Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2018 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego UM Szczecin (zw. dalej WKiAW) w okresie od 15.02.2018 r. do 22.03.2018 r. przeprowadził kontrolę w Przedszkolu Publicznym Nr 10 w Szczecinie przy ul. Wołogoskiej 5 (zw. dalej PP 10), w zakresie gospodarki finansowo – księgowej, w tym wynagrodzenia osobowe oraz sprawy kadrowe za 2017 r.

Opis stanu faktycznego stwierdzonego w toku kontroli został ujęty w protokole kontroli z dnia 23 marca 2018 r. Ocena kontrolowanej działalności, wnioski i zalecenia pokontrolne zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 7 maja 2018 r.

 I. Ocena ogólna kontrolowanej działalności

W wyniku kontroli przeprowadzonej w Przedszkolu Publicznym Nr 10 w Szczecinie (zw. dalej PP 10) w zakresie gospodarki finansowo – księgowej, w tym wynagrodzenia osobowe oraz sprawy kadrowe za 2017 r., stwierdzono nieprawidłowości i uchybienia polegające przede wszystkim na:

• dokonaniu wydatku w kwocie wyższej niż kwota zaciągniętych zobowiązań wykazana na fakturze,
• nieujęciu w księgach rachunkowych naliczonych odsetek z tytułu nieterminowo uregulowanej należności,
• naliczeniu i wypłacie pracownikowi wynagrodzenia za urlop w zaniżonej wysokości,
• nieujęciu w zasadach rachunkowości wszystkich wymaganych przepisami elementów, 
• nieprzestrzeganiu niektórych zapisów wewnętrznych procedur jednostki dotyczących inwentaryzacji oraz kontroli i obiegu dokumentów księgowych,
• nieopiniowaniu zawieranych umów/aneksów pod kątem formalno-prawnym przez radcę prawnego Urzędu Miasta Szczecin.

 Nie stwierdzono natomiast istotnych nieprawidłowości w zakresie:

• rzetelności sporządzania i terminowości przekazywania sprawozdań budżetowych i finansowych,
• terminowego regulowania zobowiązań jednostki, w tym składek ZUS i podatku dochodowego od osób fizycznych,
• ewidencjonowania w księgach inwentarzowych jednostki zakupionych pozostałych środków trwałych,
• wywiązywania się z obowiązku przekazywania informacji o transakcjach podejrzanych.

 II. Oceny cząstkowe

1. Dochody

1.1. Wykonanie dochodów

Wykonanie dochodów budżetowych w PP 10 w 2017 r. wyniosło 41.473zł, co stanowiło 80,25 % planowanej kwoty w wysokości 51.680zł. Na dochody budżetowe składały się: wpływy z opłat za korzystanie z wychowania przedszkolnego (§ 066 – 41.365 zł) oraz wpływy z różnych dochodów (§ 097 – 108 zł).

Wykonanie dochodów wydzielonego rachunku dochodów (zw. dalej wrd) wyniosło w 2017 r. łącznie 75.349,58 zł, co stanowiło 87,41 % planowanej kwoty w wysokości 86.200 zł. Dochody wrd pochodziły z wpływów z opłat za korzystanie z wyżywienia w jednostkach realizujących zadania z zakresu wychowania przedszkolnego (§ 067 – 75.321,09 zł) oraz wpływów z pozostałych odsetek (§ 092 – 28,49 zł). 

Kontroli poddano umowy cywilno-prawne zawarte z rodzicami/opiekunami na rok 2017/2018, obowiązujące od września 2017 r. oraz wynikające z tego tytułu przypisy należności i wpłaty zrealizowane we wrześniu 2017 r. na kwotę ogółem 4.067,50 zł, tj. 3,48 % ogółem dochodów jednostki w wysokości 116.822,58 zł. Kontrolę przeprowadzono na próbie 25. dzieci (32,89 % wszystkich dzieci uczęszczających do PP 10 wg stanu na dzień 31.12.2017 r. tj. 76. dzieci).

Kontroli poddano także dochody z tytułu wynagrodzenia płatnika w kwocie ogółem 108 zł, zaewidencjonowane na § 0970, opisane w pkt dotyczącym składek ZUS i podatku dochodowego od osób fizycznych.

