zmianie ustawy o pracownikach samorządowych (Dz. U. Nr 169, poz. 1201) w zakresie wystąpienia z zapytaniem do Krajowego Rejestru Karnego o udzielenie informacji o osobach zatrudnionych na kierowniczych stanowiskach urzędniczych (dot. głównego księgowego) i stanowiskach urzędniczych (starsze księgowe, specjaliści).

Ustalono ponadto, że podstawę prawną zakresu zadań i odpowiedzialności głównej księgowej stanowiło rozporządzenie uchylone z dniem 1.01.2001 r. przez art. 202 ust. 2 ustawy z dnia 26 listopada 1998 r. o finansach publicznych (j.t. Dz. U. z 2003r., Nr 15, poz. 148 ze zm.).

Kontrola wykazała, że w dokumentacji SP nr 37 nie było określonych metod wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego, a Zakładowy Plan Kont nie uwzględniał kont 140 - „Krótkoterminowe papiery wartościowe i inne środki pieniężne”, 980 – „Plan finansowy wydatków budżetowych”, 996 – „Zaangażowanie dochodów własnych jednostek budżetowych”, 998 – „Zaangażowanie wydatków budżetowych roku bieżącego” oraz nie zawierał szczegółowego wykazu kont ksiąg pomocniczych. Było to niezgodne z art. 10 ust. 2 uor, wg którego kierownik jednostki ustala w formie pisemnej i aktualizuje dokumentację opisującą przyjęte przez jednostkę zasady (politykę) rachunkowości, dotyczące m.in. metod wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego oraz z § 12 ust. 1 pkt 1 i 2 rozporządzenia w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont, który stanowił, że ustalając zakładowy plan kont, należy kierować się m.in. następującymi zasadami: podane w planie kont, zawartym w załączniku nr 2 do rozporządzenia, konta należy traktować jako standardową liczbę kont, która może być ograniczona jedynie o konta służące do księgowania operacji gospodarczych niewystępujących w jednostce, a podstawą prowadzenia rachunkowości może być odpowiedni plan kont, uzupełniony co najmniej o wykaz kont ksiąg pomocniczych, które mają być prowadzone do poszczególnych kont syntetycznych.

Ustalono, że ewidencja na kontach 130 - „Rachunek bieżący jednostki” i 131 – „Rachunek dochodów własnych” nie była prowadzona z uwzględnieniem podziałek klasyfikacji budżetowej, a dodatkowo ewidencja wynagrodzeń po dokonaniu potrąceń prowadzona była na koncie 229 – „Pozostałe rozrachunki publiczno – prawne”, co niezgodne było z załącznikiem nr 2 do rozporządzenia w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont, wg którego ewidencja na ww. kontach powinna zapewniać podział środków według klasyfikacji budżetowej, a konto 229 – służy do ewidencji innych niż z budżetami rozrachunków publicznoprawnych, a w szczególności z tytułu ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych.

W SP nr 37 nie sporządzono projektów planów finansowych na 2006 r., dotyczących dochodów i wydatków budżetowych oraz dochodów gromadzonych na rachunku dochodów własnych i wydatków z nich finansowanych. Stanowiło to naruszenie postanowień § 4 ust. 4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 26 stycznia 2005 r. w sprawie gospodarki finansowej jednostek budżetowych, zakładów budżetowych i gospodarstw pomocniczych jednostek budżetowych oraz zasad i terminów rocznych rozliczeń i wpłat do budżetu - Dz. U. Nr 23, poz. 190 (obecnie rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 29 czerwca 2006 r. w sprawie gospodarki finansowej jednostek budżetowych, zakładów budżetowych i gospodarstw pomocniczych oraz trybu postępowania przy przekształcaniu w inną formę organizacyjno – prawną - Dz. U. Nr 116, poz. 783), wg którego projekty planów finansowych samorządowych jednostek budżetowych są przekazywane zarządowi jednostki samorządu terytorialnego w terminie 30 dni od dnia otrzymania informacji o kwotach dochodów i wydatków budżetowych przyjętych w projekcie uchwały budżetowej, nie później jednak niż do dnia 22 grudnia roku poprzedzającego rok budżetowy. Ustalono ponadto, że plan finansowy SP nr 37 na rok 2006 nie był potwierdzony datą wpływu przez Wydział Oświaty Urzędu Miasta.

Nie sporządzono ponadto zestawienia obrotów i sald kont ksiąg pomocniczych oraz zestawień obrotów dzienników częściowych, mimo że według art. 18 ust. 2 uor co najmniej na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych sporządza się zestawienia sald wszystkich kont ksiąg pomocniczych, a wg art. 14 ust. 3 uor jeżeli stosuje się dzienniki częściowe, grupujące zdarzenia według ich rodzajów, to należy sporządzić zestawienie obrotów tych dzienników za dany okres sprawozdawczy.

Kontroli merytorycznej dokumentów księgowych w SP nr 37 dokonywała dyrektor SP nr 37 lub kierownik gospodarczy, natomiast kontroli formalno - rachunkowej główna księgowa lub starsza księgowa (bez upoważnienia), co niezgodne było z § 5 ust. 3 i § 6 ust. 3 pkt 2 instrukcji obiegu i kontroli dokumentów SP nr 37, wg których kierownik jednostki podpisuje dokumenty na dowód skontrolowania ich pod względem merytorycznym, a sprawdzania dokumentów pod względem formalnym i rachunkowym dokonuje główny księgowy lub osoba upoważniona.

Kontrola wykazała ponadto, że dyrektor SP nr 37 wywiązywała się z obowiązku przekazywania informacji dotyczących transakcji podejrzanych, wynikającego z Zarządzenia Nr 289/05 Prezydenta Miasta Szczecina z dnia 10 czerwca 2005 r. w sprawie przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz przeciwdziałaniu finansowaniu terroryzmu.

Prezydent Miasta zalecił Dyrektor SP nr 37:

2.      Skierowanie zapytań do Krajowego Rejestru Karnego o udzielenie informacji o osobach zatrudnionych na kierowniczym stanowisku urzędniczym, tj. głównej księgowej oraz stanowiskach urzędniczych.

10. Ustalenie stawki żywieniowej dla pracowników SP nr 37 zgodnie z zapisami Ponadzakładowego Układu Zbiorowego Pracy.