W toku kontroli ustalono, że w ewidencji analitycznej opłat za pobyt w PP 10 i wyżywienie, prowadzonej w systemie komputerowym, nie wskazywano rzeczywistej daty dokonania wpłaty ani numeru dowodu księgowego, w którym wpłata ta została ujęta. Jedynie w przypadku wpłat dokonywanych przelewem, numer wyciągu bankowego był nanoszony na wykaz odpłatności ręcznie. Było to niezgodne z zapisami art. 23 ust. 2 pkt 1-2 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz.U. z 2018 r. poz. 395 ze zm. - zw. dalej uor), według których zapis księgowy powinien zawierać co najmniej datę dokonania operacji gospodarczej i określenie numeru identyfikacyjnego dowodu księgowego stanowiącego podstawę zapisu.

Stwierdzono ponadto, że ewidencja kwot wynikających z rozliczenia nadgodzin i nieobecności w przedszkolu (odpisów) za dany miesiąc dokonywania była dopiero w miesiącu następnym, co naruszało postanowienia art. 20 ust. 1 uor, według którego do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym.

Osobą odpowiedzialną za prowadzenie ksiąg rachunkowych PP 10 był główny księgowy.

We wszystkich skontrolowanych przypadkach naliczenie odpłatności za pobyt i wyżywienie zostało dokonane zgodnie z zapisami umów, a płatność zrealizowana została w terminie.

1.2. Należności

W sprawozdaniu Rb-N o stanie należności oraz wybranych aktywów finansowych, sporządzonym wg stanu na koniec IV kwartału 2017 r. należności ogółem wykazane zostały w kwocie 2.118,57 zł (należności wymagalne z tytułu dostaw towarów i usług).

W sprawozdaniu Rb-34S z wykonania dochodów i wydatków wrd, sporządzonym na dzień 31.12.2017 r., nie wykazano żadnych należności. 

Należności ogółem PP 10 wynikające z bilansu, po uwzględnieniu należności od pracowników z tytułu udzielonych pożyczek mieszkaniowych w kwocie łącznej 2.400 zł, wyniosły na dzień 31.12.2017 r. – 4.518,57 zł.

Ustalono, że główny księgowy naliczył w 2017 r. odsetki od należności nieuregulowanej w terminie w łącznej kwocie 109,08 zł, które zostały ujęte w sprawozdaniu o zaległościach przedsiębiorców we wpłatach świadczeń należnych na rzecz sektora finansów publicznych, przekazanym w dniu 05.01.2018 r. do Wydziału Księgowości Urzędu Miasta Szczecin. Powyżej wskazana kwota odsetek nie została jednak ujęta w księgach rachunkowych PP 10, w związku z czym również w sprawozdaniach budżetowych i finansowych za 2017 rok, a dodatkowo ustalono, iż dotyczyła ona okresu od 19.10.2016 r. do 31.12.2017 r. Stanowiło to naruszenie zapisów § 8 ust. 5 ówcześnie obowiązującego rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczpospolitej Polskiej (Dz. U. z 2017 r. poz. 760 ze zm.), zwanego dalej rozporządzeniem w sprawie zasad rachunkowości, według którego odsetki od należności i zobowiązań ujmuje się w księgach rachunkowych w momencie ich zapłaty, lecz nie później niż pod datą ostatniego dnia kwartału w wysokości odsetek należnych na koniec tego kwartału.

Kwoty należności wykazane w ww. sprawozdaniach były zgodne z ewidencją księgową, a ich stan był na bieżąco monitorowany.

 2. Wydatki

2.1 Wykonanie wydatków

 Zaplanowane wydatki PP 10 w wysokości 792.397 zł zrealizowane zostały w 98,63 %, tj. w kwocie 781.546,58 zł (środki budżetowe na kwotę 706.197 zł, środki wyodrębnionego rachunku dochodów na kwotę 75.349,58 zł).

W toku kontroli wydatków analizie poddano:

• 35 źródłowych dowodów księgowych na łączną kwotę 41.879,55 zł, co stanowiło 5,36 % wydatków jednostki ogółem (z środków budżetowych w kwocie 32.563,90 zł i z środków wrd w kwocie 9.315,65 zł),
• 27 wyciągów bankowych i 2 raporty kasowe,
• 1 notatkę służbową dokumentującą fakt przeprowadzenia analizy rynku wraz z ofertami.

 W toku kontroli ustalono, że w dniu 27.12.2017 r. zrealizowany został przelew na rachunek bankowy kontrahenta w wysokości 3.623,10 zł, mimo że w dokumentacji znajdowała się jedynie faktura na kwotę 2.800,18 zł. Przelewu dokonano na podstawie informacji uzyskanej od kontrahenta podczas rozmowy telefonicznej oraz polecenia zapłaty, podpisanego przez dyrektora i głównego księgowego. W związku z powyższym powstała nadpłata w wysokości 822,92 zł, która uwzględniona została w przelewie realizowanym w dniu 06.03.2018 r. Powyższe naruszało postanowienia art. 44 ust. 3 pkt 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2017 r. poz. 2077 ze zm. - zw. dalej uofp), według którego wydatki publiczne powinny być dokonywane w wysokości i terminach wynikających
z wcześniej zaciągniętych zobowiązań.

Stwierdzono ponadto, że w 4. przypadkach na 7 poddanych kontroli, umowy dotyczące zaciągniętych zobowiązań i aneks do umowy nie zostały przekazane przez dyrektora do zaopiniowania pod kątem formalno – prawnym przez radcę prawnego Urzędu Miasta Szczecin, co było niezgodne z wytycznymi zawartymi w piśmie z dnia 19.02.2009 r., podpisanym przez ówczesnego dyrektora Wydziału Oświaty Urzędu Miasta, według którego wszelkie umowy wymagają zatwierdzenia ich pod względem formalno – prawnym przez radcę prawnego Urzędu Miasta.

Wszystkie skontrolowane faktury (35) były poddane kontroli merytorycznej, formalnej i rachunkowej, zawierały podpisy potwierdzające dokonanie kontroli dokumentu oraz zatwierdzenie do wypłaty.

Płatności dotyczące wydatków poddanych kontroli regulowane były przed terminami wskazanymi w fakturach.

Wszystkie objęte kontrolą zakupione pozostałe środki trwałe podlegające ewidencji ilościowo – wartościowej, wprowadzone zostały do ksiąg inwentarzowych jednostki.

2.2. Zobowiązania

Kontroli poddano zobowiązania niewymagalne wykazane w sprawozdaniu Rb-28S z wykonania planu wydatków budżetowych, sporządzonym za okres od początku roku do dnia 31.12.2017 r., w łącznej kwocie 55.480,48 zł, uregulowane w 2018 r. w terminach ich wymagalności. W skład powyższej kwoty wchodziły zobowiązania z tytułu:

• dodatkowego wynagrodzenia rocznego na kwotę 35.085,28 zł,
• składek ZUS i podatku dochodowego od osób fizycznych na kwotę 20.395,20 zł.

W sprawozdaniu Rb-Z o stanie zobowiązań wg tytułów dłużnych oraz gwarancji i poręczeń, sporządzonym wg stanu na koniec IV kwartału 2017 r. oraz w sprawozdaniu Rb-34S
z wykonania dochodów i wydatków wrd - nie wykazano żadnych zobowiązań.

Nie stwierdzono nieprawidłowości i uchybień.

Kwoty zobowiązań wykazane w sprawozdaniach: Rb-28S, Rb-34S i Rb-Z były zgodne z ewidencją księgową.

3. Zatrudnienie i wynagrodzenia

Kontrolą objęto dokumentację pracowniczą 3. z 17. pracowników zatrudnionych w 2017 r., tj. 17,65 % ogółu zatrudnionych.

Kontrolę prawidłowości naliczania wynagrodzeń przeprowadzono dla tych samych pracowników, których akta osobowe poddano kontroli. Kontroli poddano wynagrodzenia na kwotę 107.522,51 zł, tj. 23,12 % wynagrodzeń osobowych w kwocie ogółem 464.987 zł, zaewidencjonowanych w 2017 r. na § 4010. Kontroli poddano ponadto wynagrodzenia z tytułu dodatkowego wynagrodzenia rocznego na kwotę 8.696,94 zł, tj. 27,24 % wynagrodzeń zaewidencjonowanych na § 4040 w kwocie ogółem 31.922 zł.

Kontrolę prawidłowości naliczania wynagrodzeń przeprowadzono na podstawie akt osobowych, stanowiących podstawę naliczania i ewidencji na listach płac. Akta osobowe pracowników poddano kontroli pod względem prawidłowości zaszeregowania, zajmowanego stanowiska, posiadanego wykształcenia, przyznanych dodatków i zakresu obowiązków zatrudnionych pracowników oraz w zakresie zgodności z przepisami dotyczącymi prowadzenia dokumentacji pracowniczej.

 W toku kontroli ustalono, że pracownikowi wypłacona została w 2017 r. nieprawidłowo wyliczona kwota wynagrodzenia z tytułu przebywania pracownika na urlopie wypoczynkowym (dotyczy wynagrodzenia za godziny ponadwymiarowe i godziny doraźnych zastępstw). Stwierdzono bowiem, że kwota ww. wynagrodzenia została ustalona dla 21 dni urlopu zamiast 30. Dodatkowo podstawę ustalenia kwoty ww. wynagrodzenia stanowiła przeciętna miesięczna liczba godzin ponadwymiarowych i doraźnych zastępstw z okresu miesięcy danego roku szkolnego IX.16-VI.17, mimo że pracownik przebywał na urlopie w różnych miesiącach roku szkolnego (tj. luty, kwiecień, lipiec, sierpień, październik i listopad), w związku z czym podstawę powinna stanowić przeciętna miesięczna liczba godzin z okresu miesięcy danego roku szkolnego poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu. Skutkiem powyższego było niewypłacenie pracownikowi należnego wynagrodzenia w łącznej wysokości 318,22 zł. Było to niezgodne z zapisami § 4 rozporządzenia Ministra Edukacji Narodowej z dnia 26 czerwca 2001 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania wynagrodzenia oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy nauczycieli (Dz. U. Nr 71, poz. 737 ze zm.), według którego wynagrodzenie za godziny ponadwymiarowe i godziny doraźnych zastępstw oblicza się, mnożąc przeciętną liczbę godzin z okresu miesięcy danego roku szkolnego poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu, a jeżeli okres zatrudnienia jest krótszy od roku szkolnego – z tego okresu, przez godzinową stawkę wynagrodzenia przysługującą w miesiącu wykorzystywania urlopu.

Osobą odpowiedzialną za naliczanie wynagrodzeń w kontrolowanym okresie był główny księgowy.

Wynagrodzenia naliczane były zgodnie z dokumentacją pracowniczą, decyzjami dyrektora i obowiązującymi w tym zakresie przepisami, a zrealizowane przelewy wynagrodzeń we wszystkich skontrolowanych przypadkach były zgodne ze sporządzonymi i zatwierdzonymi do wypłaty listami płac.

4. Podatek dochodowy i składki ZUS

Wg deklaracji PIT-4R za 2017 r. podatek dochodowy od osób fizycznych naliczony został w kwocie ogółem 39.205 zł.

Wg deklaracji ZUS P DRA za poszczególne miesiące 2017 r., składki na ubezpieczenie społeczne, zdrowotne i na Fundusz Pracy naliczone zostały w kwocie ogółem 199.915,30 zł.

Nie stwierdzono nieprawidłowości i uchybień.

Podatek dochodowy od osób fizycznych za poszczególne miesiące 2017 r. regulowany był w terminach wynikających z art. 38 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2018 r. poz. 200 ze zm.), natomiast składki ZUS za poszczególne miesiące 2017 r. regulowane były w terminach wynikających z zapisów art. 47 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych  (Dz. U. z 2017 r. poz. 1778 ze zm.).

W 2017 r. PP 10 skorzystało z możliwości pomniejszenia o wynagrodzenie płatnika zobowiązań z tytułu podatku dochodowego od osób fizycznych, w związku z czym uzyskało dochody w kwocie 108 zł, które następnie przekazane zostały na konto Gminy Miasto Szczecin.

5. Sprawozdawczość

Badaniem objęto sprawozdania:

• Rb-27S z wykonania planu dochodów budżetowych na dzień 31.12.2017 r.: 3 sprawozdania na kwotę ogółem 41.473,00 zł,
• Rb-28S z wykonania planu wydatków budżetowych na dzień 31.12.2017 r.: 8 sprawozdań na kwotę ogółem 706.197,00 zł,
• Rb-34S z wykonania dochodów i wydatków na rachunku, o którym mowa w art. 223 ust. 1 uofp na dzień 31.12.2017 r. na kwotę ogółem 75.349,58 zł,
• Rb-Z kwartalne sprawozdanie o stanie zobowiązań wg tytułów dłużnych oraz poręczeń i gwarancji na dzień 31.12.2017 r. - brak zobowiązań,
• Rb-N kwartalne sprawozdanie o stanie należności oraz wybranych aktywów finansowych na dzień 31.12.2017 r. na kwotę ogółem 2.118,57 zł.

Plan dochodów budżetowych na dzień 31.12.2017 r. wyniósł 51.680,00 zł i nie uległ zmianie w porównaniu z planem na dzień 01.01.2017 r.

Plan wydatków budżetowych na dzień 31.12.2017 r. wyniósł 706.197,00 zł i wzrósł w porównaniu z planem na dzień 01.01.2017 r. o 107.335,00 zł (dokonano 12 zmian planu).

Plan dochodów i wydatków wydzielonego rachunku dochodów na dzień 31.12.2017 r. wyniósł 86.200,00 zł i nie zmienił się w porównaniu z planem na dzień 01.01.2017 r. (dokonano łącznie 3 przesunięć w planie).

Nie stwierdzono nieprawidłowości i uchybień.

Sprawozdania były sporządzane i przekazywane terminowo, a kwoty w nich wykazane były zgodne z ewidencją księgową.

Każda zmiana planu poprzedzona była zgodą organu nadrzędnego, tj. Wydziału Oświaty, a w przypadku zmian planu wydzielonego rachunku dochodów, była zgodna z uchwałą Nr XXIV/705/12 Rady Miasta Szczecin z dnia 26.11.2012 r. w sprawie gromadzenia dochodów na wydzielonym rachunku przez samorządowe jednostki budżetowe prowadzące działalność w zakresie oświaty (z uwzględnieniem zmian).

6. Inwentaryzacja

W toku kontroli sprawdzono wypełnienie przez jednostkę zapisów art. 26 ust. 3 uor w zakresie częstotliwości inwentaryzacji, a także sposób wykonania czynności inwentaryzacyjnych oraz sporządzenia dokumentacji potwierdzającej jej wykonanie na dzień 31.12.2017 r.

Sprawdzono, czy wartość majątku wg ksiąg rachunkowych była zgodna z wartością tego majątku wykazaną w księgach inwentarzowych oraz, czy stan środków pieniężnych na rachunkach bankowych był zgodny z otrzymanymi przez jednostkę potwierdzeniami sald na dzień 31.12.2017 r.

Kontroli poddano dokumentację potwierdzającą wykonanie czynności inwentaryzacyjnych, w tym: 5 arkuszy spisu z natury przeprowadzonego w magazynie spożywczym, arkusz spisu z natury dotyczący inwentaryzacji kasy i druków ścisłego zarachowania, 2 potwierdzenia sald i protokół z weryfikacji sald kont.

 W toku kontroli dokumentacji inwentaryzacyjnej ustalono, że nie sporządzono sprawozdań z przebiegu spisu z natury kasy i druków ścisłego zarachowania oraz magazynu spożywczego, co naruszało postanowienia § 8 ust. 5 obowiązującej w PP 10 instrukcji inwentaryzacyjnej, wprowadzonej zarządzeniem nr 15/2009 z 31.12.2009 r., według których po zakończeniu spisu komisja inwentaryzacyjna sporządza sprawozdanie z jego przebiegu. Dodatkowo protokół z przeprowadzonej inwentaryzacji drogą weryfikacji sald nie został sporządzony przez głównego księgowego według ustalonego wzoru. Było to niezgodne z zapisami § 10 ust. 3 ppkt hpowyższej instrukcji inwentaryzacyjnej, według której procedura weryfikacji kończy się sporządzeniem stosownego protokołu z przeprowadzonej inwentaryzacji według ustalonego wzoru (załącznik nr 7 do instrukcji).

Ostatni pełny spis z natury został przeprowadzony w roku 2015. Salda kont bankowych jednostki oraz wartość środków pieniężnych wynikająca ze spisu z natury w kasie były zgodne z ewidencją, a wartość majątku wykazana w księgach inwentarzowych była zgodna z wartością tego majątku wynikającą z ksiąg rachunkowych.

7. Dokumentacja finansowo - księgowa

W toku kontroli, analizie poddano następujące procedury obowiązujące w jednostce:

1. Zasady rachunkowości – zarządzenie nr 15/2009 z 31.12.2009 r. z załącznikami wymienionymi poniżej w pkt 2-9, zmiany: zarządzenie nr 24/2010 z 31.12.2010 r., zarządzenie nr 11/2015 z 28.12.2015 r. i zarządzenie nr 01/2017 z 01.01.2017 r.
2. Wycena aktywów i pasywów
3. Zakładowy Plan Kont
4. Instrukcja inwentaryzacyjna
5. Instrukcja obiegu i kontroli dokumentów
6. Instrukcja kasowa
7. Instrukcja magazynowa
8. Procedury kontroli wewnętrznej
9. Opis systemu ochrony danych i ich zbiorów
10. Regulamin udzielania zamówień publicznych wyłączonych z ustawy, regulamin postępowania w sprawach zamówień publicznych oraz regulamin komisji przetargowej
     – zarządzenie nr 4/2014 z 16.04.2014 r.
11. Procedury kontroli finansowej – zarządzenie nr 16/2009 z 31.12.2009 r.
12. Regulamin organizacji i funkcjonowania kontroli zarządczej – zarządzenie nr 4/2015 z 02.03.2015 r.

Kontroli poddano także procedury dotyczące zatrudnienia i wynagradzania pracowników.

W toku kontroli stwierdzono, że dokumentacja PP 10 opisująca przyjęte zasady (politykę) rachunkowości nie zawierała wykazu zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na informatycznych nośnikach danych z określeniem ich struktury, wzajemnych powiązań oraz ich funkcji w organizacji całości ksiąg rachunkowych i w procesach przetwarzania danych. Dodatkowo zakładowy plan kont nie uwzględniał kont 980 – „Plan finansowy wydatków budżetowych” i 990 – „Plan finansowy wydatków budżetowych w układzie zadaniowym” ani przyjętych zasad klasyfikacji zdarzeń na tych kontach oraz koncie 280 – „Rozliczenie z tytułu VAT”, zasad prowadzenia do nich kont ksiąg pomocniczych oraz ich powiązań z kontami księgi głównej, a dodatkowo opis systemu informatycznego nie uwzględniał programu do ewidencji opłat za pobyt w przedszkolu i wyżywienie (Lista Odpłatności). Było to niezgodne z zapisami art. 10 ust. 1 pkt 3 lit. a-c uor oraz § 15 ust. 1 pkt 1 ówcześnie obowiązującego rozporządzenia w sprawie zasad rachunkowości, według którego ustalając zakładowy plan kont należy traktować konta wskazane w planach kont jako standardową liczbę kont, która może być ograniczona jedynie o konta służące do księgowania operacji gospodarczych niewystępujących w jednostce. 

Zgodnie z art. 10 ust. 2 uor za ustalenie i aktualizowanie dokumentacji dotyczącej zasad rachunkowości odpowiada kierownik jednostki.  

W zasadach rachunkowości nie opisano ponadto stosowanego w praktyce sposobu ujmowania w księgach rachunkowych raportów kasowych oraz dowodów księgowych dotyczących danego roku, które wpłynęły do jednostki w roku następnym. W instrukcji inwentaryzacyjnej nie uwzględniono natomiast obowiązku składania przez osoby materialnie odpowiedzialne oświadczeń przed i po inwentaryzacji. Kontrola wykazała również rozbieżności dotyczące wskazania w instrukcji obiegu i kontroli dokumentów osób odpowiedzialnych za kontrolę wyciągów bankowych, raportów kasowych oraz faktur i rachunków dotyczących zakupu towarów i usług. Dodatkowo wzory podpisów i pieczątek, stanowiące element ww. instrukcji, nie zawierały Pani wzoru podpisu i pieczątki.

W pozostałym zakresie zasady rachunkowości zawierały informacje wskazane w art. 10 uor, a w stosowanych w PP 10 procedurach nie stwierdzono zapisów kolidujących z obowiązującymi przepisami.

8. Podatek od towarów i usług (VAT)

Kontroli poddano dokumentację prowadzoną w 2017 r. w związku centralizacją rozliczeń podatku od towarów i usług Gminy Miasto Szczecin, w tym: 12. deklaracji VAT-7, 5 korekt deklaracji VAT-7, 6 rejestrów zakupu, 12. rejestrów sprzedaży oraz 22. faktury wewnętrzne.

W toku kontroli 22. faktur wewnętrznych, sporządzonych przez głównego księgowego w 2017 r., stwierdzono następujące uchybienia:

- w 3. przypadkach numer kolejny faktury zawierał 5 znaków, co było niezgodne z § 325 pkt 2 i § 316 pkt 2 załącznika nr 2 do zarządzenia Nr 439/16 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 25.11.2016 r. w sprawie centralizacji rozliczeń podatku od towarów i usług, z uwzględnieniem zmian wprowadzonych zarządzeniem nr 315/17 Prezydenta Miasta Szczecin, wg których faktura wewnętrzna powinna zawierać numer kolejny faktury ze stałą długością sześciu znaków,

- we wszystkich przypadkach faktury zawierały wyraz „FAKTURA” zamiast „FAKTURA WEWNĘTRZNA”, co naruszało postanowienia § 325 pkt 1 załącznika nr 2 do ww. zarządzenia,

- we wszystkich przypadkach w fakturach nie wskazano miary i ilości (liczby) dostarczonych towarów lub zakresu wykonanych usług oraz ceny jednostkowej netto, mimo że obowiązek ten wynikał z § 325 pkt 10 i 11 załącznika nr 2 do ww. zarządzenia.

Deklaracje VAT-7 za 2017 r. z załączonymi do nich stosownymi rejestrami zakupu i sprzedaży przekazywane były do Urzędu Miasta Szczecin w ustalonym przepisami terminie, a kwoty w nich wykazane były zgodne z kwotami ujętymi w księgach rachunkowych PP 10.

W 2017 r. brak było podstaw do dokonania w PP 10 odliczeń podatku naliczonego.

9. Inne obszary

W toku kontroli sprawdzono, czy dyrektor wywiązał się z obowiązku przekazywania informacji dotyczących:

• występowania w jednostce transakcji podejrzanych,
• kontroli zewnętrznych przeprowadzonych w jednostce w 2017 r.

Według oświadczenia złożonego przez dyrektora w dniu 06.03.2018 r., w 2017 r. przeprowadzona została w jednostce 1. kontrola przez Państwowego Powiatowego Inspektora Sanitarnego w Szczecinie. Informacja o ww. kontroli przeprowadzonej w dniu 02.02.2017 r. przekazana została do WKiAW dopiero w dniu 29.01.2018 r., a zgodnie z § 8 Załącznika nr 1 do Zarządzenia Nr 78/16 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 1 marca 2016 r. w sprawie zasad i trybu przeprowadzenia kontroli, ww. informacja powinna być przekazana niezwłocznie.

Ustalono, że informacje za 2017 r. dotyczące występowania w jednostce transakcji podejrzanych przekazane zostały do wydziału nadzorującego terminowo.

 III. Uwagi i zalecenia

 Przedstawiając powyższe oceny i uwagi, Prezydent Miasta zalecił dyrektorowi PP 10:

1. Dokonywanie zapisów księgowych zgodnie z zapisami uor, tj. ze wskazaniem numeru dowodu księgowego oraz daty dokonania operacji gospodarczej.
2. Naliczanie i ewidencja odsetek z tytułu nieterminowo regulowanych należności zgodnie z rozporządzeniem w sprawie zasad rachunkowości. 
3. Dokonywanie wydatków w wysokości wynikającej z wcześniej zaciągniętych zobowiązań.
4. Przestrzeganie zapisów obowiązującej instrukcji inwentaryzacyjnej w zakresie sporządzanych dokumentów i stosowania ustalonych wzorów dokumentacji.
5. Wypłatę pracownikowi wyrównania wynagrodzenia z tytułu przebywania pracownika na urlopie wypoczynkowym.
6. Zaktualizowanie i uzupełnienie obowiązujących procedur pod kątem rozwiązań stosowanych w jednostce oraz obowiązujących przepisów prawnych.
7. Każdorazowe przekazywanie umów i aneksów do zaopiniowania formalno-prawnego przez radcę prawnego Urzędu Miasta Szczecin.
8. Ujmowanie w księgach rachunkowych wszystkich zdarzeń, które nastąpiły w danym okresie sprawozdawczym.
9. Sporządzanie faktur zgodnie z zasadami określonymi w zarządzeniu w sprawie rozliczeń podatku od towarów i usług.
10. Niezwłoczne przekazywanie do WKiAW informacji o przeprowadzonych w jednostce kontrolach zewnętrznych.